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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Textillogistik & Berufswäsche: Relaunch als Chance zur Prozessoptimierung und Serviceaufwertung

Facility Management: Berufswäsche / Textillogistik » Konzept » Relaunch

Prozesse hinterfragen und nutzerorientiert gestalten

Prozesse hinterfragen und nutzerorientiert gestalten

Ob in Kliniken, Pflegeeinrichtungen, Hotels oder Industrieunternehmen – die Textillogistik und Berufskleidungsversorgung ist für viele Mitarbeitende ein täglicher, hochsensibler Kontaktpunkt mit dem Gebäudebetrieb. Wird sie als selbstverständlich, veraltet oder unflexibel erlebt, entstehen Frust, Rückfragen, hohe Kosten und Hygieneprobleme. Ein geplanter Relaunch bietet die Möglichkeit, die Textilversorgung neu zu denken, zu digitalisieren, zu vereinheitlichen und als Serviceleistung sichtbar zu machen. Der Relaunch der Berufskleidungsversorgung bietet eine echte Chance, aus einem unterschätzten Grundprozess eine sichtbare, sichere und steuerbare Serviceleistung zu machen. Wer Systemtechnik, Prozesse, Kommunikation und Nutzer:innenbedürfnisse intelligent verknüpft, schafft Mehrwert für alle Beteiligten.

Ein Relaunch der Textillogistik ist kein reiner Systemwechsel – er ist ein organisatorisches, prozessuales und kulturelles Projekt. Richtig umgesetzt, führt er zu mehr Effizienz, Transparenz, Nachhaltigkeit und Nutzerzufriedenheit.

Servicequalität steigern durch gezielte Weiterentwicklung

Gründe für einen Textil-Relaunch

Anlass

Typische Ausgangslage

Veraltete Prozesse

Kleiderkammer mit manueller Ausgabe, keine Rückverfolgbarkeit

Nutzerunzufriedenheit

Fehlmengen, falsche Größen, keine Ansprechpartner:innen

Digitalisierungsdruck

Keine RFID-Erfassung, keine Umlauftransparenz

Nachhaltigkeitsziele

Hoher Textilverlust, keine Daten zu Umläufen und Reinigung

Kosten- & Prozessdruck

Personalbindung durch Einzelverteilung, ineffiziente Logistik

Ziele eines Relaunchs der Textilversorgung

  • Sichere und hygienegerechte Verfügbarkeit der Kleidung

  • Reduktion von Verlusten und Fehlmengen

  • Erhöhung der Nutzerzufriedenheit und Servicequalität

  • Automatisierung und Digitalisierung der Ausgabe, Rücknahme und Bestandskontrolle

  • Verankerung von Verantwortlichkeiten, KPIs und Steuerungslogik

Bausteine eines erfolgreichen Relaunch-Konzepts - Analysephase

  • Prozessaufnahme IST-Zustand (Logistik, Rücklauf, Nachschub, Ansprechpartner)

  • Nutzer: innen-Befragung zu Problemen, Wünschen, Verständnis

  • Mengenerfassung, Größenverteilung, Rücklaufquote

  • Kostenauswertung: Personalzeit, Textilverbrauch, Verluste, Reklamationen

Zielbild und Strategie

  • Einführung eines Schrankausgabesystems mit RFID

  • Integration in digitale Umlaufsteuerung, Ticket- und CAFM-Systeme

  • Reduktion von Textilverlusten durch Transparenz und Nutzerinformation

  • Erhöhung der Versorgungsqualität und Akzeptanz durch einfache Nutzung und Feedbacksysteme

Prozess- und Systemdesign

  • Neue Prozesskette vom Wareneingang über Befüllung bis Rücknahme

  • Rückgabepflicht, Ersatz- und Sonderversorgungsprozesse

  • Zuständigkeiten für Befüllung, Leerung, Wartung, Nutzerkommunikation

  • Integration von Hygieneprüfungen, Reinigungsschnittstellen, Notfallversorgung

Kommunikation & Schulung

  • Kampagne zum Start: „Neue Berufskleidung, neues System – besser versorgt“

  • Schulungsunterlagen für alle Nutzergruppen

  • Vor-Ort-Präsenz durch „Textil-Lots:innen“ in der Umstellungsphase

  • FAQ, Poster, Onboarding-Unterlagen, Hotline / Helpdesk

Steuerung & Erfolgsmessung

  • Definition von KPIs: z. B. Umlaufquote, Nutzerzufriedenheit, Textilverlust, Rückgabequote

  • Nutzung von Dashboards, Echtzeit-Monitoring (z. B. Füllstände, Rückgabestatus)

  • Regelmäßige Review-Meetings, Pilotfeedback, Servicekontrollen

Erfolgsfaktoren für einen gelungenen Relaunch

  • Interdisziplinäre Projektleitung mit FM, Pflege, Reinigung, Wäscherei, IT, Hygiene

  • Pilotbereich vor flächendeckender Umsetzung

  • Verankerung im Betriebskonzept / Hygieneplan / ESG-Bericht

  • Praxisnahe Schulung und Unterstützung vor Ort

  • Serviceorientierte Nutzerkommunikation (nicht nur „Technikumstellung“)

  • Erreichbarkeit bei Problemen in den ersten Wochen nach Live-Gang