Exit- und Rückgabekonzept

Für einen erfolgreichen Vertragsauslauf sind klare Zuständigkeiten definiert. Beide Seiten verpflichten sich, ihre Aufgaben sorgfältig und fristgerecht zu erfüllen:

• Rückführung der Kleidung aus Spinden: Der AG ist verantwortlich, alle Mitarbeiter zur fristgerechten Rückgabe der Mietkleidung aus persönlichen Spinden oder anderen nicht vom AN zugänglichen Aufbewahrungsorten anzuhalten. Da der AN kein Zugriffsrecht auf die Spinde der Mitarbeiter hat, organisiert der AG die Leerung dieser Spinde bis zum vereinbarten Stichtag eigenständig. Er überwacht die Vollständigkeit und spricht säumige Mitarbeiter direkt an.

• Koordination und Kommunikation: Der AG informiert das Personal frühzeitig und klar über die Rückgabeprozedur (wann und wo Kleidungsstücke abzugeben sind). Er stellt die notwendigen Ressourcen bereit, z. B. Sammelbehälter oder Annahmestellen, und kommuniziert diese an die Mitarbeiter. Zudem benennt der AG einen Ansprechpartner, der für den AN während der Exit-Phase verfügbar ist und operative Fragen (Zugang zu Räumen, Terminabstimmungen etc.) klärt.

• Mitwirkung bei Inventur und Übergabe: Während der zentralen Inventur bestätigt der AG gegenüber dem AN, dass sämtliche zur Rückgabe vorgesehenen Kleidungsstücke eingesammelt wurden. Der AG kontrolliert gemeinsam mit dem AN die Inventurergebnisse, insbesondere im Hinblick auf fehlende oder beschädigte Teile. Falls Kleidungsstücke trotz aller Maßnahmen nicht zurückgeführt werden (z. B. weil Mitarbeiter sie nicht abgegeben haben), sorgt der AG gemäß Hauptvertrag für den Ausgleich (Nachlieferung der Teile oder Kostenerstattung für verlorene Teile, je nach vertraglicher Regelung).

• Entscheidung über Technik-Verbleib: Der AG trifft rechtzeitig (spätestens zum im Ablaufplan definierten Zeitpunkt) die Entscheidung, ob er von einer Rückkaufoption für Teile der technischen Ausstattung Gebrauch machen will. Ist dies der Fall, verhandeln AG und AN eine schriftliche Vereinbarung über Kaufpreis, Übergabe und weitere Modalitäten. Falls kein Rückkauf vereinbart ist, ermöglicht der AG dem AN den ungehinderten Abbau und Abtransport der Ausrüstung. In beiden Fällen sorgt der AG dafür, dass zum Abbauzeitpunkt Stromanschlüsse, Zugänge etc. bereitstehen bzw. abgestimmt sind (z. B. Begleitung durch Haustechnik, Abschaltung von Stromkreisen falls nötig).

• Abnahme und Bestätigung: Nach erfolgter Rückgabe aller Leistungen überprüft der AG die vom AN erstellte Dokumentation (Abschlussbericht, Datenexport) auf Plausibilität. Er quittiert dem AN schriftlich den Erhalt aller zurückgegebenen Gegenstände (Kleidung und Technik) sowie der Daten. Diese Bestätigung dient beiden Seiten als revisionssicherer Nachweis des ordnungsgemäßen Vertragsauslaufs. Sollten Unstimmigkeiten auftreten, teilt der AG dies umgehend mit, damit gemeinsam eine Lösung erarbeitet werden kann.

• Einsammeln aus Ausgabeautomaten: Der AN trägt die Verantwortung für die Rückholung aller Kleidungsstücke aus den vom AN betriebenen Ausgabeautomaten oder Verteilerschränken. Er leert zum Vertragsende sämtliche Automaten und sammelt die dort befindlichen Textilien ein. Dies erfolgt in Abstimmung mit dem AG, um sicherzustellen, dass die letzte Ausgabe an Mitarbeiter vor Leeren der Automaten abgeschlossen ist.

• Zentrale Inventur und Dokumentation: Der AN führt eine vollständige Inventur des zurückgeflossenen Textilguts durch. Alle eingesammelten Kleidungsstücke – aus Automaten und von den durch den AG eingerichteten Sammelstellen – werden erfasst (z. B. per RFID-Scan oder Zählung) und mit dem ursprünglich im Umlauf befindlichen Bestand verglichen. Der AN dokumentiert schriftlich, welche Teile zurückgegeben wurden und welche fehlen. Diese Dokumentation wird dem AG in Form eines Inventarprotokolls bzw. Abschlussberichts übergeben. Darin wird auch der Zustand der zurückgeführten Technik festgehalten und bestätigt, dass die Demontage ordnungsgemäß erfolgte.

• Demontage der Technik: Der AN ist dafür verantwortlich, die vom ihm bereitgestellte technische Ausstattung nach Vertragsende zurückzubauen. Dazu zählen beispielsweise Kleiderausgabeautomaten, elektronische Schließfächer, RFID-Lesegeräte, Antennen, zugehörige Netzwerkhardware sowie ggf. Software-Installationen auf vom AN gestellter Hardware vor Ort. Der AN demontiert diese Komponenten sachgerecht und transportiert sie ab. Er achtet darauf, keine Beschädigungen an baulichen Einrichtungen zu hinterlassen; etwaige durch die Installation entstandene Veränderungen (Bohrlöcher, Verkabelungen) werden vom AN fachmännisch entfernt oder in den Ursprungszustand zurückversetzt.

• Finale Berichtlegung: Der AN erstellt zum Abschluss einen finalen Bericht, der dem AG übergeben wird. Dieser Bericht umfasst mindestens: eine Zusammenfassung der durchgeführten Rücklaufaktion (Zeitraum, Beteiligte), das Inventurergebnis (Liste aller zurückgegebenen Artikel und aller Fehlbestände mit Angabe der betroffenen Kleidungsidentifikationen), eine Bestätigung über den Abbau der technischen Anlagen (inkl. Liste der entfernten Geräte) und ggf. Hinweise zu besonderen Vorkommnissen während der Rückgabe. Der Bericht soll so detailliert sein, dass er als Audit-Trail für den gesamten Exit-Prozess dient. Der AN übergibt den Bericht an den AG innerhalb der vereinbarten Frist (spätestens eine Woche nach Vertragsende) und steht für Rückfragen zur Verfügung.

• Schlussrechnung und offene Posten: Soweit anwendbar, erstellt der AN nach Abschluss aller Rückgabeaktivitäten eine Schlussabrechnung. Darin können z. B. Kosten für verloren gegangene oder beschädigte Kleidungsstücke gemäß Hauptvertrag geltend gemacht werden, falls solche Fehlbestände festgestellt wurden und vertraglich dem AG zuzurechnen sind. Ebenso werden eventuelle Gutschriften berücksichtigt (z. B. im Voraus bezahlte Leistungen, die wegen vorzeitiger Abholung entfallen). Die Schlussrechnung wird dem AG übermittelt. Diese finanzielle Abwicklung ist nicht Bestandteil dieses Konzepts, sollte aber zeitnah nach dem technischen Vertragsauslauf erfolgen.

• Unterstützung und Kooperation: Der AN verpflichtet sich, im Rahmen des Zumutbaren den AG bei allen oben genannten Aufgaben zu unterstützen. Dazu zählt beispielsweise Beratung zur Kommunikation an Mitarbeiter, Bereitstellung von Kennzeichnungsmaterial für Sammelbehälter, oder Begleitung der AG-Mitarbeiter bei schwierigen Rückholaktionen. Ebenso informiert der AN proaktiv über den Fortschritt der Rückgabeaktion. Beide Parteien arbeiten lösungsorientiert zusammen, um Konfliktfälle (z. B. verbliebene Kleidung in einem verschlossenen Spind, technische Probleme beim Abbau) zügig zu klären.

• Standard – Rückbau durch den AN: Im Regelfall verbleibt die technische Ausstattung im Eigentum des AN und wird von diesem nach Vertragsende wieder entfernt. Der AN führt den vollständigen Rückbau auf eigene Kosten durch und transportiert die Geräte aus dem Betrieb des AG ab. Der AG ermöglicht den Zugang und trägt Sorge dafür, dass die Demontage im geplanten Zeitraum erfolgen kann (siehe Ablaufplan). Nach Ausbau der Geräte wird der Ursprungszustand der Räumlichkeiten soweit möglich wiederhergestellt. Der AN entsorgt oder verwertet die Geräte eigenverantwortlich. Sollte der AG ein Interesse haben, einzelne Kleidungs-Ausgabesysteme bis zum Betriebsende länger laufen zu lassen (z. B. zur Überbrückung bis zur Installation eines neuen Systems), kann im gegenseitigen Einvernehmen ein kurzer Weiterbetrieb über das Vertragsende hinaus vereinbart werden – dies bedarf aber einer schriftlichen Vereinbarung und ggf. Vergütung. Andernfalls endet der Betrieb aller technischen Systeme mit Vertragsablauf automatisch.

• Optionale Rückkaufoption (schriftlich zu vereinbaren): Falls der AG bestimmte Komponenten der technischen Infrastruktur übernehmen möchte, kann hierfür vor Vertragsende eine schriftliche Rückkaufvereinbarung zwischen AG und AN geschlossen werden. In dieser sind der Gegenstand, der Zeitpunkt und die Konditionen des Übergangs klar festzuhalten. Mögliche rückkaufbare Komponenten könnten z. B. Ausgabeautomaten oder RFID-Leser sein, sofern der AG diese mit dem Nachfolger weiter nutzen will. Ohne eine solche schriftliche Vereinbarung verbleibt die Ausstattung beim AN (Standardfall). Wird ein Rückkauf vereinbart, verpflichtet sich der AN, die betreffenden Geräte zum Stichtag in funktionsfähigem Zustand zu übergeben. Etwaige Schulungen zur Bedienung für den AG oder Nachfolger sind dann ebenfalls zu berücksichtigen. Mit Übergang der Geräte in das Eigentum des AG gehen Wartungs- und Instandhaltungsverpflichtungen auf den AG bzw. den Nachfolger über. Wird kein Rückkauf vereinbart, hat der AG kein Anrecht auf Nutzung der Geräte nach Vertragsende. Beide Parteien sollten möglichst 3 Monate vor Vertragsende Klarheit über einen möglichen Kauf erzielen, damit die Planung (Abbauen oder Übergeben) darauf abgestimmt werden kann.

Etwaige Software oder Portalsysteme des AN (z. B. ein vom AN betriebenes Online-Portal zur Kleiderverwaltung) sind in der Regel nicht Teil eines Rückkaufs, da es sich um proprietäre Systeme des AN handelt. Sofern der AG oder ein Nachfolger ein weiterlaufen des Portals wünscht, ist dies gesondert zu verhandeln (etwa in Form einer Übergangsvereinbarung oder Lizenzierung). Standardmäßig werden jedoch alle IT-Dienste des AN zum Vertragsende eingestellt und der Zugang für Nutzer gesperrt.

Beim Abschluss des Vertrags ist ein besonderer Fokus auf Datenschutz und IT-Sicherheit zu legen. Im Laufe der Vertragsbeziehung wurden personenbezogene Daten der Mitarbeiter verarbeitet (z. B. Größen, Zuordnung von Kleidung zu Mitarbeitern, Nutzungs- und Trageprofile, RFID-Trackingdaten). Entsprechend der EU-Datenschutz-Grundverordnung und nationaler Vorschriften sind diese Daten am Vertragsende ordnungsgemäß zu behandeln.

• Finaler Datenexport an den AG: Der AN stellt dem AG spätestens bis Vertragsende einen vollständigen Export aller relevanten Daten zur Verfügung. Dazu zählen insbesondere Bestandsdaten der Kleidungsstücke (Welche Teile sind im Umlauf? Welcher Mitarbeiter hatte welche Kleidungsstücke zugeordnet?), Nutzungsstatistiken (z. B. Ausgabelogging, Waschzyklen, Tragehäufigkeiten) sowie weitere Bewegungsdaten der Textilien. Auch Informationen aus dem vom AN betriebenen Kleider-Portal (z. B. Nutzerkonten, Ausleihhistorie) werden exportiert. Die Daten sind in einem gängigen und weiterverarbeitbaren Format bereitzustellen (z. B. Excel/CSV oder ein vereinbartes Datenbankschema) und so aufzubereiten, dass ein Nachfolgedienstleister diese – sofern erforderlich – in sein System übernehmen kann. Mit dem Datenexport wird dem AG ermöglicht, alle benötigten Informationen für Auswertungen oder einen nahtlosen Übergang zu behalten. Der AG bestätigt schriftlich den Erhalt des Datenexports. Ab diesem Zeitpunkt liegt die Verantwortung für die weitere Aufbewahrung dieser Daten beim AG.

• Löschung personenbezogener Daten durch den AN: Der AN verpflichtet sich, sämtliche personenbezogenen Daten aus seinen Systemen nach Vertragsende vollständig und unwiederbringlich zu löschen, sobald deren Kenntnis für die Vertragserfüllung nicht mehr erforderlich ist. Gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO muss vertraglich vereinbart werden, dass der Dienstleister (AN) nach Abschluss der Leistung alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen löscht oder zurückgibt. In diesem Vertrag wurde die Rückgabe durch Datenexport (siehe oben) und anschließende Löschung vereinbart. Der AN hält nach Datenübergabe eine kurze Schonfrist ein (z. B. 3 Monate ab Vertragsende) für den Fall, dass der AG noch Rückfragen zum übergebenen Datenbestand hat oder Korrekturen benötigt. Nach Ablauf dieser Frist – spätestens jedoch 6 Monate nach Vertragsende – werden alle personenbezogenen Daten beim AN gelöscht (sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht). Dies umfasst Kundendaten, Mitarbeiterdaten, Zuordnungen von RFID-Chips zu Personen, Nutzungsprotokolle und etwaige Backups dieser personenbezogenen Informationen. Ausnahme: Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen (z. B. abrechnungsrelevante Unterlagen), dürfen vom AN entsprechend der gesetzlichen Vorgaben gespeichert bleiben, sind aber gegen unbefugten Zugriff zu sichern und nach Fristablauf ebenfalls zu löschen. Der AN bestätigt dem AG die Durchführung der Löschung schriftlich in Form einer Löschbescheinigung. (Die Vereinbarung einer schriftlichen Bestätigung über erfolgte Datenlöschungen ist unerlässlich, um den Prozess revisionssicher abzuschließen.) Damit hat der AG einen Nachweis, dass die Datenvernichtung erfolgt ist. Wichtig: Bis zur tatsächlichen Löschung bleibt der AG als datenschutzrechtlich Verantwortlicher in der Pflicht, die Einhaltung der Schutzmaßnahmen beim AN zu überwachen.

• Datenschutz-Compliance und Trageprofile: Beide Parteien sind sich einig, dass die während der Vertragslaufzeit erfassten Trageprofile der Mitarbeiter und RFID-Verknüpfungen personenbezogene Daten darstellen, die eines besonderen Schutzes bedürfen. Bereits im laufenden Betrieb wurden Datenschutzprinzipien wie Datenminimierung und Zweckbindung beachtet. So erfolgte die Zuordnung von Kleidung zu Mitarbeitern nach Möglichkeit pseudonymisiert, um die Privatsphäre der Träger zu wahren. Moderne Ausgabe-Systeme ermöglichen es beispielsweise, Kleidungsstücke temporär und mittels eines pseudonymen Identifikators zuzuordnen – nach Rückgabe löst sich die Verbindung zwischen Mitarbeiter und Kleidungsstück automatisch auf. Der Vorteil einer solchen Lösung ist, dass der externe Dienstleister (AN) keine direkten personenenbezogenen Informationen über den Träger hat, da die Identität nur in der Sphäre des AG bekannt ist. Falls ein solches Pseudonymisierungskonzept im Vertragsverhältnis implementiert wurde, wird der AN die für die Auflösung der Pseudonyme notwendigen Informationen (z. B. Zuordnungsschlüssel) am Vertragsende an den AG übergeben und anschließend ebenfalls löschen. Beide Seiten stellen sicher, dass keine heimlichen Reserven an personenbezogenen Daten verbleiben – sämtliche Kopien, Auszüge oder Testdaten mit Mitarbeiterbezug werden vernichtet. Sollte ein externer Datenschutzbeauftragter oder die interne Revision zusätzliche Anforderungen stellen (z. B. Protokollierung des Löschvorgangs, gemeinsame Kontrolle), werden diese ebenfalls erfüllt.

• IT-Sicherheit und Systemsperrung: Mit Vertragsende kappt der AN den Zugriff des AG und der Mitarbeiter auf alle vom AN betriebenen IT-Systeme. Benutzerkonten für Webportale, Mobile Apps oder Terminals des AN werden deaktiviert oder gelöscht. Die Schnittstellen zwischen den IT-Systemen des AN und des AG (falls vorhanden, z. B. APIs zur Bestandsverwaltung) werden geschlossen. Der AN bestätigt dem AG auf Wunsch, dass keine aktive Verbindung mehr besteht. Ebenso sorgt der AN dafür, dass sämtliche Hardware oder Datenträger, die im Rahmen der Leistung ggf. beim AG installiert waren (etwa lokale Server oder Erfassungsgeräte), entfernt oder unbrauchbar gemacht werden. Sollten beim AG Datenbanken oder Softwaremodule verbleiben, die vom AN bereitgestellt wurden (z. B. eine lokale Ausgabeterminal-Software), so werden diese entweder dem AG überlassen (falls lizenziert) oder vom AN deinstalliert. In jedem Fall wird sichergestellt, dass nach Vertragsende kein unberechtigter Zugriff auf personenbezogene Daten mehr möglich ist und keine Sicherheitsrisiken (offene Accounts, aktive RFID-Scanner ohne Aufsicht, etc.) zurückbleiben. Beide Parteien arbeiten auch in diesem Punkt zusammen: Der AG widerruft ggf. Berechtigungen des AN auf eigene Systeme und Zugänge und bestätigt dem AN die Sperrung.

Zusammenfassend wird durch diese Datenschutz- und IT-Regelungen gewährleistet, dass alle während der Vertragslaufzeit verarbeiteten Daten ordnungsgemäß an den AG übergeben, anschließend gelöscht und gegen Missbrauch geschützt werden. Dies erfüllt die Anforderungen der DSGVO und stellt sicher, dass der Vertragsauslauf prüfungsfest und datenschutzrechtlich konform erfolgt.

Sollte der AG einen neuen Dienstleister oder eine interne Abteilung als Nachfolger für die Berufskleidung-Logistik bestimmen, kann der scheidende AN einen Know-how-Transfer unterstützen. Ziel ist es, einen nahtlosen Übergang des Betriebswissens zu ermöglichen, damit der Nachfolger ohne Reibungsverluste die Versorgung der Mitarbeiter übernehmen kann. Dieser Know-how-Transfer ist optional und erfolgt nur auf ausdrücklichen Wunsch des AG, idealerweise bereits vor Vertragsende oder in direktem Anschluss daran.

• Einweisung in Abläufe und Systeme: Der AN bietet dem Nachfolger (oder Vertretern des AG) eine Einweisung in die bisherige Logistiklösung an. Dies kann eine Begehung der Ausgabestellen beinhalten, die Erläuterung der bisherigen Prozessabläufe (z. B. Ausgabe- und Rücknahmeprozedere, Reinigungsrhythmen) sowie die Vorstellung der technischen Systeme, die im Einsatz waren. Wenn der AG bestimmte technische Komponenten übernommen hat (Rückkauf von Automaten etc.), weist der AN den Nachfolger in die Bedienung und Wartung dieser Geräte ein. Ebenso werden eventuelle Besonderheiten des Standorts (z. B. Zugangsregelungen, arbeitszeitbedingte Abholpeaks) beschrieben, damit der Nachfolger darauf vorbereitet ist.

• Übermittlung der Datenstruktur und Dokumentation: Der AN erklärt dem Nachfolger die Datenstruktur der gelieferten Bestands- und Nutzungsdaten. Beispielsweise wird erläutert, welche Schlüssel oder IDs verwendet wurden (Mitarbeiter-Nummern, Kleidungsstück-IDs, Größen-Codes) und wie diese zu verstehen sind. So kann der Nachfolger die übergebenen CSV/Excel-Dateien oder Datenbanken leichter in das eigene System importieren. Zusätzlich übergibt der AN relevante Dokumentationen, soweit vorhanden – etwa Bedienungsanleitungen für Ausgabesysteme, Prozessbeschreibungen, Schulungsunterlagen, die an Mitarbeiter verteilt wurden (z. B. Anleitungen „Wie benutze ich den Kleiderautomaten?“). Dieses Material hilft dem Nachfolger, rasch ein eigenes Schulungskonzept zu entwickeln und Wissen aufzubauen.

• Erfahrungswerte und Tipps: In einem optionalen Workshop oder Abschlussgespräch teilt der AN seine Erfahrungswerte aus der Vertragsdurchführung mit dem AG und/oder dem Nachfolger. Hierbei können Lessons Learned präsentiert werden: Was hat im Ablauf besonders gut funktioniert? Wo traten Schwierigkeiten auf (z. B. typische Engpässe bei Größen, Stoßzeiten an den Automaten)? Welche Empfehlungen gibt es für eine Optimierung im neuen Setup? Dieser informelle Wissenstransfer kann dem Nachfolger wertvolle Hinweise liefern, um häufige Fehler zu vermeiden. Falls angebracht, kann auch ein kurzer gemeinsamer Übergang erfolgen (z. B. der AN begleitet den Start des Nachfolgers für ein oder zwei Tage beratend).

Der Know-how-Transfer erfolgt in der Regel im letzten Vertragsmonat oder direkt im Anschluss an das Vertragsende, je nach Verfügbarkeit des Nachfolgers. Die genauen Inhalte und die Dauer werden zwischen AG und AN abgestimmt. Wenn der Aufwand für den Know-how-Transfer den ursprünglich vereinbarten Leistungsumfang überschreitet, können die Parteien eine separate Vergütung oder Vereinbarung dafür treffen. In jedem Fall wird empfohlen, solche Übergabe-Workshops frühzeitig zu planen, damit unmittelbar nach Vertragsende die Verantwortung reibungslos auf den neuen Leistungserbringer übergehen kann.

Abschließend halten beide Parteien fest, dass dieses Exit- und Rückgabekonzept integraler Bestandteil des Miet- und Logistikvertrages ist. Es sorgt dafür, dass zum Vertragsende alle Gegenstände, Daten und Verantwortlichkeiten in geordneter Weise rücküberführt werden. Durch die klaren Fristen, Aufgabenverteilungen und Datenschutz-Vorkehrungen wird ein reibungsloser und revisionssicherer Vertragsauslauf gewährleistet, der den betrieblichen Ablauf möglichst nicht beeinträchtigt und die Rechte beider Parteien wahrt. Dieses Konzept ist von beiden Seiten zu beachten und ggf. gemeinsam fortzuschreiben, sollte sich im Einzelfall Anpassungsbedarf ergeben. Sofern notwendig, wird es durch konkrete Terminpläne oder Checklisten ergänzt, um die Umsetzung zu erleichtern.

Beide Parteien bestätigen mit Unterzeichnung dieses Vertragsanhangs die Verbindlichkeit der genannten Regelungen und verpflichten sich zur vertragsgemäßen Mitwirkung beim Auslaufen des Miet- und Logistikvertrages. Dies stellt sicher, dass am Ende der Zusammenarbeit alle Pflichten erfüllt, alle Gegenstände ordnungsgemäß zurückgegeben bzw. übergeben und alle Daten geschützt behandelt wurden – im Sinne einer fairen und professionellen Vertragsabwicklung.