Qualitäts-, Hygiene- und Umwelthandbuch

Der Auftragnehmer betreibt ein dokumentiertes Hygienemanagementsystem gemäß DIN EN 14065 (Risk Analysis and Biocontamination Control, RABC), um die hygienische Aufbereitung industriell genutzter Berufskleidung sicherzustellen. Dieses System legt sämtliche erforderlichen Prozessschritte und Umgebungsbedingungen fest, um die erforderliche mikrobiologische Reinheit der Textilien zu erreichen und eine Rekontamination nach der Wäsche zu verhindern.

• Risikobewertung und Kontrollen: Ein interdisziplinäres Hygieneteam führt eine prozessübergreifende Risikoanalyse durch, identifiziert potenzielle mikrobiologische Gefährdungen in allen Prozessschritten und bewertet deren Risiko. Darauf basierend wird ein Maßnahmenplan mit definierten Kontrollpunkten und Grenzwerten erstellt. Beispielsweise werden kritische Schritte wie Warensortierung (Trennung von schmutziger und sauberer Wäsche), Waschparameter (Temperaturen, Chemikalienkonzentration, Einwirkzeiten) und Trocknung so festgelegt und überwacht, dass Keime zuverlässig abgetötet bzw. entfernt werden.

• Verfahrensanweisungen zur Aufbereitung: Für jeden Schritt der Wäschereiaufbereitung gibt es schriftliche Arbeits- und Verfahrensanweisungen (z.B. zum Vorsortieren und Desinfizieren, zum Umgang mit persönlicher Schutzausrüstung der Mitarbeiter, zur Maschinenreinigung). Diese basieren auf den aktuellen Hygieneempfehlungen (u.a. des Robert-Koch-Instituts für Gesundheitswesen oder HACCP-Grundsätzen für Lebensmittelbereiche, soweit relevant) und der DIN EN 14065. So wird sichergestellt, dass z.B. kontaminierte Berufskleidung aus risikobehafteten Bereichen (Lebensmittelproduktion, Gesundheitswesen etc.) nach streng kontrollierten Verfahren gewaschen wird. Physische Trennung von unreiner und reiner Zone in der Wäscherei, Schleusen und Hygieneschleusen für Mitarbeiter sowie geeignete Desinfektionsmittel gehören zu den Standardmaßnahmen.

• Validierung der Hygieneprozesse: Der Auftragnehmer validiert regelmäßig die Wirksamkeit der Waschprozesse. Dies erfolgt durch mikrobiologische Prüfungen: Es werden z.B. Keimträgertests in der Waschmaschine durchgeführt, um die Abtötungsleistung zu überprüfen, sowie sogenannte RODAC-Platten für Abklatschproben auf Oberflächen und zur Kontrolle der Händehygiene des Personals eingesetzt. Die Einhaltung definierter Hygienegrenzwerte (Keimzahlen) auf gewaschenen Textilien wird in regelmäßigen Abständen intern überprüft und durch externe Laboruntersuchungen verifiziert. Mindestens einmal jährlich – oder nach Vereinbarung auch überraschend – lässt der Auftragnehmer durch ein unabhängiges Hygieneinstitut mikrobiologische Qualitätstests der gereinigten Wäsche durchführen. Die Ergebnisse dieser Eigen- und Fremdüberwachung werden dokumentiert und dem Auftraggeber auf Wunsch vorgelegt.

• Schulung und Personalhygiene: Alle Mitarbeiter in der Produktion werden in Hygienerichtlinien eingewiesen und regelmäßig geschult. Insbesondere sind Schulungen zur Vermeidung von Kreuzkontamination (korrektes Wechseln der Schutzkleidung, Händehygiene usw.) verpflichtend. Das Unternehmen stellt sicher, dass nur gesundheitlich geeignete und unterwiesene Personen in sensiblen Bereichen (z.B. beim Umgang mit infektiöser Arbeitskleidung) eingesetzt werden. Es existiert ein Hygieneplan, der für alle Mitarbeiter bindend ist und der regelmäßig aktualisiert wird.

Durch dieses umfassende Hygienemanagementsystem nach DIN EN 14065 kann der Auftragnehmer einen kontinuierlichen und dokumentierten Nachweis der mikrobiologischen Qualität seiner Dienstleistung erbringen. Das Hygienemanagement ist nahtlos mit dem Qualitätsmanagement (ISO 9001) verzahnt, um ein integriertes System zu schaffen. Insgesamt garantiert der Auftragnehmer damit, dass die Berufskleidung des Auftraggebers hygienisch einwandfrei aufbereitet wird und den gesetzlichen sowie vertraglich vereinbarten Hygieneanforderungen stets entspricht.

Qualitätsmanagement

Der Auftragnehmer unterhält ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem (QMS) gemäß ISO 9001, das speziell auf die Prozesse eines textilen Miet- und Pflege-Service zugeschnitten ist. Dieses QMS stellt sicher, dass alle Dienstleistungen kundenorientiert, reproduzierbar und effizient erbracht werden. Es erfüllt mindestens die Anforderungen der ISO 9001:2015, welche vorgibt, dass Produkte und Dienstleistungen die Kundenerwartungen sowie behördliche Anforderungen erfüllen und einem stetigen Verbesserungsprozess unterliegen.

• Prozessorientierter Ansatz: Alle Abläufe – von der Abholung der Schmutzwäsche beim Kunden über die Wasch- und Pflegeprozesse bis zur Lieferung der sauberen Kleidung – sind in Prozessbeschreibungen dokumentiert. Schnittstellen zwischen den Prozessen (z.B. Übergabe von der Wäscherei an die Auslieferlogistik) sind definiert, sodass ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist. Der ISO 9001 Ansatz ermöglicht es dem Auftragnehmer, die Prozesse und ihre Wechselwirkungen geplant durchzuführen, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. Prozesskennzahlen (KPI) wie Durchlaufzeiten, Termintreue, Fehlerraten oder Reklamationsquoten werden erfasst und ausgewertet, um bei Abweichungen rasch Gegenmaßnahmen einzuleiten.

• RFID-gestützte Textillogistik: Jedes Kleidungsstück des Auftraggebers wird mit einem RFID-Chip (Radio-Frequency Identification) oder einem vergleichbaren Identifikationssystem ausgestattet. Dadurch ist eine lückenlose Verfolgung der Textilien über den gesamten Bearbeitungsprozess möglich. In der Praxis bedeutet dies: Bei Wareneingang in der Wäscherei erfasst ein Lesegerät automatisch jedes Teil; die Bewegungen durch Waschen, Trocknen, Finish und Sortierung werden digital dokumentiert. Beim Packen für die Auslieferung wird ebenfalls per RFID geprüft, dass alle Teile vollständig vorhanden sind. Dieses automatisierte Tracking erhöht die Effizienz und Zuverlässigkeit erheblich – auch große Wäschemengen können schnell und ohne Verwechslungen bearbeitet werden. Die RFID-Technologie stellt sicher, dass jedes Kleidungsstück nach der Reinigung wieder dem richtigen Träger zugeordnet wird und Verwechslungen ausgeschlossen sind. Gleichzeitig dient sie der Bestandskontrolle (z.B. bei Verlust oder Verschleiß wird das Fehlen eines Chips erkannt) sowie der Transparenz gegenüber dem Auftraggeber (auf Wunsch kann nachvollzogen werden, wann welches Teil gereinigt wurde).

• Ausgabe und Versorgungskonzepte: Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die aufbereiteten Kleidungsstücke dem Auftraggeber bzw. den Endnutzern (Mitarbeitern) in geordneter Weise bereitgestellt werden. Es existieren bedarfsgerechte Bekleidungskonzepte, z.B. individuelle Schrankfächer oder Ausgabeautomaten beim Auftraggeber, die befüllt werden, oder rollierende Wochenausstattungen pro Mitarbeiter. Die Just-in-Time-Anlieferung der Kleidung ohne Lageraufbau beim Auftraggeber gehört zum Service. Dadurch wird die interne Logistik des Auftraggebers entlastet. Der Auftragnehmer sorgt mittels RFID-Scan oder Lieferscheinkontrolle dafür, dass die Lieferungen vollständig und pünktlich erfolgen. Die Lieferquote (Anteil der vollständig und termingerecht erbrachten Lieferungen) wird gemessen und dem Qualitätsmanagement als KPI gemeldet – angestrebt wird eine Lieferquote von ≈100%. Sollte es dennoch zu Abweichungen kommen (fehlende Teile, verspätete Lieferung), wird umgehend reagiert, etwa durch Express-Nachlieferung fehlender Teile noch am selben Tag.

• Reklamationsmanagement: Der Auftragnehmer betreibt ein aktives Beschwerde- und Reklamationsmanagement als Teil des QMS. Jeder gemeldete Mangel (z.B. unzureichend gereinigtes Teil, falsche Größe, Beschädigung, fehlende Lieferung) wird nach definierten Prozessen bearbeitet. Ziel ist es, unverzüglich Abhilfe zu schaffen und die Ursache des Fehlers zu ermitteln, um Wiederholungen zu vermeiden. Dazu gehört eine systematische Ursachenanalyse (z.B. mittels 8D-Report oder Ishikawa-Diagramm) und die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen. Der Auftraggeber erhält zeitnah Rückmeldung über die ergriffenen Maßnahmen. Durch dieses Vorgehen können Reklamationen zur Verbesserung der Prozessqualität genutzt werden und die Kundenzufriedenheit langfristig gesteigert werden. Alle Reklamationen und deren Bearbeitung werden dokumentiert und im Rahmen von Management-Bewertungen ausgewertet (ISO 9001 Kap. 9.3). Eine geringe Reklamationsquote und hohe Kundenzufriedenheit sind primäre Qualitätsziele des Auftragnehmers.

• Dokumentation und Nachverfolgbarkeit: Sämtliche qualitätsrelevanten Vorgänge sind nachvollziehbar dokumentiert. Chargen, Losgrößen, verwendete Waschprogramme und -mittel, Prüfergebnisse etc. werden so protokolliert, dass bei Bedarf ein vollständiger Nachweis der erbrachten Qualität geführt werden kann. Der Auftragnehmer bewahrt diese Dokumentation für eine vereinbarte Dauer auf (üblich sind mind. 3-5 Jahre) und stellt sie dem Auftraggeber oder Prüforganen auf Verlangen zur Verfügung.

• Kontinuierliche Verbesserung: Gemäß ISO 9001 verpflichtet sich der Auftragnehmer zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Regelmäßige Management-Reviews finden statt, in denen die Leistung des Systems (Qualitätsziele, Auditresultate, Kundenzufriedenheit, Prozesskennzahlen) bewertet und Verbesserungsmaßnahmen beschlossen werden. Ideen der Mitarbeiter zur Prozessoptimierung (z.B. Optimierung der Sortierprozesse, Reduzierung von Textilschwund) werden gefördert. Änderungen von Kundenanforderungen oder rechtlichen Vorgaben werden zeitnah ins System integriert.

Durch das Qualitätsmanagementsystem stellt der Auftragnehmer sicher, dass jeden Tag eine gleichbleibend hohe Servicequalität erzielt wird und nichts dem Zufall überlassen bleibt. Der prozessorientierte QMS-Ansatz mit dokumentierten Abläufen, moderner RFID-Technologie und systematischem Reklamationsmanagement gewährleistet, dass die textile Dienstleistung den Anforderungen des Auftraggebers voll entspricht und ständig weiterentwickelt wird.

Neben Qualität und Hygiene verpflichtet sich der Auftragnehmer zu einem aktiven Umweltmanagement nach ISO 14001. Ein zertifiziertes Umweltmanagementsystem (UMS) ist an allen Standorten implementiert. Ziel ist es, die Umweltbelastungen der Textilpflege-Dienstleistung so gering wie möglich zu halten und die geltenden Umweltgesetze und behördlichen Auflagen strikt einzuhalten.

• Ressourcenschonende Waschverfahren: Die Wasch- und Trocknungsprozesse werden stetig optimiert, um Wasser und Energie einzusparen. Es kommen moderne, energieeffiziente Waschstraßen und Trockner mit Wärmerückgewinnung zum Einsatz. Beispielsweise werden die Abwässer aus den Waschmaschinen gesammelt und ihre Wärme mittels Wärmetauschern genutzt, um Frischwasser vorzuwärmen (Wärmerückgewinnungssystem). Durch solche Technik können in Großwäschereien Energieeinsparungen von 20–30% erzielt werden. Eine Wäscherei mit 1 Tonne Wäsche/Tag kann jährlich rund 400 MWh Energie einsparen, was dem Verbrauch von ~130 Haushalten entspricht. Der Auftragnehmer setzt auf Niedrigtemperatur-Waschverfahren wo immer möglich: Moderne Waschmittel erlauben hygienisch saubere Ergebnisse auch bei 60°C statt 90°C, wodurch erhebliche Energie eingespart und der CO₂-Ausstoß reduziert wird. Insgesamt verpflichtet sich der Auftragnehmer, den Energieverbrauch pro kg Wäsche kontinuierlich zu reduzieren – das Ziel liegt bei ca. −20% thermischer Energie pro kg bis 2025 (im Vergleich zu 2010).

• Wassermanagement und Abwasser: Der Auftragnehmer minimiert den Frischwasserverbrauch pro kg Wäsche durch Mehrfachnutzung und Recycling. Wo technisch machbar, wird das letzte Spülwasser eines Waschgangs als Vorwaschwasser für die nächste Charge wiederverwendet. In einigen Anlagen werden bereits bis zu 80% des Waschwassers recycelt, ohne Einbußen bei Sauberkeit oder Hygiene. Durch solche Maßnahmen konnte der Wasserverbrauch je kg Textilien in modernen Betrieben seit 2010 um ~46% gesenkt werden. Ziel ist eine Reduktion um 50% oder mehr. Das Abwasser wird gemäß den kommunalen Vorgaben und dem Wasserhaushaltsgesetz behandelt. Der pH-Wert, die Temperatur und die Konzentration relevanter Inhaltsstoffe im Abwasser (Tenside, Schmutz, ggf. Desinfektionsmittel) werden überwacht. Wo erforderlich, sind Neutralisations- oder Filteranlagen installiert, um sicherzustellen, dass kein kontaminiertes Abwasser ungeklärt in die Umwelt gelangt. Der Auftragnehmer hält alle Einleitgrenzwerte ein und strebt an, diese noch zu unterschreiten.

• Chemikalieneinsatz und -auswahl: Die für Wasch- und Finishprozesse eingesetzten Waschmittel, Detergentien und Hilfschemikalien (z.B. Desinfektionsmittel, Fleckentferner, Imprägniermittel) werden sorgfältig ausgewählt. Der Auftragnehmer verwendet bevorzugt umweltverträgliche, biologisch abbaubare Waschmittel, die frei von Phosphaten und anderen problematischen Stoffen sind. Viele der eingesetzten Produkte verfügen über Umweltzeichen oder Zertifikate (z.B. EU Ecolabel für Waschmittel oder OEKO-TEX® ECO PASSPORT für Chemikalien). Der Einsatz von Chemie wird auf das notwendige Minimum begrenzt: Durch innovative Dosiersysteme und optimierte Waschprogramme konnte der Chemikalienverbrauch bereits deutlich gesenkt werden (Fallbeispiel ADU Urban Service: bis zu 80% weniger Reinigungschemie durch maßgeschneiderte Programme). Der Auftragnehmer verpflichtet sich, keine Gefahrstoffe unnötig einzusetzen und die Sicherheitsdatenblätter aller Stoffe offen zu legen. Zudem schult er das Personal im sachgerechten Umgang und in der Dosierungsgenauigkeit, um Überdosierung zu vermeiden. Chemikalienreste und -behälter werden umweltgerecht entsorgt bzw. dem Recycling zugeführt; Verpackungsmüll wird durch Konzentrate und Nachfüllsysteme reduziert (Ziel: >90% Reduktion von Verpackungsabfall, bspw. durch Einsatz von Großgebinden).

• Emissionsarme Logistik: Da die Dienstleistung auch Transporte umfasst (Abholen der schmutzigen und Liefern der sauberen Kleidung), optimiert der Auftragnehmer seine Logistik ökologisch. Tourenplanungen erfolgen so, dass Leerfahrten vermieden und Distanzen minimiert werden. Es wird eine moderne Fahrzeugflotte eingesetzt, die regelmäßiger Wartung unterliegt und schrittweise auf emissionsarme Antriebe umgestellt wird. Bereits heute nutzt der Auftragnehmer (wo wirtschaftlich und infrastrukturell machbar) elektrische oder alternative Antriebe für Lieferfahrzeuge. Durch emissionsfreie Fahrzeuge konnten z.B. in einem Referenzbetrieb jährlich 81 Tonnen CO₂ eingespart werden. Dieses Konzept wird kontinuierlich ausgebaut, um den CO₂-Fußabdruck der Logistik zu senken. In Betriebsgebäuden setzt der Auftragnehmer zudem auf Ökostrom (möglichst aus erneuerbaren Quellen) und betreibt, wenn möglich, Photovoltaikanlagen zur Eigenstromerzeugung. Auch damit wird der Bedarf an externer Energie und die Emission von Treibhausgasen reduziert.

• Abfallmanagement und Recycling: Im Rahmen des Umweltmanagements wird auch die Abfallminimierung forciert. Textilabfälle (ausgemusterte Berufskleidung) und Reststoffe aus der Wäscherei werden soweit möglich wiederverwendet oder recycelt. Der Auftragnehmer kooperiert mit Verwertungsunternehmen, um Alttextilien einem zweiten Lebenszyklus zuzuführen (z.B. Downcycling zu Putzlappen, Recycling zu Dämmstoffen oder – perspektivisch – Rückführung der Fasern in neue Garne). Bereits heute können ca. 77% der Altkleidungsstücke des Dienstleisters einer Wiederverwendung oder dem Recycling zugeführt werden. Das Ziel ist, diesen Anteil weiter zu steigern (anvisiert >80% recycling oder Wiederverwendung). Nicht verwertbare Abfälle werden nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Entsorgung beseitigt. Der Auftragnehmer stellt außerdem eine ordnungsgemäße Entsorgung von Gefahrstoffen (z.B. ölgetränkte Putztücher) sicher und verfügt über entsprechende Nachweise (Entsorgungszertifikate).

Der Auftragnehmer ist gemäß ISO 14001 verpflichtet, Ressourcen zu schonen, Abfall zu reduzieren und Umweltauswirkungen zu minimieren. Umweltziele wie z.B. Reduzierung des Energie- und Wasserverbrauchs pro kg Wäsche um bestimmte Prozentsätze bis zu festgelegten Zieljahren (vgl. oben) sind definiert und werden jährlich überwacht. Die Einhaltung aller relevanten Umweltvorschriften (Wasserrecht, Abfallrecht, Immissionsschutz etc.) wird garantiert. Im Rahmen interner Audits und externer ISO 14001-Zertifizierungsaudits wird die Wirksamkeit des UMS regelmäßig überprüft. Der Auftragnehmer berichtet dem Auftraggeber auf Wunsch über die Umweltkennzahlen (z.B. spezifischer Wasserverbrauch, Energieverbrauch, CO₂-Emissionen) seines Betriebes und stellt Transparenz über die Umweltauswirkungen der Dienstleistung her.

Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die bereitgestellte Berufskleidung sowie alle anderen verwendeten Textilien schadstoffgeprüft und für die Träger unbedenklich sind. Insbesondere müssen alle eingesetzten Textilien (Arbeitsjacken, Hosen, Shirts, etc.) den Anforderungen des OEKO-TEX® Standard 100 genügen oder einem gleichwertigen Schadstoffprüfverfahren unterzogen worden sein. Jeder Artikel, der das OEKO-TEX STANDARD 100 Label trägt, hat die Labortests auf Schadstoffe bestanden – das heißt, derartig zertifizierte Textilien sind unbedenklich für die menschliche Gesundheit. Sämtliche Bestandteile eines Kleidungsstücks (Oberstoff, Futter, Nähgarn, Knöpfe, Reißverschlüsse etc.) erfüllen strenge Grenzwerte für über 1.000 potentiell schädliche Chemikalien. Dies schließt z.B. ein: Keine verbotenen Azo-Farbstoffe, kein übermäßiges Formaldehyd, keine extrahierbaren Schwermetalle oder Pestizidrückstände über den OEKO-TEX-Grenzwerten. Der Auftragnehmer hält Zertifikate oder Prüfberichte bereit, die die Schadstofffreiheit der gelieferten Textilien dokumentieren (z.B. OEKO-TEX Zertifikate der Hersteller).

Auch die für Reinigung und Pflege eingesetzten Waschhilfsmittel (Detergenzien, Additive) sind auf ihre Unbedenklichkeit geprüft. Alle Waschmittel entsprechen der Detergenzien-Verordnung (EG) Nr. 648/2004 und sind frei von gesundheitsschädlichen Inhaltsstoffen gemäß deren Vorgaben. Falls möglich, lässt der Auftragnehmer auch seine Wasch- und Reinigungsmittel durch unabhängige Stellen bewerten – zum Beispiel gibt es für einige verwendete Produkte ein OEKO-TEX ECO PASSPORT-Zertifikat oder ein EU-Umweltzeichen, was den verantwortungsvollen Chemikalieneinsatz bestätigt. Zusätzlich achtet der Auftragnehmer auf dermatologische Verträglichkeit: Die Rückstände von Waschmitteln in der Kleidung (z.B. Tenside, Duftstoffe) werden durch ausreichendes Spülen minimiert, sodass keine Hautreizungen bei den Trägern auftreten. Sollte ein Mitarbeiter des Auftraggebers allergisch auf bestimmte Substanzen reagieren (z.B. auf einen Duftstoff), wird nach Möglichkeit auf alternative, verträgliche Produkte umgestellt.

Zur weiteren Produktsicherheit führt der Auftragnehmer in regelmäßigen Abständen Eigenkontrollen an Textilien durch, um z.B. den pH-Wert der Textilien nach der Wäsche (neutraler Haut-pH wird angestrebt) oder Restgehalte von Chemikalien zu überprüfen. So wird sichergestellt, dass keine unerwünschten Rückstände (wie Chlor, Lösungsmittel o.ä., falls Spezialreinigungen durchgeführt werden) in der Kleidung verbleiben.

Zusammenfassend garantiert der Auftragnehmer, dass die bereitgestellte Berufskleidung hinsichtlich Schadstoffgehalt unbedenklich ist. Er erbringt Nachweise (Zertifikate, Prüfprotokolle) über die Einhaltung anerkannter Standards wie OEKO-TEX Standard 100. Diese Nachweise können vom Auftraggeber eingesehen werden. Sollte der Auftraggeber spezifische Anforderungen an Schadstofffreiheit haben (z.B. „medizinische Reinheit“ oder bestimmte Siegel), wird der Auftragnehmer diese – soweit vertraglich vereinbart – ebenfalls erfüllen und belegen.

Zur Sicherstellung der hohen Servicequalität und der Einhaltung aller oben genannten Standards führt der Auftragnehmer laufende Eigenüberwachung durch und unterzieht sein Managementsystem regelmäßigen Audits.

• Hygiene-Prüfplan: Entsprechend den Anforderungen der DIN EN 14065 existiert ein mikrobiologischer Prüfplan. Wöchentlich werden Proben gewaschener Textilien aus verschiedenen Chargen gezogen und intern auf Keimfreiheit geprüft (Abklatsch auf Nährböden, Bebrütung und Auswertung der Koloniezahlen). Monatlich oder im vom Hygienegutachten geforderten Turnus werden Proben an ein externes Labor gegeben, das sie auf spezifische Indikatorkeime untersucht (z.B. Koloniezahl bei 37°C, Nachweis von Staphylococcus aureus, Enterokokken oder anderen relevanten Keimen abhängig vom Einsatzbereich der Kleidung). Weiterhin werden Umgebungsuntersuchungen gemäß Hygieneplan durchgeführt: Raumluftkeimmessungen in Reinbereichen der Wäscherei, regelmäßige Oberflächenkontrollen mit RODAC-Platten an Arbeitsflächen und Maschinen, Überprüfung der Personalhygiene (Handabklatsch-Proben) etc. Die Ergebnisse dieser Prüfungen werden dokumentiert und vom Hygienebeauftragten ausgewertet. Bei Überschreiten von Grenzwerten treten vordefinierte Maßnahmen in Kraft (Chargensperre, Nachdesinfektion, Ursachenanalyse und Korrekturmaßnahmen). Dieser Präventivplan gewährleistet, dass die Hygiene dauerhaft aufrecht erhalten bleibt und Abweichungen früh erkannt werden.

• Qualitätsprüfungen der Textilien: Im Rahmen der Warenausgangskontrolle inspiziert geschultes Personal stichprobenartig die aufbereiteten Kleidungsstücke. Es wird geprüft auf Sauberkeit (fleckenfrei, sichtbare Reinheit), Geruchsfreiheit, Vollständigkeit der Lieferung sowie Unversehrtheit der Textilien. Dabei achtet man insbesondere auf Textilschäden: Verschleißerscheinungen, aufgegangene Nähte, defekte Knöpfe/Reißverschlüsse oder Beschädigungen durch den Waschprozess. Sollte ein Kleidungsstück Mängel aufweisen, wird es aussortiert und entweder sofort instandgesetzt (Nähen, Flicken, Knopf ersetzen) oder dem Pool entnommen und durch ein einwandfreies Teil ersetzt. Der Auftragnehmer hat definierte Grenzwerte, wann ein Textil als nicht mehr servicefähig gilt (z.B. Dünnwerden des Stoffes, Verfärbungen, irreparable Schäden) – solche Teile werden konsequent ausgesondert. Die Funktion der RFID-Chips in den Kleidungsstücken wird bei jedem Durchlauf automatisch geprüft (nicht auslesbare Transponder werden vom System gemeldet). Fällt ein RFID-Chip aus, wird umgehend ein neuer Chip eingesetzt, um die Rückverfolgbarkeit lückenlos zu erhalten. Die Quote funktionsfähiger RFID-Tags liegt erfahrungsgemäß bei >99%; defekte Transponder werden statistisch erfasst, und falls ungewöhnlich viele Ausfälle auftreten, wird die Ursache ermittelt (z.B. mechanische Belastung im Prozess) und behoben.

• Leistungskontrollen und Servicekennzahlen: Der Auftragnehmer misst kontinuierlich Leistungskennzahlen der Dienstleistung. Wichtige KPIs sind z.B. die Lieferzuverlässigkeit (Prozentsatz der Lieferungen, die vollständig und termingerecht beim Auftraggeber eintreffen), die Durchlaufzeit (Zeit von Abholung bis Rücklieferung der Kleidung), die Reklamationsquote (Anzahl Reklamationen pro 1000 Teile) und die Kundenzufriedenheit (ggf. durch periodische Feedbackgespräche oder Umfragen beim Auftraggeber ermittelt). Diese Messungen fließen in das Qualitätsmanagement-Reporting ein. Bei negativen Trends (z.B. Anstieg der Reklamationen oder Unterschreiten eines Lieferquotenziels) werden im Rahmen des QMS sofort Abhilfemaßnahmen eingeleitet und im nächsten Management-Review bewertet. Ziel ist es, eine nahezu fehlerfreie Dienstleistung zu bieten: Hohe Lieferquote, minimale Reklamationen und schnelle Reaktionszeiten. Diese Ziele sind im Qualitätsplan festgeschrieben.

• Auditplan: Das integrierte Managementsystem (Qualität, Hygiene, Umwelt) des Auftragnehmers wird intern mindestens einmal jährlich auditiert. Interne Auditoren oder QM-Beauftragte prüfen dabei stichprobenartig die Einhaltung der beschriebenen Prozesse und Anweisungen. Es wird ein Auditbericht erstellt und Abweichungen müssen vom verantwortlichen Prozessinhaber korrigiert werden. Zusätzlich unterzieht sich der Auftragnehmer den erforderlichen externen Audits: jährliche Überwachungsaudits und rezertifizierende Audits im 3-Jahres-Zyklus durch akkreditierte Zertifizierungsgesellschaften (für ISO 9001, ISO 14001 und ggf. ISO 45001 Arbeitssicherheit). Bei diesen Audits wird auch die Wirksamkeit der Prüf- und Messpläne beurteilt. Ferner akzeptiert der Auftragnehmer, dass der Auftraggeber nach Ankündigung eigene Lieferantenaudits durchführen oder durchführen lassen kann, um die Vertragseinhaltung zu überprüfen. Der Auftragnehmer wird solche Audits unterstützen, Zutritt zu relevanten Betriebsbereichen gewähren und die angeforderten Dokumente offenlegen, soweit sie den Vertragsgegenstand betreffen.

• Kontinuierliche Eigenüberwachung: Über die formalen Audittermine hinaus erfolgt eine tägliche Eigenkontrolle im Betrieb: Schicht- bzw. Teamleiter überwachen die Produktionsschritte, es finden regelmäßige Teambesprechungen statt, in denen Qualitäts- und Hygienethemen adressiert werden. Jeder Mitarbeiter ist angehalten, etwaige Mängel sofort zu melden (Meldewege sind definiert, z.B. an den QM-Beauftragten). Dieses Prinzip der ständigen Wachsamkeit und Fehlerkultur stellt sicher, dass Probleme gar nicht erst in großem Maßstab entstehen.

Alle Prüfergebnisse, Messergebnisse und Auditberichte werden aufgezeichnet und für mindestens die vertraglich vereinbarte Dauer aufbewahrt. Zusammenfassungen wichtiger Kennzahlen und Audit-Ergebnisse können dem Auftraggeber im Rahmen von regelmäßigen Service-Meetings präsentiert oder auf Wunsch zugesandt werden, um Transparenz über die Servicequalität zu schaffen. Sollte der Auftraggeber spezifische Berichtsformate oder Kennzahlen wünschen, wird der Auftragnehmer in zumutbarem Rahmen darauf eingehen.

Der Auftragnehmer bekennt sich zu nachhaltigem Wirtschaften und erfüllt im Rahmen seiner Tätigkeit umfassende Corporate-Social-Responsibility (CSR)-Grundsätze.

• Klimaschutz und CO₂-Reduktion: Der Auftragnehmer misst regelmäßig seinen CO₂-Fußabdruck (direkte Emissionen aus Gas/Heizöl, Stromverbrauch, Logistik-Emissionen) pro Produktionseinheit. Er verpflichtet sich, diesen kontinuierlich zu senken, im Einklang mit den Zielen internationaler Klimaschutzabkommen. Konkretes Ziel ist es, die CO₂-Intensität pro Tonne aufbereiteter Wäsche bis 2025 um ca. 20% gegenüber 2010 zu reduzieren. Langfristig strebt der Auftragnehmer Klimaneutralität an, was durch Effizienzmaßnahmen und – soweit nötig – Kompensation erreicht werden soll. Maßnahmen wie die Umstellung auf Ökostrom, Verbesserung der Wärmeeffizienz der Anlagen, Routenoptimierung in der Logistik (siehe Abschnitt 4) und Modernisierung des Maschinenparks dienen diesem Ziel. Fortschritte werden jährlich in einem Nachhaltigkeitsbericht festgehalten.

• Zirkuläre Textilnutzung: Das Geschäftsmodell der Mietbekleidung an sich fördert bereits die verlängerte Nutzung von Kleidung und reduziert den Bedarf an Neuproduktion – im Vergleich zur Einweg- oder Fast-Fashion-Nutzung wird so erheblich Ressourcen und Emissionen eingespart. Darüber hinaus implementiert der Auftragnehmer ein Kreislaufwirtschafts-Konzept für Textilien: Gebrauchte Berufskleidung wird so lange wie möglich instand gehalten (Nähen, Austauschen von Teilen etc., siehe Abschnitt 3) und bei Ausscheidung soweit möglich wiederverwendet (z.B. Second-Hand-Verwertung in geeigneten Bereichen) oder stofflich recycelt. Ziel ist es, den Anteil der stofflich verwerteten Alttextilien auf mindestens 80% zu steigern. Nicht mehr tragbare Kleidung wird z.B. an Recyclingpartner gegeben, die Fasern für neue Produkte aufbereiten. Dieses Faser-zu-Faser-Recycling befindet sich in Entwicklung, wird jedoch vom Auftragnehmer aktiv unterstützt. Durch diese zirkulären Maßnahmen wird Abfall vermieden und der Bedarf an neuen Rohstoffen (Baumwolle, Polyester) reduziert. Der Auftragnehmer berichtet dem Auftraggeber auf Wunsch über die Mengen an recycelten Textilien und unterstützt gemeinsame Initiativen, um die Kreislauffähigkeit weiter zu erhöhen.

• Faire Beschaffung und soziale Verantwortung in der Lieferkette: Dem Auftragnehmer ist bewusst, dass in der globalen Textilproduktion häufig problematische Arbeitsbedingungen herrschen (bis hin zu Ausbeutung und Kinderarbeit). Er übernimmt Verantwortung dafür, dass die von ihm beschafften Textilien und Vorprodukte unter fairen und ethisch einwandfreien Bedingungen hergestellt werden. Der Auftragnehmer kauft Berufskleidung vorzugsweise von Lieferanten, die nachweislich internationale Sozialstandards einhalten (z.B. SA8000, BSCI, ILO-Kernarbeitsnormen). In den Lieferantenverträgen verpflichtet er diese zur Einhaltung von Menschenrechten, Arbeitsschutz und fairen Löhnen. Zudem führt der Auftragnehmer Lieferantenaudits bzw. Bewertungen durch: Mindestens 95% des Beschaffungsvolumens der direkten Lieferanten wurde in den letzten 3 Jahren anhand von CSR-Kriterien geprüft. Sollten Verstöße bekannt werden, wird der Auftragnehmer entsprechend reagieren (bis hin zum Wechsel des Lieferanten). Darüber hinaus unterstützt der Auftragnehmer nach Möglichkeit Zertifizierungen wie OEKO-TEX Made in Green oder Grüner Knopf, die sowohl Umwelt- als auch Sozialstandards in der Lieferkette prüfen. Die Baumwolle für neue Textilien stammt, wo machbar, aus nachhaltigem Anbau (z.B. Better Cotton Initiative). Damit leistet der Auftragnehmer einen Beitrag zu fairen Arbeitsbedingungen und Umweltschutz bereits bei der Herstellung der Produkte.

• Gesellschaftliche Verantwortung und Mitarbeiter: Als verantwortungsbewusstes Unternehmen kümmert sich der Auftragnehmer auch um die Belange seiner eigenen Mitarbeiter und der Gesellschaft. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz im Betrieb haben oberste Priorität (Umsetzung von ISO 45001 Arbeitsschutzmanagement oder vergleichbarer Standards). Es besteht ein Code of Conduct für Mitarbeiter, der Integrität, Diversität und faire Behandlung fordert. Darüber hinaus engagiert sich der Auftragnehmer – sofern zutreffend – in sozialen Projekten, z.B. Kleiderspenden aus ausgemusterter Kleidung an gemeinnützige Organisationen oder Unterstützung lokaler Initiativen. Diese Aktivitäten werden dem Auftraggeber auf Anfrage gerne dargelegt, um ein ganzheitliches Bild der CSR-Leistungen zu vermitteln.

• Transparenz und Berichtsbereitschaft: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber gegenüber transparent über seine Nachhaltigkeitsaktivitäten und -fortschritte zu berichten (Berichtsbereitschaft). Auf Wunsch stellt er jährlich einen Nachhaltigkeitsbericht oder zumindest einen Auszug relevanter Kennzahlen zur Verfügung (z.B. CO₂-Emissionen, Wasserverbrauch, Recyclingquote, Sozialaudits in der Lieferkette). Ebenso wird er bedeutende CSR-Zertifikate oder -Auszeichnungen offenlegen. Sollte der Auftraggeber selbst Berichtspflichten (z.B. im Rahmen der eigenen CSR-Berichterstattung oder Lieferkettengesetz) haben, wird der Auftragnehmer nach besten Kräften die benötigten Informationen zuliefern. Beide Parteien stimmen sich dazu eng ab.

Durch diese umfassende Nachhaltigkeits-Verpflichtung stellt der Auftragnehmer sicher, dass der textile Mietservice nicht nur wirtschaftlich und qualitativ, sondern auch ökologisch und sozial verträglich gestaltet ist. Die Prinzipien der kontinuierlichen Verbesserung gelten auch im CSR-Bereich – der Auftragnehmer arbeitet ständig daran, seine Nachhaltigkeitsstandards zu erhöhen und einen positiven Beitrag für Umwelt und Gesellschaft zu leisten. Diese Verpflichtung ist integraler Bestandteil des Dienstleistungsvertrags.

Dieses Qualitäts-, Hygiene- und Umwelthandbuch tritt mit Unterzeichnung des Mietvertrags über Berufskleidung in Kraft und gilt für dessen gesamte Laufzeit. Änderungen oder Aktualisierungen des Handbuchs bedürfen der Schriftform und der Zustimmung beider Vertragsparteien, sofern sie die Rechte und Pflichten aus dem Vertrag berühren. Der Auftragnehmer wird jedoch berechtigt und verpflichtet, dieses Handbuch anzupassen, wenn Änderungen gesetzlicher Vorschriften, einschlägiger Normen (DIN/ISO) oder anerkannter Regeln der Technik dies erforderlich machen. Über solche Anpassungen wird der Auftraggeber rechtzeitig informiert.

Alle in diesem Handbuch beschriebenen Verpflichtungen des Auftragnehmers sind rechtsverbindlich. Verstöße gegen diese Bestimmungen gelten als Vertragsverletzung. Im Falle von Abweichungen wird der Auftragnehmer alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um schnellstmöglich wieder konforme Zustände herzustellen und einer Wiederholung vorzubeugen.

Dieses Handbuch wird als Vertragsanlage [Nummer/X] dem Mietvertrag beigelegt. Beide Parteien erkennen den Inhalt als verbindlich an. Im Zweifel gehen die Regelungen dieses Handbuchs den allgemeineren Regelungen des Hauptvertrags vor, soweit sie spezielle Qualität/Hygiene/Umwelt-Aspekte betreffen.

Ort, Datum, Unterschriften der Vertragsparteien (optional)