Muster-Mietvertrag für Berufs- und Maschinenschutzkleidung

• Anbieter: Das Dienstleistungsunternehmen, das dem Kunden die Mietkleidung im Rahmen dieses Vertrags zur Verfügung stellt, einschließlich aller vertraglich vereinbarten Nebenleistungen. Der Anbieter bleibt Eigentümer der bereitgestellten Mietkleidung, sofern nicht anders vereinbart.

• Kunde: Das Unternehmen (Auftraggeber), das die Mietkleidung vom Anbieter mietet, um diese seinen Mitarbeitern bzw. Nutzern zur Verfügung zu stellen. Der Kunde ist verantwortlich für die Einhaltung der Pflichten dieses Vertrags auf seiner Seite, insbesondere im Hinblick auf Zahlung, Mitwirkung und die ordnungsgemäße Nutzung der Mietkleidung durch seine Beschäftigten.

• Mietkleidung: Sämtliche Kleidungsstücke, Uniformen und Ausrüstungsgegenstände (z.B. Jacken, Hosen, Overalls, Schutzanzüge, Warnwesten), die der Anbieter dem Kunden auf Mietbasis zur Verfügung stellt. Mietkleidung umfasst sowohl Berufskleidung als auch Schutzkleidung im Sinne der nachfolgenden Definitionen.

• Berufskleidung: Allgemeine Arbeits- und Berufskleidung ohne spezielle Schutzfunktion im rechtlichen Sinne, die der Corporate Identity oder dem einheitlichen Erscheinungsbild des Kunden dient und/oder die private Kleidung der Mitarbeiter schont. Berufskleidung ist darauf ausgelegt, strapazierfähig und komfortabel zu sein, unterliegt aber keinen besonderen PSA-Normen außer allgemeinen Qualitätsstandards (z.B. Öko-Tex Zertifizierung für Schadstofffreiheit).

• Maschinenschutzkleidung / Schutzkleidung: Persönliche Schutzausrüstung (PSA) im Sinne der Verordnung (EU) 2016/425, die dem Schutz des Trägers vor spezifischen Gefahren im industriellen Umfeld dient. Hierunter fällt insbesondere Schutzbekleidung gegen mechanische Risiken, wie z.B. Warnschutzkleidung mit hoher Sichtbarkeit (gemäß EN ISO 20471) oder Kleidung mit speziellen Funktionen (z.B. Schnittschutz, Flammschutz, antistatische Ausrüstung), sofern vom Kunden benötigt und vertraglich vereinbart. Schutzkleidung muss den einschlägigen Normen und gesetzlichen Sicherheitsanforderungen genügen und ist CE-konform.

• RFID: „Radio Frequency Identification“, eine Technologie zur berührungslosen automatischen Identifikation und Datenerfassung mittels in die Mietkleidung integrierter Transponder/Chips. Im Rahmen dieses Vertrags bezeichnet RFID alle vom Anbieter eingesetzten RFID-Chips in Kleidungsstücken sowie die zugehörigen Leseeinrichtungen und Software, die der Verfolgung der Kleidungsstücke (z.B. Zuordnung zu Mitarbeitern, Waschzyklen, Bestandsverwaltung) dienen. RFID-Daten dienen ausschließlich der Leistungserbringung (z.B. automatisierte Erfassung von Ausgabe und Rücknahme der Kleidung) und unterliegen den Datenschutzbestimmungen gemäß § 13.

• Digitale Leistungen: Alle vom Anbieter im Rahmen dieses Vertrags bereitgestellten IT-gestützten Services. Dazu zählen insbesondere eine Service-App oder Web-Plattform zur Verwaltung der Mietkleidung (z.B. Bestandsübersicht, Größen- und Trägerverwaltung, Abruf von Auswertungen), elektronische Schnittstellen zu Kundensystemen (falls vereinbart) und eventuelle Software in Waschausgabeautomaten oder RFID-Lesegeräten. Digitale Leistungen umfassen auch die vom Anbieter erbrachte Digitalisierung traditioneller Prozesse, etwa die elektronische Dokumentation von Lieferungen, Größenänderungen oder Serviceanfragen des Kunden.

• Waschausgabesystem(e): Physische oder digitale Systeme zur Verteilung der sauberen Mietkleidung an die Nutzer und Entgegennahme der gebrauchten Kleidung beim Kunden. Hierunter können insbesondere vom Anbieter installierte Kleiderausgabe- und Rücknahmeschränke, Schließfachsysteme, Ausgabeterminals oder ähnliche Einrichtungen fallen, die den Mitarbeitern des Kunden den Zugang zur frischen Kleidung und die Rückgabe getragener Stücke erleichtern. Ein Waschausgabesystem kann RFID-Technologie zur automatischen Erfassung nutzen und ist Teil der Gesamtleistung, falls vertraglich vorgesehen.

• Textillogistik: Die Gesamtheit der logistischen Dienstleistungen des Anbieters im Rahmen der Mietkleidung. Dies umfasst den regelmäßigen Transport der Kleidung zwischen dem Kundenstandort und der Wäscherei des Anbieters (Hol- und Bringservice), die interne Logistik beim Kunden (z.B. Verteilung der Kleidung in Spinde oder Ausgabesysteme) sowie die Lagerhaltung, Verwaltung und Bereitstellung ausreichender Kleidungsbestände. Textillogistik stellt sicher, dass den Mitarbeitern des Kunden jederzeit eine ausreichende Menge gereinigter Kleidung in der richtigen Größe zur Verfügung steht.

• Start-up-Phase: Die anfängliche Implementierungs- und Einführungsphase dieses Vertrags unmittelbar nach Vertragsschluss, in der alle notwendigen Vorbereitungen für den Regelbetrieb getroffen werden. Die Start-up-Phase umfasst typischerweise die Detailplanung, Bedarfsermittlung, Vermessung der Mitarbeiter, Beschaffung oder Produktion der benötigten Kleidung, Einrichtung von Waschausgabesystemen beim Kunden, Schulung der Mitarbeiter und einen gestaffelten Rollout der Dienstleistung. Dauer und konkrete Meilensteine der Start-up-Phase sind in § 7 beschrieben (inklusive einer Checkliste und Rollout-Plan). Während der Start-up-Phase gelten bereits die vertraglichen Rechte und Pflichten, soweit anwendbar, wobei bestimmte Leistungszeiten und Übergangsregelungen gemäß § 7 gelten können.

• Change-Request: Ein formelles Änderungsverfahren gemäß § 10, durch welches nach Vertragsbeginn Änderungen des vereinbarten Leistungsumfangs, der Produkte, Prozesse oder anderer Vertragsbestandteile beantragt und umgesetzt werden können. Ein Change-Request (Änderungsantrag) kann vom Kunden oder Anbieter initiiert werden und durchläuft einen definierten Prozess der Bewertung, Abstimmung und Dokumentation, bevor eine Änderung wirksam wird.

• Service-Level-Agreement (SLA): Die in § 11 festgelegte Vereinbarung über konkrete Servicekennzahlen und Leistungsparameter, die der Anbieter im laufenden Betrieb mindestens einhalten muss. Das SLA enthält messbare Key Performance Indicators (KPIs) (wie z.B. Lieferzuverlässigkeit, Reaktionszeiten, Verfügbarkeiten und Qualitätsraten) sowie ggf. Konsequenzen bei Nichterfüllung. Die SLA-Vorgaben dienen der Qualitätssicherung und transparenten Kontrolle der Anbieterleistungen.

• KPI (Leistungskennzahl): Ein quantifizierbarer Messwert, der im SLA zur Leistungsbewertung dient (z.B. prozentualer Anteil pünktlicher Lieferungen, durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Reklamation, Verfügbarkeitsquote eines Systems). KPIs sind in Anhang SLA detailliert definiert und werden regelmäßig gemessen und zwischen den Parteien kommuniziert.

• Hauptleistungspflichten / Nebenleistungspflichten: Hauptleistungspflichten bezeichnen die wesentlichen vertraglichen Pflichten des Anbieters (insbesondere die Bereitstellung und instandgehaltene Überlassung der Mietkleidung sowie die Reinigung und der Austausch). Nebenleistungspflichten sind weitere unterstützende oder ergänzende Pflichten, die der Erfüllung des Vertragszwecks dienen (z.B. Dokumentation, Schulung, Mitwirkung bei Arbeitsschutz und Datenschutz). Die Haupt- und Nebenleistungspflichten des Anbieters sind in § 3 aufgeführt; die Mitwirkungspflichten des Kunden ergeben sich insbesondere aus § 4 und weiteren Regelungen des Vertrags.

Weitere Begriffe können in den Anlagen (z.B. technische Spezifikationen, Rollout-Plan) präzisiert werden. Im Zweifel gehen individuell in diesem Vertrag definierte Begriffe allgemeinen Definitionen vor.

• Bereitstellung der Mietkleidung und Gewährleistung des Gebrauchs: Der Anbieter stellt dem Kunden die vereinbarte Mietkleidung in der erforderlichen Anzahl, Ausführung und Größe zur Verfügung. Die überlassene Kleidung wird dem Kunden bzw. dessen Mitarbeitern zum vertragsgemäßen Gebrauch während der Vertragslaufzeit überlassen. Der Anbieter garantiert, dass die Mietkleidung bei Übergabe in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand ist und frei von Sachmängeln, welche den Gebrauch beeinträchtigen würden. Insbesondere entspricht die gelieferte Schutzkleidung den vereinbarten Normen und Sicherheitsanforderungen (siehe § 5). Der Anbieter hält die Mietkleidung während der gesamten Mietzeit in diesem geeigneten Zustand und führt nötige Instandhaltungen durch (Reparaturen, Austausch verschlissener Teile usw.), ohne dass dem Kunden hierfür zusätzliche Kosten entstehen, soweit es sich um den üblichen Verschleiß oder Mängel handelt, die der Anbieter zu vertreten hat. Sollte ausnahmsweise ein Kleidungsstück nicht mehr dem vertraglich geschuldeten Zustand entsprechen, wird der Anbieter nach eigener Wahl unverzüglich eine Reparatur vornehmen oder ein gleichwertiges Ersatzstück liefern, um den vertragsgemäßen Zustand wiederherzustellen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter des Kunden jederzeit funktionsfähige und normgerechte Arbeitskleidung zur Verfügung haben.

• Lieferung und Verteilung: Der Anbieter übernimmt die vollständige Logistik der Mietkleidung. Er liefert in regelmäßigen, mit dem Kunden abgestimmten Touren die frische, gereinigte Kleidung an den/ die vereinbarten Standort(e) und nimmt die getragene/verschmutzte Kleidung zur Reinigung mit (Hol- und Bringdienst). Vor Ort verteilt der Anbieter – sofern nichts Abweichendes vereinbart ist – die gelieferten Kleider an die vorgesehenen Ausgabepunkte (z.B. persönliche Schränke, Fächer im Ausgabesystem oder andere definierte Übergabeorte). Optional kann die Verteilung auch durch vom Kunden benannte Personen erfolgen, dann liefert der Anbieter bis zu einer zentralen Stelle. Die Lieferintervalle und -zeiten richten sich nach dem Betriebsablauf des Kunden (z.B. wöchentlich an einem bestimmten Wochentag) und sind im Implementierungsplan festgehalten. Der Anbieter dokumentiert jede Lieferung und Abholung (z.B. mittels Lieferscheinen oder elektronisch via RFID-Scan), sodass der Bestand nachvollziehbar bleibt. Lieferzuverlässigkeit ist ein wesentlicher Vertragspunkt; der Anbieter stellt sicher, dass die vereinbarten Liefertermine und -mengen eingehalten werden (vgl. SLA in § 11).

• Reinigung, Pflege und Instandhaltung: Der Anbieter ist für die fachgerechte Reinigung und Pflege der Mietkleidung verantwortlich. Getragene Kleidungsstücke werden vom Anbieter nach Abholung in dessen Wäscherei oder durch beauftragte Subunternehmen gewaschen, getrocknet und bei Bedarf gemangelt oder gebügelt. Dabei verwendet der Anbieter geeignete industrielle Waschverfahren, die die hygienische Sauberkeit und Materialschonung gewährleisten. Insbesondere werden bei der Reinigung die vom Hersteller vorgegebenen Pflegehinweise sowie branchenspezifische Hygienevorschriften (falls einschlägig, z.B. DIN EN 14065 für ein Hygienemanagement in Wäschereien) beachtet. Der Anbieter kontrolliert jedes Kleidungsstück nach der Wäsche auf Sauberkeit, Schäden und Verschleiß. Mangelhafte oder beschädigte Kleidung wird im Rahmen der Qualitätskontrolle aussortiert und entweder fachgerecht repariert (z.B. Austausch von Knöpfen, Ausbesserung von Nähten) oder, falls eine Reparatur wirtschaftlich nicht sinnvoll oder sicherheitstechnisch nicht zulässig ist, durch ein gleichwertiges Kleidungsstück ersetzt. Die Kosten für übliche Reparaturen und Ersatz bei natürlichem Verschleiß trägt der Anbieter. Auf diese Weise stellt der Anbieter sicher, dass die Kleidung kontinuierlich einsatzfähig und ansehnlich bleibt sowie Schutzkleidung fortwährend den einschlägigen Normen entspricht (z.B. werden Warnschutzkleidungsstücke ersetzt, sobald ihre reflektierenden Eigenschaften unter die Normanforderungen fallen). Nach der Reinigung wird die Kleidung sortiert und dem jeweiligen Mitarbeiter des Kunden wieder zugeordnet. Hierbei unterstützt das eingesetzte RFID-System die lückenlose Zuordnung und verhindert Verwechslungen.

• Austauschservice und Größenmanagement: Der Anbieter stellt einen flexiblen Austauschservice sicher. Bei regulärem Verschleiß oder Erreichen der Lebensdauer eines Kleidungsstücks tauscht der Anbieter dieses proaktiv gegen ein gleichartiges, neuwertiges aus. Ebenso können Mitarbeiter des Kunden, die beispielsweise durch Wechsel der Kleidergröße (etwa aufgrund von Gewichtsveränderungen) andere Größen benötigen, einen Austausch anfordern. Solche Größenwechsel oder Passformanpassungen werden vom Anbieter zeitnah und ohne zusätzliche Mietkosten abgewickelt, soweit sie im üblichen Rahmen erfolgen. Sollte der Kunde zusätzliche oder andere Kleidungstypen benötigen (etwa bei Einführung neuer Arbeitsbereiche oder veränderten Sicherheitsanforderungen), kann er dies im Rahmen eines Change-Requests nach § 10 beantragen; der Anbieter wird mögliche Änderungen flexibel prüfen. Des Weiteren hält der Anbieter in Absprache mit dem Kunden einen Pufferbestand an gängigen Größen vor, um bei kurzfristigem Mehrbedarf (z.B. neue Mitarbeiter oder saisonale Spitzen) sofort reagieren zu können. Der regelmäßige Soll-Bestand pro Mitarbeiter (z.B. Anzahl der Garnituren) ist in Anlage [X] festgehalten, und der Anbieter füllt fehlende Bestände bei den Routine-Lieferungen automatisch auf.

• Waschausgabesystem und technische Hilfsmittel: Sofern vereinbart, installiert und betreibt der Anbieter beim Kunden ein Waschausgabesystem (z.B. elektronische Kleiderschränke oder Ausgabestationen). Der Anbieter liefert und montiert die hierfür erforderliche Hardware, konfiguriert die Software und integriert das System in die Logistikabläufe. Er sorgt dafür, dass die Ausgabesysteme funktionsfähig sind und regelmäßig gewartet werden. Sollte ein vom Anbieter bereitgestelltes Gerät (z.B. RFID-Lesegerät, Ausgabestation) ausfallen, verpflichtet sich der Anbieter zu schnellen Reaktionszeiten gemäß SLA, um Reparatur oder Austausch vorzunehmen, sodass der Betrieb nicht nachhaltig gestört wird. In der Start-up-Phase übernimmt der Anbieter die Einweisung der Mitarbeiter des Kunden in die Bedienung des Systems. Ebenso stellt er Informationsmaterial (Bedienungsanleitungen, ggf. Piktogramme) in verständlicher Form zur Verfügung. Falls kein automatisches Ausgabesystem genutzt wird, unterstützt der Anbieter den Kunden bei der Organisation manueller Ausgabestellen (z.B. Einrichtung eines festen Abholpunkts mit Beschriftung der Fächer pro Mitarbeiter).

• Digitale Leistungen und App-Bereitstellung: Der Anbieter stellt dem Kunden und ggf. den Mitarbeitern eine nutzerfreundliche App bzw. Webplattform zur Verfügung, über die zentrale Funktionen digital abrufbar sind. Dies umfasst mindestens: Einsicht in aktuelle Bestände und Ausstattungen je Mitarbeiter, Meldung von Defekten oder besonderen Verschmutzungen, Anforderung von Größenänderungen oder Zusatzkleidung, sowie die Möglichkeit für den Kunden, Auswertungen (Reports) über Nutzungszahlen, Reinigungszyklen oder SLA-Kennzahlen abzurufen. Die App/Plattform wird vom Anbieter während der Vertragslaufzeit betrieben und gewartet. Der Anbieter sorgt für angemessene IT-Sicherheit (siehe auch § 13): Die Anwendung ist gegen unbefugten Zugriff geschützt (z.B. durch individuelle Logins für berechtigte Nutzer) und personenbezogene Daten werden nur verschlüsselt übertragen. Neue Funktionen oder Updates der App stellt der Anbieter dem Kunden ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung, sofern sie Bestandteil des allgemeinen Leistungsumfangs sind. Sollten individuelle Anpassungen der Software für den Kunden gewünscht sein, können diese über das Change-Request-Verfahren abgestimmt werden. RFID-Integration: Das RFID-System des Anbieters ist so implementiert, dass Daten aus den RFID-Scans (z.B. welche Kleidungsstücke welchem Mitarbeiter zugeordnet sind, wann ein Stück zuletzt gewaschen wurde etc.) in der App oder dem Kundenportal einsehbar sind. Damit hat der Kunde in Echtzeit Transparenz über den Verbleib und Status der Kleidung. Der Anbieter garantiert die RFID-Kompatibilität der Kleidung und Systeme: Alle Mietkleidungsstücke sind mit langlebigen, waschbeständigen RFID-Chips versehen, die mit den vom Anbieter eingesetzten Lesegeräten kompatibel sind. Auf Wunsch können Schnittstellen zu Kundensystemen (etwa bestehende Personalmanagement-Software) eingerichtet werden, soweit technisch realisierbar (ebenfalls über § 10 zu regeln).

• Schulungen und Einweisungen: Der Anbieter erbringt notwendige Schulungen und Einweisungsleistungen, um einen reibungslosen Start und Betrieb sicherzustellen. Dazu zählt insbesondere eine Anwenderschulung für die Mitarbeiter des Kunden (z.B. Erklärung des Ablaufs: „Wie und wo gebe ich getragene Kleidung ab, wie erhalte ich frische Kleidung?“, Bedienung eines Ausgabesystems, richtiges Ausfüllen einer Mangelmeldung in der App etc.). Ebenso schult der Anbieter die vom Kunden benannten Ansprechpartner oder Administratoren in der Nutzung der digitalen Plattform (z.B. Auswertungen abrufen, Benutzerverwaltung durchführen). Diese Schulungen finden üblicherweise in der Start-up-Phase vor dem ersten Einsatz statt (vgl. § 7 Absatz 4) und bei Bedarf auch während der Vertragslaufzeit, etwa wenn neue Funktionen eingeführt werden oder der Kunde Personalwechsel in den zuständigen Positionen hat. Schulungen können vor Ort beim Kunden oder online durchgeführt werden, je nach Absprache. Der Anbieter stellt darüber hinaus schriftliche Unterlagen oder Online-Tutorials bereit, die die wichtigsten Prozesse zusammenfassen, sodass der Kunde jederzeit nachschlagen kann.

• Datenschutz und Vertraulichkeit: Der Anbieter verpflichtet sich, sämtliche im Rahmen dieses Vertrags erlangten personenbezogenen Daten und vertraulichen Informationen des Kunden vertraulich zu behandeln und nur zur Vertragsdurchführung zu verwenden. Details zum Datenschutz sind in § 13 geregelt; der Anbieter wird insbesondere die Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes einhalten, sowie mit dem Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen, sofern erforderlich. Intern stellt der Anbieter sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter Zugang zu den Kundendaten haben (Need-to-know-Prinzip) und dass diese Mitarbeiter auf das Datengeheimnis verpflichtet sind. Auch hinsichtlich der Betriebsgeheimnisse des Kunden, die der Anbieter eventuell kennenlernt (z.B. Anzahl der Mitarbeiter, Schichtpläne oder sonstige interne Abläufe im Zusammenhang mit der Kleiderlogistik), gilt Vertraulichkeit.

• Weitere Nebenleistungen und Pflichten: Der Anbieter übernimmt zusätzlich folgende unterstützende Pflichten: (a) Dokumentation: Er führt über alle wesentlichen Vorgänge Buch bzw. digitale Aufzeichnungen, etwa welche Kleidungsstücke welchem Mitarbeiter zugeordnet wurden, wann welche Lieferung erfolgte, welche besonderen Vorkommnisse (Verlust, irreparable Schäden) eingetreten sind und wie sie geklärt wurden. Auf Verlangen stellt er dem Kunden Berichte oder Einsicht in diese Dokumentation zur Verfügung, soweit datenschutzrechtlich zulässig. (b) Ansprechpartner und Erreichbarkeit: Der Anbieter benennt einen verantwortlichen Kundenbetreuer / Projektleiter, der als Hauptansprechpartner für den Kunden fungiert (siehe § 6 Absatz 1). Außerdem gewährleistet der Anbieter eine angemessene Erreichbarkeit bei Fragen oder Problemen – z.B. über eine Service-Hotline oder einen festen Ansprechpartner, der zu Geschäftszeiten zur Verfügung steht. (c) Ersatzleistungen bei Ausfall: Sollte der Anbieter vorübergehend Leistungen nicht erbringen können (z.B. Wäschereiausfall durch höhere Gewalt), informiert er den Kunden unverzüglich und bemüht sich um zumutbare Ersatzlösungen (z.B. Zusammenarbeit mit einer Partnerwäscherei, Umorganisation der Lieferlogistik), um die Auswirkungen für den Kunden gering zu halten. (d) Versicherungsnachweis: Der Anbieter hält die in § 12 vorgesehenen Versicherungen aufrecht und kann dem Kunden auf Verlangen entsprechende Nachweise (Versicherungsschein, Zahlungsbestätigung) vorlegen. (e) Produkthaftung und Sicherheit: Der Anbieter stellt sicher, dass alle von ihm gelieferten Kleidungsstücke den gesetzlichen Sicherheitsanforderungen genügen. Er hält erforderliche Konformitätsnachweise (z.B. EU-Konformitätserklärungen der Hersteller für PSA) bereit und händigt diese dem Kunden auf Wunsch aus. Sollte sich herausstellen, dass ein Produkt sicherheitsrelevant mangelhaft oder rückrufgefährdet ist, wird der Anbieter umgehend reagieren (z.B. Austausch aller betroffenen Chargen) und den Kunden informieren. (f) Beratung: Der Anbieter berät den Kunden bei Bedarf hinsichtlich der Auswahl geeigneter Kleidung im Falle sich ändernder Anforderungen, bei der Optimierung der Bestellmengen oder bei Fragen zum Ablauf. Insgesamt erbringt der Anbieter seine Leistungen sorgfältig und fachgerecht nach dem neuesten Stand der Technik sowie den anerkannten Regeln der Branche.

• Zahlung der Vergütung: Der Kunde verpflichtet sich, die vereinbarte Miete sowie eventuelle weitere Entgelte für Zusatzleistungen pünktlich gemäß § 9 zu entrichten. Die Zahlung erfolgt zu den dort festgelegten Bedingungen (z.B. monatlich nach Rechnungsstellung innerhalb der Zahlungsfrist). Bei auftretenden Leistungsstörungen teilt der Kunde dem Anbieter etwaige Einwände gegen Rechnungen unverzüglich mit, entbindet sich jedoch nicht ohne weiteres von der Zahlungspflicht. Gesetzliche Zurückbehaltungsrechte bleiben unberührt, müssen aber in angemessenem Verhältnis stehen.

• Zugangsgewährung und Infrastruktur: Der Kunde stellt sicher, dass der Anbieter die Zugangsrechte erhält, die zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich sind. Insbesondere ermöglicht der Kunde dem Liefer- und Servicepersonal des Anbieters den Zugang zu den vereinbarten Betriebsstätten und Räumlichkeiten zu den abgestimmten Liefer- und Servicezeiten. Der Kunde stellt geeignete Stellflächen für etwaige vom Anbieter eingebrachte Einrichtungen (z.B. Waschausgabeschränke, Wäschecontainer für Schmutzwäsche) zur Verfügung und gewährleistet deren Grundversorgung (z.B. Stromanschlüsse, Internetzugang sofern für RFID-System erforderlich). Sollten bestimmte Sicherheits- oder Zugangsregeln im Betrieb des Kunden gelten (z.B. Werksschutz, Anmeldung beim Pförtner, spezielle Zutrittszeiten), wird der Kunde den Anbieter hierüber in Kenntnis setzen und entsprechend unterstützen, damit die Dienstleistung reibungslos erbracht werden kann.

• Benennung Ansprechpartner: Der Kunde benennt einen verantwortlichen Ansprechpartner bzw. Koordinator (“Bekleidungsbeauftragter”) für diesen Vertrag, der für die Abstimmung mit dem Anbieter zuständig ist. Diese Person (oder ein Vertreter) steht dem Anbieter für Rückfragen, Genehmigungen (z.B. bei Change-Requests, vgl. § 10) und organisatorische Absprachen zur Verfügung. Insbesondere koordiniert der Ansprechpartner des Kunden die internen Abläufe, z.B. informiert er die Belegschaft über den Umgang mit der Mietkleidung, sammelt Rückmeldungen von Mitarbeitern und leitet sie an den Anbieter weiter und bestätigt gegebenenfalls die Leistungserbringung (z.B. Abzeichnen von Liefernachweisen). Änderungen in der Person des Ansprechpartners wird der Kunde dem Anbieter umgehend mitteilen.

• Mitarbeiterinformation und -mitwirkung: Der Kunde verpflichtet sich, seine Mitarbeiter oder sonstigen Nutzungsberechtigten der Kleidung über die richtige Handhabung und Nutzung der Mietkleidung zu informieren und zur Einhaltung der Abläufe anzuhalten. Insbesondere wird der Kunde seine Mitarbeiter anweisen, die getragene Kleidung ordnungsgemäß an den vorgesehenen Sammelstellen oder in den Waschausgabesystemen abzugeben, damit eine fristgerechte Reinigung erfolgen kann. Die Mitarbeiter sind ferner anzuhalten, die Kleidung ausschließlich im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit zu nutzen und pfleglich zu behandeln. Unzulässige Veränderungen an der Mietkleidung (z.B. das eigenmächtige Anbringen von Abzeichen, das Kürzen von Ärmeln, Entfernen von RFID-Chips) sind zu unterlassen, soweit sie nicht zuvor mit dem Anbieter abgestimmt wurden. Der Kunde wirkt darauf hin, dass die Mitarbeiter offensichtliche Mängel oder Schäden an der Kleidung unverzüglich melden (z.B. via App oder an den innerbetrieblichen Koordinator), um eine schnelle Instandsetzung oder einen Austausch durch den Anbieter zu ermöglichen. Des Weiteren fördert der Kunde die Teilnahme der Mitarbeiter an erforderlichen Schulungen des Anbieters (siehe § 3 Abs. 7).

• Bereitstellung von Informationen und Daten: Der Kunde wird dem Anbieter rechtzeitig alle Informationen zur Verfügung stellen, die für die Vertragserfüllung relevant sind. Dazu gehören insbesondere die Mitarbeiterdaten, die für die Ausstattung mit Kleidung benötigt werden: Liste der einzukleidenden Personen, deren Einsatzbereiche (zur Bestimmung erforderlicher Schutzkleidung), Konfektionsgrößen (soweit schon bekannt) bzw. Termine für Maßnehmen in der Start-up-Phase (§ 7), sowie Änderungen dieser Angaben (z.B. Eintritte neuer Mitarbeiter, Austritte oder Abteilungswechsel, die andere Kleidung erfordern). Der Kunde teilt dem Anbieter fortlaufend mit, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder neu hinzukommen, damit der Bestand an Mietkleidung angepasst werden kann. Ebenso informiert der Kunde den Anbieter über betriebliche Änderungen, die den Leistungserbringungsprozess beeinflussen könnten (z.B. geänderte Schichtzeiten, die andere Lieferzeiten erfordern; Umbauten am Standort, welche die Aufstellung der Ausgabesysteme betreffen; neue sicherheitstechnische Anforderungen durch geänderte Rechtsvorschriften im Betrieb etc.). Soweit der Anbieter für die Leistungserbringung Zugriff auf Systeme des Kunden benötigt (z.B. IT-Schnittstelle für Datenaustausch der RFID-Daten), wird der Kunde die dafür nötigen Zugänge nach Abstimmung bereitstellen.

• Sorgfalt im Umgang mit Mietkleidung: Der Kunde und seine Mitarbeiter haben die überlassene Mietkleidung sorgfältig und entsprechend ihrer Zweckbestimmung zu behandeln. Insbesondere dürfen PSA-Kleidungsstücke nicht derart unsachgemäß eingesetzt werden, dass deren Schutzwirkung verlorengeht (z.B. keine eigenmächtige Entfernung von sicherheitsrelevanten Bestandteilen wie Reflexstreifen). Der Kunde stellt sicher, dass die Kleidung außerhalb der Arbeitszeit adäquat aufbewahrt wird (z.B. in den vom Anbieter bereitgestellten Spinden oder an anderweitig geschützten Orten), um Verluste oder Beschädigungen zu vermeiden. Sollte der Kunde feststellen, dass Kleidung stark verunreinigt wurde, insbesondere durch gefährliche Substanzen (Chemikalien, Öl, biologische Arbeitsstoffe etc.), informiert er den Anbieter vor der nächsten Reinigung darüber, damit spezielle Waschverfahren oder Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden können. Eigenreinigung oder -reparatur der Mietkleidung durch den Kunden oder die Mitarbeiter ist nicht vorgesehen und nur in Notfällen oder nach vorheriger Abstimmung zulässig. Der Kunde wird seine Mitarbeiter anweisen, die Reinigung nicht privat vorzunehmen – dies dient der Qualitätssicherung und der Einhaltung der Normen (insbesondere bei Schutzkleidung ist eine fachgerechte Pflege erforderlich, um die Schutzfunktion zu erhalten). Sollte im Ausnahmefall doch ein Kleidungsstück vom Kunden oder Mitarbeiter selbst gewaschen oder verändert werden (z.B. um ein akutes Problem zu beheben), übernimmt der Kunde die Verantwortung dafür und informiert umgehend den Anbieter, damit dieser das Stück prüfen und ggf. wieder in den Normzustand versetzen oder austauschen kann.

• Rückgabe und Verlustmeldung: Die Mietkleidung bleibt Eigentum des Anbieters. Der Kunde hat daher bei Ende des Vertrags oder beim Austausch von Kleidung sämtliche entsprechenden Teile an den Anbieter zurückzugeben. Bereits während der Vertragslaufzeit müssen Kleidungsstücke, die aus dem Umlauf genommen werden (z.B. wenn ein Mitarbeiter ausgeschieden ist und dessen Kleidung nicht von einem anderen genutzt werden soll), dem Anbieter retourniert werden, damit sie ausgebucht oder anderweitig verwendet werden können. Der Kunde unterstützt den Anbieter bei der Rückholung solcher Kleidung (z.B. Einsammeln von nicht mehr benötigter Kleidung und Übergabe an den Fahrer des Anbieters). Sollte Mietkleidung abhandenkommen oder irreparabel beschädigt werden, ist der Kunde verpflichtet, dies dem Anbieter unverzüglich anzuzeigen (Verlust- bzw. Schadensmeldung). In einem solchen Fall werden die Parteien gemeinsam klären, ob den Kunden ein Verschulden oder Sorgfaltsverstoß trifft. Ist dies der Fall (z.B. Verlust durch Diebstahl innerhalb des Kundenbereichs mangels Sicherung, mutwillige Zerstörung durch Mitarbeiter), kann der Anbieter vom Kunden einen Kostenersatz verlangen, der sich in der Regel am Zeitwert bzw. Restwert des Kleidungsstücks oder an einer vertraglich festgelegten Pauschale orientiert. Ein solcher Schadensersatzanspruch besteht nicht, wenn der Verlust oder Schaden vom Anbieter zu vertreten ist (z.B. Verlust während des Transports durch den Anbieter) oder auf normaler Abnutzung beruht. Der Anbieter wird dem Kunden auf Anfrage die voraussichtlichen Werte für verlorene oder vorsätzlich beschädigte Kleidung mitteilen (z.B. als Tabelle in der Preisliste in Anlage [Preis]). Der Kunde hat das Recht nachzuweisen, dass dem Anbieter kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.

• Betreiberpflichten und Arbeitsschutz: Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, dass in seinem Betrieb alle gesetzlichen Pflichten im Bereich Arbeitsschutz und Hygiene eingehalten werden. Dazu gehört insbesondere die Pflicht, seinen Mitarbeitern erforderliche persönliche Schutzausrüstung bereitzustellen und ihre Nutzung sicherzustellen. Der Anbieter unterstützt den Kunden hierbei durch die ordnungsgemäße Bereitstellung und Pflege der Schutzkleidung, doch obliegt es dem Kunden, im Rahmen seiner Gefährdungsbeurteilungen (§ 5 ArbSchG) festzulegen, welche Schutzkleidung in welcher Situation zu tragen ist, und die Beschäftigten entsprechend anzuweisen. Der Kunde sorgt dafür, dass während der Arbeit die vorgeschriebene Mietkleidung tatsächlich getragen wird und korrekt angelegt ist (z.B. geschlossene Jacken bei Schweißarbeiten, Tragen der vollen Warnkleidung bei Arbeiten im Straßenverkehr etc.). Kontroll- und Dokumentationspflichten, die dem Arbeitgeber obliegen (z.B. Nachweis über unterwiesene PSA-Benutzung), verbleiben beim Kunden, wobei der Anbieter auf Nachfrage relevante Informationen zur Verfügung stellt (z.B. Zertifikate der Kleidung, Reinigungsnachweise). Sollte dem Kunden auffallen, dass gelieferte Schutzkleidung die Schutzfunktion nicht (mehr) erfüllt oder vom Personal nicht akzeptiert wird, teilt er dies dem Anbieter umgehend mit, um Abhilfe zu schaffen.

• Mitteilung von Änderungen und Eskalation: Der Kunde informiert den Anbieter zeitnah über alle Umstände, die die Leistungserbringung wesentlich beeinflussen könnten. Hierzu zählen organisatorische Änderungen (z.B. Einführung neuer Arbeitsbereiche mit anderen Kleidungsanforderungen), personelle Veränderungen in größerem Umfang (Einstellungen oder Entlassungen, die mehr als das gewöhnliche Maß betreffen), oder auch Probleme mit der gelieferten Dienstleistung. Sollte der Kunde Unzufriedenheit mit der Leistung des Anbieters haben oder SLA-Verletzungen feststellen (siehe § 11), so wird er zunächst den vorgesehenen Eskalationsweg einhalten: d.h. das Problem gegenüber dem operativen Ansprechpartner des Anbieters anzeigen und eine Lösung verlangen. Bleibt eine zufriedenstellende Lösung innerhalb angemessener Frist aus, kann der Kunde die Angelegenheit an höhere Stellen beim Anbieter eskalieren (z.B. Geschäftsleitung des Anbieters), bevor er weitergehende rechtliche Schritte einleitet. Beide Parteien bemühen sich um eine kooperative Lösung von Problemen im Sinne einer gelebten Partnerschaft.

• Datenschutz und Benutzerverwaltung: Soweit dem Kunden vom Anbieter digitale Systeme zur Verfügung gestellt werden (Portal, App), obliegt dem Kunden die ordnungsgemäße Benutzerverwaltung für seine Organisation. Der Kunde entscheidet, welche seiner Mitarbeiter Zugriff auf das System erhalten (z.B. Administratoren, Teamleiter) und meldet diese beim Anbieter an oder legt sie selbständig an, sofern die Software dies ermöglicht. Er trägt dafür Sorge, dass Zugänge deaktiviert werden, sobald ein Mitarbeiter die entsprechende Funktion nicht mehr ausübt oder das Unternehmen verlässt, um unbefugte Nutzung zu verhindern. Bei personenbezogenen Daten, die der Kunde dem Anbieter übermittelt (z.B. Namen, Mitarbeiter-ID, Kleidergrößen, Abteilungen), stellt der Kunde sicher, dass hierfür eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht (typischerweise Erfüllung des Arbeitsvertrags oder Einwilligung, je nach Art der Daten), und informiert – falls nötig – seine Mitarbeiter über die Datenübermittlung an den Anbieter. Der Kunde arbeitet mit dem Anbieter zusammen, um den Anforderungen der DSGVO zu genügen, insbesondere beim Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO, falls zutreffend (näheres in § 13). Sollte der Kunde Weisungen im Umgang mit den Daten erteilen (im Rahmen der DSGVO), wird der Anbieter diese beachten. Der Kunde prüft regelmäßig die vom Anbieter bereitgestellten Auswertungen der RFID- oder Nutzungsdaten, um seinen Pflichten (z.B. Ersatz gestohlener Kleidung, Kontrolle der PSA-Benutzung) nachzukommen, und meldet etwaige Unstimmigkeiten.

• Einhalten der Vertragsbedingungen: Insgesamt verpflichtet sich der Kunde, die Bestimmungen dieses Vertrags einzuhalten und eventuelle Dritte, derer er sich bedient (z.B. externe Facility-Management-Dienstleister, die in seinem Auftrag mit der Verwaltung der Kleidung betraut sind), entsprechend zu verpflichten. Verstößt der Kunde gegen seine Mitwirkungspflichten und entstehen dem Anbieter hierdurch Mehraufwände oder Schäden (z.B. erheblich erhöhter Verlustquote durch fehlende Mitarbeiterschulung), so kann der Anbieter nach vorheriger Anzeige und fruchtlosem Abhilfefristsetzen einen angemessenen Ausgleich verlangen oder seinerseits vom Kunden entsprechende Sicherungsmaßnahmen fordern. Beide Parteien streben jedoch an, Pflichtverletzungen durch rechtzeitige Kommunikation zu vermeiden.

• Einhaltung von Normen und Richtlinien: Die vom Anbieter bereitgestellte Mietkleidung muss den für die jeweiligen Kleidungsarten einschlägigen technischen Normen und Rechtsvorschriften entsprechen. Insbesondere gewährleistet der Anbieter bei persönlicher Schutzausrüstung (PSA) die Einhaltung der europäischen PSA-Verordnung (EU) 2016/425 und der darauf beruhenden harmonisierten Normen. Beispielsweise ist hochsichtbare Warnschutzkleidung nach DIN EN ISO 20471 bereitzustellen, sofern solche vom Kunden benötigt wird. Diese Norm legt Anforderungen an Design und Reflexionsvermögen fest, um die Sichtbarkeit des Trägers zu gewährleisten. Der Anbieter garantiert, dass alle Warnschutzkleidungsstücke entsprechend zertifiziert sind (CE-Kennzeichnung mit Prüfstellennummer) und den jeweils aktuellen Schutzkategorien entsprechen (Warnkleidung i.d.R. Kategorie II PSA). Die Anwendung harmonisierter Normen wie EN ISO 20471 begründet die Vermutung, dass die grundlegenden Sicherheitsanforderungen erfüllt werden – der Anbieter stellt somit sicher, dass solche Normen konsequent angewandt werden, um Konformität und Sicherheit zu erreichen.

• Zertifizierungen und Materialstandards: Alle Materialien der Mietkleidung müssen den einschlägigen Qualitätsstandards entsprechen. Öko-Tex Standard 100 ist für sämtliche textilen Komponenten der Kleidung einzuhalten, sodass keine gesundheitsbedenklichen Schadstoffe enthalten sind. Die Berufskleidung des Anbieters ist entsprechend zertifiziert und alle Bestandteile der Kleidung sind ökologisch unbedenklich. Auf Nachfrage stellt der Anbieter die entsprechenden Zertifikate oder Prüflabels zur Verfügung. Sofern besondere Materialeigenschaften erforderlich sind (z.B. Flammhemmung nach EN ISO 11612 für Hitze-/Flammenschutzkleidung, Antistatik nach EN 1149, Schweißerschutz nach EN ISO 11611, Chemikalienschutz nach EN 13034 etc.), wird der Anbieter nur solche Produkte einsetzen, die diese Normen erfüllen und gültig zertifiziert sind. In der technischen Anlage zum Vertrag (Anlage „Technische Spezifikationen der Mietkleidung“) sind die jeweils relevanten Normen für jede Kleidungsart aufgelistet, einschließlich der Ausgabestufen (z.B. Warnschutzklasse 2 oder 3 gemäß EN ISO 20471, Schnittschutzklasse nach EN ISO 11393, etc.) und Kennzeichnungspflichten. Der Anbieter hält die Konformitätserklärungen der Hersteller bereit, aus denen die erfüllten Normen hervorgehen, und händigt Kopien an den Kunden aus, damit dieser seinen Dokumentationspflichten nachkommen kann.

• Industriewäschetauglichkeit und Haltbarkeit: Die Mietkleidung ist auf intensive Nutzung und häufige industrielle Reinigungszyklen ausgelegt. Der Anbieter versichert, dass alle gelieferten Kleidungsstücke industriewäschetauglich sind, d.h. sie wurden unter Bedingungen geprüft, die vergleichbar mit den vom Anbieter tatsächlich eingesetzten Wasch- und Trocknungsverfahren sind. Insbesondere entsprechen die Kleidungstextilien der Norm DIN EN ISO 15797 („Textilien – Industrielle Wasch- und Trocknungsverfahren zur Prüfung von Arbeitskleidung“). Diese Prüfnorm simuliert die hohen mechanischen, thermischen und chemischen Beanspruchungen, die in Großwäschereien auftreten. Nach ISO 15797 geprüfte Schutz- oder Arbeitskleidung hält höchsten Anforderungen stand, ohne ihre Eigenschaften sowie Farbe und Form zu verlieren. Der Anbieter verpflichtet sich, im Zuge seiner Qualitätskontrollen sicherzustellen, dass die Kleidung ihre Schutzeigenschaften und Passform über die vorgesehene Lebensdauer erhält. Sollte ein Kleidungsstück infolge der regelmäßigen Wäsche unzumutbare Veränderungen zeigen (Einlaufen über die Toleranzen, Verblassen sicherheitsrelevanter Farben, Materialermüdung), wird es präventiv ausgetauscht. Zusätzlich achtet der Anbieter auf Kennzeichnungen nach DIN EN ISO 30023 (graphische Symbole für Industriewäschetauglichkeit), wo vorhanden, um sicherzustellen, dass die Pflegehinweise klar erkennbar sind.

• Funktionalität und Kompatibilität: Die Schutzfunktionen der Kleidung werden regelmäßig überprüft. Bei Warnschutzkleidung kontrolliert der Anbieter beispielsweise die Retroreflexion der Reflexstreifen und den Farbkontrast des Hintergrundmaterials nach den in EN ISO 20471 vorgegebenen Kriterien. Bei Flammschutzkleidung wird auf unbeschädigte Imprägnierung bzw. Faserstruktur geachtet, bei Schnittschutzhosen auf unversehrte Schnittschutzlagen etc. Sollte in bestimmten Branchenkleidungsstücken RFID-Technologie integriert sein, stellt der Anbieter sicher, dass dies die Schutzfunktion nicht beeinträchtigt (z.B. keine Funkenbildung bei antistatischer Kleidung durch RFID-Chips; Verwendung geeigneter Einbettungen). RFID-Chips werden so gewählt, dass sie kompatibel mit gängigen Frequenzen sind (i.d.R. HF 13,56 MHz oder UHF nach EPCglobal-Standard) und keine Störungen mit anderen Systemen im Betrieb verursachen. Die Auslesegeräte sind EMV-geprüft. Falls der Kunde bereits eigene RFID-Infrastruktur im Einsatz hat, wird der Anbieter – sofern vereinbart – kompatible Tags verwenden oder Schnittstellen schaffen, damit eine Integration möglich ist.

• Nachhaltigkeit und Normenrecht: Der Anbieter beachtet neben den sicherheitsrelevanten Normen auch anerkannte Umwelt- und Sozialstandards bei der Auswahl der Mietkleidung. Dies umfasst beispielsweise, dass die Produktion der Kleidung ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 14001 (Umweltmanagement) zertifiziert sein kann, oder dass Baumwollanteile etwa nach Standard „OEKO-TEX® STANDARD 100“ zertifiziert sind. Zwar sind solche Standards nicht gesetzlich vorgeschriebenes Normenrecht, jedoch erhöhen sie die Akzeptanz und Nachhaltigkeit. Der Anbieter weist darauf hin, dass das Geschäftsmodell Textilleasing per se Nachhaltigkeitsvorteile bringt (Wiederverwendung statt Einweg). Technisch gesehen wird die Mietkleidung so beschafft, dass sie robust und mehrfach verwendbar ist, um lange Nutzungszyklen zu ermöglichen. Zudem achtet der Anbieter auf Konformität mit relevanten Verordnungen wie der REACH-Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 hinsichtlich chemischer Inhaltsstoffe in Textilien.

• Kennzeichnung und Identifizierung: Jedes Kleidungsstück wird vom Anbieter mit einer eindeutigen Kennzeichnung versehen, die die Rückverfolgbarkeit ermöglicht. Dies kann in Form eines eingenähten Barcodes, einer RFID-Nummer oder einer alphanumerischen Kennziffer geschehen. Darüber hinaus trägt PSA-Kleidung alle gesetzlich geforderten Kennzeichnungen, z.B. Piktogramme für Schutzkategorie, CE-Kennzeichen, Normnummer und Jahr, Herstellermarke, Größenangabe sowie Pflegesymbole. Der Anbieter entfernt oder überklebt keine gesetzlich erforderlichen Kennzeichnungen. Bei kundenspezifischen Markierungen (z.B. Firmenlogo, Namensschild auf der Jacke) wird darauf geachtet, dass diese die Normkonformität nicht beeinträchtigen (z.B. Logos auf Warnkleidung sind gemäß EN ISO 20471 begrenzt flächenmäßig zulässig, damit genug fluoreszierende Fläche erhalten bleibt). Solche Veredelungen (Logos, Namenszüge) führt der Anbieter fachgerecht durch, indem Materialien und Verfahren verwendet werden, die die Waschbarkeit und ggf. Flammhemmung etc. nicht negativ beeinflussen.

• Technische Dokumentation: Der Anbieter hält für alle angebotenen Kleidungsstücke Technische Datenblätter bereit, die auflisten: Materialzusammensetzung, Pflegeanleitungen, Zertifizierungen und Normerfüllungen, voraussichtliche Lebensdauer (Anzahl möglicher Waschzyklen), Herstellergarantieaussagen etc. Diese Datenblätter werden dem Kunden auf Wunsch übergeben, so dass dieser intern (z.B. gegenüber dem Betriebsrat, der Fachkraft für Arbeitssicherheit oder der Berufsgenossenschaft) die Eignung der Kleidung nachweisen kann. Sollten Normen während der Vertragslaufzeit aktualisiert oder neue Normen relevant werden, wird der Anbieter den Kunden informieren und gegebenenfalls vorschlagen, auf aktualisierte Kleidung umzustellen, insbesondere wenn dies die Sicherheit erhöht oder gesetzlich verlangt wird. Die Kosten und Modalitäten solcher Umstellungen werden einvernehmlich geregelt, ggf. im Wege eines Change-Requests (§ 10).

• Abweichungen und Prüfpflichten: Wenn der Kunde besondere technische Anforderungen wünscht, die über die genannten Standards hinausgehen (z.B. Zertifizierung nach EN ISO 20471 Klasse 3 auch für sonst nicht vorgeschriebene Tätigkeiten, oder das Tragen spezieller Labels wie „Made in Green by Oeko-Tex“), müssen diese Anforderungen im Vertrag oder seinen Anlagen spezifiziert sein. Der Anbieter hat die Pflicht, bei Vertragsbeginn alle vereinbarten Normen und Standards zu prüfen und sicherzustellen, dass die gelieferten Produkte konform sind. Während der Laufzeit gewährleistet der Anbieter durch sein Qualitätsmanagement, dass die Normenkonformität erhalten bleibt. Der Kunde hat das Recht, nach Ankündigung Stichprobenüberprüfungen durchzuführen oder durchzuführen zu lassen (z.B. durch einen Sachverständigen, im Rahmen eines Audits), wenn berechtigte Zweifel an der Normeinhaltung bestehen. Der Anbieter wird solche Prüfungen in zumutbarem Rahmen unterstützen (z.B. Bereitstellung von Mustern, Begleitung im eigenen Werk). Sollten dabei Abweichungen festgestellt werden, wird der Anbieter unverzüglich Korrekturmaßnahmen ergreifen.

• Ansprechpartner und Kommunikationsstruktur: Beide Parteien benennen verbindlich Ansprechpartner für die Durchführung dieses Vertrags. Auf Anbieterseite ist dies ein Projekt- bzw. Kundenmanager, der die Implementierung und laufende Betreuung verantwortet. Auf Kundenseite fungiert der in § 4 Abs. 3 genannte Koordinator als Ansprechpartner. Diese Personen (sowie etwaige Stellvertreter) bilden die primären Schnittstellen für alle operativen Belange. Sie stehen in regelmäßigem Kontakt, insbesondere während der Start-up-Phase ggf. wöchentlich, später nach Bedarf oder gemäß einem vereinbarten Jour-Fix-Turnus (z.B. monatliche Servicegespräche). Entscheidungen, Abnahmen von Leistungen (z.B. Abnahme der Installationen in der Start-up-Phase) oder Meldungen von Änderungen sollen möglichst über diese Ansprechpartner laufen, um klare Verantwortlichkeiten zu haben. Beide Parteien stellen sicher, dass ihre Ansprechpartner hinreichend bevollmächtigt sind, um die üblichen Entscheidungen und Freigaben im Rahmen der Vertragsdurchführung zu treffen, oder dass sie solche intern zeitnah herbeiführen können. Kommunikationssprache ist Deutsch (sofern nichts anderes vereinbart). Für Eskalationsfälle (siehe unten) werden in einem Kommunikationsplan auch höhere Ebenen benannt (z.B. Bereichsleiter oder Geschäftsführungskontakte), die hinzugezogen werden können, falls Probleme auf Arbeitsebene nicht gelöst werden.

• Projektorganisation und Gremien: Insbesondere bei größeren Implementierungen (viele Mitarbeiter oder mehrere Standorte) kann zur Steuerung ein gemeinsames Projektteam gebildet werden, bestehend aus Vertretern beider Parteien. Dieses Team trifft sich in definierten Abständen, um die Vertragserfüllung zu überwachen, offene Punkte zu klären und Verbesserungen einzuleiten. Es kann sinnvoll sein, ein Lenkungsgremium einzurichten, dem z.B. der Einkaufsleiter des Kunden, die Serviceleitung des Anbieters und ggf. weitere Stakeholder angehören. Dieses Gremium würde strategische Fragen klären, beispielsweise Vertragsanpassungen, erhebliche Änderungen im Leistungsumfang oder Grundsatzentscheidungen bei Eskalationen. Die Einrichtung solcher Gremien, deren Zusammensetzung und Befugnisse werden bei Bedarf in der Start-up-Phase vereinbart und protokolliert. Grundsätzlich wird aber auch bei Fehlen formaler Gremien erwartet, dass beide Seiten eng zusammenarbeiten und sich abstimmen, um die Ziele des Vertrags (optimale Versorgung mit Mietkleidung) zu erreichen.

• Betreiberkonzept vor Ort: Der tägliche Betrieb des Mietkleidungssystems beim Kunden wird in einem Betriebskonzept festgelegt, das zwischen den Parteien abgestimmt wird. Dieses Konzept regelt, wer welche Aufgaben vor Ort übernimmt. Beispielsweise: Das Auffüllen der Ausgabeschränke mit frischer Kleidung nach einer Lieferung kann entweder durch den Lieferfahrer des Anbieters erfolgen oder durch vom Kunden abgestelltes Personal – hierüber wird eine klare Absprache getroffen. Ebenso ist geregelt, wer die Schmutzwäsche sammelt und für die Abholung bereitstellt (z.B. Mitarbeiter werfen ihre gebrauchte Kleidung in gekennzeichnete Container, die der Fahrer abholt). Betreiberpflichten des Kunden können sein: Bereitstellung ausreichend großer, verschließbarer Schmutzwäschebehälter in geeigneten Räumen (Umkleiden); tägliches Einsammeln von liegengebliebener Kleidung in Produktionsbereichen und Hineinlegen in die Container; Sicherstellen, dass keine Fremdgegenstände (z.B. Werkzeuge, Ausweiskarten) in den Kleidungstaschen verbleiben, die die Wäschereimaschinen beschädigen könnten. Betreiberpflichten des Anbieters auf Kundengelände können beinhalten: Wartung der Ausgabeschränke (Ölen von Schlössern, Austauschen defekter Fächer), periodische Funktionsprüfung von RFID-Stationen, Sauberhalten der von ihm eingebrachten Infrastruktur, sofern nicht anders vereinbart. Der genaue Schnittstellenprozess – wo enden die Pflichten des einen und beginnen die des anderen – wird idealerweise in einem Prozessdiagramm oder einer Verfahrensanweisung dokumentiert, die beide Parteien genehmigen.

• Dokumentationspflichten und Reporting: Eine transparente Dokumentation fördert die Zusammenarbeit. Der Anbieter führt ein Servicelogbuch oder elektronische Aufzeichnungen, in denen z.B. besondere Vorkommnisse vermerkt werden (außergewöhnlich hohe Beschädigungen, Reklamationen, Lieferschwierigkeiten inkl. Gründe und Lösung). In regelmäßigen Abständen (z.B. quartalsweise) liefert der Anbieter dem Kunden einen Servicebericht, der die wichtigsten Kennzahlen und Ereignisse zusammenfasst: Anzahl versorgter Mitarbeiter, getauschte Kleidungsstücke, Reparaturen, Verluste, SLA-Erfüllung (vgl. § 11) etc. Dieses Reporting ermöglicht es dem Kunden, die Leistung zu verfolgen, und dient als Grundlage für gemeinsam zu besprechende Verbesserungen. Der Kunde seinerseits dokumentiert intern, ob die gelieferten Leistungen den Anforderungen entsprechen und meldet Abweichungen möglichst zeitnah. Sofern der Kunde z.B. Feststellungen der Arbeitssicherheitsfachkraft hat (etwa „die Warnwesten reflektieren nicht mehr ausreichend“), dokumentiert er diese und teilt sie dem Anbieter zur Nachverfolgung mit. Beide Seiten stimmen sich ab, welche Dokumentation gegenseitig ausgetauscht wird. Bei sensiblen Daten (z.B. personenbezogene Informationen) erfolgt der Austausch unter Wahrung des Datenschutzes (z.B. pseudonymisiert, oder nur in aggregierter Form).

• Schnittstellen zu Facility Management und anderen Abteilungen: Die Versorgung mit Arbeitskleidung berührt im Betrieb des Kunden oft mehrere Bereiche – vom Arbeitsschutz über die Personalabteilung bis zum Facility-Management (FM) oder Gebäudeservice, der Umkleideräume verwaltet. Der Kunde wird intern die Verantwortlichkeiten so verteilen, dass der Ablauf unterstützt wird. Falls das Facility-Management (sei es intern oder extern) Zuständigkeiten hat – z.B. Reinigung der Umkleideräume, Bereitstellung von Schrankkapazität – sollte dieses in das Betreiberkonzept einbezogen werden. Der Anbieter ist bereit, mit den relevanten Abteilungen zusammenzuarbeiten: etwa durch Teilnahme an internen Arbeitsschutzausschusssitzungen (ASA) auf Einladung, um Feedback zur PSA zu bekommen, oder durch Abstimmung mit der IT-Abteilung, wenn es um das Einrichten technischer Schnittstellen für die RFID-Daten geht. Hygiene und Arbeitsschutz: Speziell in Branchen mit hohen Hygienestandards (Lebensmittel, Pharma, Gesundheitswesen) stimmt sich der Anbieter mit der Hygienefachkraft oder dem QM-Beauftragten des Kunden ab, um ggf. besondere Anforderungen umzusetzen (z.B. Trennung von Bereichen durch farbcodierte Kleidung, spezielle Desinfektionswaschgänge). Ebenso arbeitet der Anbieter mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit des Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass die bereitgestellte Kleidung allen Gefährdungsbeurteilungen entspricht. Die betrieblichen Unterweisungen der Mitarbeiter hinsichtlich PSA-Nutzung erfolgen durch den Kunden – der Anbieter liefert aber auf Wunsch inhaltliche Unterstützung oder Schulungsmaterial.

• Eskalationsmodell bei Leistungsstörungen: Die Parteien vereinbaren ein Eskalationsverfahren für den Fall, dass es zu wiederholten oder schwerwiegenden Problemen in der Zusammenarbeit kommt. Im ersten Schritt sollen die operativen Ansprechpartner (gemäß Abs. 1) versuchen, die Sache einvernehmlich zu lösen. Gelingt dies nicht innerhalb einer angemessenen Frist, wird die nächsthöhere Ebene hinzugezogen – z.B. beim Anbieter der Regional- oder Vertriebsleiter, beim Kunden der Abteilungsleiter oder Einkaufsleiter. Dieses Managementgespräch soll zeitnah (innerhalb von z.B. 2 Wochen) stattfinden, um Lösungen oder Kompromisse zu finden. Falls auch dies scheitert, kann eine Mediation oder neutrale Moderation erwogen werden, oder letztlich die Kündigung aus wichtigem Grund (§ 8 Abs. 4) ins Auge gefasst werden, sofern die Voraussetzungen vorliegen. Beide Seiten betonen jedoch, dass Kündigung letzter Ausweg sein soll – das Eskalationsmodell ist darauf ausgerichtet, frühzeitige Lösungswege zu eröffnen. Die Stufen und Verantwortlichen des Eskalationsmodells werden in einem Kommunikationsplan (Anlage) schriftlich festgehalten, inklusive Kontaktdaten. Außerdem fließt das Eskalationsmodell in das Change-Request-Verfahren (§ 10) ein, etwa falls Unstimmigkeiten über Änderungen bestehen.

• Meetings und Überprüfungen: Es ist empfehlenswert, regelmäßige Service-Meetings abzuhalten (z.B. alle 6 Monate oder jährlich), in denen beide Parteien die Performance des Vertrages überprüfen. Dabei können die SLA-Berichte analysiert, Feedback der Nutzer besprochen und Ideen für Verbesserungen diskutiert werden. Solche Meetings können mit einem gemeinsam erstellten Protokoll enden, das Aufgaben bis zum nächsten Termin verteilt. Auch Preisüberprüfungen oder Indexanpassungen (§ 9 Abs. 4) könnten hier erläutert werden. Die Zusammenarbeit soll möglichst partnerschaftlich und transparent gestaltet sein: Der Anbieter weist den Kunden frühzeitig auf Optimierungspotentiale hin (z.B. wenn bestimmte Größen kaum genutzt werden, könnte man den Bestand anpassen, um Kosten zu sparen; oder wenn neue Produkte auf dem Markt sind, die besser geeignet wären). Der Kunde wiederum gibt dem Anbieter eine faire Rückmeldung und Gelegenheit zur Nachbesserung, bevor er Sanktionen erwägt. Auf diese Weise entsteht eine Governance-Struktur, die den Vertrag über seine Laufzeit steuert und dafür sorgt, dass beide Seiten die erwarteten Vorteile erzielen.

• Definition und Dauer der Start-up-Phase: Die Start-up-Phase bezeichnet den Zeitraum vom Vertragsbeginn (Vertragsschluss bzw. einem im Vertrag definierten Stichtag) bis zum vollständigen Wirkbetrieb der Mietkleidungs-Dienstleistung. In dieser Phase werden alle Vorbereitungen getroffen, um den Service reibungslos und vollständig aufzusetzen. Die Parteien vereinbaren für die Start-up-Phase einen konkreten Zeitrahmen (z.B. 3 Monate ab Vertragsschluss), der in einem Implementierungsplan festgehalten wird. Innerhalb dieses Zeitrahmens sollen definierte Meilensteine (siehe Absatz 2) erreicht werden. Beide Parteien wirken konstruktiv zusammen, um Verzögerungen zu vermeiden. Sollte sich während der Start-up-Phase abzeichnen, dass bestimmte Meilensteine aus Gründen, die keine der Parteien allein zu vertreten hat, nicht termingerecht erreicht werden können (z.B. Lieferverzögerungen seitens eines Bekleidungsherstellers, unvorhergesehene organisatorische Schwierigkeiten), werden die Parteien nach Treu und Glauben eine Anpassung des Zeitplans vornehmen. Der Übergang vom Implementierungsprojekt in den Regelbetrieb wird durch eine Abnahme oder schriftliche Bestätigung dokumentiert, sobald alle wesentlichen Leistungen der Start-up-Phase erbracht sind (Abs. 3). Bis zur Abnahme gilt der Betrieb als im Test- bzw. Hochlaufmodus; nach Abnahme beginnen ggf. vereinbarte Service-Level-Messungen und die reguläre Laufzeit, falls diese an die Abnahme geknüpft ist.

• Kick-off Meeting: Termin: Unmittelbar nach Vertragsunterzeichnung (innerhalb 1–2 Wochen). Inhalt: Offizieller Projektstart mit Vorstellung der Ansprechpartner beider Seiten, Durchsprache des Projektplans, Verifikation der Anforderungen des Kunden, Verteilung von Aufgaben. Hier wird auch die endgültige Liste der einzukleidenden Mitarbeiter verifiziert und die Art/Anzahl der benötigten Kleidungsstücke bestätigt.

• Bedarfsanalyse & Größenermittlung: Termin: innerhalb der ersten 2–4 Wochen. Inhalt: Der Anbieter führt gemeinsam mit dem Kunden eine detaillierte Bedarfsanalyse durch. Es werden alle Mitarbeiter, die Mietkleidung erhalten sollen, erfasst (inkl. Arbeitsorte, Einsatzbereiche). Maßnehmen: Der Anbieter vermisst – falls erforderlich – jeden Mitarbeiter oder stellt Probegarnituren zur Anprobe bereit, um die passenden Größen zu ermitteln. Alternativ greift man auf bereits bekannte Konfektionsgrößen zurück, die der Kunde liefert, und bestätigt diese stichprobenartig. In dieser Phase wird auch die Auswahl konkreter Kollektionen/Modelle getroffen: z.B. welches Jackenmodell, welche Farbkombination (unter Berücksichtigung Corporate Identity, Branchenanforderungen). Falls Individualisierung gewünscht ist (Firmenlogo, Namenschilder), werden die Gestaltung (z.B. Logo-Position, Farbgebung) und technischen Umsetzungen (Druck, Stick) festgelegt. Die Checkliste sieht vor, dass am Ende dieses Schritts eine vollständige Bedarfsmatrix vorliegt: Mitarbeiter X – Artikel Y – Größe Z – Stückzahl pro Woche.

• Beschaffung/Herstellung der Kleidung: Termin: ca. Woche 4–10 (abhängig von Verfügbarkeit). Inhalt: Der Anbieter bestellt die erforderlichen Kleidungsstücke in den benötigten Größen und Ausführungen. Sollte ein Teil der Kleidung speziell gefertigt werden müssen (z.B. mit eingearbeiteten Logos, Sonderanfertigung für Übergrößen), wird dies zügig initiiert. Der Anbieter nutzt hierfür nach Möglichkeit sein Lager oder Standardportfolio, um Wartezeiten zu minimieren. Falls Lieferzeiten auftreten, informiert er den Kunden und ergreift eventuell Überbrückungsmaßnahmen (z.B. provisorische Ausstattung mit ähnlicher Kleidung). In diesem Schritt werden auch die RFID-Chips in die Kleidung integriert und die Kleidungsstücke initial registriert (jedem Teil wird ein eindeutiges RFID/Barcode-Profil zugeordnet).

• Einrichtung vor Ort: Termin: parallel zur Beschaffung, etwa ab Woche 6–8. Inhalt: Der Anbieter liefert und installiert vereinbarte Infrastruktur beim Kunden: z.B. Aufstellen der Waschausgabeschränke in den Umkleideräumen, Installation von RFID-Antennen an definierten Punkten (z.B. Wäscheabwurfschacht), Verkabelung und Inbetriebnahme der IT-Systeme (sofern vor Ort nötig). Der Kunde stellt sicher, dass die Räumlichkeiten vorbereitet sind (Freiräumen der Flächen, Bereitstellung von Strom/LAN wie vereinbart). Nach Installation erfolgt ein gemeinsamer Abnahmetest: Funktioniert die Schließmechanik der Schränke? Werden RFID-Tags korrekt erkannt? Greift die Software auf die Datenbank zu? Diese Punkte werden in einer Abnahme-Checkliste abgehakt. Eventuelle Mängel oder Nacharbeiten werden dokumentiert und vom Anbieter bis zum nächsten Meilenstein behoben.

• Schulung & Kommunikation: Termin: kurz vor Erstausgabe, z.B. Woche 10–12. Inhalt: Der Anbieter führt die in § 3 Abs. 7 erwähnten Schulungen für Mitarbeiter und Koordinatoren des Kunden durch. Dies kann gestaffelt nach Abteilungen passieren, insbesondere wenn Schichtbetrieb herrscht. Gleichzeitig startet die interne Kommunikation beim Kunden: Die Mitarbeiter werden informiert (z.B. durch Aushang, Betriebsversammlung oder Intranet-Ankündigung) über das neue Kleiderlogistiksystem, was von ihnen erwartet wird und welche Vorteile es bietet. Gegebenenfalls stellt der Anbieter anschauliches Material bereit (Plakate „So funktioniert’s“, kleine Handzettel mit FAQ). Die Schulungs- und Kommunikationsmaßnahmen gelten als erfüllt, wenn alle relevanten Mitarbeiter unterrichtet wurden und dies vom Kunden bestätigt wird (z.B. Unterschriftenliste bei Unterweisung oder formloses OK des Koordinators).

• Erstausgabe (Rollout an Mitarbeiter): Termin: Ende der Start-up-Phase, z.B. Woche 12. Inhalt: Der entscheidende Meilenstein ist die Erstausgabe der Mietkleidung an die Belegschaft. Der Anbieter liefert zu diesem Termin sämtliche benötigte Kleidung in der jeweils individuellen Zuordnung. Dies kann in Form einer persönlichen Ausgabe erfolgen (der Anbieter oder Koordinator übergibt jedem Mitarbeiter sein Startset an Kleidung und quittiert dies idealerweise individuell) oder durch Befüllen der Ausgabefächer, woraufhin die Mitarbeiter angewiesen werden, ihre Sachen dort zu entnehmen. In jedem Fall wird dokumentiert, dass jeder geplante Nutzer ausgestattet wurde (Name, Artikel, Größe, Anzahl, Datum der Übergabe). Sollten kleine Anpassungen nötig sein (z.B. Tausch einer Größe, falls etwas doch nicht passt), werden diese unmittelbar vorgenommen. Ab diesem Zeitpunkt tragen die Mitarbeiter bereits die Mietkleidung im Arbeitsalltag. Der Anbieter sorgt dafür, dass ab Erstausgabe auch der Abhol- und Reinigungszyklus startet (ggf. mit einer Woche Versatz, da zunächst getragene Kleidung anfallen muss).

• Stabilisierungsphase & Feinjustierung: Termin: unmittelbar nach Erstausgabe bis z.B. 4 Wochen danach (Woche 13–16). Inhalt: In dieser Phase werden eventuell auftretende Startschwierigkeiten behoben. Beide Parteien beobachten den Betrieb genau: Passt die Menge der Kleidung pro Person (oder gibt es Engpässe, weil z.B. jemand öfter wechselt als angenommen)? Funktioniert die Logistik zeitlich (kommen z.B. alle Mitarbeiter rechtzeitig dazu, ihre Wäsche abzugeben)? Gibt es Beschwerden der Mitarbeiter (Tragekomfort, Aussehen)? Der Anbieter führt nach ca. 2–3 Wochen eine Feedback-Runde mit einigen Nutzern bzw. dem Kundenkoordinator durch, um Verbesserungspotential zu identifizieren. Kleinere Änderungen, wie z.B. Nachlieferung zusätzlicher Teile, Tausch von Materialien bei Unzufriedenheit oder Anpassung der Abläufe, werden in dieser Phase umgesetzt, ohne das formale Change-Request-Verfahren (solange sie im Rahmen der ursprünglich geplanten Kosten liegen). Ziel ist, dass nach Ablauf dieser Stabilisierungsphase der Service reibungslos läuft und von allen Beteiligten akzeptiert wird.

• Abnahme der Start-up-Leistungen: Nachdem die zuvor genannten Meilensteine erfolgreich durchlaufen wurden, führen die Parteien eine Schlussabnahme der Start-up-Phase durch. Dazu treffen sich Vertreter beider Seiten (typischerweise der Kunden-Ansprechpartner und der Anbieter-Projektleiter) zu einem Abnahmegespräch. Es wird anhand der Checkliste überprüft, ob alle Punkte erledigt sind. Offene Punkte werden protokolliert und es wird ein Plan zu deren Erledigung vereinbart. Wenn nur unwesentliche Mängel vorliegen, die die Nutzung der Dienstleistung nicht wesentlich beeinträchtigen, kann der Kunde die Abnahme nicht verweigern, sondern unter Vorbehalt erklären – der Anbieter ist dann verpflichtet, diese Mängel innerhalb einer Nachfrist zu beheben. Bei erfolgreicher Abnahme bestätigen beide Seiten schriftlich (Abnahmeprotokoll), dass die Start-up-Phase abgeschlossen ist und der Regelbetrieb beginnt ab dem angegebenen Datum. Ab diesem Zeitpunkt laufen etwaige vereinbarte Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen (siehe § 8) regulär, sofern sie nicht schon ab Vertragsschluss zu laufen begonnen haben. Ebenfalls beginnt ab dann die volle Geltung eventueller SLA-Verpflichtungen, d.h. die Messung der Servicekennzahlen startet mit dem ersten vollen Betriebsmonat nach Abnahme (oder wie im SLA-Anhang definiert). Die Abnahme markiert auch den Übergang der Verantwortlichkeiten: Was vorher Projekt war, geht ins Tagesgeschäft über.

• Zusätzliche Vereinbarungen während Start-up: Während der Implementierung können sich praktische Erkenntnisse ergeben, die eine Anpassung der ursprünglich getroffenen Annahmen erforderlich machen. Beispielsweise könnte sich herausstellen, dass eine bestimmte Kleidergröße unerwartet häufig benötigt wird, oder dass die geplante Zahl an Waschausgabefächern zu knapp bemessen ist. Die Parteien werden solche Abweichungen im Rahmen der Start-up-Phase einvernehmlich anpassen. Soweit dies keinen grundlegenden Wechsel im Leistungsumfang bedeutet, genügt eine schriftliche Abstimmung (per E-Mail bestätigt durch beide Ansprechpartner) über die Änderung. Größere Änderungen, die auch die laufenden Kosten beeinflussen (z.B. doch zusätzlicher Kleiderposten oder deutlich mehr Nutzer als ursprünglich kalkuliert), sollten über das in § 10 beschriebene Change-Request-Verfahren formalisiert werden – idealerweise jedoch noch vor der Abnahme, sodass der Vertrag in konsolidierter Form in den Betrieb geht. Die Start-up-Phase bietet somit Spielraum, den Vertrag praxistauglich zu machen. Wichtig ist aber, die Kundenorientierung im Blick zu behalten: falls sich Anpassungen zugunsten des Kunden anbieten, wird der Anbieter diese nicht unnötig verzögern oder verkomplizieren. Ebenso wird der Kunde angemessene Vorschläge des Anbieters akzeptieren, wenn diese objektiv erforderlich sind, um den Service wie vereinbart zu erbringen. Beide Parteien tragen während dieser Phase ein gewisses gemeinsames Risiko und bemühen sich, durch offene Kommunikation Überraschungen zu minimieren.

• Rollout an mehreren Standorten (sofern zutreffend): Hat der Vertrag eine Ausweitung auf mehrere Standorte des Kunden zum Gegenstand, wird der Start-up-Plan je Standort entsprechend gestaffelt. Man kann z.B. einen Pilotstandort zuerst ausrollen und Erfahrungen sammeln, die dann in den Rollout der weiteren Standorte einfließen. Der Vertrag kann hierfür einen Rollout-Zeitplan vorsehen, der Start- und Endtermine für jeden Standort (oder jede Region) festlegt. Zwischen den Rollouts kann jeweils eine Review erfolgen, um Lessons Learned zu berücksichtigen. Jeder Standort durchläuft eine eigene Abnahme, oder es wird am Ende eine Gesamtabnahme erteilt, je nach Vereinbarung. Der Anbieter stellt sicher, dass an jedem Standort die erforderliche Präsenz vorhanden ist (ggf. durch regionale Teams), um die Start-up-Phase konsistent durchzuführen.

• Übergabe an den Regelbetrieb: Nach Abschluss der Start-up-Phase geht die Verantwortung beim Anbieter vom Projektteam auf das Betriebsteam über (sofern intern getrennt). Der Kunde wird darüber informiert, wer seine neuen Ansprechpartner im Regelbetrieb sind, falls es Änderungen gibt. Alle relevanten Informationen aus der Implementierungsphase (z.B. spezielle Vereinbarungen mit einzelnen Abteilungen des Kunden) werden intern beim Anbieter dokumentiert und an das Betriebsteam weitergegeben, um Wissenverluste zu vermeiden. Ebenso übergibt der Kunde intern den Betrieb ggf. von der Projektorganisation an den normalen Prozess (z.B. übernimmt nun das Facility Management oder die Logistikabteilung dauerhaft die Koordination). Damit ist die Start-up-Phase offiziell beendet.

• Festlaufzeit des Vertrags: Die Vertragslaufzeit beträgt initial [...] Jahre ab Wirksamwerden des Vertrags (Vertragsbeginn). Als Vertragsbeginn gilt, sofern nicht anders angegeben, das Datum der Unterzeichnung durch beide Parteien bzw. ein im Vertrag definierter Starttermin. In jedem Falle beginnt die erste Vertragsperiode spätestens mit Abschluss der Start-up-Phase (§ 7 Abs. 3). Die Parteien sind sich bewusst, dass in der Branche Textil-Leasing eine mehrjährige Bindung üblich ist, um die Investitionen des Anbieters zu amortisieren – so gelten etwa 3 Jahre als übliche Mindestlaufzeit. Dementsprechend wird eine Festlaufzeit von [X] Jahren vereinbart, während der das Vertragsverhältnis ordentlich nicht kündbar ist (außer im Rahmen der nachfolgenden Bestimmungen zur vorzeitigen Kündigung aus wichtigem Grund).

• Verlängerung (automatische Vertragsverlängerung): Nach Ablauf der in Abs. 1 genannten Festlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils ein (1) weiteres Jahr, sofern nicht eine Partei fristgerecht kündigt. Eine mehrfache Verlängerung ist möglich. Um starre Vertragsbindungen zu vermeiden und dem Kunden Flexibilität zu gewähren, wurde bewusst eine einjährige Verlängerungsperiode gewählt (anstelle mehrjähriger Blöcke). Dies gibt dem Kunden regelmäßig Gelegenheit, den Vertrag bei Bedarf zu beenden oder neu zu verhandeln, ohne in eine langfristige Falle zu geraten, wie sie bei automatischen Mehrjahresverlängerungen entstehen könnte. Selbstverständlich können die Parteien auch einvernehmlich vor Ablauf der Frist über eine Verlängerung oder Anpassung verhandeln. Sollte keine der Parteien bis zum Ablauf der jeweiligen Vertragsperiode kündigen, setzt sich das Vertragsverhältnis zu den bestehenden Konditionen fort, vorbehaltlich etwaiger Preis-Indexanpassungen nach § 9 Abs. 4.

• Ordentliche Kündigung: Eine ordentliche (d.h. vertragsfristgerechte) Kündigung ist erstmals zum Ende der Festlaufzeit möglich, danach zum Ende jeder Verlängerungsperiode. Die Kündigungsfrist beträgt [...] Monate zum jeweiligen Laufzeitende. (Beispiel: Bei einer dreijährigen Erstlaufzeit mit 6 Monaten Kündigungsfrist muss die Kündigung spätestens 6 Monate vor Ablauf des 3. Jahres beim Vertragspartner eingehen, sonst verlängert sich der Vertrag automatisch um 1 Jahr.) Die Kündigung bedarf der Schriftform (mindestens Textform, z.B. Brief oder E-Mail, sofern E-Mail im Vertrag als ausreichend vereinbart wurde). Der Anbieter wird den Kunden proaktiv erinnern, bevor eine automatische Verlängerung greift – idealerweise etwa 9 Monate vor Laufzeitende – damit der Kunde ausreichend Entscheidungszeit hat. Diese Erinnerung dient der Kundenorientierung, begründet aber kein Rechtspflicht des Anbieters; unterbleibt die Erinnerung, bleibt eine dennoch nicht fristgerecht ausgesprochene Kündigung unwirksam. Nach erfolgter fristgerechter Kündigung läuft der Vertrag zum Enddatum aus. Der Anbieter und der Kunde werden rechtzeitig vor Vertragsende einen Exit-Plan abstimmen (vgl. Abs. 6), um die Rückgabe der Kleidung und eine eventuelle Übergabe an einen neuen Dienstleister koordiniert durchzuführen.

• Außerordentliche Kündigung (wichtiger Grund): Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn einer Partei unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und beiderseitiger Interessen die Fortsetzung des Vertrags bis zum nächsten regulären Kündigungszeitpunkt nicht zugemutet werden kann (§ 314 BGB analog). Beispiele (nicht abschließend) auf Seiten des Kunden: wiederholtes, schwerwiegendes Verfehlen der zugesicherten Leistung durch den Anbieter, z.B. grobe Verstöße gegen Sicherheitsvorschriften (Lieferung von nicht normgerechter PSA, die zu gefährlichen Situationen führt), anhaltende und erhebliche Unterschreitung der vereinbarten SLAs trotz Mahnung, oder eine Insolvenz des Anbieters ohne Sicherstellung der Leistung. Beispiele auf Seiten des Anbieters: schwerwiegender Zahlungsverzug des Kunden über zwei aufeinander folgende Termine oder in erheblicher Höhe, vorsätzliche Zerstörung oder Diebstahl der Mietkleidung in großem Umfang durch den Kunden, oder Verletzung von Geheimhaltungspflichten, die dem Anbieter erheblich schadet. In jedem Fall ist eine fristlose Kündigung erst nach erfolglosem Ablauf einer angemessenen Abhilfefrist bzw. erfolgloser Abmahnung zulässig, sofern eine Nachfristsetzung nicht offensichtlich zwecklos ist. Die außerordentliche Kündigung hat schriftlich unter Angabe der Gründe zu erfolgen.

• Kündigung einzelner Teile des Vertrags: Da dieser Vertrag typischerweise ein Bündel von Leistungen (verschiedene Kleidungsgattungen, Standorte etc.) umfasst, kann der Kunde in gewissem Umfang auch Teilkündigungen vornehmen, sofern dies ausdrücklich vereinbart ist. Zum Beispiel könnte ein Standort des Kunden geschlossen werden, oder eine bestimmte Berufsgruppe wird nicht mehr eingekleidet. In solchen Fällen wird der Kunde dem Anbieter dies frühestmöglich mitteilen. Die Parteien können dann einvernehmlich vereinbaren, den Vertrag hinsichtlich dieses Teils vorzeitig zu beenden oder zu reduzieren. In der Regel wird der Anbieter einer solchen Anpassung zustimmen, wenn der betroffene Leistungsumfang deutlich vermindert ist und der Kunde ein berechtigtes Interesse hat (z.B. Standortschließung). Ggf. anfallende Kosten für vorzeitige Entflechtung (z.B. Abschreibung verbleibender Kleidung, die nicht mehr genutzt wird) sind zu verhandeln; der Anbieter wird dabei nur nachgewiesene Restkosten oder eine faire Ausgleichszahlung verlangen, da er ersparte Aufwendungen berücksichtigen muss. Fehlt eine Einigung über eine Teilkündigung, bleibt der Gesamtvertrag bis zum regulären Ende in Kraft, jedoch kann der Kunde ungenutzte Kleidung selbstverständlich zurückgeben (was den Mietpreis aber nicht automatisch mindert, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wird). Es empfiehlt sich, für planbare Schwankungen (z.B. saisonal) schon im Vertrag Flexibilitätsklauseln einzubauen, anstatt ad-hoc zu kündigen.

• Beendigungs- und Exit-Management: Im Falle der Beendigung des Vertrags – gleich aus welchem Grund – werden die Parteien in guter Absicht zusammenarbeiten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Der Kunde hat bis zum letzten VertragsTag Anspruch auf die volle vertragliche Leistung und wird im Gegenzug bis dahin seine Zahlungen leisten. Am Vertragsende verpflichtet sich der Kunde, sämtliches Mietgut, das sich noch in seinem Besitz befindet, an den Anbieter zurückzugeben. Hierzu wird eine Rückgabe-Liste erstellt: der Anbieter teilt dem Kunden mit, welche Kleidungsstücke (nach Identifikationsnummern) noch ausstehen. Idealerweise wird ein gemeinsamer Abgleich vorgenommen (z.B. eine Inventur mit RFID-Scan der beim Kunden befindlichen Teile). Fehlende Teile werden dem Kunden gemäß § 4 Abs. 7 berechnet, falls der Kunde deren Verlust zu vertreten hat. Der Anbieter holt alle vorhandenen Kleidungsteile ab und bestätigt dem Kunden die vollständige Rückgabe. Sollte der Kunde zu einem anderen Dienstleister wechseln, wird der Anbieter in angemessenem Umfang Kooperationsleistungen erbringen, um die Übernahme zu erleichtern (z.B. Auflistung der bisherigen Ausstattung je Mitarbeiter). Vertragliche Beziehungen des Kunden mit einem Folgeanbieter berühren den vorliegenden Vertrag nicht. Sofern der Kunde mit Vertragsende daran interessiert ist, bestimmte Kleidungsstücke käuflich zu übernehmen (etwa weil sie mit Logo versehen und eine Weiternutzung anderweitig schwierig ist), kann der Anbieter dem Kunden diese zum Restwert verkaufen – dies ist separat zu vereinbaren und nicht im Mietpreis enthalten. Der Anbieter entfernt nach Vertragsende seine ggf. installierten Einrichtungen (Ausgabesysteme) innerhalb einer angemessenen Frist und hinterlässt die Örtlichkeiten besenrein, wobei normale Gebrauchsspuren toleriert werden. Die Verpflichtungen aus Datenschutz und Verschwiegenheit gelten auch nach Vertragsende fort.

• Schriftformklausel für Kündigungen: Alle Kündigungen (ordentlich oder außerordentlich) bedürfen der Schriftform im Sinne von eigenhändig unterschriebenem Schreiben oder einer elektronischen Erklärung mit qualifizierter elektronischer Signatur, sofern die Parteien nicht im Einzelfall (z.B. für ordentliche Kündigung) Textform zulassen. Eine Kündigung per E-Mail ohne Signatur ist nur gültig, wenn die andere Partei dies unverzüglich bestätigt – andernfalls muss eine postalische Zusendung erfolgen. Die Fristwahrung richtet sich nach Zugangsdatum bei der Gegenseite. Beide Parteien benennen im Vertrag ihre offizielle Zustelladresse für Kündigungen.

• Zusammensetzung der Vergütung: Der Kunde zahlt dem Anbieter für die in diesem Vertrag beschriebenen Leistungen ein Mietentgelt in Form regelmäßiger Mietraten sowie gegebenenfalls Entgelte für Zusatzleistungen nach Inanspruchnahme. Die Vergütung gliedert sich im Wesentlichen in: (a) Mietpreis pro Kleidungsstück oder Ausstattungseinheit: Für jedes im Rahmen des Vertrags überlassene Kleidungsstück oder pro Mitarbeiter-Ausstattung (Set) wird ein individueller Preis berechnet. Die konkrete Preisübersicht ist in Anlage „Preisblatt“ aufgeführt, getrennt nach Artikeln (z.B. Jacke, Hose, Latzhose, etc.) und Leistungen. (b) Servicepauschalen: Falls vereinbart, können bestimmte Leistungen pauschal abgegolten werden – etwa eine wöchentliche Pauschale pro Mitarbeiter, die alle üblichen Verschleißreparaturen, Waschzyklen (bis zu einer bestimmten Frequenz) und Logistik beinhaltet. (c) Sonderleistungsentgelte: Leistungen, die über den vertraglich vorausgesetzten Standard hinausgehen, werden gesondert berechnet. Hierzu gehören z.B. Kosten für verlustige oder zerstörte Kleidung, spezielle Sonderreinigungen, Express-Lieferungen außerhalb des Turnus oder zusätzliche Ausstattungen, die der Kunde anfordert (sofern sie nicht ohnehin als Vertragsänderung eingebracht werden). (d) Einrichtungsgebühr (falls vorgesehen): Sollte der Anbieter zu Vertragsbeginn erhebliche Aufwände für die Implementierung haben (z.B. Installation eines Chipschranksystems), könnte eine einmalige Startpauschale vereinbart sein – diese ist im Preisblatt transparent ausgewiesen oder in den laufenden Raten einkalkuliert. Das Vergütungsmodell wurde so gestaltet, dass es transparent und nachvollziehbar für den Kunden ist, ohne versteckte Kosten. Alle im Rahmen des üblichen Full-Service anfallenden Tätigkeiten (Lieferung, Abholung, Waschen, Standardreparaturen, Normkontrollen, Verwaltung) sind durch die regelmäßigen Mietpreise abgedeckt. Der Kunde soll eine klare Kalkulationsbasis haben.

• Preisstaffeln und Änderungen im Umfang: Falls das Vertragsvolumen im Laufe der Zeit variiert (z.B. mehr oder weniger Mitarbeiter werden ausgestattet), gelten die im Vertrag vereinbarten Preisstaffeln. In Anlage „Preisblatt“ ist festgehalten, ob die Preise z.B. abhängig von der Mitarbeiterzahl sind oder ob es fixe Stückpreise unabhängig von der Abnahmemenge gibt. Das Modell soll flexibel auf Veränderungen reagieren: Der Kunde sollte im Falle von Wachstum zu vergleichbaren Konditionen zusätzliche Leistungen abrufen können, und im Falle von Reduktion (innerhalb gewisser Grenzen) eine Anpassung nach unten erfahren. Daher sind im Preisblatt ggf. Schwellen definiert (z.B. 50–100 Nutzer = Preis X pro Stück; 101–200 Nutzer = Preis Y pro Stück etc.). Sofern keine Staffeln definiert sind, gelten die Einzelpreise einfach fort, unabhängig von der Menge. Bei deutlichen Abweichungen (+/– 20% der ursprünglich vereinbarten Menge an Kleidung oder Nutzern) haben beide Parteien das Recht, eine Neugestaltung der Preisstruktur im Wege eines Change-Requests (§ 10) zu verlangen, um den veränderten Aufwand fair abzubilden. Bis zur Einigung hierüber gelten die bisherigen Preise weiter.

• Sonderleistungen und Zusatzkosten: Bestimmte Ereignisse oder Wünsche können Zusatzkosten auslösen, die nicht im Basismietpreis enthalten sind. Diese werden dem Kunden nur dann berechnet, wenn sie tatsächlich anfallen und müssen im Einzelnen transparent sein. Eine Liste typischer Zusatzkosten findet sich in Anlage „Preisblatt“ (bzw. den AGB des Anbieters, falls einbezogen). Beispiele: Verlust oder irreparable Beschädigung eines Kleidungsstücks durch den Kunden – in diesem Fall kann ein Pauschalbetrag berechnet werden, der dem Restwert oder Wiederbeschaffungspreis entspricht (etwa „Verlustgebühr pro Teil: EUR X“). Außerplanmäßige Größenwechsel: der erste Wechsel pro Mitarbeiter ist kostenfrei, wiederholte Wechsel aufgrund vom Mitarbeiter zu vertretender Gründe (z.B. ständiges Wechseln aus persönlicher Laune) könnten mit einer Bearbeitungsgebühr belegt sein, um Missbrauch zu vermeiden. Sonderreinigung: falls Kleidung mit außergewöhnlichen Verschmutzungen zurückkommt, die einen speziellen Reinigungsprozess erfordern (z.B. Öl verseucht, sodass Separatwäsche nötig ist), kann ein Zuschlag erhoben werden, sofern solche Fälle im Vertrag ausgenommen sind. Express-Service: wenn der Kunde ad-hoc zusätzliche Leistungen verlangt, etwa eine außerplanmäßige Zwischenlieferung innerhalb 24 Stunden, kann dies nach Aufwand berechnet werden. Logistikzuschläge: falls der Kunde Standorte in entlegenen Gebieten neu aufnimmt, die nicht in der ursprünglichen Tourenplanung waren, könnten Fahrtkostenzuschläge vereinbart werden. Wichtig ist: Alle diese möglichen Zusatzkosten müssen im Vertrag oder seinen Anhängen vorgezeichnet sein, damit der Kunde nicht überraschend belastet wird. Der Anbieter wird dem Kunden im Zweifel vor Inanspruchnahme einer kostenpflichtigen Sonderleistung auf die Kosten hinweisen (z.B. „Möchten Sie eine Expresslieferung für X € beauftragen, oder warten bis zur regulären Tour?“).

• Preisvorbehalt und Indexanpassung: Da langfristige Verträge wirtschaftlichen Veränderungen unterliegen, vereinbaren die Parteien eine Preisgleitklausel. Diese Klausel ermöglicht es dem Anbieter, die Mietpreise in bestimmten Intervallen an veränderte Kostenfaktoren anzupassen – aber ebenso dem Kunden, eine Preisanpassung nach unten zu verlangen, falls die Indizes sinken. Konkret wird vereinbart, dass einmal jährlich, erstmals zum [Datum einfügen, z.B. 1. Januar des zweiten Vertragsjahres], eine Preisprüfung erfolgt. Maßstab ist die Entwicklung folgender Indizes: (a) Lohnindex: der vom Statistischen Bundesamt veröffentlichte Index der tariflichen oder effektiven Löhne im „Wäscherei- und Textilservice-Gewerbe“ (sollte ein solcher spezieller Index nicht verfügbar sein, kann ein allgemeiner Lohnindex, z.B. der Index der durchschnittlichen Bruttolöhne und -gehälter je Arbeitnehmer in Deutschland, herangezogen werden); (b) Energieindex: der Index der Energiepreise für gewerbliche Kunden (z.B. Strom/Gas Preisindex auf Basis Statistisches Bundesamt). Die Gewichtung dieser Indizes wird auf X% Lohn, Y% Energie festgelegt (Summe 100%). Zusätzlich kann optional der allgemeine Verbraucherpreisindex (VPI) oder ein spezifischer Materialkostenindex für Textilien herangezogen werden, je nachdem, welche Kostenbestandteile dominieren. Die Formel könnte lauten: Neuer Preis = alter Preis * [ (1 + (Gewichtung_Lohn * ΔLohnindex + Gewichtung_Energie * ΔEnergieindex + Gewichtung_VPI * ΔVPI) ) ].(4) (Fortsetzung Preisvorbehalt und Indexanpassung): Basiszeitraum für die Indexberechnung ist das Quartal [QX/ Jahr], welches der Vertragsunterzeichnung vorangeht (Index = 100). Die prozentuale Änderung bis zum Quartal vor dem Anpassungszeitpunkt wird ermittelt. Beispiel: Lohnindex +5%, Energieindex +10% seit Basis; bei 50/50 Gewichtung ergibt sich +7,5% Preisänderung. Eine Deckelung wird vereinbart: Preisanpassungen sind pro Jahr auf maximal +5% begrenzt (nach oben), außer bei außergewöhnlichen Umständen (z.B. gesetzlichem Mindestlohnsprung), und nach unten auf -5% begrenzt (d.h. Preise sinken höchstens 5% pro Jahr). Änderungen jenseits dieser Korridore berechtigen beide Seiten zur Neuverhandlung. Eine Preisanpassung erfolgt nicht automatisch, sondern der Anbieter teilt dem Kunden spätestens 2 Monate vor dem geplanten Anpassungsstichtag das berechnete Ergebnis schriftlich mit. Der Kunde hat ein Widerspruchsrecht binnen 2 Wochen nach Zugang, falls er die Berechnung für fehlerhaft hält oder unbillige Härte nachweisen kann. Bleibt ein Widerspruch aus, gelten die neuen Preise ab dem vereinbarten Stichtag. Im Falle eines Widerspruchs werden die Parteien binnen weiterer 2 Wochen ein Gespräch führen, um eine Einigung (ggf. Kompromiss innerhalb der Grenzen) zu erzielen. Bis dahin gelten die alten Preise fort. Kommt keine Einigung zustande, kann jede Partei binnen 1 Monat nach Scheitern der Verhandlung den Vertrag außerordentlich mit 3 Monaten Frist zum Quartalsende kündigen. Diese Klausel soll sicherstellen, dass beide Seiten wirtschaftlich flexibel bleiben, ohne den Vertrag einseitig unzumutbar werden zu lassen.

• Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen: Der Anbieter stellt dem Kunden die Mietentgelte periodisch in Rechnung, in der Regel monatlich rückwirkend. Jede Rechnung weist die abgerechneten Positionen transparent aus – entweder pauschal pro Abrechnungszeitraum und Kostenstelle (z.B. „Miete Workwear April 2025 für 50 Mitarbeiter“) oder detailliert nach Einzelposten, entsprechend der Vereinbarung. Die Zahlung ist ohne Abzug innerhalb von [X] Tagen ab Rechnungseingang fällig. Bei Überschreiten der Zahlungsfrist gerät der Kunde ohne weitere Mahnung in Verzug. Der Anbieter ist berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB bei Handelsgeschäften) zu verlangen sowie eine Pauschale gemäß § 288 Abs. 5 BGB (40 €) im Fall des Verzuges. Weitergehender Verzugsschaden kann geltend gemacht werden. Gerät der Kunde mit einem erheblichen Betrag oder über einen erheblichen Zeitraum in Verzug, kann der Anbieter nach Mahnung und Fristsetzung seine Leistung vorübergehend einstellen (z.B. Lieferstopp) – jedoch nur, wenn er dies mindestens 2 Wochen im Voraus androht und der Kunde weiterhin nicht zahlt. Die Aufrechnung gegen Forderungen des Anbieters ist dem Kunden nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen gestattet. Ein Zurückbehaltungsrecht kann der Kunde nur insoweit ausüben, als sein Anspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht (z.B. Beanstandung von Teilleistungen berechtigt zur Zurückhaltung eines entsprechenden Teilbetrags, nicht der gesamten Zahlung). Der Anbieter wird im Fall berechtigter Beanstandungen Kulanz üben und ggf. Gutschriften oder Nachbesserung gewähren, anstatt den Kunden auf die strikte Zahlung zu verpflichten – jedoch soll dies einvernehmlich geschehen.

• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Der Anbieter versichert, dass alle Preisbestandteile in diesem Vertrag und seinen Anlagen offengelegt sind. Versteckte Kosten werden nicht erhoben. Sollte der Kunde Unklarheiten in der Abrechnung feststellen, kann er binnen 90 Tagen nach Rechnungsdatum eine Klärung verlangen. Der Anbieter wird die Kalkulation erläutern und etwaige Fehler korrigieren. Beide Parteien können einmal jährlich ein Preisgespräch führen, um die Kostenstruktur zu überprüfen und ggf. Optimierungen zu identifizieren (z.B. Senkung der Kosten durch verändertes Nutzerverhalten, das an den Kunden weitergegeben wird). Das Vergütungsmodell soll fair beiden Seiten ermöglichen, wirtschaftlich zu arbeiten: Der Anbieter deckt seine Aufwendungen und kalkuliert eine angemessene Marge ein, der Kunde erhält einen planbaren, marktgerechten Preis ohne überraschende Mehrbelastungen.

• Steuern: Alle genannten Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlich geltenden Umsatzsteuer, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vermerkt ist. Der Anbieter wird die Umsatzsteuer in den Rechnungen separat ausweisen. Sollte im Zuge gesetzlicher Änderungen eine andere steuerliche Behandlung der Leistungen eintreten (z.B. Einführung einer neuen Abgabe auf Mieten von Textilien), werden die Parteien die Preiskalkulation entsprechend anpassen, um die Auswirkungen neutral zu gestalten.

• Sicherheiten (falls erforderlich): In der Regel verzichtet der Anbieter auf Kautionen oder Vorauszahlungen, um den Kunden nicht unnötig zu belasten. Sollte jedoch aufgrund der Bonitätslage des Kunden oder einer sehr investitionsintensiven Vorleistung (z.B. Anschaffung teurer Spezialkleidung) eine Sicherheit erforderlich sein, kann in den Besonderen Bestimmungen eine Kaution oder Sicherheitsleistung vereinbart werden. Diese wäre dann in diesem Paragraphen explizit geregelt (Höhe, Verzinsung, Rückgewähr). Im Standardfall ist dies nicht vorgesehen.

Im Verlauf der Vertragsdurchführung kann es nötig werden, den vereinbarten Leistungsumfang, technische Ausgestaltungen oder andere Vertragsinhalte anzupassen. Solche Änderungen werden über ein formales Change-Request-Verfahren gesteuert, um Transparenz und Verbindlichkeit sicherzustellen. Beide Parteien können Änderungswünsche initiieren.

• Einleitung des Change-Requests: Die änderungswillige Partei (Kunde oder Anbieter) teilt der anderen Partei schriftlich mit, welche Anpassung gewünscht wird. Dies sollte in Form eines Änderungsantrags (Change-Request-Dokuments) erfolgen, der eine möglichst konkrete Beschreibung der gewünschten Änderung enthält. Beispiel: Der Kunde beantragt den Austausch der bisherigen Jacken gegen ein neues Modell mit höherer Sicherheitsklasse, oder der Anbieter schlägt eine Änderung der Lieferlogistik vor, um Effizienz zu steigern. Im Änderungsantrag sind der Gegenstand der Änderung, der Grund (z.B. geänderte gesetzliche Anforderungen, veränderte Mitarbeiterzahl, neue technische Möglichkeiten) und der zeitliche Wunschrahmen anzugeben.

• Prüfung und Auswirkungen: Nach Erhalt eines Change-Requests wird die empfangende Partei den Änderungswunsch sorgfältig prüfen. Der Anbieter analysiert insbesondere die technische Machbarkeit, den Aufwand (personell, zeitlich, finanziell) und die Auswirkungen auf bestehende Prozesse und andere Vertragsteile. Der Kunde prüft ggf. bei einem Vorschlag des Anbieters, ob die Änderung betriebsintern umsetzbar ist und seinen Zielen entspricht. Diese Bewertungsphase soll zügig erfolgen – sofern nichts anderes vereinbart, wird ein Change-Request innerhalb von [X] Wochen nach Eingang inhaltlich geprüft. Bei komplexen Änderungen kann man sich einvernehmlich auf eine Verlängerung einigen. Der Anbieter erstellt im Rahmen der Prüfung eine Änderungsfolgenabschätzung, die insbesondere enthält: neue oder geänderte Leistungen, Auswirkungen auf den Zeitplan, notwendige Mitwirkung des Kunden, Änderung der Vergütung (Mehr- oder Minderkosten), Auswirkungen auf bestehende Vertragsklauseln (z.B. SLA, Gewährleistung).

• Angebot und Entscheidung: Das Prüfergebnis wird in einem Änderungsangebot oder einer Stellungnahme dokumentiert. Wenn die antragstellende Partei der Kunde war, unterbreitet der Anbieter ein Angebot, unter welchen Bedingungen er die gewünschte Änderung umsetzen kann. Dieses Angebot beinhaltet alle relevanten Parameter (ggf. mit Alternativen oder Varianten). War der Anbieter Initiator des Changes, gibt der Kunde nach der Prüfung eine schriftliche Rückmeldung, ob er dem Vorschlag grundsätzlich zustimmt oder nicht, ggf. mit Auflagen. Anschließend verhandeln die Parteien, falls nötig, über die Details. Bei unkomplizierten Änderungen kann die Zustimmung formlos per E-Mail erklärt werden. Bei umfangreicheren oder kostenrelevanten Änderungen wird empfohlen, ein Änderungsprotokoll oder eine Nachtragsvereinbarung aufzusetzen. Bewertungskriterien für die Entscheidungsfindung sind u.a.: Erhöhung der Arbeitssicherheit oder Effizienz? Kosten-Nutzen-Verhältnis? Dringlichkeit (gesetzliche Pflicht vs. optionaler Optimierungswunsch)? Jede Partei wird die Interessen der anderen angemessen berücksichtigen. Ein Change-Request darf nicht willkürlich abgelehnt werden, sofern die andere Partei ein berechtigtes Interesse und zumutbare Konditionen anbietet – allerdings besteht kein automatischer Anspruch auf Zustimmung zu jeder Änderung.

• Umsetzung der Änderung: Wird eine Einigung über die Änderung erzielt, halten die Parteien dies schriftlich fest. Entweder durch Unterzeichnung eines Vertragsnachtrags (der als Anhang Bestandteil des Hauptvertrags wird) oder durch wechselseitige schriftliche Bestätigung des Change-Requests mit den vereinbarten Konditionen. In diesem Dokument wird auch ein Zeitplan für die Umsetzung festgelegt: Wann beginnt die Einführung der Änderung, gibt es Testphasen, und wann soll sie abgeschlossen sein. Ebenso werden Verantwortlichkeiten definiert. Beispiel: Der Anbieter verpflichtet sich, binnen 3 Monaten alle Mitarbeiter mit dem neuen Jackenmodell auszustatten; der Kunde verpflichtet sich, die alten Jacken an den Anbieter zurückzugeben. Während der Umsetzungsphase halten sich beide an diesen Plan. Sollten sich im Zuge der Umsetzung Abweichungen oder Probleme zeigen, informieren sie sich unverzüglich und suchen nach Lösungen. Je nach Tragweite kann dafür wiederum ein (vereinfachter) Change-Request gestellt werden.

• Dokumentation und Vertragsänderung: Nach erfolgreicher Umsetzung wird die Dokumentation des Vertrags angepasst. Das bedeutet, relevante Anlagen (z.B. das technische Spezifikationsblatt, der SLA-Katalog, die Preisübersicht) werden auf den neuen Stand gebracht. Das Änderungsprotokoll sollte eindeutig referenzieren, welche Stellen im ursprünglichen Vertrag durch die neue Regelung ersetzt oder ergänzt werden. Beide Seiten sollten in Besitz konsolidierter Vertragsunterlagen sein, um Missverständnisse zu vermeiden. In der Praxis reicht es oft, den Nachtrag gemeinsam mit dem Ursprungsvertrag aufzubewahren; bei mehreren Änderungen kann es sinnvoll sein, irgendwann eine bereinigte Fassung zu erstellen.

• Kosten und Aufwände im Change-Verfahren: Die Prüfung eines Change-Requests und das Erstellen eines Angebots durch den Anbieter erfolgen grundsätzlich ohne zusätzliche Berechnung, soweit es sich um zumutbaren Aufwand handelt. Nur wenn ein Änderungsverlangen sehr umfangreiche Planungsleistungen erfordert (z.B. monatelange Konzeptarbeit) und schließlich doch nicht beauftragt wird, kann der Anbieter nach vorherigem Hinweis eine angemessene Aufwandsentschädigung verlangen. Wird die Änderung umgesetzt, sind eventuelle Planungskosten in den vereinbarten Änderungskosten enthalten. Beide Parteien tragen ihre eigenen internen Aufwände (z.B. Personalzeit für Meetings) selbst. Der Anbieter wird keine Änderungskosten geltend machen, die in keinem Verhältnis zum Nutzen stehen – das Verfahren soll der Flexibilität dienen und nicht zur versteckten Gewinnquelle werden.

• Eskalation bei Uneinigkeit: Falls keine Einigung über eine vorgeschlagene Änderung erzielt wird, bleibt der ursprüngliche Vertragsumfang bestehen. Keine Partei kann die andere zur Durchführung einer Änderung zwingen. Allerdings, sollte die Verweigerung einer dringend erforderlichen Änderung (z.B. um eine Gesetzesänderung zu erfüllen) erfolgen, könnte dies in Extremfällen einen Grund für eine Vertragskündigung aus wichtigem Grund darstellen, sofern dadurch die Vertragserfüllung unmöglich oder unzumutbar wird. Um dies zu vermeiden, sollten die Parteien bei kritischen Changes das Eskalationsmodell aus § 6 Abs. 6 nutzen: also höhere Managementebenen einschalten oder notfalls eine unabhängige Vermittlung. Meist werden aber die beiderseitigen Vorteile eines Changes im Vordergrund stehen, so dass man eine tragfähige Lösung findet.

• Regelmäßige Überprüfung des Leistungsumfangs: Unabhängig von konkreten Change-Requests vereinbaren die Parteien, mindestens einmal jährlich (etwa im Rahmen des Service-Meetings nach § 6 Abs. 7) den aktuellen Leistungsumfang und etwaige Änderungsbedarfe zu besprechen. Dabei können Change-Ideen proaktiv identifiziert und gebündelt werden, anstatt adhoc zahlreiche Einzelanfragen zu stellen. Dieser kontinuierliche Verbesserungsprozess stellt sicher, dass der Vertrag „lebt“ und sich an veränderte Rahmenbedingungen anpasst, anstatt zu einem Hindernis für Verbesserungen zu werden.

Zur Gewährleistung einer hohen Qualität der Dienstleistung vereinbaren die Parteien verbindliche Service Level Agreements (SLAs). Diese SLAs definieren messbare Leistungskennzahlen (KPI), Zielwerte und eventuell Konsequenzen bei Nichteinhaltung. Sie dienen der objektiven Beurteilung der Anbieterleistung und der kontinuierlichen Verbesserung. Die SLA-Vereinbarung wird als Anlage (SLA-Katalog) diesem Vertrag beigefügt und hier kurz zusammengefasst:

• Lieferzuverlässigkeit: Der Anbieter garantiert eine termingerechte Belieferung mit sauberer Kleidung zum vereinbarten Zeitpunkt und Ort. Zielwert: mindestens 98% aller planmäßigen Lieferungen erfolgen pünktlich und vollständig im vereinbarten Umfang (Toleranz: ± [Anzahl] Teile). Eine Lieferung gilt als pünktlich, wenn sie am vorgesehenen Tag innerhalb des vereinbarten Zeitfensters erfolgt; sie gilt als vollständig, wenn keine fehlenden Teile oder falsche Größen in mehr als [x]% der gelieferten Posten vorliegen. Messung: Der Anbieter dokumentiert jede Tour; Verzögerungen oder Fehlteile werden erfasst. Reporting: monatlich im SLA-Report die Quote pünktlicher/fälliger Lieferungen.

• Verfügbarkeitsquote pro Mitarbeiter: Es wird angestrebt, dass 100% der eingekleideten Mitarbeiter stets mindestens die vereinbarte Anzahl saubere Kleidungsstücke verfügbar haben (z.B. 3 Garnituren pro Mitarbeiter). Zielwert: keine Mitarbeiter ohne frische Kleidung. Toleriert wird in Ausnahmefällen, dass ein Mitarbeiter höchstens 1 Tag ohne frisches Teil ist, sofern sofort Ersatz bereitgestellt wird. Messung: durch Stichproben (z.B. Rückmeldung des Kundenkoordinators, ob jemandem Kleidung fehlt) oder systemische Auswertung (RFID zeigt, ob jemand alle Teile abgegeben hat und noch nichts zurückerhalten hat). Maßnahme: Bei Auftreten eines solchen Engpasses wird der Anbieter innerhalb von 24 Stunden reagieren (Notlieferung, Übergangslösung).

• Reaktionszeit auf Zusatzbedarf: Benötigt der Kunde außerhalb des Turnus zusätzliche Kleidung (z.B. für einen neuen Mitarbeiter oder bei außergewöhnlicher Verschmutzungsausfall), verpflichtet sich der Anbieter zu einer schnellen Reaktion. Ziel: Rückmeldung innerhalb von 1 Werktag auf eine solche Anfrage und Lieferung/Erfüllung innerhalb von 5 Werktagen (sofern Lagerware; bei Sondergrößen nach Vereinbarung). Messung: Log der Kundenanfragen und Zeitpunkt der Erledigung.

• Sauberkeits- und Hygienegrad: Die zurückgelieferte Kleidung muss frei von sichtbaren Verschmutzungen und Gerüchen sein. Es gelten branchenspezifische Hygieneanforderungen (z.B. bei Lebensmittelbetrieben keimarm gemäß DIN 10524). Ein qualitativer KPI kann durch Reklamationsquote Sauberkeit abgebildet werden: Zielwert: Weniger als 1% der zurückgelieferten Teile werden vom Kunden wegen unzureichender Reinigung beanstandet. Messung: Der Kunde meldet ungeeignete Teile; der Anbieter führt Buch.

• Reparaturqualität: Ausgeführte Reparaturen (Nähte, Flicken, Ersatz von Knöpfen/Reißverschlüssen) sollen fachgerecht und dauerhaft sein. KPI: Wiederholungsreparaturquote unter 5% (d.h. höchstens 5% der einmal reparierten Teile müssen innerhalb von 3 Monaten erneut wegen desselben Defekts nachgearbeitet werden). Messung: interne Statistik des Anbieters.

• Austauschfristen verschlissener Kleidung: Wenn ein Kleidungsstück das Ende seiner Nutzungsdauer erreicht (Verschleiß, Normabweichung), wird es durch den Anbieter präventiv ausgetauscht (siehe § 3 Abs. 3 und 4). KPI: Durchschnittliche Nutzungsdauer im Rahmen der vorgesehenen Waschgänge, z.B. mindestens 50 Wäschen pro Teil, ohne Funktionsverlust. Messung: Der Anbieter trackt die Waschgänge per RFID; sollte ein Teil früher aussondern sein müssen, wird dies erfasst. Dieser KPI dient v.a. der internen Qualitätssicherung (keine direkte Sanktion, aber als Leistungsmerkmal dokumentiert).

• Reaktionszeit auf Reklamationen: Jegliche vom Kunden gemeldete Reklamation (fehlendes Teil, falsche Größe, defekter Automat etc.) wird vom Anbieter innerhalb von 24 Stunden zumindest mit einer Zwischennachricht beantwortet (Bestätigung des Eingangs und erste Einschätzung). Ziel: 95% der Reklamationen innerhalb 1 Werktag Rückmeldung. Messung: Ticket- oder E-Mail-Eingang vs. Antwortzeit.

• Störungsbehebungszeit: Bei gemeldeten Störungen (z.B. Ausgabesystem ausgefallen, IT-System nicht zugänglich) beginnt der Anbieter unverzüglich mit der Fehlerbehebung. Ziel: Kritische Störungen, die den Kleiderausgabe-Prozess lahmlegen, werden innerhalb 8 Stunden behoben oder es wird ein Workaround bereitgestellt. Weniger kritische Störungen (App kleinere Fehler) innerhalb 2 Werktagen. Messung: Ausfallzeit pro Ereignis, gemeldet vs. gelöst.

• Reklamationsquote gesamt: Anteil der Kleidungsstücke oder Lieferungen, die vom Kunden reklamiert werden (aus beliebigen Gründen). Ziel: unter 2% der Stücke pro Lieferzyklus mit Reklamation. Messung: #Reklamationen / #gelieferte Teile.

• Benutzerzufriedenheit: Auf Wunsch kann der Kunde periodisch (z.B. jährlich) eine Zufriedenheitsumfrage unter den Trägern der Kleidung durchführen. Ergebnisse fließen qualitativ ins SLA-Gespräch ein. Kein harter KPI, aber z.B. Ziel: > 80% der Mitarbeiter bewerten den Service mit „zufrieden“ oder besser.

• Schadensquote / Unfallfreiheit: Falls relevant, kann man tracken, ob es Unfälle/Beinaheunfälle gab, bei denen Kleidung versagt hat. Dieser Wert sollte 0 sein. Treten Vorfälle auf, analysieren beide gemeinsam die Ursache.

• Konsequenzen bei SLA-Verstößen: Werden die oben definierten Zielwerte in einem Auswertungszeitraum nicht erreicht, ergreift der Anbieter Abhilfemaßnahmen. Zum Beispiel: Bei Unterschreitung der Lieferzuverlässigkeit wird die Tourenplanung optimiert oder zusätzliches Fahrzeug eingesetzt. Darüber hinaus können finanzielle Gutschriften oder Vertragsstrafen vereinbart werden. Als kundenorientierter Ansatz könnte z.B. gelten: Wenn die Lieferzuverlässigkeit unter 95% in einem Monat fällt, erhält der Kunde eine Gutschrift von X% der monatlichen Mietrate; bei Unterschreiten der Reaktionszeit-Ziele wiederholt, eine pauschale Entschädigung von Y €. Konkrete Werte sind im SLA-Anhang definiert. Bei erheblichen dauerhaften SLA-Verletzungen (z.B. 3 Monate in Folge deutliche Unterschreitung) hat der Kunde das Recht, ein außerordentliches Gespräch der Geschäftsleitungen zu fordern (Eskalation) und – falls binnen weiterer Frist keine Besserung – ggf. das Vertragsverhältnis mit verkürzter Frist zu kündigen, sofern ein wichtiger Grund vorliegt (§ 8 Abs. 4). Beide Parteien verstehen die SLA-Klauseln primär als Instrument der Qualitätssicherung, nicht der Bestrafung. Im Vordergrund steht, dass Probleme identifiziert und gelöst werden.

• Reporting und Review: Der Anbieter erstellt in den vereinbarten Intervallen (z.B. monatlich oder quartalsweise) einen SLA-Report, der alle relevanten KPIs und deren Ist-Werte enthält, nebst kurzer Kommentierung. Dieser Report wird dem Kunden zur Verfügung gestellt, etwa via E-Mail oder im Kundenportal. Zusätzlich findet mindestens ein SLA-Review-Meeting pro Quartal/Halbjahr statt (siehe § 6 Abs. 7), in dem die Performance diskutiert wird. Sollten KPIs übererfüllt werden, kann der Kunde dem Anbieter positives Feedback geben; bei Untererfüllung werden gemeinsam Verbesserungsmaßnahmen definiert. Die SLA-Vereinbarung kann im Laufe der Zeit auch angepasst werden (im Wege eines Change-Requests), falls gewisse KPIs nicht mehr sinnvoll sind oder neue wichtiger werden.

• Gewährleistung des Anbieters (Sach- und Rechtsmängel): Der Anbieter gewährleistet, dass die Mietkleidung sowie die bereitgestellten Systeme bei Übergabe frei von Sach- und Rechtsmängeln sind, die den vertragsgemäßen Gebrauch beeinträchtigen. Tritt während der Mietzeit ein Mangel auf (z.B. Materialfehler, Normabweichung, Defekt an einem Ausgabesystem), wird der Anbieter im Rahmen seiner Nacherfüllungspflicht den Mangel auf eigene Kosten beheben. Dies kann nach Wahl des Anbieters durch Reparatur oder Austausch des mangelhaften Gegenstands geschehen, wobei immer der für den Kunden zumutbarere Weg zu wählen ist. Die Nacherfüllung soll unverzüglich, spätestens innerhalb angemessener Frist erfolgen. Gelingt dem Anbieter die Mängelbeseitigung trotz zweimaligen Versuchs nicht, stehen dem Kunden die gesetzlichen Rechte zu (Mietminderung, gegebenenfalls Kündigung bei erheblichen Mängeln). Allerdings vereinbaren die Parteien für unerhebliche Mängel einen Ausschluss der Minderung – geringfügige Beeinträchtigungen, die den Gebrauch nicht oder nur unerheblich mindern (z.B. ein kaum sichtbarer Fleck, der bei nächster Reinigung entfernt wird), berechtigen nicht zur Mietminderung. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass die Kleidung für einen nicht vorhergesehenen Einsatzzweck geeignet ist, sofern der Kunde ihn nicht darauf hingewiesen hat. Sollte der Kunde besondere Einsatzzwecke planen (z.B. Nutzung der Kleidung in Reinräumen, Kontakt mit aggressiven Chemikalien), muss er dies rechtzeitig mitteilen, damit der Anbieter die Eignung bestätigen kann. Andernfalls gilt die übliche Verwendung als vereinbart. Rechtsmängel (z.B. Patentansprüche auf RFID-Technik) liegen nach Kenntnis des Anbieters nicht vor; er stellt den Kunden insoweit frei, sollte doch ein Dritter Ansprüche erheben, die vom Anbieter zu vertreten sind.

• Haftung des Anbieters: Der Anbieter haftet im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen für Schäden, die dem Kunden durch Verletzung von Vertragspflichten entstehen. Für Personenschäden (Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit) und für Schäden nach Produkthaftungsgesetz haftet der Anbieter unbegrenzt nach den gesetzlichen Vorschriften. Insbesondere bleibt die verschuldensunabhängige Produkthaftung unberührt: Sollte durch einen Fehler der Mietkleidung (z.B. mangelhafte Schutzfunktion) ein Personenschaden oder ein Sachschaden an privat genutzten Gegenständen entstehen, greift das Produkthaftungsgesetz mit der darin vorgesehenen Haftung des Herstellers bzw. In-Verkehr-Bringers. Der Anbieter stellt sicher, dass für solche Fälle eine entsprechende Versicherung besteht (siehe Abs. 5). Für sonstige Schäden gilt: der Anbieter haftet für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit unbeschränkt. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter – außer in den Fällen einer Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit – nur, sofern eine wesentliche Vertragspflicht (Kardinalpflicht) verletzt wurde. Eine Kardinalpflicht in diesem Sinne ist eine Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde vertrauen durfte (z.B. rechtzeitige Bereitstellung der notwendigen Schutzkleidung). In diesen Fällen wird die Haftung des Anbieters der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden. Haftungsausschluss: Soweit rechtlich zulässig, ist eine Haftung des Anbieters für mittelbare Schäden oder Folgeschäden ausgeschlossen, insbesondere entgangener Gewinn, Betriebsunterbrechung, Produktionsausfall oder etwaige immaterielle Schäden, sofern sie nicht durch Vorsatz/grobe Fahrlässigkeit oder aufgrund übernommener Garantie verursacht wurden. Ein Beispiel: Sollte Kleidung verspätet geliefert werden und dem Kunden deshalb ein Produktionsstillstand entstehen, haftet der Anbieter dafür nur, wenn ihn ein grobes Verschulden trifft; ansonsten ist dies als indirekter Folgeschaden von der Haftung weitgehend ausgenommen. Die Haftung nach Produkthaftungsgesetz oder aus ausdrücklich schriftlich gegebenen Garantien bleibt von diesen Beschränkungen unberührt. Ebenso unberührt bleibt die Haftung bei arglistigem Verschweigen eines Mangels oder Personenschäden.

• Haftung des Kunden: Der Kunde haftet gegenüber dem Anbieter nach den gesetzlichen Regeln, insbesondere für Beschädigung oder Verlust der Mietsache, sofern er diese zu vertreten hat (vgl. § 4 Abs. 7). Macht der Anbieter Schadenersatz wegen vom Kunden verschuldeter Zerstörung/Verlust geltend, bemisst sich die Höhe nach dem Zeitwert des Kleidungsstücks zum Zeitpunkt des Ereignisses, maximal jedoch dem Wiederbeschaffungswert für ein vergleichbares neues Teil, abzüglich ersparter Aufwendungen (z.B. nicht mehr anfallende Reinigungskosten). Der Zeitwert kann linear über eine branchenübliche Nutzungsdauer abgeschrieben berechnet werden (etwa 3 Jahre für normale Arbeitskleidung). Der Kunde haftet nicht für normale Abnutzung und Verschleiß – dies ist bereits durch die Mietrate abgedeckt. Falls der Kunde gegen Pflichten aus § 4 erheblich verstößt (z.B. vorsätzlich falsche Nutzung, die zu Schäden führt), kann er dem Anbieter zum Ersatz verpflichtet sein. Eine generelle Haftung für alle Risiken übernimmt der Kunde jedoch nicht; insbesondere haftet er nicht für Handlungen des Anbieters oder dessen Personals.

• Gefahrübergang und Risikoverteilung: Die Sachgefahr (das Risiko des zufälligen Untergangs oder Verschlechterung der Mietsache) trägt gemäß Mietrecht grundsätzlich der Anbieter als Eigentümer. Das bedeutet: Geht ein Kleidungsstück ohne Verschulden des Kunden und ohne Verstoß gegen dessen Sorgfaltspflichten verloren oder kaputt (z.B. Diebstahl durch Dritte trotz normaler Sicherung, Brand im Betriebsgebäude trotz Einhaltung aller Vorsichtsmaßnahmen), so darf der Anbieter nicht den vollen Neuwert vom Kunden verlangen. Er wird vielmehr versuchen, über seine Versicherung Ersatz zu erhalten (sofern versichert) oder den Verlust als allgemeines Geschäftsrisiko verbuchen. Allerdings hat der Kunde seinerseits alles Zumutbare zu tun, um solche Vorfälle zu verhindern (Obliegenheit). Transportgefahr: Während des Transportes von Kleidung zwischen Anbieter und Kunde trägt der Anbieter das Risiko (er oder sein Frachtführer). Wenn also auf dem Transport LKW Kleidungsstücke abhandenkommen oder beschädigt werden, muss der Anbieter für Ersatz sorgen, ohne den Kunden zu belasten. Übergibt jedoch der Anbieter die Kleidungsstücke dem Kunden oder einem Bevollmächtigten in dessen Machtbereich (z.B. deponiert in den Spind), so geht die Gefahr für diese Stücke bis zur Abholung durch den Anbieter wieder auf den Kunden über. In praktischer Handhabung: Der Kunde haftet für Verluste innerhalb seines Bereichs (Umkleideräume), der Anbieter für Verluste auf seinem Gelände und beim Transport. Für vom Kunden eingebrachte Gegenstände (z.B. Mitarbeiter hat eigenes Werkzeug in der Kleidung vergessen und es geht in der Wäscherei verloren) übernimmt der Anbieter keine Haftung, außer in Fällen von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Dies sollte der Kunde seinen Mitarbeitern kommunizieren, empfindliche persönliche Dinge nicht an oder in der Dienstkleidung zu belassen.

• Versicherungspflichten des Anbieters: Der Anbieter verpflichtet sich, eine angemessene Betriebshaftpflichtversicherung aufrechtzuerhalten, die auch die Risiken aus diesem Vertrag abdeckt. Insbesondere muss die Police Schäden an Dritten und am Eigentum des Kunden abdecken, die durch die Tätigkeit des Anbieters oder durch gelieferte fehlerhafte Produkte entstehen (inkl. erweiterte Produkthaftpflicht für Zulieferteile). Die Deckungssummen betragen mindestens X Mio. € pauschal für Personen- und Sachschäden. Ferner sollte die Versicherung das Risiko des Schlüsselverlustes (falls Anbieter-Personal Schlüssel zu Räumen hat) und Umweltschäden (durch Chemikalien aus Waschmittel etc., falls relevant) mit abdecken. Auf Verlangen weist der Anbieter dem Kunden den Versicherungsschutz nach (Bescheinigung des Versicherers). Der Anbieter ist zudem dafür verantwortlich, seine Mitarbeiter unfallzuversichern (Berufsgenossenschaft) und die Mietkleidung selbst kann er auf eigene Kosten gegen Feuer, Diebstahl etc. versichern (eine Verpflichtung hierzu besteht dem Kunden gegenüber aber nicht; es liegt im Ermessen des Anbieters, dieses Inventarrisiko selbst zu tragen oder zu versichern).

• Versicherung/Schutz des Kunden: Der Kunde seinerseits sollte für die Absicherung seiner allgemeinen Betriebsrisiken sorgen. Eine besondere Versicherungspflicht dem Anbieter gegenüber wird nicht auferlegt; allerdings wird empfohlen, dass der Kunde beispielsweise eine Inhaltsversicherung hat, die auch fremdes Eigentum auf dem Betriebsgelände mit abdeckt – so wäre z.B. im Brandfall auch die Mietkleidung, die gerade im Spind hängt, über die Versicherung des Kunden geschützt. Sofern dies der Fall ist und der Versicherer Entschädigung leistet, würde der Kunde diese Entschädigung an den Anbieter für die zerstörte Kleidung weitergeben. Darüber hinaus muss der Kunde dafür Sorge tragen, dass seine gesetzliche Haftpflicht (etwa bei Verletzung der Verkehrssicherungspflichten auf seinem Gelände, was auch das Personal des Anbieters schützen soll) versichert ist. Beide Seiten vereinbaren, im Schadenfall eng zu kooperieren – Schadenminderungspflicht: jeder Schaden soll so gering wie möglich gehalten werden.

• Haftungsfreistellungen durch den Anbieter: Falls ein Mitarbeiter des Kunden aufgrund eines Mangels der Schutzkleidung einen Unfall erleidet und der Kunde deshalb von dritter Seite (z.B. Unfallversicherung oder Angehörigen) in Anspruch genommen wird, wird der Anbieter den Kunden im Innenverhältnis freistellen, sofern der Unfall auf ein Verschulden oder Versäumnis des Anbieters zurückzuführen ist. Beispiel: Der Anbieter hat versäumt, rechtzeitig verschlissene Schutzwesten auszutauschen, der Mitarbeiter war dadurch unzureichend sichtbar und erlitt einen Unfall – hier haftet zwar der Arbeitgeber dem Grunde nach ggf. mit, aber intern würde der Anbieter übernehmen, da es sein Pflichtverstoß war. Umgekehrt stellt der Kunde den Anbieter frei, falls Dritte den Anbieter wegen eines vom Kunden verursachten Schadens in Anspruch nehmen.

• Verjährung: Etwaige Ansprüche des Kunden wegen Mängeln der Mietkleidung (Gewährleistung) verjähren entsprechend § 548 BGB für Mietsachen in 6 Monaten ab Rückgabe der jeweiligen Sache. Ansprüche auf Schadensersatz verjähren nach den gesetzlichen Fristen (§§ 195, 199 BGB, in der Regel 3 Jahre ab Ende des Jahres der Kenntnis). Für vorsätzliche Pflichtverletzungen und Ansprüche aus Produkthaftung gelten die jeweiligen Sonderfristen.

• Anwendbare Datenschutzgesetze: Der Anbieter und der Kunde verarbeiten im Rahmen der Durchführung dieses Vertrags personenbezogene Daten (insbesondere Daten der Mitarbeiter des Kunden wie Namen, Größen, ggf. Mitarbeiter-ID, und Nutzungsdaten der Kleidung). Beide Parteien verpflichten sich zur Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Soweit der Anbieter für den Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, handelt er als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Die Parteien werden einen separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO abschließen, der die Einzelheiten regelt. Hierfür kann eine vorhandene Formulierungshilfe der Datenschutzaufsichtsbehörden verwendet werden. Der AVV wird als Anlage diesem Vertrag beigefügt oder spätestens vor Verarbeitung der Daten abgeschlossen. Darin werden u.a. Umfang, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten (z.B. Name, Beschäftigtendaten, Größen, Kleidungszuordnung) und die Kategorien betroffener Personen (Mitarbeiter des Kunden) festgelegt, sowie die Pflichten des Anbieters als Auftragsverarbeiter.

• Zweckbindung und Weisungsrecht: Der Anbieter darf die vom Kunden erhaltenen oder im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten ausschließlich zur Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen verwenden. Eine Nutzung zu eigenen Zwecken oder für Dritte ist unzulässig, es sei denn, der Kunde hat dem ausdrücklich schriftlich zugestimmt oder es liegt eine gesetzliche Erlaubnis vor. Der Kunde bleibt im datenschutzrechtlichen Sinne Verantwortlicher für die Daten seiner Mitarbeiter und hat somit das Weisungsrecht gegenüber dem Anbieter hinsichtlich der Verarbeitung. Der Anbieter verarbeitet die Daten nur nach dokumentierter Weisung des Kunden (die dieser Vertrag und der AVV bereits weitgehend vorgeben). Insbesondere wird der Anbieter Auskünfte, Löschungen oder Berichtigungen zu personenbezogenen Daten vornehmen, wenn der Kunde dies verlangt oder dies zur Wahrung von Betroffenenrechten nach DSGVO erforderlich ist.

• Art der verarbeiteten Daten: Typischerweise verarbeitet der Anbieter folgende Datenkategorien: Stammdaten der Träger (Name, Personalnummer o.ä., Bekleidungsgröße, Abteilung zur logistischen Zuordnung), Nutzungsdaten (welche Kleidungsstücke wurden welchem Mitarbeiter wann zugeteilt, wie lange in Nutzung, Anzahl Waschgänge pro Teil, ggf. RFID-Logins bei Entnahme/Rückgabe), Kommunikationsdaten (Ansprechpartner des Kunden, Kontaktdaten) und Zugangsdaten für etwaige IT-Systeme (Benutzerkennungen im Portal, Zugriffsrechte). Sensible Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO (besondere Kategorien wie Gesundheitsdaten) werden nicht systematisch verarbeitet, außer evtl. indirekt: z.B. aus der Größe könnte sehr mittelbar auf Körpermaße geschlossen werden, was aber kein sensibles Datum darstellt. Sollte der Anbieter Kenntnis von Gesundheitsdaten erhalten (z.B. Schuh-Spezialeinlagen wegen medizinischer Notwendigkeit), wird er diese vertraulich behandeln und nur für den Zweck (passendes Material liefern) nutzen.

• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM): Der Anbieter gewährleistet den Schutz der personenbezogenen Daten durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gem. Art. 32 DSGVO. Hierzu gehören unter anderem: Zutrittskontrollmaßnahmen zu Räumen mit IT-Systemen (Schließsysteme, Alarmanlagen in Rechenzentrum), Zugriffskontrollen in Software (Rollenkonzepte, Passwörter), Transportverschlüsselung (z.B. SSL/TLS bei Datenübertragung zwischen Kunde und Anbieterportal), Verschlüsselung sensibler Daten in der Datenbank (wenn angebracht, z.B. Hashen von Passwörtern), regelmäßige Backups, Möglichkeiten zur schnellen Wiederherstellung der Daten bei einem physischen oder technischen Zwischenfall, und ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit dieser Maßnahmen. Der Anbieter stellt sicher, dass sein Personal mit den Datenschutzgrundsätzen vertraut ist und schult Mitarbeiter, die mit den Daten umgehen (z.B. IT-Administratoren, Servicemitarbeiter mit Zugang zu personenbezogenen Lieferdaten). Sollte der Anbieter Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter) einsetzen – etwa einen IT-Hostingdienstleister – wird er den Kunden vorab darüber informieren und vertraglich sicherstellen, dass die gleichen Datenschutzpflichten dort eingehalten werden (einschließlich Abschluss eines AV-Vertrags mit dem Subunternehmer und Einholung eventueller Zustimmung des Kunden, soweit gefordert).

• Benutzerverwaltung und Zugriffsrechte: In Zusammenhang mit der Service-App / Webportal regelt der Anbieter, dass jeder User persönliche Zugangsdaten erhält. Standardmäßig erhält der Kunde Admin-Zugänge für seine Koordinatoren, die dann selbst Mitarbeiter als Nutzer anlegen können (z.B. weitere Abrufberechtigte). Alternativ übernimmt der Anbieter das Anlegen und Löschen von Nutzerkonten auf Weisung des Kunden. Der Kunde sorgt dafür, dass Zugangsdaten nicht unberechtigten Personen zugänglich gemacht werden. Der Anbieter implementiert Funktionen wie regelmäßige Passwortänderung, Sperren bei zu vielen Fehlversuchen und 2-Faktor-Authentifizierung (falls angemessen für die Sensibilität der Daten). Wenn Mitarbeiter des Kunden ausscheiden oder keinen Zugriff mehr haben sollen, informiert der Kunde unverzüglich den Anbieter oder löscht das Konto eigenständig – dadurch wird Missbrauch vorgebeugt. Der Anbieter protokolliert administratorkritische Aktionen (z.B. Vergabe von Rechten) zur Nachvollziehbarkeit.

• Datenspeicherung und -löschung: Der Anbieter speichert personenbezogene Daten nicht länger als nötig. Während der Vertragslaufzeit werden die Daten fortlaufend aktualisiert. Nach Vertragsende (bzw. nach Ende des Auftragsverhältnisses im datenschutzrechtlichen Sinne) wird der Anbieter alle personenbezogenen Daten des Kunden, die er als Auftragsverarbeiter verarbeitet hat, entweder nach Wahl des Kunden löschen oder zurückgeben, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Typischerweise wird es ausreichend sein, die Daten zu löschen bzw. anonymisieren, da der Kunde seine eigenen Aufzeichnungen hat. Auf Wunsch kann der Anbieter dem Kunden einen finalen Datenträger mit allen relevanten Datenbeständen übergeben, bevor er sie aus seinen Systemen entfernt. In Backups kann es technisch bedingt noch eine Zeit lang Datenreste geben; der Anbieter stellt jedoch sicher, dass diese nicht wieder produktiv verwendet werden und nach Ablauf der Backup-Retention ebenfalls gelöscht/überschrieben sind.

• Vertraulichkeit und Geheimhaltung: Alle personenbezogenen Daten und Betriebsdaten werden vom Anbieter vertraulich behandelt. Er wird sie nicht an unberechtigte Dritte weitergeben. Ausgenommen sind erforderliche Weitergaben an Subunternehmer (z.B. ein Logistikpartner erhält Lieferlisten mit Namen und Schranknummern – dies ist durch AVV geregelt) oder gesetzlich geforderte Meldungen an Behörden. Sollte eine Behörde oder betroffene Person Auskunft verlangen, informiert der Anbieter den Kunden, soweit rechtlich zulässig, um abgestimmt reagieren zu können. Mitarbeiter des Anbieters, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, sind gemäß Art. 29 DSGVO auf die Einhaltung der Datenschutzregeln verpflichtet worden (Verpflichtung auf Vertraulichkeit).

• Meldung von Datenschutzvorfällen: Der Anbieter verfügt über ein internes Verfahren zum Umgang mit Datenschutzverletzungen (z.B. Verlust eines Datenträgers, Hackerangriff). Er wird den Kunden unverzüglich informieren, sobald ihm eine Verletzung des Schutzes der vom Auftrag umfassten personenbezogenen Daten bekannt wird, damit der Kunde etwaige Meldepflichten nach Art. 33, 34 DSGVO erfüllen kann. Die Information umfasst möglichst: Art der Verletzung, betroffene Datenkategorien und -umfang, Konsequenzen und vom Anbieter ergriffene Gegenmaßnahmen. Der Anbieter wird in Abstimmung mit dem Kunden weitere erforderliche Schritte einleiten, um den Vorfall einzudämmen und zukünftig zu verhindern.

• IT-Sicherheit Ausgabesystem/App: Die IT-gestützten Komponenten (Software, Hardware) werden vom Anbieter sicher betrieben. Das bedeutet, er spielt regelmäßig Sicherheitsupdates ein, trennt die Systemumgebungen vom öffentlichen Netz soweit möglich (bzw. setzt Firewalls ein), und lässt ggf. Sicherheitsüberprüfungen (Penetrationstests) durchführen, insbesondere bei der App, um unbefugten Zugriff oder Datendiebstahl vorzubeugen. Wenn die Ausgabesysteme beim Kunden ans Netz gehen, geschieht dies möglichst in einem Gast- oder isolierten Netzwerk, um keinen Zugang zum Firmennetz des Kunden zu eröffnen. Hier arbeitet der Anbieter mit der IT-Abteilung des Kunden zusammen. Sollte der Kunde Anforderungen nach einem bestimmten Sicherheitsstandard haben (z.B. ISO 27001 Zertifizierung oder branchenspezifische Anforderungen wie TISAX bei Automobil), wird der Anbieter, soweit möglich, diese Anforderungen unterstützen und nachweisen.

• Datenschutz beim RFID-Einsatz: Der Einsatz von RFID-Technologie kann auch datenschutzrechtlich relevant sein, insbesondere wenn dadurch Bewegungsprofile von Mitarbeitern erstellt werden könnten. Der Anbieter versichert, dass die RFID-Daten primär zur Logistiksteuerung genutzt werden (Erfassung Ein-/Ausgang von Kleidungsstücken). Eine Überwachung individueller Mitarbeiterleistung ist nicht bezweckt. Sollte im System z.B. nachvollziehbar sein, wann ein Mitarbeiter seine Wäsche wechselt, werden solche Daten nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle herangezogen. Der Kunde achtet ebenfalls darauf, RFID-Daten nicht missbräuchlich zu verwenden. Gegebenenfalls ist der Betriebsrat des Kunden über den RFID-Einsatz zu informieren und in einer Betriebsvereinbarung festzuhalten, was mit den Daten (nicht) gemacht wird – der Anbieter liefert dazu gerne Transparenz, wie sein System funktioniert, um Bedenken auszuräumen.

• Auswertung anonymisierter Daten: Der Anbieter darf – nur nach vorheriger Abstimmung mit dem Kunden – anonymisierte oder aggregierte Nutzungsdaten zu Statistik- und Optimierungszwecken verwenden (z.B. durchschnittliche Waschzyklen pro Jacke in Branche X), sofern daraus keine Rückschlüsse auf einzelne Personen oder den Kunden als ganzes gezogen werden können. Solche Auswertungen können dem Anbieter helfen, seinen Service zu verbessern, und dem Kunden z.B. Benchmark-Informationen liefern. Der Kunde kann einer solchen Datennutzung jederzeit widersprechen.

• Dauer der Datenschutzpflichten: Die Pflichten in diesem § 13 gelten über die Vertragslaufzeit hinaus, solange der Anbieter personenbezogene Daten im Zusammenhang mit diesem Vertrag verarbeitet. Auch danach besteht eine fortwirkende Geheimhaltungspflicht (keine unbefugte Offenbarung ehemaliger Auftragsdaten).

• Vertragseinheit und Rangfolge: Dieser Vertrag einschließlich seiner Anhänge (Leistungsbeschreibung, Preisblatt, SLA-Katalog, ggf. AVV, Rollout-Plan etc.) stellt die vollständige Vereinbarung der Parteien dar. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Sollten die Anhänge Widersprüche zum Hauptvertragstext enthalten, gilt vorrangig die speziellere Regelung, sofern nicht ausdrücklich anders bestimmt. Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform. Das Schriftformerfordernis gilt auch für eine Änderung dieser Klausel selbst. E-Mail genügt für formale Vertragsänderungen nur, wenn qualifiziert elektronisch signiert oder wenn im Einzelfall von beiden Seiten schriftlich bestätigt.

• Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB): Etwaige allgemeine Geschäftsbedingungen einer Partei finden auf dieses Vertragsverhältnis keine Anwendung, soweit sie nicht ausdrücklich Bestandteil des Vertrags geworden sind. Insbesondere ersetzt dieser individuell ausgehandelte Vertrag etwaige vorformulierte Lieferbedingungen des Anbieters. Falls dennoch in Bezug genommene AGB-Regelungen bestehen (z.B. in einem Bestellschein), haben im Zweifel die Bestimmungen dieses Vertrags Vorrang.

• Gerichtsstand und anwendbares Recht: Dieser Vertrag unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und des deutschen Internationalen Privatrechts, soweit letzteres zur Anwendung ausländischen Rechts führen würde. Erfüllungsort für die Leistungen des Anbieters ist der Ort des Kundenbetriebs, für die Zahlung des Kunden der Sitz des Anbieters. Soweit der Kunde Kaufmann im Sinne des HGB, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, vereinbaren die Parteien als Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag den Sitz des Anbieters. Der Anbieter ist jedoch berechtigt, seine Ansprüche auch am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden geltend zu machen. Zwingende gesetzliche Gerichtsstände (insb. für Mahnverfahren oder bei Verbraucherbeteiligung, falls je einschlägig) bleiben unberührt.

• Salvatorische Klausel: Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags unwirksam, nichtig oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen Vertragsbestimmungen. Anstelle der unwirksamen Klausel gilt diejenige rechtlich wirksame Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen möglichst nahekommt und von den Parteien bei Kenntnis der Unwirksamkeit zum Vertragsschluss vernünftigerweise vereinbart worden wäre. Entsprechendes gilt für etwaige Vertragslücken. § 139 BGB (Teilnichtigkeit) wird abbedungen.

• Vertragsübernahme und Unterauftragnehmer: Der Anbieter ist ohne Zustimmung des Kunden nicht berechtigt, Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag auf Dritte zu übertragen, außer innerhalb von Konzernunternehmen des Anbieters. Eine Vertragsübernahme im Rahmen von Unternehmensveräußerungen bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Kunden, die dieser nicht unbillig verweigern wird. Der Einsatz von Unterauftragnehmern durch den Anbieter (z.B. Sub-Wäscherei, Logistikpartner) ist grundsätzlich gestattet, soweit der Anbieter den Kunden darüber informiert und die vertragliche Leistung dadurch nicht beeinträchtigt wird. Der Anbieter bleibt für die Vertragserfüllung durch Subunternehmer wie für eigenes Handeln verantwortlich. Im AVV sind zusätzliche Bestimmungen für Unterauftragnehmer im datenschutzrechtlichen Sinn geregelt (siehe § 13).

• Höhere Gewalt: Keine Partei haftet für die Nichterfüllung ihrer Pflichten, wenn diese auf Ereignissen höherer Gewalt beruhen. Als höhere Gewalt gelten Ereignisse, die von außen kommen, unvorhersehbar und unbeherrschbar sind, z.B. Naturkatastrophen, Feuer, Überschwemmungen, Krieg, behördliche Anordnungen oder Arbeitskämpfe (Streik, Aussperrung), sofern letztere nicht auf das Verschulden der Parteien zurückzuführen sind. Die betroffene Partei hat die andere unverzüglich über den Eintritt solcher Umstände zu informieren und alles Zumutbare zu unternehmen, um die Auswirkungen zu minimieren. Ist die Leistungserbringung durch höhere Gewalt dauerhaft (länger als [Zeitraum, z.B. 3 Monate]) unmöglich, sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen, ohne dass hieraus Schadensersatzansprüche entstehen.

• Sonstige Bestimmungen: Änderungen des Firmenwortlauts, der Anschrift oder zustellungsrelevanter Kontaktdaten einer Partei sind der jeweils anderen Partei unverzüglich mitzuteilen. Rechte aus diesem Vertrag können nur zusammen mit dem Vertrag als Ganzes abgetreten werden; die Abtretung einzelner Ansprüche (z.B. Forderungen) ist nur mit vorheriger Zustimmung der Gegenpartei zulässig, wobei § 354a HGB unberührt bleibt (Abtretbarkeit von Geldforderungen unter Kaufleuten). – Sollte der Vertrag in mehrere Sprachfassungen übersetzt werden, ist allein die deutsche Fassung rechtlich verbindlich; andere Sprachversionen dienen nur der Information. – Bei Bedarf können die Parteien zur Durchführung dieses Vertrags weitere Ausführungsbestimmungen in Anlagen regeln (z.B. Prozessbeschreibungen, Kontakthandbücher), die im Zweifel jedoch keine eigenständigen Vertragsänderungen darstellen, sondern nur Konkretisierungen.

• Inkrafttreten: Dieser Vertrag tritt mit Unterzeichnung durch beide Parteien in Kraft, soweit kein abweichendes Datum im Vertragstext genannt ist. Er bleibt bis zur ordnungsgemäßen Beendigung gültig. Alle Anlagen in der bei Vertragsschluss aktuellen Fassung sind integraler Vertragsbestandteil. Änderungen oder Ergänzungen nach Vertragsschluss (z.B. geänderte Anlagen im Zuge eines Change-Requests) werden entsprechend gekennzeichnet und ebenfalls Bestandteil.

Ort, den ..20__

Für den Anbieter: _________________________ (Unterschrift)

Für den Kunden: _________________________ (Unterschrift)