Die beste wirtschaftliche Lösung muss mehrere Ziele gleichzeitig erfüllen: passende Kleidung für alle Mitarbeitenden sicherstellen, dabei den Verwaltungsaufwand minimieren und die Kosten im Blick behalten. In der Praxis haben sich dafür verschiedene Strategien und Modelle bewährt. Full-Service-Modelle sind für standardisierte Artikel und hochfrequent nachgefragte Größen geeignet, um Reinigung, Reparatur und Nachschub professionell, kalkulierbar und mit minimalem Verwaltungsaufwand sicherzustellen. Digitale Passformsysteme, zentrale Verwaltung, verlässliche Lieferketten, helfen Fehlbestellungen zu reduzieren und immer schnell die passende Kleidung verfügbar zu haben.
Zusammenarbeit mit Full-Service-Dienstleistern (Miet- oder Leasingmodelle)
Miet- und Leasingmodelle: Anstatt Berufskleidung (inklusive Sondergrößen) selbst zu beschaffen und zu verwalten, vergeben viele Unternehmen diese Aufgaben an einen externen Dienstleister. Dieser stellt die Kleidungsstücke zur Verfügung, kümmert sich um die industrielle Reinigung, um Reparaturen und um den Austausch verschlissener Ware.
Kostenkontrolle: Unternehmen zahlen in der Regel eine monatliche Pauschale (pro Mitarbeiter oder pro Kleidungsstück), was zu einer planbaren Kostenstruktur führt. Hohe Einmalinvestitionen (z. B. für große Lagerbestände in selten benötigten Sondergrößen) entfallen.
Flexibilität: Wenn Mitarbeitende an- oder abgemeldet oder Größen getauscht werden müssen (z. B. Neueinstellungen, Fluktuation, Größenwechsel), übernimmt der Dienstleister die zügige Bereitstellung. So kann auch auf Sondergrößen schnell reagiert werden.
Dieses Modell ist besonders wirtschaftlich, wenn das Unternehmen keine eigene große Lagerhaltung betreiben möchte oder kann, und wenn eine konstante Verfügbarkeit auch seltener Konfektionsgrößen wichtig ist.
Zentralisierte Beschaffung und Lagerhaltung
Falls ein Full-Service-Modell nicht gewünscht oder nicht möglich ist, kann eine eigene zentrale Beschaffungsstelle im Unternehmen eingerichtet werden, die alle Anforderungen koordiniert:
Bedarfsplanung: Regelmäßige Ermittlung des Soll-Bestands und des tatsächlichen Bedarfs.
Einbeziehung neuer Mitarbeitender sowie Auswertungen zu Fluktuation und Verschleiß.
Lieferantenauswahl: Zusammenarbeit mit wenigen, aber spezialisierten Lieferanten, die ein breites Größenspektrum abdecken und verlässliche Lieferzeiten sowie kundenspezifische Lösungen anbieten.
Mengenbündelung und langjährige Rahmenverträge senken die Stückkosten.
Optimierte Lagerhaltung: Haltung eines Minimalbestands an häufig benötigten Sondergrößen, um Engpässe zu vermeiden.
„On-demand“-Bestellungen für sehr selten benötigte Größen oder Maßanfertigungen, damit das Lager nicht zu groß wird.
Digitale Systeme: Einsatz von Warenwirtschaftssystemen oder speziellen „Managed Inventory“-Lösungen, um Bestände, Ausgaben und Retouren pro Mitarbeiter im Blick zu behalten.
Digitale Passform-Systeme können Retouren bei Sondergrößen minimieren, da seltener „ins Blaue“ bestellt wird.
Zwar sind bei dieser Variante Investitionen in Lager, Personal und IT nötig, dafür behält das Unternehmen die komplette Kontrolle über seine Berufskleidung und kann schneller auf interne Anforderungen reagieren, wenn die Abläufe gut eingespielt sind.
Maßanfertigungen nur für wirklich notwendige Fälle
Für sehr spezifische Körpermaße (z. B. bei deutlichen Abweichungen von Standardkonfektionen oder Körperbehinderungen) kann es nötig sein, Berufsbekleidung in Einzelanfertigung herstellen zu lassen. Diese sind meist teurer und haben längere Lieferzeiten. Daher ist es ratsam, schon bei der Personalaufnahme zu prüfen, ob eine Maßanfertigung wirklich unvermeidlich ist oder ob eine etwas größere Auswahl an Sondergrößen ausreicht.
Kostenvorteil: Sorgfältiges Ausloten von Zwischen- und Randgrößen verringert den Anteil an echten Maßanfertigungen.
Prozesse: Ggf. können Anprobetage oder Sammelbestellungstermine eingerichtet werden, damit sich mehrere Mitarbeitende gleichzeitig vermessen lassen und Rabatte durch eine Bündelung erzielt werden.
Wirtschaftlichkeitsfaktoren im Überblick
Planbare Kostenstruktur: Regelmäßige Ausgaben (z. B. Leasingrate) vs. einmalige Anschaffungskosten (Eigentum).
Passende Kalkulation und Budgetierung beugen Überraschungen vor.
Transparenz und Kontrolle: Ein zentrales System, in dem jede Ausgabe pro Person und jede Rückgabe dokumentiert wird, erleichtert die Analyse und Optimierung.
Vermeidung von Überbeständen oder Engpässen durch kontinuierliches Monitoring.
Verhandlungsstarke Partner: Große Volumina, langfristige Verträge und Bündelung von Bedarfen (ggf. konzernweit) führen oft zu besseren Konditionen.
Spezialisierte Anbieter ermöglichen ein breiteres Größenspektrum und bessere Planbarkeit.
Zeitersparnis: Der administrative Aufwand bei Beschaffung, Ausgabe, Rücknahme, Reparatur und Lagerverwaltung kann durch Outsourcing oder digitalisierte Prozesse deutlich sinken. Weniger Aufwand = weniger Personalkosten.
Mitarbeiterzufriedenheit und Image: Auch wenn dieser Aspekt auf den ersten Blick nicht direkt „wirtschaftlich“ erscheint, beeinflusst zufriedenes Personal entscheidend die Produktivität und das Unternehmensimage. Gut sitzende Kleidung (auch in Sondergrößen) wirkt sich positiv auf Motivation und Außenwirkung aus.
