Leistungsbeschreibung Mietwäsche, Logistik und Service

• Umfang des Mietservices: Der zu beauftragende Dienstleister soll einen Vollmietservice für ESD-konforme Arbeitskleidung bieten. Dies umfasst die Bereitstellung ausreichender Kleidungsstücke in den benötigten Größen und Ausführungen, die regelmäßige Abholung getragener Kleidung, die fachgerechte Industriewäsche und Aufbereitung sowie die anschließende Lieferung sauberer Kleidung im wöchentlichen Rhythmus an den Standort. Jeder Mitarbeiter soll kontinuierlich Zugang zu frischer Kleidung haben, ohne Ausfallzeiten oder Engpässe. Üblicherweise wird dazu pro Mitarbeiter ein Umlaufbestand von mehreren Garnituren vorgehalten (z. B. 3–5 komplette Sätze pro Person), einschließlich eines angemessenen Puffers für Spitzenbedarfe. Durch eindeutige Kennzeichnung (z. B. mittels RFID-Chips) kann jede Textilie einzelnen Trägern oder Pools zugeordnet und ihr Verbleib nachverfolgt werden, was Verluste minimiert und die Transparenz erhöht. Überzählige oder defekte Kleidungsstücke sind vom Dienstleister proaktiv auszusortieren, zu ersetzen und gegebenenfalls im Sinne eines Textilkreislaufs nachhaltig weiterzuverwerten.

• ESD-Konformität und Schutzeigenschaften: Alle bereitgestellten Kleidungsstücke müssen den einschlägigen Normen und Vorschriften für ESD-Schutz entsprechen. Insbesondere ist die Norm DIN EN 61340-5-1 (Schutz von elektronischen Bauelementen vor elektrostatischer Entladung – Anforderungen an ESD-Schutzzonen und -Kleidung) einzuhalten. Die ESD-Schutzwirkung der Kleidung ist auch nach wiederholtem Waschen nachweislich zu erhalten. Der Dienstleister muss geeignete Verfahren anwenden, um die Ableitfähigkeit der ESD-Kleidung bei jeder Aufbereitung sicherzustellen. So ist etwa die Überprüfung der elektrischen Ableitwiderstände im Rahmen der Qualitätssicherung vorzusehen, damit die Schutzfunktion über die gesamte Nutzungsdauer erhalten bleibt. Soweit die Kleidung als Persönliche Schutzausrüstung (PSA) im Sinne der Verordnung (EU) 2016/425 oder nationaler Arbeitsschutzvorschriften einzustufen ist (z. B. weil sie Antistatik-/ESD-Eigenschaften zur Gefahrenabwehr aufweist), sind vom Anbieter alle dafür erforderlichen Konformitätsnachweise zu erbringen. Insbesondere sind CE-Kennzeichnungen, Piktogramme und schriftliche EU-Konformitätserklärungen für die angebotenen Schutzkleidungsstücke bereitzustellen. Zudem sind die Regeln der deutschen Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) und die einschlägigen berufsgenossenschaftlichen Vorgaben (DGUV-Regeln) im Umgang mit Arbeits- und Schutzkleidung einzuhalten. Der Dienstleister muss über entsprechende Zertifizierungen und fachliche Eignungsnachweise verfügen, welche die norm- und gesetzeskonforme Aufbereitung der ESD-Kleidung belegen (z. B. RAL-Gütezeichen 992 für sachgemäße Wäschepflege oder vergleichbare Qualitätszertifikate der Textilservice-Branche).

• Automatisiertes Ausgabe- und Rücknahmesystem: Teil des Leistungspakets ist die Bereitstellung eines modernen, vollautomatisierten Ausgabesystems nach dem Karussell- bzw. Schrankprinzip. Dieses System dient dazu, die saubere Kleidung geordnet und jederzeit zugänglich vorzuhalten. In fest installierten Ausgabeautomaten lagern die vom Dienstleister angelieferten, nach Größen und Typ sortierten Kleidungsstücke in ausreichender Anzahl. Jedes Kleidungsstück ist mit einem RFID-Chip oder einem vergleichbaren Identifikationsmerkmal versehen. Die Mitarbeitenden authentifizieren sich am Automaten z. B. mittels ihres Werksausweises oder eines personalisierten Chips. Daraufhin gibt das System eine entnahmeberechtigte Anzahl an Kleidungsstücken frei, bzw. der Mitarbeiter kann das benötigte Teil (Jacke, Hose, etc.) aus dem Fach entnehmen. Jede Entnahme wird elektronisch erfasst und verbucht, sodass in der Software der aktuelle Bestand und die individuelle Entnahmehistorie nachvollzogen werden kann. Ergänzend zum Ausgabeschrank ist ein entsprechendes Rückgabesystem bereitzustellen, in dem getragene bzw. verschmutzte Kleidung vom Personal zu jeder Zeit eingeworfen werden kann. Typischerweise besteht ein solches Rücknahmegerät aus Einwurffächern oder -trommeln, die ebenfalls mit RFID-Lesern ausgestattet sind. Jedes zurückgelegte Kleidungsstück wird sofort automatisch registriert, wodurch das System den Rücklauf verbucht und der Dienstleister die Information erhält, welche Teile zur Abholung bereitstehen. Diese automatisierten Lösungen ermöglichen eine 24/7-Verfügbarkeit der Kleidung, reduzieren den administrativen Aufwand für die Ausgabe und Rücknahme und erhöhen die Bestandssicherheit, da Verlust oder Diebstahl erschwert werden.

• Regelmäßige Befüllung, Wartung und Kontrolle der Automaten: Der Dienstleister ist verantwortlich für den Betrieb der Ausgabetechnik. Dazu gehört die wöchentliche Befüllung der Ausgabesysteme mit frisch aufbereiteten Textilien synchron zum Lieferrhythmus, sodass zu Schichtbeginn stets ausreichend saubere Kleidung in allen gängigen Größen vorhanden ist. Außerdem übernimmt der Anbieter die Wartung und Funktionskontrolle der Anlagen. Dies umfasst präventive Wartungen gemäß Herstellervorgaben, den Austausch von Verschleißteilen, Software-Updates und die Sicherstellung der IT-Anbindung. Etwaige Störungen oder Ausfälle der Automaten müssen umgehend behoben werden; der Anbieter hat hierfür entsprechende Servicekräfte bereit zu halten. Bei einem Defekt des Ausgabesystems ist ein Notfallprozess vorzusehen, damit die Kleiderausgabe vorübergehend manuell oder über Ersatzsysteme erfolgen kann (z. B. Bereitstellung vorgepackter Kleidersets oder Notfall-Schranklösungen). Ebenso soll der Dienstleister auf Lastspitzen – etwa zu Schichtwechsel-Spitzenzeiten – vorbereitet sein, indem ausreichend Pufferbestände in den Automaten vorgehalten werden und ggf. eine schnellere Nachbefüllung erfolgt. Die Automatenkapazität sowie die Anzahl der Ausgabe- und Rückgabeeinheiten sind vom Bieter anhand des logistischen Konzepts und der Nutzerzahl zu dimensionieren (Kapazitätsberechnung für ~700 Nutzende, berücksichtigt Schichtbetrieb und zeitgleiche Abrufe).

• Digitale Schnittstellen und Verwaltung der Wäschekontingente: Der Dienstleister stellt ein digitales Textilmanagement-System zur Verfügung, bestehend aus einer Webplattform und optionalen mobilen Apps, über die der gesamte Prozess transparent gesteuert und ausgewertet werden kann. Über dieses System sollen autorisierte Vertreter des Auftraggebers (z. B. Verantwortliche aus Logistik, Facility Management oder Personalabteilung) jederzeit Echtzeit-Einblicke in Bestände und Bewegungen der Kleidung erhalten. Insbesondere ist ersichtlich, welcher Mitarbeiter aktuell wie viele Kleidungsstücke im Umlauf hat und wie hoch der verfügbare Pool-Bestand ist. Das System soll zudem ermöglichen, individuelle Wäschekontingente pro Träger zu verwalten – z. B. kann festgelegt werden, wie viele Teile ein Mitarbeiter maximal zeitgleich entnehmen darf. Überschreitungen oder ungewöhnliche Nutzungsprofile könnten so erkannt und gemeldet werden (z. B. um Missbrauch vorzubeugen). Ferner sollte eine Integration in bestehende IT-Systeme des Auftraggebers möglich sein, etwa eine Schnittstelle zum ERP-System (z. B. SAP) zur Kostenstellenzuordnung der Wäschekosten oder eine Anbindung an ein vorhandenes Facility-Management-Portal. Dies würde Doppelarbeit vermeiden und die automatische Verrechnung der Leistungen pro Abteilung oder Kostenstelle unterstützen. Auch die Verwaltung von Mitarbeiterdaten (z. B. Bekleidungsgrößen, Zuordnung zu Abteilungen, Ein- und Austrittsdatum) sollte das System unterstützen. Dabei sind strikte Datenschutzregeln einzuhalten: Das Tracking darf ausschließlich zur logistischen Steuerung erfolgen, nicht zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle einzelner Beschäftigter. Das System muss DSGVO-konform sein; personenbezogene Daten sind nur solange wie nötig zu speichern und unterliegen klar definierten Löschfristen. Gegebenenfalls ist der Betriebsrat in die Ausgestaltung der digitalen Kontrollen einzubeziehen (Mitbestimmung nach §87 BetrVG), insbesondere wenn personalisierte Nutzungsdaten verarbeitet werden.

• Trägerwechsel und Bestandsmanagement: Der Dienstleister unterstützt aktiv bei der Einkleidung neuer Mitarbeiter sowie dem Ausscheiden von Trägern. Bei Eintritt neuer Mitarbeitender übernimmt er die Erstausstattung in passender Größe und ausreichender Menge innerhalb kurzer Frist. Üblich ist, dass der Anbieter vor Ort Anprobetermine oder Größenermittlung durchführt, um die optimale Passform sicherzustellen. Ebenso soll er Schulungen oder Einweisungen anbieten, damit neue Mitarbeiter das Ausgabesystem und die Abläufe verstehen. Beim Ausscheiden von Mitarbeitern sorgt der Dienstleister für den geregelten Rücklauf der zugewiesenen Kleidung (z. B. durch Check-out im System und Information an HR über ausstehende Rückgaben). Etwaige Namenskennzeichnungen müssen entfernt oder geändert werden, falls Kleidungsstücke in den Pool zurückgeführt werden. Generell ist ein flexibles Bestandsmanagement gefragt: die Gesamtmenge an vorgehaltenen Textilien soll an die tatsächliche Mitarbeiterzahl und Nutzungsintensität angepasst werden können. Wächst der Standort (bis zu ~700 Träger), muss der Dienstleister proaktiv zusätzliche Kleidung in Umlauf bringen; bei sinkendem Bedarf entsprechend abbauen. Änderungen in der Produktionsstruktur (z. B. neue Abteilungen mit anderer Kleidung, geänderte Schichtmodelle) sind im Rahmen des Vertrags durch Aktualisierung der Leistung mengenmäßig zu berücksichtigen. Insgesamt wird vom Anbieter erwartet, dass er ein kontinuierliches Träger- und Bestandsmanagement betreibt, um jederzeit bedarfsgerecht und wirtschaftlich optimale Umlaufmengen zur Verfügung zu stellen.

• Kundenservice und Qualitätssicherung: Ein persönlicher Kundenservice ist sicherzustellen. Der Auftragnehmer benennt feste Ansprechpartner (z. B. einen Account-Manager und einen Service-Koordinator), die für den Auftraggeber erreichbar sind und regelmäßig vor Ort Termine wahrnehmen. Dieser Kundenservice umfasst unter anderem die Bearbeitung von Reklamationen (z. B. wenn einmal ein Kleidungsstück fehlt oder beschädigt geliefert wurde), die Durchführung von Qualitätsbesprechungen in regelmäßigen Abständen sowie die Beratung zu Optimierungen im Ablauf. Im Rahmen der Qualitätssicherung verpflichtet sich der Dienstleister, alle Kleidungsstücke vor und nach jeder Wäsche auf Defekte, Verschleiß und Sauberkeit zu prüfen. Beschädigte Teile (z. B. gerissene Nähte, defekte Reißverschlüsse, abgelöste Reflexstreifen) sind fachgerecht zu reparieren oder auszutauschen, bevor sie wieder in Umlauf gehen. Insbesondere dürfen sicherheitsrelevante Eigenschaften nicht beeinträchtigt werden – Reparaturen müssen also so erfolgen, dass die ursprüngliche Schutzwirkung erhalten bleibt (z. B. Erhalt der antistatischen Fasern, falls ein ESD-Kleidungsstück ausgebessert wird). Der Dienstleister hat dafür Sorge zu tragen, dass regelmäßige Funktionsprüfungen stattfinden; bei ESD-Kleidung kann dies beispielsweise die Messung der Ableitfähigkeit nach einer definierten Anzahl an Wäschen bedeuten. Alle Prozesse sollen nach anerkannten Qualitätsstandards ablaufen. Im Idealfall verfügt der Anbieter über ein zertifiziertes Qualitätsmanagement (z. B. nach ISO 9001) und wendet überprüfte Hygienestandards an (z. B. RABC-Konzept nach DIN EN 14065 für mikrobiologische Reinheit, falls relevant). Die Einhaltung hoher Qualitätsmaßstäbe kann durch Gütezeichen wie RAL-GZ 992 dokumentiert sein, welche regelmäßige unabhängige Überprüfungen der Wäschereibetriebe vorsehen. Ebenfalls sollte der Anbieter Erfahrung mit den speziellen Anforderungen von ESD-Textilien haben und Referenzen vergleichbarer Projekte nachweisen können.

• Nachhaltigkeit und textile Kreislaufkonzepte: Großer Wert wird auf Nachhaltigkeit in allen Leistungsaspekten gelegt. Der Bieter soll ein überzeugendes Konzept vorlegen, wie er ökologische und soziale Kriterien erfüllt. Dazu gehört insbesondere ein ressourcenschonender Wäschereibetrieb: Der Einsatz von wasser- und energiesparenden Waschverfahren, Wärmerückgewinnung, sowie umweltfreundlichen Wasch- und Reinigungsmitteln (möglichst mit Umweltzeichen, z. B. EU-Ecolabel) wird erwartet. Der CO₂-Fußabdruck des Serviceprozesses (einschließlich Logistik) soll minimiert werden, etwa durch optimierte Tourenplanung, moderne Fahrzeuge oder Klimaschutzprojekte. Ferner ist darzustellen, wie der Textilkreislauf geschlossen wird: Abgetragene oder ausgemusterte Kleidungsstücke sollten nach Möglichkeit aufgearbeitet oder recycelt werden, um Abfall zu vermeiden. Einige Anbieter nutzen z. B. textile Recyclingprogramme, in denen alte Berufskleidung in Reinigungs­tücher umgewandelt oder die Fasern wiederverwendet werden. Solche Ansätze sind ausdrücklich erwünscht. Auch auf sozialer Ebene sollte der Dienstleister Verantwortung übernehmen – etwa durch Einhaltung fairer Arbeitsbedingungen und Löhne im eigenen Betrieb (Tariftreue) sowie bei Vorlieferanten. Nachhaltigkeitszertifikate (z. B. ISO 14001 für Umweltmanagement, OEKO-TEX Standard 100 für schadstoffgeprüfte Textilien, oder Grüner Knopf für nachhaltige Lieferketten) können als Nachweis dienen. Im Angebotsfall soll der Bieter konkrete Kennzahlen zu seinem Nachhaltigkeitsengagement liefern, etwa den Wasser- und Energieverbrauch pro Kilogramm Wäsche oder die Lebensdauer der im Umlauf befindlichen Textilien. Ein innovatives, nachhaltiges Konzept wird positiv bewertet und fließt mit in die Vergabekriterien ein (siehe Abschnitt 6).

• Kosten je Träger und Zeiteinheit: Der Anbieter gibt an, welcher Preis pro Mitarbeiter pro Woche (oder Monat) für die Bereitstellung der kompletten benötigten Kleidungssets anfällt. Dieser Betrag sollte alle regulären Leistungen enthalten, insbesondere Miete der Kleidung, turnusmäßige Reinigung und Instandhaltung. Alternativ kann der Preis je Kleidungsstück und Waschzyklus ausgewiesen werden (z. B. Stückpreis pro Waschumlauf), solange eindeutig ersichtlich ist, welche durchschnittlichen Gesamtkosten pro Person daraus resultieren. In jedem Fall sind die Annahmen offen zu legen, z. B. Anzahl der Kleidungsstücke pro Person und Woche, damit die Angebote vergleichbar sind.

• Wäscheaufkommen und Poolgröße: Der Anbieter soll darlegen, von welchem Wäscheaufkommen er pro Woche ausgeht (Anzahl Teile x Waschgänge). Dies hängt mit der Umlaufmenge zusammen. Üblich ist ein Pool von etwa 3–5 Kleidungsstücken pro Person, was bei 700 Personen einem Gesamtumlaufbestand von ca. 2100–3500 Teilen entspricht. Die Kalkulation sollte auf einer solchen Sätze-Anzahl basieren. Ebenso ist anzugeben, ob der Bieter mit Poolkleidung (gemeinsamer Bestand, flexibel von allen entnehmbar) oder mit personenbezogener Kleidung (feste Zuordnung der Teile zu einzelnen Mitarbeitern) rechnet. Letzteres könnte eventuell höheren Bestand erfordern. Für die Angebotsbewertung wird angenommen, dass Pool-Lösungen bevorzugt werden, da sie effizienter sind (weniger Reservebedarf). Bieter sollen ihre Annahmen hierzu transparent machen.

• Logistikkosten (Liefer-/Abholpauschalen): Etwaige Transportkosten sind separat auszuweisen. In vielen Fällen wird eine Lieferpauschale pro Anfahrt und Standort vereinbart, die alle Fahrtkosten für Anlieferung und Abholung enthält. Die Bieter sollen angeben, wie häufig pro Woche eine Belieferung erfolgt (im Regelfall 1× wöchentlich; optional häufiger bei Bedarf) und welche Pauschale pro Besuch berechnet wird. Sofern die Pauschale bereits im Preis je Teil enthalten ist, ist dies kenntlich zu machen. Darüber hinaus müssen Kosten für die Installation der Ausgabe- und Rücknahmesysteme und deren Betrieb berücksichtigt werden – diese können entweder als separater Posten (Miete der Automaten) kalkuliert oder in die allgemeinen Servicekosten eingerechnet werden. Das Kalkulationsschema sollte klar zeigen, ob z. B. monatliche Gerätemietgebühren anfallen.

• Zusatzkosten und Eventualpositionen: Unvorhergesehene oder optionale Leistungen sind preislich abzubilden. Hierzu zählen Sonderreinigungen (z. B. falls außerplanmäßige Express-Wäsche benötigt wird), Austausch verlorener oder irreparabel beschädigter Kleidung (ggf. gegen Gebühr pro Teil) sowie Änderungsdienste (z. B. Anpassung der Kleidung bei Größenänderungen eines Mitarbeiters). Wenn für individualisierte Services wie Namensschilder zusätzliche Kosten anfallen, sind diese ebenfalls zu benennen. Im Idealfall sind normale Reparaturen und der Austausch verschlissener Kleidung im Mietpreis inbegriffen; sollten jedoch einzelne Leistungen ausgeschlossen sein, müssen diese klar als Sonderkosten ausgewiesen werden.

• Gesamtkostenübersicht: Abschließend soll eine jährliche Gesamtkostenrechnung vorgelegt werden, die alle vorgenannten Posten aufsummiert. Hierbei ist von der vollen Belegschaftsstärke (ca. 700 Träger) und einem ganzjährigen Betrieb des Standortes auszugehen. Die Summe pro Woche sowie hochgerechnet pro Jahr ist anzugeben, um den Kostenvergleich der Angebote zu erleichtern. Eventuelle Staffelungen (z. B. reduzierte Preise bei steigender Stückzahl) oder Indexanpassungen über die Vertragslaufzeit sind kenntlich zu machen. Alle Preisangaben sind netto (zzgl. MwSt.) in Euro anzugeben.

Die auszuschreibenden Leistungen werden im Folgenden in einzelne Positionen unterteilt. Jede Position beschreibt einen bestimmten Leistungsbestandteil, der vom Bieter zu erfüllen ist, einschließlich einer kurzen Leistungsbeschreibung und ggf. Einheit/Menge. Die Bieter haben zu allen Positionen Angebote abzugeben; fehlende Preise oder Leistungen können zum Ausschluss führen. (Hinweis: Die genaue Menge ergibt sich aus der Mitarbeiterzahl und dem Bedarf, hier als ca. Angaben aufgeführt.)

• Position 1: ESD-Arbeitskleidung (Vollmietservice pro Träger) – Bereitstellung der benötigten ESD-konformen Berufskleidung für einen Mitarbeitenden. Einschließlich Miete der Kleidungsstücke, wöchentlicher Reinigung, Trocknung, Finish, regelmäßiger Qualitätskontrolle sowie aller erforderlichen Reparaturen oder Austausch bei Verschleiß. Pro Mitarbeiter sind X Kleidungsstücke (z. B. 5 Teile, etwa 2× Jacke, 2× Hose, 1× ESD-Oberteil) im Umlauf vorzuhalten – genaue Konfiguration je nach Tätigkeit und Jahreszeit (z. B. leichte Sommerbekleidung vs. wärmere Kleidung für Winter). Die Kleidung muss den Vorgaben nach EN 61340-5-1 genügen (Ableitfähigkeit, Materialien) und in Größe und Passform auf den Träger abgestimmt sein. Personalisierung: Auf jedem Kleidungsstück sind ein Firmenlogo-Emblem sowie ein Namensschild des Mitarbeiters aufzubringen (z. B. gestickter oder gepatchter Aufnäher), was im Preis inkludiert sein sollte. Einheit: Pauschale pro Mitarbeiter pro Woche (alternativ pro Monat). Menge: ca. 700 (entspricht Anzahl der Träger im Endausbau).

• Position 2: ESD-Jacke / Oberteil (Miete pro Stück) – Miete einer ESD-konformen Arbeitsjacke (z. B. Bundjacke, langer Mantel oder Kittel, je nach Funktion) inklusive Service. Dieser Posten dient der Differenzierung einzelner Kleidungsarten. Sofern im Angebot erforderlich, können Bieter hier Stückpreise je Jacke angeben. Die Jacken müssen elektrostatisch ableitfähig sein und den einschlägigen Normen (EN 61340-5-1 bzw. EN 1149-5 für Antistatik) entsprechen. Einheit: Stück pro Woche. Menge: ca. XXX (abhängig von Gesamtbedarf, entspricht z. B. 2 Jacken pro Person bei 350 Personen, also ~700 in Umlauf).

• Position 3: ESD-Hose / Unterteil (Miete pro Stück) – Miete einer ESD-konformen Bundhose (oder Latzhose) inklusive Service. Anforderungen analog zu Pos. 2 (Material mit ableitfähigen Fasern, bequem und robust, industriewäschetauglich). Einheit: Stück pro Woche. Menge: ca. XXX (z. B. 2 Hosen pro Person für 350 Personen).

• Position 4: ESD-Shirt / Poloshirt (Miete pro Stück) – Miete eines leichten ESD-Shirts (Kurzarm T-Shirt oder Poloshirt, je nach Vorgabe) inklusive Service. Auch diese Oberteile müssen antistatische Eigenschaften aufweisen und für den Tragekomfort in klimatisierten Produktionsumgebungen geeignet sein. Einheit: Stück pro Woche. Menge: ca. XXX (bspw. 2 Shirts pro Person für 350 Personen).

(Hinweis: Die genaue Aufteilung in Jacke/Hose/Shirt-Positionen erfolgt nur, wenn für die Angebotswertung eine solche Differenzierung gewünscht ist. Alternativ kann Position 1 als Pauschalposition für den Gesamtbedarf an Kleidung pro Mitarbeiter dienen. Bei komplexeren Kollektionen (z. B. zusätzlich Warnschutz, Flammschutz etc.) wären weitere Positionen hinzuzufügen. Da hier der Fokus auf ESD liegt, wird von einer homogenen Ausstattung ausgegangen.)

• Position 5: Ausgabeautomat (Karussellsystem) – Bereitstellung und Betrieb – Lieferung, Installation und Inbetriebnahme eines vollautomatischen Wäscheausgabe-Automaten mit Karussell- oder Schrankfächersystem. Kapazität: ausgelegt für die Vorhaltung von mindestens Y Kleidungsstücken (entspricht dem Bedarf von ~700 Personen, verteilt auf ggf. mehrere Automaten). Leistungsumfang: inkl. aller Hardwarekomponenten, RFID-Technologie, Benutzer-Terminal (Touchscreen oder Scanner) zur Authentifizierung, Softwarelizenz für Steuerung, sowie regelmäßige Wartung und Störungsbeseitigung. Die Befüllung des Automaten mit frischer Kleidung und Entnahme der Rücklaufbehälter erfolgt wöchentlich durch den Dienstleister (siehe Pos. 7). Einheit: Stück Anlage (Pauschale pro Automat pro Zeitraum, z. B. Woche oder Monat, oder Mietpreis pro Anlage). Menge: voraussichtlich 2 (Angabe beispielhaft; tatsächliche Anzahl gemäß Bieterplanung, z. B. 2 große Karussellautomaten an unterschiedlichen Standorten im Werk).

• Position 6: Rückgabeautomat – Bereitstellung eines oder mehrerer Rücknahme-Automaten für gebrauchte Kleidung. Ausstattung: mehrere Einwurffächer oder Trommeln, RFID-Scanner zur automatischen Erfassung eingeworfener Teile, Vernetzung mit dem Ausgabesystem. Leistungsumfang analog Pos. 5 (Lieferung, Installation, Wartung). Einheit: Stück Anlage. Menge: voraussichtlich 2 (bspw. je ein Rücknahmegerät pro Ausgabestandort).

• Position 7: Regelmäßige Belieferung und Befüllservice – Textillogistik-Service für Anlieferung sauberer Kleidung und Abholung der Schmutzwäsche im vereinbarten Turnus (voraussichtlich 1× pro Woche). Der Servicefahrer des Anbieters holt die von den Mitarbeitern im Rückgabeautomaten deponierten Teile ab und liefert im gleichen Zuge die frisch gewaschene Kleidung an. Darin enthalten ist auch das Einsortieren bzw. Befüllen der Ausgabeautomaten vor Ort nach einem definierten Procedere, sodass die Ausgabe füllstandsgesteuert immer ausreichend bestückt ist. Ebenso werden vom Servicepersonal kleinere Wartungschecks an den Automaten vorgenommen (Kontrolle von Funktion, Füllständen, Display etc.). Einheit: Pauschale pro Anlieferung. Menge: ca. 52 pro Jahr (bei wöchentlicher Lieferung; falls öfter geliefert wird, Anzahl entsprechend erhöhen).

• Position 8: Initiale Ausstattung und Projektsetup – Einmalkosten für die Erstbeschaffung der Kleidung, Einrichtung des Systems und Inbetriebnahme. Dieser Posten umfasst sämtliche Aufwände, die zu Projektbeginn anfallen: Auswahl und Beschaffung der notwendigen Kleidungsstücke in allen erforderlichen Größen (inkl. Reserve), Kennzeichnung mit RFID-Chips, Konfiguration des Ausgabesystems, Einrichtung der Software (Daten der 700 Mitarbeiter anlegen, Berechtigungskonzepte einpflegen), Schulung des Personals im Umgang mit den Automaten und ggf. Anpassung des Systems während der Hochlaufphase. Einheit: pauschal. Menge: 1 (Gesamtprojekt).

• Position 9: Sonstige Services und Optionen – Hier sind weitere vom Auftraggeber gewünschte Leistungen oder vom Bieter angebotene optionale Services aufzuführen. Dies könnten z. B. zusätzliche Wäscheschränke (manuelle Schließfächer als Ergänzung), Ersatzteillager für Kleidung am Standort, Notfall-Lieferungen innerhalb 24 Stunden, oder periodische Trägerwechsel-Support (z. B. quartalsweise Bestandsüberprüfung mit Austausch von abgenutzter Kleidung) sein. Die Bieter sollen diese Position in ihrem Angebot mit etwaigen Vorschlägen füllen und einzeln bepreisen, sofern vom Auftraggeber nicht bereits konkret vorgegeben.

Die oben genannten Positionsnummern und -bezeichnungen dienen der Orientierung und können je nach Bieterangebot weiter untergliedert oder angepasst werden. Wichtig ist, dass sämtliche Leistungsbestandteile – von der Kleidung selbst über die Automaten bis hin zu Logistik und Service – in der Kalkulation berücksichtigt und transparent dargestellt sind.

Konkretisierung der ausgeschriebenen Artikelarten (Position 1 ff.)

Die nachfolgende Tabelle ersetzt die in Kapitel 4 „Aufgliederung der Leistungen“ provisorisch genannten Einzelpositionen. Sie definiert nun explizit den Artikelkatalog, der für den Mietservice bereitzustellen ist.

Hinweis: Soweit nicht anders markiert, muss jedes Textil ESD-konform und in allen gängigen Herren- und Damen­größen (XS – 4XL bzw. 34 – 56) verfügbar sein. Für Varianten ohne ESD-Anforderung (z. B. Küche, Service) genügt die Einhaltung der einschlägigen Hygienestandards (HACCP, RAL-GZ 992/3). Die Mengengerüste (Stück / Träger / Woche) werden in der Angebotsphase vom Bieter unter Berücksichtigung der 700 Endnutzer und des Schichtmodells dimensioniert und in das Kalkulationsschema (Kapitel 3) eingetragen.

* E1 = Bieter kann wahlweise Stück- oder Pauschalpreise anbieten; bitte im Angebotsblatt klar deklarieren.

** E2** = Preis pro Komplettausstattung und Träger (alternativ zum Stückpreis), falls vom Bieter bevorzugt.

• Personalisiertes Branding: „+ Emblem“ = Aufbringung des Unternehmenslogos (max. 2-farbig) an definierten Stellen.

• „+ Name“ = Namensemblem je Träger; austauschbar bei Personalwechsel.

• Alle Embleme müssen industriewäschesicher (60 – 75 °C) appliziert sein.

• Anprobe-Sätze: Werden kostenfrei bereitgestellt. Bei Defekt oder Größenänderungen sind Ersatzteile innerhalb von 14 Tagen nachzuliefern.

• Nach spätestens 24 Monaten sind abgenutzte Anprobe-Sätze vorsorglich auszutauschen.

• Norm-/Funktions­erhalt: ESD-Artikel müssen während der gesamten Vertragslaufzeit Ableitwiderstände ≤ 10⁸ Ω nachweisen.

• HACCP- und Maschinenschutz­bekleidung ist nach jeder Aufbereitung gemäß RAL-GZ 992/3 bzw. EN ISO 15797 zu prüfen (Fett-/Öl-Rückstände, Beschichtungs­intaktheit).

• Farb- und Modelltreue: Bei Nachlieferungen dürfen Farb­abweichungen ΔE < 1,5 (CIELab) nicht überschritten werden.

• Modelländerungen nur nach schriftlicher Freigabe; ansonsten gilt Gleichwertigkeits­prinzip.

• Mengendimensionierung: Der Bieter legt seinem Angebot ein Umlaufkonzept (Basissatz + Puffer + Anprobe) bei. Ein Richtwert von 5 Sätzen pro Träger kann als Obergrenze dienen; geringere Umlaufmengen müssen stichhaltig begründet sein (z. B. Pool­ausgabe, höherer Befüll­takt der Automaten).

• Kombinierbarkeit mit Kapitel 5 (SLA): Alle Artikel unterliegen den dort definierten Verfügbarkeits-, Reparatur- und Austausch­fristen.

• Für Artikel, die selten getragen werden (z. B. Damenwesten), darf der Umlaufanteil auf 3 Sätze/Träger reduziert werden, sofern die 99 %-Verfügbarkeit gesichert bleibt.

In diesem Abschnitt werden besondere Vertragskonditionen sowie Anforderungen an Service und Qualität definiert, die der Auftragnehmer einhalten muss. Diese Bedingungen werden Bestandteil des Dienstleistungsvertrags und sind vom Bieter mit Angebotsabgabe zu akzeptieren.

• Vertragslaufzeit und Kündigung: Vorgesehen ist ein mehrjähriger Vertrag, um die Investitionen (insbesondere in Automaten und Kleidungspool) für beide Seiten planbar zu machen. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt voraussichtlich 3 Jahre ab Inbetriebnahme des Systems, mit Verlängerungsoption um weitere Jahre bei zufriedenstellender Leistung. Eine angemessene Kündigungsfrist (z. B. 6 Monate zum Vertragsende) wird vereinbart. Zudem soll der Vertrag Regelungen für den geordneten Übergang bei Anbieterwechsel vorsehen (z. B. Rückkauf oder Übernahme der Kleidungspools, um nahtlose Versorgung sicherzustellen).

• Leistungsbeginn und Implementierung: Der Dienstleister muss gewährleisten, dass das System rechtzeitig zum Start des produktiven Betriebs (geplant Januar 2027 für erste Bereiche) betriebsbereit ist. Ein detaillierter Implementierungsplan ist mit dem Angebot vorzulegen. Dieser umfasst Zeitpunkte für Größenaufnahme der Beschäftigten, Lieferung der Erstausstattung, Installation der Technik und Probebetrieb. Während der Hochlaufphase bis Mitte 2028 muss der Anbieter flexibel auf steigende Nutzerzahlen reagieren und sukzessive die Versorgung ausbauen. Die vollständige Funktionsfähigkeit des Services (für alle ~700 MA) wird zur Endausbaustufe Mitte 2028 erwartet.

• Service-Level-Agreements (SLA): Es gelten definierte Servicegrade hinsichtlich Verfügbarkeit und Reaktionszeit. Beispielsweise soll die Kleiderverfügbarkeit für jeden Mitarbeiter zu Schichtbeginn ≥ 99 % betragen (d.h. in 99 % der Fälle findet der Nutzer ein passendes sauberes Kleidungsstück in seiner Größe vor). Für Reaktionszeiten bei Störungen der Automaten wird ein SLA von z. B. max. 4 Stunden bis zum Beginn der Entstörung vereinbart (innerhalb der Betriebszeiten). Lieferzeiten: Die wöchentliche Anlieferung sauberer Kleidung hat zu einem festgelegten Termin zu erfolgen (z. B. immer montags vor 6:00 Uhr), um den Betrieb nicht zu beeinträchtigen. Ersatzgestellung: Sollte ein Kleidungsstück einmal nicht verfügbar sein (z. B. wegen Beschädigung oder verzögertem Rücklauf), stellt der Anbieter gleichwertigen Ersatz zur Verfügung, ohne Mehrkosten und ohne merkliche Verzögerung für den Mitarbeiter. Diese Servicelevel werden vertraglich fixiert und mit Pönalen belegt, falls sie unterschritten werden.

• Qualitätsstandards und Zertifikate: Der Auftragnehmer muss die Einhaltung aller relevanten Normen und Qualitätsstandards gewährleisten. Die Kleidung muss die beschriebenen Normanforderungen (ESD etc.) dauerhaft erfüllen; entsprechende Zertifikate und Prüfprotokolle sind auf Verlangen vorzulegen. Der Wäschereiprozess hat nach dem aktuellen Stand der Technik und Hygieneregeln zu erfolgen. Es wird vorausgesetzt, dass der Dienstleister Mitglied in einer anerkannten Gütegemeinschaft oder Zertifizierung (z. B. Gütezeichen RAL-GZ 992 für sachgemäße Wäschepflege) ist oder ein gleichwertiges internes Qualitätssicherungssystem etabliert hat. Weiterhin sollte der Anbieter über betriebliche Zertifizierungen verfügen, die seine Prozessqualität und Zuverlässigkeit belegen (z. B. ISO 9001 Qualitätsmanagement, ISO 14001 Umweltmanagement, ggf. ISO 45001 Arbeitsschutzmanagement). Diese Zertifikate sind dem Angebot beizulegen oder glaubhaft zu machen. Ferner ist im Vertrag festgehalten, dass der Auftraggeber ein Auditiungsrecht hat: er darf nach Ankündigung die Betriebsstätte des Anbieters (z. B. Wäscherei) besichtigen oder unabhängige Prüfer entsenden, um die Einhaltung der Qualitätsvorgaben stichprobenartig zu überprüfen. Auch unangekündigte Qualitätsstichproben (z. B. Test der ESD-Funktion an zurückgelieferter Kleidung) können vereinbart werden.

• Flexibilität und Anpassungen: Der Vertrag soll Regelungen enthalten, die dem Auftraggeber Flexibilität bei geänderten Anforderungen bieten. So muss es Möglichkeiten zur Leistungserweiterung oder -reduzierung geben, falls sich die Mitarbeiterzahl deutlich erhöht oder verringert (z. B. Preisanpassungsklauseln jenseits eines bestimmten Schwellenwerts von Trägern). Auch der Bedarf an Kleidungstypen kann sich ändern (etwa Einführung neuer Schutzkleidung). Der Anbieter muss bereit sein, im Rahmen des Vertrages solche Änderungen gegen vorher vereinbarte Konditionen umzusetzen. Bei Sonderbedarfen – etwa einem kurzfristigen zusätzlichen Kleiderbedarf (Sondereinsatz, Großreinigung im Werk etc.) – soll der Dienstleister unterstützend einspringen (z. B. mit extra Lieferungen). Entsprechende Regelungen (Reaktionszeiten, etwaige Aufpreise) sind festzuschreiben.

• Schulungen und Unterweisungen: Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Beschäftigten des Auftraggebers ausreichend in die Nutzung des Systems einzuweisen. Bereits zur Inbetriebnahme sind Schulungen zum Gebrauch der Ausgabeautomaten und zum richtigen Umgang mit der ESD-Kleidung (Tragehinweise, Lagerung, Umgang um Verschmutzungen zu minimieren) durchzuführen. Zudem steht er dem Arbeitsschutz-/ESD-Beauftragten des Auftraggebers beratend zur Seite, falls Anpassungen in der Nutzung oder Schulungsmaterial benötigt werden. Bei Bedarf stellt der Anbieter auch Informationsmaterial (Handbücher, Videos, Aushänge) zum richtigen Gebrauch der Automaten und der Kleidung bereit.

• Versicherung und Haftung: Der Dienstleister muss für die Dauer des Vertrags eine ausreichende Haftpflichtversicherung unterhalten, die Personen-, Sach- und Vermögensschäden abdeckt, die aus der Erfüllung des Auftrags resultieren könnten. Insbesondere Schäden durch fehlerhafte Reinigung (z. B. ESD-Funktion geht verloren und es entsteht Produktschaden), durch mangelhafte Kleidung (z. B. elektrostatische Aufladung verursacht Ausfall in der Elektronikfertigung) oder Unfälle im Rahmen der Lieferlogistik müssen versichert sein. Der Anbieter haftet für Verlust oder Beschädigung der ihm übergebenen Kleidungsteile bis zur Rückgabe in einwandfreiem Zustand an den Ausgabesystemen. Geht Kleidung aus Verschulden des Anbieters verloren oder wird unbrauchbar, sorgt er auf eigene Kosten für Ersatz. Umgekehrt regelt der Vertrag auch die Haftung des Auftraggebers bei grob fahrlässigem Umgang der Mitarbeiter mit dem Mietmaterial (z. B. mutwillige Beschädigung); solche Fälle sollten klar definiert und ggf. durch Versicherung des Auftraggebers oder Selbstbehalte abgedeckt sein.

• Betriebs- und Datenschutz: Der Anbieter verpflichtet sich zur Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen (siehe auch digitale Schnittstellen in Abschnitt 2). Personenbezogene Daten der Mitarbeitenden werden nur zum Zwecke der Kleiderverwaltung genutzt und nach Wegfall des Zweckes gelöscht. Zudem verpflichtet sich der Anbieter, Betriebsgeheimnisse des Auftraggebers zu wahren, die ihm im Zuge der Leistungserbringung bekannt werden (Verschwiegenheitsklausel). Falls die Leistung durch Subunternehmer (z. B. regionale Partnerwäschereien) erbracht wird, müssen diese ebenfalls zur Einhaltung der genannten Bedingungen vertraglich verpflichtet sein.

• RAL-Farb- und CI-Vorgaben: Die vom Anbieter bereitgestellte Kleidung muss in Design und Farbe den Vorgaben des Auftraggebers entsprechen (Corporate Identity, falls vorgegeben). In der Regel wird ein neutraler Grundton mit Logoaufdruck gewünscht. Konkrete Farbtöne, Platzierung des Firmenlogos und eventuelle Namenszüge werden vor Produktionsbeginn festgelegt. Der Anbieter übernimmt das Einarbeiten dieser Corporate Design-Elemente (Logos, Namensschilder) fachgerecht. Sollte ein Wechsel des Firmenlogos oder der CI während der Vertragslaufzeit erfolgen, wird der Anbieter unterstützend wirken, indem z. B. neue Embleme aufgebracht werden (zu vereinbarten Konditionen).

• Reporting und Meetings: Regelmäßige Service-Meetings (z. B. quartalsweise oder halbjährlich) zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer werden vereinbart, um die Leistungsqualität zu überwachen und eventuelle Verbesserungen einzuleiten. Der Anbieter stellt dafür aussagekräftige Reportings zur Verfügung, etwa Kennzahlen über pünktliche Lieferungen, Verfügbarkeiten, Anzahl reparierter/ersetzter Teile, Reklamationsquote etc. Auch Nachhaltigkeitskennzahlen (wie Wasserverbrauch, CO₂-Emissionen im Rahmen des Auftrags) sollen – sofern gewünscht – im Bericht erscheinen. Diese Reviews dienen der Qualitätssicherung und der Einhaltung der vertraglichen Vereinbarungen.

Die Vergabe des Auftrags erfolgt im Rahmen eines transparenten, objektiven Verfahrens. Um den für den Auftraggeber bestmöglichen Anbieter zu ermitteln, werden neben dem Preis verschiedene qualitative Kriterien berücksichtigt.

• Preis: Die Höhe der angebotenen Kosten wird selbstverständlich ein zentrales Kriterium sein. Hierbei wird nicht nur der absolute Preis betrachtet, sondern auch die Preisstruktur (Transparenz, Nachvollziehbarkeit der Kalkulation, fairer Umgang mit Eventualkosten). Ungewöhnlich niedrige oder unausgewogene Angebote können ausgeschlossen werden. Insgesamt gilt: Das wirtschaftlich günstigste Angebot (nicht zwingend das billigste, sondern unter Berücksichtigung der Qualitätskriterien) erhält den Zuschlag.

• Qualität und Leistungsumfang: Unter Qualität fallen sowohl die textile Qualität der angebotenen Kleidung (Langlebigkeit, Tragekomfort, Normerfüllung) als auch die Qualität der Serviceleistungen. Die Evaluation prüft, ob der Bieter alle geforderten Leistungen vollständig abdeckt und ggf. Mehrwertleistungen anbietet. Vorhandene Zertifikate (z. B. für Wäschereiqualität oder PSA-Konformität) und Referenzen ähnlicher Projekte werden positiv bewertet. Auch die vorgesehene Langlebigkeit der Textilien, professionelle Reparaturkonzepte und ein schlüssiges Qualitätssicherungssystem fließen hier ein.

• Service und Organisation: Dieses Kriterium umfasst die angebotenen Servicelevel (Lieferfrequenz, Reaktionszeiten bei Problemen, Verfügbarkeitsgarantien) und die personelle Betreuung. Ein Anbieter, der z. B. einen 24/7-Hotline-Service, regelmäßige Vor-Ort-Betreuung und eine hohe Flexibilität zusichert, wird besser bewertet. Wichtig ist auch das Konzept für Trägermanagement: Wie effizient und kundenfreundlich werden Neuausstattungen, Größenwechsel oder Abmeldungen gehandhabt? Darüber hinaus wird die Erfahrung des Bieters mit vergleichbaren Projekten (insbesondere Betrieb von RFID-Ausgabeautomaten in ähnlicher Größenordnung) positiv berücksichtigt. Ein durchdachtes Konzept mit Schulungen, Kommunikationsstrategie für Mitarbeiter und zuverlässiger Wartungsorganisation erhöht die Bewertung unter diesem Punkt.

• Technologie und Digitalisierung: Hier wird beurteilt, wie der Bieter die digitalen Schnittstellen und Automatentechnik umgesetzt hat. Ein Anbieter mit ausgereiftem RFID-basiertem Ausgabe- und Rücknahmesystem, benutzerfreundlichem Webportal und erprobter Software-Integration (z. B. Anbindung an ERP, Single Sign-On für Mitarbeiter etc.) hat Vorteile. Ebenfalls fließt ein, inwieweit der Bieter moderne Technologien zur Prozessoptimierung nutzt, etwa Automatisierung im Wäschelager, Echtzeit-Tracking, mobile Apps für die Nutzer etc. Die IT-Sicherheit und DSGVO-Konformität der Lösung müssen gewährleistet sein. Innovatives Potenzial (z. B. Nutzung von Datenanalysen, um den Kleiderbestand zu optimieren) wird positiv gesehen.

• Nachhaltigkeit: Wie oben beschrieben, wird ein erhebliches Augenmerk auf nachhaltige Kriterien gelegt. In der Bewertung wird geprüft, welches Nachhaltigkeitskonzept der Bieter vorlegt: z. B. konkrete Maßnahmen zur Reduktion von Wasser- und Energieverbrauch, Einsatz von umweltfreundlichen Waschmitteln, Recyclingquoten für Textilien, CO₂-Kompensation und soziales Engagement (Arbeitsbedingungen, regionale Lieferketten). Ein Anbieter, der nachweislich über eine nachhaltige Unternehmensstrategie verfügt (etwa durch Berichte, Zertifikate oder Auszeichnungen belegt), erhält in diesem Kriterium eine höhere Punktzahl. Insbesondere innovative Textilkreislauf-Lösungen (Closed-Loop-Ansätze) werden honoriert. Die Bieter sollten daher detailliert darlegen, wie sie den Nachhaltigkeitsanforderungen gerecht werden und welche Kennzahlen sie dazu vorlegen können.

• Vertragliche Konditionen und Sicherheit: Schließlich fließen auch Vertragsaspekte in die Wertung ein, etwa die Vertragsflexibilität, klare Haftungsregelungen, angemessene Versicherungen und risikoarme Ausgestaltung für den Auftraggeber. Ein Bieter, der z. B. sehr starre Vertragsbedingungen stellt oder wichtige Punkte unzureichend abdeckt, könnte Punktabzüge erhalten. Umgekehrt werden faire Bedingungen und ein gut durchdachtes Gesamtkonzept honoriert.

Die Gewichtung der vorgenannten Kriterien wird in den Vergabeunterlagen festgelegt (typischerweise z. B. Preis 50 %, Qualität/Service 30 %, Nachhaltigkeit 20 % – tatsächliche Gewichtung kann abweichen). Insgesamt soll die Bewertungskommission durch dieses mehrkriterielle System das Angebot auswählen, das das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Die Bieter sind aufgefordert, ihre Angebote entsprechend vollständig, strukturiert und belegbar zu gestalten. Insbesondere sollten zu den qualitativen Kriterien aussagekräftige Unterlagen eingereicht werden (Konzepte, Nachweise, Referenzen), da diese einen entscheidenden Einfluss auf die Vergabeentscheidung haben.