Change Request Verfahren

Eine Vertragsänderung wird durch einen formellen Änderungsantrag eingeleitet. Einen solchen Change-Request kann jede Partei – sowohl der Kunde als Auftraggeber als auch der Anbieter als Auftragnehmer – während der Vertragslaufzeit vorschlagen.

• Schriftform und Adressierung: Jede Änderung der vereinbarten Leistungen muss von der änderungswilligen Partei schriftlich beantragt und begründet werden. Der Änderungsantrag ist an die jeweils andere Vertragspartei zu richten – konkret an die im Hauptvertrag benannten Ansprechpartner (z. B. Vertrags- oder Projektverantwortliche auf Seiten des Kunden bzw. Change-Manager auf Seiten des Anbieters). Die schriftliche Form kann dabei klassisch schriftlich oder in Textform (per E-Mail oder über ein vereinbartes Changesystem) erfolgen, sofern der Hauptvertrag Textform für Mitteilungen zulässt. Der Eingang des Antrags ist vom Empfänger zeitnah schriftlich zu bestätigen, idealerweise innerhalb von [z. B. fünf] Werktagen, unter Zuteilung einer eindeutigen Änderungsnummer zur Nachverfolgung (Change-Request-ID).

• Inhaltliche Mindestangaben: Der Änderungsantrag muss alle für die Bewertung wesentlichen Informationen enthalten, damit er effizient geprüft werden kann.

• Beschreibung der gewünschten Änderung: Detaillierte Schilderung, was geändert werden soll (betroffene Leistungen, Prozesse, Mengen usw.), inklusive des Soll-Zustands nach der Änderung und, falls relevant, Abgrenzung zum aktuellen Ist-Zustand.

• Begründung und Zielsetzung: Darstellung des Warum – z. B. Gründe für die Änderung, angestrebte Verbesserungen oder notwendige Anpassungen (etwa geänderte betriebliche Anforderungen, neue gesetzliche Vorgaben, technischer Innovationswunsch oder wirtschaftliche Vorteile).

• Umfang und Auswirkungen (so weit dem Antragsteller bekannt): Erste Abschätzung der voraussichtlichen Auswirkungen der Änderung auf laufende Prozesse, Service Levels, Kosten und Termine. (Der Antragsteller sollte, soweit möglich, angeben, welche Bereiche betroffen sind, z. B. ob zusätzliche Kosten oder Einsparungen erwartet werden, ob Abläufe temporär unterbrochen würden etc.)

• Dringlichkeit und gewünschter Zeitplan: Angabe, ob die Änderung zeitkritisch ist (z. B. Wunschdatum für Umsetzung oder erforderlicher Vorlauf) und ob eine vorläufige Fortführung des Status quo während der Änderungsprüfung akzeptabel ist. Gegebenenfalls ist anzugeben, ob der Geschäftsbetrieb ohne die Änderung gefährdet wäre oder ob die Änderung mit vorhandenen Mitteln behelfsmäßig überbrückt werden kann.

• Antragsteller und Autorisierung: Name und Funktion des Einreichenden auf Seiten des Antragstellers, sowie Datum der Antragstellung. Bei Kundenanträgen sollte eine autorisierte Vertretung des Kunden (z. B. Vertragsmanager oder Projektleiter) den Antrag unterzeichnen; bei Anträgen des Anbieters entsprechend ein vertretungsberechtigter Ansprechpartner.

• Vordruck/Template: Soweit verfügbar, soll für den Änderungsantrag ein standardisiertes Musterformular verwendet werden (siehe Abschnitt 7 dieses Anhanges). Dieses Formular stellt sicher, dass alle oben genannten Informationen strukturiert erfasst werden, und enthält vorgesehene Felder für den Prüfvermerk und die Genehmigung. Die Nutzung eines einheitlichen Formulars erhöht die Transparenz und Vergleichbarkeit von Change-Requests. Ist kein spezielles Formular vorgegeben, sind die vorgenannten Angaben in einem Schreiben oder Dokument vollständig darzustellen.

• Vorgespräch bei komplexen Änderungen (optional): Bei umfangreichen oder technisch komplexen Änderungswünschen sollen die Parteien vor der formalen Antragstellung nach Möglichkeit ein Vorgespräch führen. In diesem informellen Austausch (etwa zwischen den Fach- oder Projektverantwortlichen beider Seiten) wird der Inhalt des geplanten Änderungsantrags vorab geklärt und ein gemeinsames Verständnis der Zielsetzung und Machbarkeit erreicht. Dies dient dazu, Unklarheiten oder Missverständnisse zu beseitigen, damit der formale Änderungsantrag klar und vollständig gestellt werden kann. Ein solches Vorgespräch ist freiwillig, kann aber helfen, unnötige Ablehnungen zu vermeiden und das Verfahren abzukürzen.

Mit Eingang eines ordnungsgemäßen Änderungsantrags beim Empfänger beginnt die nächste Phase des Change-Request-Verfahrens: die inhaltliche Prüfung und Bewertung des Antrags durch den Empfänger und ggf. gemeinsam durch beide Parteien.

Nach Eingang eines Change-Requests hat die empfangende Partei (Change-Request-Empfänger) den Änderungsantrag sorgfältig zu prüfen. Ziel ist es, auf Basis des Antrags zu ermitteln, ob und wie die gewünschte Änderung durchgeführt werden kann, welche Auswirkungen sie hätte und welche Bedingungen dafür gelten müssten.

• Organisation: Untersuchung der organisatorischen Auswirkungen. Es wird bewertet, welche internen Abläufe und Prozesse von der Änderung betroffen wären und wie sich diese anpassen lassen. Zudem wird geprüft, ob die Änderung personelle Konsequenzen hat – z. B. Bedarf an zusätzlichem Personal oder Schulungen für Mitarbeiter – und ob Verantwortlichkeiten neu zugeordnet werden müssen. Ebenfalls ist zu betrachten, ob die Änderung mit der bestehenden Aufbau- und Ablauforganisation des Vertrags (etwa bestehende Ansprechpartner, Kommunikationswege und Freigabeprozesse) vereinbar ist oder ob neue organisatorische Maßnahmen erforderlich sind.

• Technik: Untersuchung der technischen Machbarkeit und Auswirkungen. Hier beurteilt der Change-Request-Empfänger, ob die gewünschte Änderung technisch umsetzbar ist und welche technischen Ressourcen oder Anpassungen dafür nötig wären. Geprüft wird die Durchführbarkeit unter Berücksichtigung der bestehenden Infrastruktur und Systeme, die technische Sicherheit (z. B. Arbeitssicherheit bei neuen Produkten, Datensicherheit bei digitalen Änderungen) sowie die Einhaltung einschlägiger Normen und Standards. Ebenso wird evaluiert, ob neue Geräte, Maschinen oder IT-Lösungen angeschafft oder entwickelt werden müssen und ob Schnittstellen oder Kompatibilitäten zu bestehenden Systemen berücksichtigt werden müssen.

• Wirtschaftlichkeit: Prüfung der ökonomischen Aspekte. Es wird ermittelt, welche Kosten durch die Umsetzung der Änderung voraussichtlich entstehen (Investitionskosten, laufende Mehrkosten) und ob Einsparungen oder Effizienzgewinne dem gegenüberstehen. Der Change-Request-Empfänger stellt fest, ob die Änderung wirtschaftlich sinnvoll und für beide Parteien tragbar ist. Dabei ist ggf. ein Wirtschaftlichkeitsnachweis zu führen, insbesondere bei größeren Änderungen: beispielsweise durch Kostenschätzungen, Vergleich von Aufwand und Nutzen oder Berechnung einer Amortisationszeit. Zusätzlich wird geprüft, ob die Änderung im Rahmen der vorhandenen Budgetierung möglich ist – etwa, ob der Kunde budgetäre Mittel für Mehrkosten freigeben kann oder ob der Anbieter die Änderung ohne Preisanpassung leisten kann. Falls zur Prüfung externe Ressourcen oder erheblicher Aufwand nötig sind (z. B. eine Machbarkeitsstudie oder Prototypenerstellung), kann der Anbieter dem Kunden diesen Prüfaufwand in Rechnung stellen, sofern dies vertraglich zulässig ist und der Kunde vorab zustimmt. In der Regel tragen jedoch beide Parteien ihre eigenen internen Kosten der Änderungsprüfung selbst.

• Recht und Vertragskonformität: Juristische Beurteilung der vorgeschlagenen Änderung. Es wird geprüft, ob die Änderung mit den bestehenden Vertragsbestimmungen vereinbar ist oder ob Vertragsklauseln angepasst werden müssten. Insbesondere werden Auswirkungen auf vereinbarte Leistungsbeschreibungen, Service Level Agreements (SLAs) und bisherige Vertragsanhänge analysiert. Zudem erfolgt eine Prüfung etwaiger berührter gesetzlicher Vorgaben: z. B. Haftungsfragen (führt die Änderung zu veränderten Risiken oder Verantwortlichkeiten, die einer neuen Haftungsregelung bedürfen?), Datenschutz (sind von der Änderung persönliche Daten betroffen und müssen daher Datenschutzbestimmungen oder die DSGVO beachtet und ggf. Vertragsanlagen zum Datenschutz angepasst werden?) sowie sonstige Genehmigungs- oder Behördenanforderungen. Auch die Zulässigkeit der Änderung im Rahmen des Vergaberechts (falls anwendbar) oder anderer Regulierungen wird berücksichtigt. Abschließend wird eingeschätzt, ob durch die Änderung zusätzliche Vertragsdokumente oder Vereinbarungen (z. B. Nachträge, geänderte Preisblätter, technische Spezifikationen) erforderlich werden.

Das Ergebnis der Prüfung in diesen vier Dimensionen bildet die Grundlage für die weitere Entscheidung im Change-Request-Verfahren. Die prüfende Partei dokumentiert ihre Analyse und bereitet eine Stellungnahme bzw. ein Änderungsangebot vor (siehe Abschnitt 4), in dem die Erkenntnisse der Prüfung – Machbarkeit, Bedingungen, Auswirkungen – transparent zusammengefasst sind.

Das Change-Request-Verfahren durchläuft mehrere Phasen.

• Einreichung des Änderungsantrags: Der Prozess beginnt mit der formellen Antragstellung durch den Kunden oder den Anbieter gemäß Abschnitt 2. Der Antrag wird gestellt und beim Empfänger (der anderen Partei) registriert. Der Empfänger bestätigt den Eingang in der Regel kurzfristig (üblicher Richtwert: innerhalb von 5 Werktagen) und teilt dem Antragsteller eine eindeutige Referenznummer für den Change-Request mit. Ab diesem Zeitpunkt läuft das offizielle Änderungsverfahren.

• Prüfung und Bewertung: Anschließend erfolgt die in Abschnitt 3 beschriebene inhaltliche Prüfung des Antrags durch den Empfänger. Diese Prüfungsphase sollte unverzüglich begonnen werden. Je nach Komplexität der gewünschten Änderung kann die Dauer der Prüfung variieren. Der Empfänger bemüht sich jedoch, innerhalb einer angemessenen Frist (z. B. 10 Werktage bei einfacheren Änderungen) die Prüfung abzuschließen oder zumindest einen Zwischenstand mitzuteilen. Ist absehbar, dass eine umfangreichere Analyse erforderlich ist, informiert der Empfänger den Antragsteller innerhalb der ersten Prüfungstage darüber und teilt einen voraussichtlichen Zeitpunkt mit, bis zu dem eine ausführliche Stellungnahme bzw. ein Angebot vorgelegt wird. Während der Prüfungsphase bleibt die vertragliche Leistungserbringung unverändert; der laufende Service (Kleiderlieferung/-pflege) wird grundsätzlich wie vereinbart fortgesetzt, es sei denn, beide Parteien vereinbaren vorübergehend etwas Anderes.

• Stellungnahme des Empfängers: Nach Abschluss der internen Prüfung erstellt der Change-Request-Empfänger eine Stellungnahme zum Änderungsantrag. Diese erfolgt in Textform (schriftlich per Dokument oder E-Mail) gegenüber dem Antragsteller.

• Positiv (grundsätzliche Zustimmung): Der Empfänger signalisiert, dass die Änderung prinzipiell umsetzbar ist, und nennt die Bedingungen dafür. In den meisten Fällen wird er ankündigen, ein detailliertes Änderungsangebot zu erstellen, das Umfang, Kosten und Zeitplan der Umsetzung enthält.

• Negativ (Ablehnung): Der Empfänger lehnt die vorgeschlagene Änderung als nicht durchführbar oder nicht akzeptabel ab. Die Ablehnung wird begründet (z. B. technisch nicht machbar, unverhältnismäßig hoher Aufwand, Vertragswidrigkeit, mangelnde Ressourcen – siehe auch Abschnitt 6 zur Ablehnung).

• Modifikation vorgeschlagen: Falls der Empfänger den Änderungswunsch in der vorliegenden Form nicht vollständig erfüllen kann oder will, aber bereit ist, eine angepasste Lösung anzubieten, wird dies mitgeteilt. Er kann z. B. vorschlagen, die Änderung in geringerem Umfang, zu einem anderen Termin oder unter alternativen Bedingungen durchzuführen. Solche Vorschläge werden als Grundlage für weitere Verhandlungen genutzt.

• Klärungsbedarf: Sollte die Prüfung ergeben haben, dass weitere Informationen benötigt werden (etwa weil der Antrag unvollständig war oder neue Fragen aufgetaucht sind), fordert der Empfänger den Antragsteller zur Ergänzung der Angaben auf. Dies sollte ebenfalls zeitnah geschehen, und der Prozess kann bis zum Eingang der zusätzlichen Informationen ausgesetzt werden.

Die Stellungnahme sollte innerhalb der im vorigen Schritt genannten Frist erfolgen. Bei einfachen Änderungen ist es wünschenswert, dass der Empfänger dem Antragsteller spätestens 2 Wochen nach Antragseingang eine Stellungnahme zukommen lässt. Bei komplexen Fällen kann sich diese Frist verlängern, sollte aber möglichst im Voraus kommuniziert werden.

• Erstellung eines Änderungsangebots: Sofern die Änderung grundsätzlich möglich erscheint und keine direkte Ablehnung erfolgt ist, erstellt – in der Regel der Anbieter (Auftragnehmer) – ein schriftliches Change-Angebot für die beantragte Änderung. In diesem Angebot werden die Konditionen der Umsetzung konkret dargelegt.

• Genaue Beschreibung der geplanten Änderung und des zukünftig geschuldeten Leistungsumfangs (was wird sich im Vergleich zum bisherigen Vertrag ändern).

• Implementierungsplan: Zeitplan für die Realisierung der Änderung, einschließlich etwaiger Übergangsphasen, Meilensteine und geplantes Umsetzungsdatum oder -zeitraum.

• Kostenkalkulation: Aufstellung aller voraussichtlichen Mehrkosten oder Einsparungen für den Kunden. Dies umfasst einmalige Kosten (z. B. für Anschaffungen, Einrichtung oder Projektaufwände) ebenso wie laufende Kostenänderungen (etwa geänderte monatliche Mietraten pro Kleidungsstück, Servicegebühren etc.). Die Kalkulation muss transparent sein und ggf. bestehende Preisblätter ergänzen oder modifizieren. Falls durch die Änderung Kosten für den Anbieter wegfallen oder zusätzliche Kosten für den Kunden entstehen, wird auch eine Anpassung der Vergütung vorgeschlagen (siehe auch Abschnitt 5 hinsichtlich Vertragsanpassung).

• Auswirkungen auf vertragliche Regelungen: Darstellung, ob und welche Vertragsänderungen nötig sind (z. B. Anpassung von Service Levels, Aktualisierung von Vertragsanhängen wie dem Preisblatt oder Leistungsschein, Änderungen bei den Zuständigkeiten oder Abnahmeprozessen). Hierbei wird auch angegeben, ob die Vertragslaufzeit beeinflusst wird (Verlängerung, Verkürzung oder frühere Kündigungsmöglichkeiten, falls relevant).

• Gültigkeitsdauer des Angebots: Angabe, wie lange das Angebot gültig ist, d. h. bis wann der Antragsteller spätestens zusagen muss, damit die genannten Termine und Preise eingehalten werden können. Üblich sind Angebotsfristen von z. B. 30 Tagen, sofern keine anderen Fristen vereinbart sind.

Dieses Change-Angebot wird dem Antragsteller übergeben. Das Angebot sollte mit ausreichender Vorlaufzeit erstellt werden, damit beide Seiten noch verhandeln können, bevor Termine verfallen. Sollte die Erstellung des Angebots selbst mit erheblichem Aufwand verbunden sein (z. B. bei umfangreicher technischer Planung), kann der Anbieter erwägen, dafür eine separate Vergütung zu verlangen; dies muss jedoch im Voraus angekündigt und vom Kunden genehmigt werden (z. B. in Form eines kostenpflichtigen Vorprojekts), sofern nicht bereits vertraglich geregelt.

• Verhandlung und Einigung: Nach Erhalt des Änderungsangebots tritt die Phase der Verhandlung ein. Der Kunde (bzw. der Antragsteller) prüft das Angebot und entscheidet, ob er es akzeptieren, ablehnen oder Nachverhandlungen führen möchte. In dieser Phase können beide Seiten offene Punkte klären und ggf. Nachbesserungen am Angebot vornehmen. Typische Verhandlungsthemen sind die Höhe der Kosten, der Zeitplan oder inhaltliche Details der Änderung. Beide Parteien bemühen sich, innerhalb der Gültigkeitsdauer des Angebots eine Einigung zu erzielen. Änderungen oder Ergänzungen zum ursprünglichen Change-Angebot werden protokolliert. Wenn Übereinstimmung erreicht wird, halten die Parteien die endgültige Fassung der Änderung in einer Änderungsvereinbarung fest (siehe nächster Schritt). Gelingt keine Einigung, gilt der Change-Request als gescheitert; es verbleibt dann beim ursprünglichen Vertragszustand, ohne dass die vorgeschlagene Änderung wirksam wird. Eine gescheiterte Einigung schließt nicht aus, dass zu einem späteren Zeitpunkt ein ähnlicher oder modifizierter Change-Request erneut eingebracht wird.

• Dokumentation der Vereinbarung: Wurde eine Einigung über die Konditionen der Änderung erzielt, so ist diese Ergebnisdokumentation schriftlich festzuhalten. Dies erfolgt in der Regel durch Ausarbeitung einer Änderungsvereinbarung (Change-Request-Vereinbarung/Nachtrag) als Vertragsnachtrag.

• Verweis auf den ursprünglichen Vertrag (Titel, Datum) und die Parteien.

• Klare Beschreibung der geänderten Vertragsbestandteile (welche Klauseln, Anlagen oder Leistungen werden durch die Änderung ersetzt, ergänzt oder modifiziert).

• Gültiges Datum des Inkrafttretens der Änderung (ab wann die neuen Regelungen gelten).

• Etwaige befristete Geltung, falls die Änderung nur für einen bestimmten Zeitraum oder testweise erfolgen soll.

• Die vereinbarten neuen Preise oder Gebühren (z. B. in Form eines angepassten Preisblatts als Anhang).

• Alle sonstigen geänderten Geschäftsbedingungen, Leistungskennzahlen oder Verantwortlichkeiten.

• Regelung der Übergangsphase, falls relevant (z. B. wie mit Altbeständen von Kleidung verfahren wird, oder bis wann alte Prozesse parallel laufen).

• Verweis auf die Anhänge, in denen Details festgehalten sind (z. B. aktualisierte technische Spezifikationen, neue SLAs, ggf. eine aktualisierte Liste der Standorte oder Ansprechpartner).

• Unterschriften der autorisierten Vertreter beider Parteien mit Datum.

Zusätzlich zur Änderungsvereinbarung selbst sollten alle zugehörigen Dokumente gesammelt und archiviert werden. Dazu gehören der ursprüngliche Änderungsantrag, eventuelle Stellungnahmen und Angebote, Verhandlungsprotokolle sowie eine finale Fassung des Änderungsangebots. Diese Änderungsdokumentation wird den Vertragsdokumenten beigefügt und bildet einen Bestandteil des Vertragswerks.

• Freigabe (Genehmigung) und Umsetzung: Die Änderung tritt in Kraft, sobald die Änderungsvereinbarung von beiden Parteien rechtsverbindlich unterzeichnet wurde (sofern kein anderes Wirksamkeitsdatum darin bestimmt ist). Dieses Unterzeichnen stellt die formale Freigabe dar. Ab dem Inkrafttreten sind die Vertragsparteien verpflichtet, die Vereinbarung umzusetzen und einzuhalten. Der Anbieter beginnt mit der Change-Realisierung, also der praktischen Umsetzung der Änderung (Beschaffung von geänderten Artikeln, Umstellung von Prozessen, Anpassung von Systemen etc.), und der Kunde wirkt dabei mit, soweit erforderlich (z. B. Bereitstellung von Informationen, Abnahme von Teillieferungen). Beide Parteien stellen sicher, dass ihre Mitarbeiter und eventuelle Subunternehmer über die Änderungen informiert sind und danach handeln.

Nach Umsetzung der Änderung kann – falls im Vertrag oder aufgrund der Natur der Änderung vorgesehen – eine Abnahme der geänderten Leistung durch den Kunden erfolgen. Die Abnahme bestätigt, dass die Änderung vertragsgemäß umgesetzt wurde. Erfolgt keine formale Abnahme, gilt die Änderung mit ihrer tatsächlichen Durchführung und Ingebrauchnahme als akzeptiert.

Werden während der Umsetzung weitere Anpassungsbedarfe erkannt, die über die vereinbarte Änderung hinausgehen, so sind diese Gegenstand neuer Änderungsanträge. Das vorliegende Change-Request wird dann entweder abgeschlossen (und der neue Bedarf separat als neuer Change-Request gestartet) oder im Einvernehmen der Parteien im laufenden Verfahren erweitert. Grundsätzlich soll jedoch jede weitergehende Änderung wiederum das hier beschriebene Verfahren durchlaufen, um Transparenz und Dokumentation zu gewährleisten.

Die oben genannten Zeitangaben (z. B. 5 Werktage für Eingangsbestätigung, 10 Werktage für Prüfung, 2 Wochen für Stellungnahme etc.) dienen als Richtwerte. Konkrete Fristen können im Einzelfall oder im Hauptvertrag anders festgelegt werden. Beide Parteien verpflichten sich, bei Änderungsverfahren angemessene Fristen zu setzen und einzuhalten, sodass das Verfahren zügig, aber auch mit der gebotenen Sorgfalt durchlaufen wird. Sollte eine Partei eine Frist nicht einhalten können, informiert sie die andere Partei hierüber möglichst vor Fristablauf und schlägt eine angemessene Verlängerung vor. Unnötige Verzögerungen sind zu vermeiden.

• Vertragsbestandteil: Die Änderungsvereinbarung sowie gegebenenfalls aktualisierte Anlagen werden Bestandteil des Hauptvertrags. Die im Change-Request vereinbarten neuen Regelungen treten an die Stelle der bisherigen Vereinbarungen, die von der Änderung betroffen sind. Insoweit wird der ursprüngliche Vertrag durch die Änderung ergänzt oder modifiziert. Alle übrigen Vertragsbestimmungen, die von der Änderung unberührt sind, bleiben unverändert und weiterhin gültig.

• Anpassung der Vertragsdokumente: Etwaige Anhänge des Vertrages, die durch die Änderung betroffen sind, werden aktualisiert. Insbesondere können das Preisblatt (Preise und Konditionen der Kleidervermietung), die Leistungsbeschreibung oder technische Spezifikationen, die Service Level Agreements (SLA) hinsichtlich Liefer- und Reaktionszeiten oder Qualitätskennzahlen, und andere relevante Dokumente angepasst werden. Diese aktualisierten Dokumente werden der Änderungsvereinbarung beigefügt oder ersetzen die bisherigen Anlagen vollständig. Jede solche geänderte Anlage ist mit einer neuen Versionsnummer oder einem Datum zu versehen, um Verwechslungen auszuschließen. Beispiel: Wird die Anzahl der zu liefernden Kleidungsstücke erhöht und führt dies zu geänderten Staffelpreisen, so wird ein neues Preisblatt mit den aktualisierten Preisen erstellt und der Änderungsvereinbarung als Anlage angehängt.

• Laufzeit und Kündigung: Sofern die Änderung Auswirkungen auf die Vertragslaufzeit oder Kündigungsregelungen hat, werden diese in der Änderungsvereinbarung festgehalten. Grundsätzlich lässt eine genehmigte Änderung den Bestand des Vertrages unberührt, d. h. die ursprünglich vereinbarte Laufzeit bleibt bestehen, es sei denn, die Parteien treffen ausdrücklich eine anderweitige Abrede. Beispielsweise könnte eine umfangreiche Änderung mit zusätzlichen Investitionen eine Verlängerung der Vertragslaufzeit nach sich ziehen, um die Kosten zu amortisieren – in diesem Fall würde in der Änderungsvereinbarung ein angepasstes Vertragsende oder eine verlängerte Mindestlaufzeit definiert. Ebenso könnten bestimmte Änderungen Anlass für ein Sonderkündigungsrecht sein (z. B. falls eine Partei mit der geänderten Ausgestaltung auf lange Sicht nicht mehr wirtschaftlich arbeiten kann); auch dies wäre ausdrücklich und schriftlich in der Änderungsvereinbarung zu regeln. Ohne eine solche explizite Regelung gelten Laufzeit und Kündigungskonditionen des Hauptvertrags unverändert fort.

• Leistungserbringung und Pflichten: Nach Wirksamwerden der Änderung schuldet der Anbieter die geänderte Leistung genau wie in der Änderungsvereinbarung beschrieben. Umgekehrt ist der Kunde verpflichtet, eventuelle neue Mitwirkungspflichten zu erfüllen (z. B. Bereitstellung zusätzlicher Umkleideräume bei Standorterweiterung, Übermittlung digitaler Mitarbeiterdaten für neue Softwaremodule etc.). Service Level-Messungen oder Verfügbarkeitszusagen beziehen sich ab der Änderung auf den neuen Umfang. Sollte die Änderung eine vorübergehende Leistungsunterbrechung oder -minderung erfordern (etwa um technische Umstellungen durchzuführen), so wird dies in der Änderungsvereinbarung festgehalten und gilt nicht als Vertragsverstoß, sofern im Rahmen der Vereinbarung so akzeptiert. Nach erfolgter Umstellung gelten wieder die normalen vertraglichen Verpflichtungen.

• Preisanpassungen und Abrechnung: Die durch eine Änderung vereinbarten Preisänderungen werden mit Inkrafttreten wirksam. Die Abrechnung erfolgt ab dem definierten Stichtag nach den neuen Konditionen. Wurde beispielsweise eine Preiserhöhung für zusätzliche Leistungen vereinbart, stellt der Anbieter ab dem im Änderungsdokument genannten Datum die neuen Preise in Rechnung. Etwaige einmalige Kosten werden gemäß der Vereinbarung gesondert berechnet (z. B. auf der nächsten Rechnung oder nach Meilensteinen). Beide Parteien tragen die eigenen Kosten, die ihnen im Rahmen der Vorbereitung und Verhandlung des Change-Requests entstanden sind, grundsätzlich selbst, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde. Kosten, die speziell zur Umsetzung der Änderung anfallen, sind Teil des Änderungsangebots und somit durch die vereinbarten neuen Preise abgegolten oder separat in der Änderungsvereinbarung ausgewiesen.

• Fortbestand sonstiger Vereinbarungen: Alle übrigen Vertragsbedingungen und -anhänge behalten ihre Gültigkeit und Wirkung, soweit sie nicht durch die Änderungsvereinbarung geändert werden. Insbesondere bleiben Gewährleistungszusagen, Haftungsbegrenzungen und Vertraulichkeitsvereinbarungen unberührt, es sei denn, die Natur der Änderung erfordert auch hier Anpassungen (beispielsweise muss bei Einführung eines neuen IT-Systems möglicherweise die Anlage zum Datenschutz ergänzt werden – dies würde dann Teil der Änderungsdokumentation sein).

Eine genehmigte Änderung wird nahtlos in den Hauptvertrag integriert. Der Vertrag wird ab dem Änderungszeitpunkt so gelesen, als wären die neu vereinbarten Regelungen von Anfang an Bestandteil gewesen, unter Berücksichtigung der in der Änderungsvereinbarung festgehaltenen Modifikationen.

Nicht jeder Änderungsantrag führt zu einer einvernehmlichen Änderung des Vertrags.

• Ablehnung eines Änderungsantrags: Jede Vertragspartei ist berechtigt, einen Change-Request nach Prüfung abzulehnen, wenn triftige Gründe entgegenstehen. Gründe für eine Ablehnung können z. B. sein: technische Undurchführbarkeit, unverhältnismäßige Kosten, Unwirtschaftlichkeit, erhebliche Störung des laufenden Betriebs, Widerspruch zur Unternehmenspolitik oder rechtliche Unzulässigkeit der gewünschten Änderung. Die ablehnende Partei hat dem Antragsteller die Entscheidung unverzüglich und schriftlich mitzuteilen, möglichst mit einer nachvollziehbaren Begründung. Eine Ablehnung auf Seiten des Anbieters könnte etwa damit begründet werden, dass die gewünschte Änderung außerhalb des vertraglich vereinbarten Geschäftsmodells liegt oder Ressourcen erfordert, die nicht verfügbar sind; eine Ablehnung seitens des Kunden könnte z. B. erfolgen, wenn das angebotene Kosten-Nutzen-Verhältnis unattraktiv ist. Im Falle einer Ablehnung verbleibt es beim ursprünglichen Vertragsumfang; der bestehende Vertrag wird unverändert fortgeführt, als wäre kein Änderungsantrag gestellt worden. Beide Parteien tragen jeweils ihre durch den erfolglosen Change-Request entstandenen Aufwände selbst. Eine formale Ablehnung schließt jedoch nicht aus, dass zu einem späteren Zeitpunkt ein ähnlicher Änderungswunsch erneut gestellt wird – vorzugsweise wenn sich die Rahmenbedingungen geändert haben oder der Antragsteller neue Informationen vorlegen kann.

• Zurückstellung (Delay) des Antrags: Anstatt einen Änderungsantrag endgültig abzulehnen, können die Parteien gemeinsam beschließen, ihn zeitlich zurückzustellen. Dies kommt in Betracht, wenn die Änderung grundsätzlich sinnvoll oder möglich erscheint, aber zum aktuellen Zeitpunkt nicht realisiert werden kann – etwa wegen begrenzter Ressourcen, laufender anderer Projekte, noch unklarer Rahmenbedingungen oder Abhängigkeiten von Dritten. In einem solchen Fall verständigen sich die Parteien darauf, die Entscheidung über den Change-Request aufzuschieben. Die Zurückstellung sollte mit einer perspektivischen Einschätzung versehen werden, z. B.: „Wiedervorlage in sechs Monaten, wenn die neuen Produktionslinien etabliert sind“ oder „Prüfung erneut nach Klärung der Budgetplanung des nächsten Jahres“. Der ursprüngliche Änderungsantrag bleibt damit offen, wird aber nicht weiterverfolgt, bis die definierten Voraussetzungen eingetreten sind oder eine der Parteien eine Wiederaufnahme des Themas wünscht. Eine Zurückstellung ist schriftlich festzuhalten, inklusive der Gründe und ggf. eines Termins oder Auslösers zur Wiedervorlage. Bis zur Wiederaufnahme gilt auch hier: keine Vertragsänderung, Vertrag läuft zu bisherigen Konditionen weiter.

• Modifikation und Gegenangebote: Häufig resultieren aus der Prüfung oder den Verhandlungen Gegenvorschläge oder modifizierte Change-Requests. Anstatt einen Antrag strikt abzulehnen, kann der Change-Request-Empfänger dem Antragsteller eine angepasste Variante der Änderung vorschlagen (z. B. geringerer Umfang, alternative technische Lösung oder zeitliche Streckung), die er für machbar hält. Ebenso kann der Antragsteller, falls ihm das Änderungsangebot des Empfängers nicht zusagt, seinerseits Änderungswünsche am Change-Angebot anbringen. In beiden Fällen handelt es sich um Modifikationen des ursprünglichen Change-Requests. Die Parteien können solche Modifikationen im Zuge der Verhandlungen austauschen. Wichtig ist, diese Änderungen schriftlich festzuhalten (etwa in einem E-Mail-Wechsel oder einem Protokoll), um Klarheit zu bewahren, welcher Antrag zuletzt zur Entscheidung steht. Im Grunde wird der Change-Request damit iterativ angepasst. Sobald eine modifizierte Variante beidseitige Zustimmung findet, wird sie – wie in Abschnitt 4 beschrieben – in einer Änderungsvereinbarung dokumentiert. Findet sich keine Variante, die beide Parteien akzeptieren können, gilt der Change-Request als nicht genehmigt (gescheitert).

• Eskalationsverfahren bei Meinungsverschiedenheiten: Sollte es im Change-Request-Prozess zu Konflikten oder festgefahrenen Meinungsverschiedenheiten kommen – etwa weil der Antragsteller die Ablehnungsgründe nicht akzeptiert oder die Verhandlungen über die Konditionen sich festfahren – sieht dieser Anhang ein Eskalationsverfahren vor. Zunächst sollen die direkten Ansprechpartner (z. B. Projektleiter oder Vertragsmanager beider Seiten) versuchen, in einem Gespräch die Differenzen auszuräumen. Gelingt dies nicht binnen angemessener Frist, kann jede Partei verlangen, dass das Thema auf höherer Management-Ebene besprochen wird. Hierzu benennt jede Partei einen Eskalationsbeauftragten (z. B. einen Abteilungsleiter oder Prokuristen, der nicht direkt in das Tagesgeschäft involviert ist). Diese Personen treffen sich zu einer Eskalationsbesprechung, prüfen den Sachverhalt neutral und suchen nach einem Kompromiss oder einer Entscheidung im Sinne der Vertragspartnerschaft. Das Eskalationstreffen soll zeitnah erfolgen (etwa innerhalb von 2–4 Wochen nach Eskalationsauslösung). Über das Ergebnis wird ein Protokoll erstellt. Führt auch diese Management-Ebene zu keiner Einigung, kann als nächste Stufe gegebenenfalls eine Schiedsstelle oder Mediation angerufen werden, falls im Hauptvertrag ein entsprechendes Streitbeilegungsverfahren vereinbart ist. Andernfalls steht es den Parteien frei, den Konflikt im Rahmen der allgemeinen Vertragsstreitbeilegung (Gerichtsverfahren) auszutragen. Wichtig: Während einer laufenden Eskalation ruhen – sofern nicht anders vereinbart – die Fristen des Change-Request-Verfahrens, und keine Partei ist verpflichtet, den strittigen Change umzusetzen. Der übrige Vertrag bleibt in Kraft; insbesondere darf der Kunde nicht einseitig die Leistung ändern und der Anbieter nicht einseitig die Leistung verweigern, nur weil ein Change-Request in der Schwebe ist.

Zusammengefasst sollen Ablehnungen oder Verzögerungen von Change-Requests transparent, begründet und fair gehandhabt werden. Das Eskalationsverfahren stellt sicher, dass bedeutende Änderungswünsche nicht vorschnell verworfen werden, sondern gegebenenfalls von höherer Stelle geprüft werden, um eine für beide Seiten tragfähige Lösung zu finden.

Um das Change-Request-Verfahren effizient und nachvollziehbar zu gestalten, werden an Form und Inhalt von Änderungsanträgen bestimmte Anforderungen gestellt. Zudem können Musterformulare verwendet werden, um die Einheitlichkeit zu gewährleisten.

• Standardisierung des Antrags: Es wird empfohlen, ein standardisiertes Change-Request-Formular zu verwenden. Falls ein solches Formular diesem Vertrag als Anlage beiliegt, ist es für alle Change-Requests zu nutzen. Andernfalls sollte der Änderungsantrag zumindest alle in Abschnitt 2 aufgeführten inhaltlichen Mindestangaben enthalten. Das Formular oder der Antrag in Textform sollte eine klare Überschrift tragen (z. B. "Change-Request Nr. X – Änderungsantrag") und idealerweise in Abschnitte gegliedert sein, die den Punkten aus Abschnitt 2 entsprechen.

• Pflichtfelder und Inhalte: Jedes Änderungsformular soll bestimmte Pflichtfelder enthalten, die vom Antragsteller auszufüllen sind, damit kein Aspekt übersehen wird.

• Identifikation: Eindeutige Change-Request-Nummer, Datum der Antragstellung, Name der beantragenden Organisation (Kunde oder Anbieter) und Name des Antragstellers mit Kontaktinformation.

• Betreff/Überschrift: Kurze Benennung der Änderung (z. B. "Änderung Lieferfrequenz Standort X").

• Beschreibung der Änderung: Ausführliche Beschreibung, was geändert werden soll (Freitextfeld für Soll-Beschreibung, ggf. mit Unterpunkten).

• Grund der Änderung: Begründung und Ziele (Freitext).

• Auswirkungen/Vorabbewertung: Einschätzung des Antragstellers zu Auswirkungen auf Organisation, Technik, Kosten, Rechtliches (soweit bekannt).

• Dringlichkeit/Timing: Gewünschter Umsetzungszeitraum oder Stichtag; Hinweis, ob es sich um eine dringend zeitkritische Änderung handelt.

• Anhang/Referenzen: Möglichkeit, Anlagen beizufügen (z. B. technische Spezifikationen, Skizzen, Wirtschaftlichkeitsrechnungen), die den Änderungswunsch untermauern.

• Unterschrift/Freigabe Antragsteller: Bei physischen Dokumenten Unterschrift des Antragstellers; bei elektronischen Anträgen zumindest eine Autorisierung (z. B. Freigabe durch vorgesetzte Stelle oder Absenden durch berechtigten Account).

• Prüfvermerk und Bearbeitungsfelder: Das Formular sollte ferner einen Abschnitt für die Bearbeitung durch den Empfänger vorsehen.

• Datum des Eingangs und Bestätigung an den Antragsteller (inkl. Name des Bearbeiters).

• Ergebnis der Prüfung in den vier Dimensionen (ggf. stichpunktartig oder Verweis auf ein Prüfprotokoll).

• Entscheidung des Empfängers (Kategorien: "genehmigt", "abgelehnt", "Alternativvorschlag", "weitergehende Prüfung nötig" etc.) mit Datum und Name des Entscheidenden.

• Angebotsnummer: falls ein separates Angebotsdokument erstellt wurde, Referenznummer dieses Angebots.

• Freigabe der Änderung: Feld für die finale Genehmigung durch beide Parteien, z. B. Unterschriftsfelder "Genehmigt durch Kunde (Datum, Unterschrift)" und "Genehmigt durch Anbieter (Datum, Unterschrift)" im Falle einer Einigung.

• Nachvollziehbarkeit und Archivierung: Jeder Änderungsantrag (inklusive aller o. g. Informationen und Vermerke) ist vom Empfänger zu dokumentieren und zu archivieren – unabhängig davon, ob er angenommen oder abgelehnt wurde. Abgelehnte oder zurückgestellte Anträge werden zusammen mit der Begründung aufbewahrt, um im Nachhinein den Verlauf nachvollziehen zu können. Genehmigte Anträge werden, wie in Abschnitt 5 beschrieben, zu den Vertragsunterlagen genommen. Eine fortlaufende Nummerierung der Change-Requests und eine geordnete Ablage (z. B. in einem Changes-Register oder -Verzeichnis) bei beiden Parteien sind verpflichtend, damit jederzeit Klarheit über den Status aller beantragten Änderungen besteht.

• Musterformular als Anhang: Sofern diesem Vertrag ein Musterformular beigefügt ist (z. B. Anhang [X].1: Change-Request-Formular), dient dieses als Vorlage. Das Musterformular definiert Format und Inhalt verbindlich. Kleine Abweichungen in der Darstellung sind zulässig, solange alle geforderten Inhalte enthalten sind. Die Parteien können das Formular einvernehmlich aktualisieren, falls Verbesserungen in der Praxis nötig werden.

Durch diese formalen Vorgaben wird sichergestellt, dass jeder Change-Request vollständig, klar und einheitlich gestellt wird. Dies erleichtert die Bearbeitung und minimiert Rückfragen. Beide Parteien verpflichten sich, die vorgesehenen Formate und Inhalte einzuhalten, um einen reibungslosen Änderungsprozess zu gewährleisten.

Dieser Change-Request-Anhang ist integraler Bestandteil des Vertrages über die Miete von Berufskleidung in der Industrie.

• Verbindlichkeit: Die Bestimmungen dieses Anhanges sind für beide Parteien rechtsverbindlich und ergänzen den Hauptvertrag um spezifische Regelungen zum Änderungsverfahren. Änderungen des Vertrages können ausschließlich nach Maßgabe dieses Anhanges vorgenommen werden, sofern nicht im Einzelfall eine abweichende schriftliche Vereinbarung zwischen den Parteien getroffen wird. Insbesondere stellt dieser Anhang klar, dass einseitige Änderungen ausgeschlossen sind und jede Vertragsänderung der gegenseitigen Abstimmung und Zustimmung bedarf.

• Vorrangregelung: Im Falle eines Widerspruchs oder einer Unstimmigkeit zwischen den Regelungen dieses Change-Request-Anhanges und den Bestimmungen des Hauptvertrages (bzw. anderer Vertragsanlagen) gelten die Vorschriften dieses Anhanges vorrangig, jedoch nur in Bezug auf das Änderungsverfahren und damit zusammenhängende Aspekte. Das bedeutet: Soweit der Hauptvertrag oder andere Anlagen bereits Regelungen zu Änderungen oder Schriftformerfordernissen enthalten, werden diese durch die vorliegenden Bestimmungen präzisiert und, falls unvereinbar, ersetzt. In allen anderen Belangen, die nicht das Änderungsmanagement betreffen, bleibt der Hauptvertrag vorrangig. Beispiel: Enthält der Hauptvertrag eine Klausel, dass Änderungen der Schriftform bedürfen, so konkretisiert dieser Anhang das Verfahren dieser schriftlichen Änderungen. Widerspricht jedoch eine Fristenregelung in diesem Anhang einer allgemeinen Fristenregelung im Hauptvertrag, gilt für das Änderungsverfahren die spezielle Fristenregelung dieses Anhanges.

• Sonstige Vertragsklauseln: Im Übrigen bleiben die Bestimmungen des Hauptvertrages und seiner übrigen Anhänge unberührt und vollumfänglich in Kraft. Dieser Anhang ändert keine Vertragsbestandteile außer denjenigen, die das Change-Request-Verfahren selbst betreffen oder im Rahmen einer konkreten genehmigten Änderung angepasst werden. Sollten künftig weitere Anhänge oder Nachträge dem Vertrag hinzugefügt werden, ist sicherzustellen, dass diese nicht in Widerspruch zu diesem Change-Request-Anhang stehen, oder es muss eine eindeutige Regelung getroffen werden, welche Bestimmung im Konfliktfall vorgeht.

• Salvatorische Klausel für das Änderungsverfahren: Sollte eine Bestimmung dieses Anhanges unwirksam oder undurchführbar sein, berührt dies die Wirksamkeit des übrigen Vertrages und dieses Anhanges nicht. Die Parteien werden in einem solchen Fall die unwirksame Bestimmung durch eine solche ersetzen, die dem wirtschaftlichen und rechtlichen Sinn der unwirksamen Bestimmung möglichst nahekommt. Das Änderungsverfahren als Ganzes bleibt davon unberührt und soll weiterhin nach dem hier festgelegten Geist durchgeführt werden.

Dieser Anhang tritt zeitgleich mit dem Hauptvertrag in Kraft und behält für die gesamte Laufzeit des Vertrages seine Gültigkeit. Alle gemäß diesem Anhang durchgeführten und einvernehmlich beschiedenen Änderungen werden Bestandteil des Vertrages. Beide Parteien bestätigen durch ihre Unterschrift unter den Hauptvertrag, dass sie an die Regeln dieses Change-Request-Verfahrens gebunden sind und Änderungen nur in der hier festgelegten Weise vornehmen werden.