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Textillogistik & Berufswäsche: Anweisende Dokumentation

Facility Management: Berufswäsche / Textillogistik » Konzept » Anweisende Dokumentation

Verbindliche Vorgaben für standardisierte Abläufe und klare Zuständigkeiten

Verbindliche Vorgaben für standardisierte Abläufe und klare Zuständigkeiten

Die Versorgung mit Berufskleidung, OP-Wäsche, Bewohnertextilien oder Hotelwäsche ist ein elementarer Bestandteil des Gebäudebetriebs. Dabei gelten hohe Anforderungen an Hygiene, Rückverfolgbarkeit, Effizienz, Benutzerfreundlichkeit und Nachweispflicht. Eine anweisende Dokumentation ist notwendig, um Prozesse verbindlich, nachvollziehbar, schulungstauglich und revisionssicher zu machen – im Alltag wie bei Prüfungen oder Audits. Anweisende Dokumentation ist kein Selbstzweck, sondern Basis für Hygiene, Sicherheit, Effizienz und Servicekultur. Wer Prozesse klar regelt und dokumentiert, schafft Transparenz, Vertrauen und Qualität – für den Betrieb wie für die Menschen, die täglich auf ihre Kleidung angewiesen sind.

Anweisende Dokumentation macht die Textillogistik steuerbar, prüfbar und für alle Beteiligten transparent. Sie schafft Rechtssicherheit, Struktur und Klarheit – unabhängig von System, Standort oder Dienstleister – und ist die Basis für Schulung, Kontrolle und Verbesserung.

Betriebssicherheit, Hygieneschutz und Effizienz systematisch unterstützen

Ziele der anweisenden Dokumentation

  • Sicherstellung der gesetzeskonformen und hygienegerechten Versorgung

  • Verbindliche Regelung von Zuständigkeiten, Schnittstellen und Abläufen

  • Vorbereitung auf Audits, Hygieneinspektionen, Unfallversicherungen oder ESG-Reporting

  • Grundlage für Einarbeitung, Schulung, Vertretung und Qualitätssicherung

  • Reduzierung von Fehlbedienung, Missverständnissen, Rückfragen und Verlusten

Verfahrensanweisungen (SOPs)

Prozess

Beschreibung

Erstausstattung

Wer bekommt was? Wo? Wie wird dokumentiert? Was passiert bei Verlust?

Ausgabe

Nutzung von Schranksystemen oder manueller Ausgabe: Ablauf, Zugang, Zeitslots

Rückgabe

Wo erfolgt sie? Welche Regeln gelten? Wie wird kontrolliert?

Befüllung & Kontrolle

Wer füllt nach? Wann? Wie wird dokumentiert? Was tun bei Störungen?

Reklamation & Sonderversorgung

Wie melden Nutzer Probleme? Was ist Sonderversorgung? Wer entscheidet?

Reinigung & Wartung der Systeme

Wer ist zuständig für Hygiene & Technik? In welchen Intervallen?

Rollen & Verantwortlichkeiten

  • Facility Management / Objektleitung

  • Dienstleister (Wäscherei, Reinigung, Technik)

  • Pflege-/Stationsleitungen / OP-Verantwortliche

  • Hygiene- / Qualitätsbeauftragte

  • Nutzer:innen

Fristen & Intervalle

Bereich

Turnus

Dokumentation

Rückgabeüberprüfung

täglich / wöchentlich

Checkliste, RFID-Auswertung

Schrankbefüllung

1–2× täglich

digital oder analog dokumentiert

Reinigung Rückgabeboxen

wöchentlich / nach Bedarf

Reinigungsnachweis

Systemwartung

monatlich / nach Hersteller

Wartungsprotokoll

Formale Anforderungen an die Dokumentation

  • Titel, Versionsstand, Freigabedatum, Ersteller:in

  • Bezug zu geltenden Regelwerken (RKI, DIN 14065, ESG-Vorgaben)

  • Einbindung in bestehende Dokumentationssysteme (CAFM, DMS, Hygieneportal)

  • Verknüpfung mit Schulung und Onboarding

  • Digitale Ablage mit klarer Zugriffsstruktur (z. B. im Intranet oder über QR-Code am Ausgabepunkt)

Beispiele für Dokumenttypen

Dokumenttyp

Beispiel

SOP

„Befüllung Schranksystem Station 3 – Standardablauf“

Checkliste

„Tägliche Kontrolle der Rückgabeboxen auf Station 2“

Formular

„Antrag auf Sonderversorgung – Bewohner:in / Mitarbeitende“

Schulungsnachweis

„Einweisung Reinigungsteam in Schranksysteme“

Eskalationsmatrix

„Vorgehen bei Systemausfall oder Nutzerbeschwerden“

Integration in den Betriebsalltag

  • Verknüpfung mit Helpdesk oder Ticketsystem für Störungen & Rückmeldungen

  • Schnittstelle zu CAFM für Wartung & Objektbezug

  • Schulung anhand realer Dokumentation bei Personalwechsel oder Neueinführung

  • Visualisierung vor Ort durch Plakate, Piktogramme, QR-Links zu SOPs

  • Verknüpfung mit ESG-Reporting (z. B. Rücklaufquote, Hygienemaßnahmen, Verlustrate)

Erfolgsfaktoren

  • Praxisnähe – keine „Papiervorgaben“, sondern gelebte Anleitungen

  • Einbindung aller Beteiligten – Pflege, Reinigung, Wäscherei, FM, Technik

  • Nutzerfreundliche Sprache & Struktur – verständlich auch ohne Fachwissen

  • Regelmäßige Aktualisierung – mindestens jährlich oder bei Systemwechsel

  • Sichtbarkeit und Schulung – dokumentierte Unterweisung, Teil von QM & Betriebshandbuch