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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Textillogistik & Berufswäsche: Prozessoptimierung

Facility Management: Berufswäsche / Textillogistik » Strategie » Prozessoptimierung

Ressourcenschonung, Qualitätssicherung und Serviceerlebnis im Fokus

Ressourcenschonung, Qualitätssicherung und Serviceerlebnis im Fokus

Die Textillogistik – ob in Kliniken, Pflegeeinrichtungen, Industrie oder Hotellerie – ist ein komplexes Zusammenspiel aus Versorgungssicherheit, Hygieneanforderungen, Nutzerbedarfen und Kostensteuerung. Doch in vielen Betrieben ist sie geprägt von gewachsenen Strukturen, Intransparenz, hohem manuellem Aufwand oder unklaren Zuständigkeiten. Eine strukturierte Prozessoptimierung hilft, die Textilversorgung zu verschlanken, abzusichern, digital zu unterstützen und messbar zu verbessern. Wer Berufskleidung & Wäscheversorgung als Service versteht, kann sie durch Prozessoptimierung zuverlässiger, transparenter und wirtschaftlicher machen – zur Entlastung des Betriebs, zur Verbesserung der Hygiene und zur Stärkung der Nutzerbindung. Professionelle Textillogistik braucht klare Abläufe, definierte Rollen, digitale Unterstützung und eine durchgängige Steuerung – sonst kommt es zu Versorgungsengpässen, Verlusten, Frust und unnötigen Kosten. Prozessoptimierung bringt Ordnung, Qualität und Service zurück.

Abläufe analysieren, vereinfachen und bedarfsgerecht gestalten

Typische Schwachstellen in der Textillogistik

Schwachstelle

Mögliche Folgen

Keine Rückgabekontrolle

Fehlende Umlaufmengen, hohe Verluste, Nachbestellungen

Intransparente Abläufe

Rückfragen, Missverständnisse, Unzufriedenheit

Manuelle Ausgabe

Personalbindung, Wartezeiten, Fehlmengen

Unklare Zuständigkeiten

Niemand fühlt sich verantwortlich, keine Eskalation möglich

Fehlende Datenbasis

Keine Steuerung, kein Reporting, keine Nachhaltigkeitsmessung

Keine Nutzerinformation

Fehlbedienung, Übernutzung, Frust

Ziele der Prozessoptimierung

  • Hygienisch sichere und kontinuierliche Versorgung aller Nutzergruppen

  • Reduktion von Verlusten, Rückfragen und Reklamationen

  • Digitale Nachverfolgbarkeit der Textilbewegungen

  • Klare Zuständigkeiten und Eskalationswege

  • Nutzerfreundlichkeit und Akzeptanz steigern

  • Transparenz und Steuerbarkeit für Management, FM, Wäscherei und Qualitätsmanagement

Optimierungsansätze – konkret und praxisnah - Prozesse erfassen & visualisieren

  • Aufnahme des IST-Zustands (z. B. in Flussdiagrammen, Swimlane-Modellen)

  • Beteiligung aller Schnittstellen: FM, Pflege, Wäscherei, Reinigung, IT

  • Identifikation von Medienbrüchen, Rückfragen, unnötigen Wegen

Prozesse neu strukturieren

Bereich

Optimierung

Ausgabe

Umstellung auf Schranksystem mit RFID/Chipkarte statt manueller Verteilung

Rückgabe

Vereinheitlichung der Standorte, klare Beschilderung, Rückgabe-Erinnerung

Befüllung

Standardisierte Füllmengen, Zuteilung nach Verbrauch, digitale Checklisten

Erstausstattung

Einmalige Vollversorgung, digitale Registrierung, automatische Nachsteuerung

Reklamation

Ticketsystem oder digitales Meldeformular mit Kategorien und Reaktionszeit

Verantwortlichkeiten und Schnittstellen klären

  • Wer ist zuständig für: Nachfüllung? Reinigung? Rückmeldungen? Technik?

  • Wie sind interne und externe Partner (z. B. Wäscherei) in die Prozesse eingebunden?

  • Welche Prozesse laufen über das Facility Management, welche über Pflege oder Hauswirtschaft?

Digitalisierung & Monitoring

  • Einführung oder Ausbau von RFID-/Barcode-Tracking

  • Integration in CAFM oder Wäschereisystem

  • Live-Daten zu: Füllstand, Rückgabequote, Nutzungsverhalten

  • Dashboard für Steuerung und Reporting

Kennzahlen für Steuerung und Erfolgsmessung

KPI

Aussage

Rückgabequote (%)

Nutzungsverhalten, Verlustvermeidung

Befüllquote je Schrank

Versorgungssicherheit, Verbrauchstrends

Reklamationen je Nutzer:in / Monat

Servicequalität, Schwachstellenindikator

Umlaufzeit je Textil

Lagerbestand vs. Nutzung

Systemverfügbarkeit

Störungen, technische Probleme, Reaktionsgeschwindigkeit

Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige Optimierung

  • Einbindung der betroffenen Nutzergruppen – z. B. durch Pilotbereiche oder Schulungen

  • Nutzerfreundliche Prozesse mit geringer Komplexität

  • Digitale Unterstützung nur dort, wo sinnvoll und stabil

  • Verankerung der Prozesse in Betriebshandbuch, Schulung & Onboarding

  • Regelmäßige Reviews und Feedbackschleifen