Start-up

Zur effizienten Durchführung werden die Pflichten in Aufgabenpakete gegliedert. Jedes Aufgabenpaket bündelt inhaltlich zusammengehörige Tätigkeiten und weist Verantwortlichkeiten zu.

• Projektmanagement: Gesamthafte Steuerung des Implementierungsprojekts. Der Anbieter stellt einen Projektleiter, der für Planung, Koordination und Kontrolle aller Start-up-Maßnahmen verantwortlich ist. Der Kunde benennt einen Ansprechpartner (Projektkoordinator) zur laufenden Abstimmung. In diesem Aufgabenpaket erfolgen die Feinplanung des Projekts, regelmäßige Projektstatusmeetings, Reporting, Risikomanagement sowie die Dokumentation des Projektfortschritts. Beide Parteien arbeiten eng und kooperativ zusammen (Kooperationspflicht gem. § 241 Abs. 2 BGB), um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Der Anbieter erstellt einen detaillierten Projektplan (Zeitplan gemäß Ziff. 4) und aktualisiert ihn bei Bedarf. Projektmanagement umfasst ferner die Überwachung der Einhaltung von Qualität, Budget (sofern relevant) und Terminen.

• Bedarfserhebung und Anforderungsanalyse: Ermittlung des konkreten Bedarfs an Berufskleidung und der technischen sowie organisatorischen Anforderungen am Standort. Der Kunde stellt dem Anbieter alle erforderlichen Informationen zur Verfügung, z. B. Anzahl der Mitarbeiter, Einsatzbereiche, Kleidergrößen, benötigte Wechsel pro Woche, besondere Hygienestandards etc. (Mitwirkungspflicht des Kunden). Gegebenenfalls sind Mitarbeiterlisten und Kleiderkontingente zu erstellen. Dieses Paket umfasst auch die Prüfung bestehender örtlicher Gegebenheiten (Lagermöglichkeiten, räumliche Anforderungen für Ausgabesysteme, IT-Anbindungen). Ergebnis der Bedarfserhebung ist ein abgestimmtes Anforderungsdokument, das vom Kunden freigegeben wird und als Basis für die folgenden Umsetzungsschritte dient.

• Technik und Infrastruktur: Installation und Konfiguration aller technischen Komponenten. Dazu zählen insbesondere die RFID-Hardware (Transponder in der Kleidung, Lesegeräte, Antennen) und dazugehörige Software, die Einbindung der Kleiderverwaltungs-App (inkl. etwaiger Schnittstellen zu Kundensystemen oder Nutzerverzeichnissen) sowie die physischen Ausgabesysteme vor Ort (z. B. Ausgabeautomaten, Schränke). Der Anbieter ist verantwortlich für die Anlieferung und Montage der Geräte, deren Inbetriebnahme und die Integration ins vorhandene IT-Netzwerk des Kunden (in Abstimmung mit der IT-Abteilung des Kunden). Ebenfalls umfasst sind eventuelle Tests der Infrastruktur (z. B. Reichweitentests der RFID-Leser, Funktionstests der App im Firmennetz). Die technische Dokumentation (Benutzerhandbücher, Systemdokumentation) wird vom Anbieter bereitgestellt. Der Kunde sorgt für die notwendigen Voraussetzungen, etwa Stromanschlüsse, Netzwerkzugänge und Zugang zu den Räumlichkeiten.

• Schulung und Einweisung: Vorbereitung der Nutzer und Verantwortlichen auf den Betrieb. Der Anbieter entwickelt ein Schulungskonzept und schult in der Start-up-Phase das Personal des Kunden, das mit dem System arbeiten wird – z. B. Verantwortliche für Wäschausgabe und -rücknahme, IT-Administratoren für die App sowie Endnutzer (Mitarbeiter, die die App und Ausgabe nutzen). Schulungsinhalte umfassen die Bedienung der Ausgabeanlagen, Nutzung der App (An- und Abmeldung von Kleidung), zu beachtende Hygiene- und RFID-Richtlinien sowie Vorgehen bei Problemen. Es werden auch Ansprechpartner und Supportwege kommuniziert. Schulungen sind rechtzeitig vor dem operativen Start durchzuführen, damit alle Beteiligten zum Go-Live ausreichend eingewiesen sind. Der Anbieter erstellt Schulungsunterlagen; der Kunde stellt die Mitarbeiter für die Trainings von ihren sonstigen Aufgaben frei.

• Kommunikation und Change Management: Flankierende Maßnahmen zur Information und Einbindung aller Stakeholder. Dieses Paket umfasst die Kommunikation des Projektfortschritts und der anstehenden Änderungen an die Belegschaft des Kunden (z. B. Ankündigung des neuen Kleiderverwaltungssystems, Richtlinien zur Nutzung der Berufsbekleidung, Ansprechpartner bei Fragen). Der Kunde ist federführend für interne Mitteilungen verantwortlich, der Anbieter stellt Informationsmaterial (Flyer, FAQs, Aushänge) bereit. Zudem gehören hierzu Kick-off- und Abstimmungsmeetings zwischen den Parteien sowie ggf. die Einrichtung eines Lenkungsausschusses für das Projekt. Ziel ist es, Akzeptanz für das neue System zu schaffen und alle Beteiligten frühzeitig einzubinden.

• Tests, Qualitätssicherung und Freigaben: Durchführung geplanter Testläufe zur Qualitätssicherung aller Komponenten vor dem endgültigen Start. Dazu zählen Modul-Tests (z. B. Test der App-Funktionen im kleinen Kreis), Integrationstests (Zusammenspiel RFID, App und Ausgabeprozess) sowie ein Probelauf des gesamten Systems unter realistischen Bedingungen (Pilotbetrieb mit einer ausgewählten Nutzergruppe oder Testkoffer). Während dieser Tests werden Funktionalität, Kapazitäten (z. B. Durchsatz an der Wäschausgabe), Datenflüsse und SLA-Kennzahlen überprüft. Auftretende Mängel oder Schwachstellen dokumentiert der Anbieter und behebt sie vor der Abnahme. Freigaben: Nach erfolgreich bestandenen Tests gibt der Kunde stufenweise die einzelnen Komponenten für den Wirkbetrieb frei (z. B. Freigabe des technischen Systems nach Integrationstest, Freigabe des Gesamtprozesses nach Pilotbetrieb). Diese Freigaben werden schriftlich erteilt und sind Voraussetzung für die finale Abnahme. Im Rahmen der Qualitätssicherung wird auch geprüft, ob alle vertraglichen Einzelanforderungen (z. B. hinsichtlich Datenschutz, Benutzerfreundlichkeit, Performance) erfüllt sind.

• Abnahmen: Vorbereitung und Durchführung der förmlichen Abnahme der Start-up-Leistungen (Details siehe Ziff. 6 und 7). Dieses Paket umfasst die Erstellung von Abnahmechecklisten, die Organisation der Abnahmebegehung bzw. -prüfung sowie die Dokumentation der Ergebnisse in einem Abnahmeprotokoll. Hier wirken beide Parteien mit: Der Anbieter meldet die Abnahmebereitschaft an, der Kunde prüft die Leistungen. Ggf. werden bereits während der Start-up-Phase Teilabnahmen für bestimmte Meilensteine oder Teilleistungen vereinbart (z. B. Abnahme der IT-Systeme separat von der Gesamtprozesseinführung), um den Fortschritt abzusichern. Die Abnahme des Gesamtsystems am Ende der Start-up-Phase markiert den Abschluss dieses Aufgabenpakets und den Übergang in den Regelbetrieb.

Jedes Aufgabenpaket ist detailliert im Projektplan mit Einzelaufgaben, Zuständigkeiten und Terminen hinterlegt. Verantwortlichkeiten: Grundsätzlich trägt der Anbieter die Verantwortung für die Planung und Durchführung aller technischen und logistischen Aufgaben (Erfolgsschuld hinsichtlich der Implementierung). Der Kunde trägt Verantwortung für die fristgerechte Erbringung seiner Mitwirkungsleistungen (z. B. Informationen, Personal, Räumlichkeiten). Beide Seiten benennen für jedes Aufgabenpaket verantwortliche Personen und Stellvertreter. Die Koordination zwischen den Aufgabenpaketen erfolgt durch das Projektmanagement.

Er gliedert die Aufgabenpakete nach Kalenderwochen (KW 1–12) und weist zu jeder Aufgabe die primär Verantwortlichen, wichtige Meilensteine, Maßnahmen der Qualitätssicherung und die Termine für Prüfungen bzw. Freigaben aus. Alle Kalenderwochen beziehen sich auf die Laufzeit ab Vertragsbeginn (KW 1 = Woche 1 nach Vertragsbeginn).

• KW 1: Projekt-Kick-off und Detailplanung. Durchführung eines Kick-off-Meetings mit allen relevanten Stakeholdern beider Parteien. Besprechung des Projektplans, Feinspezifizierung der Aufgabenpakete und Termine. Zuordnung der Verantwortlichen und Kommunikationswege. Der Anbieter legt bis Ende KW1 den detaillierten Projektzeitplan vor; der Kunde genehmigt diesen umgehend. Verantwortlich: Anbieter (Projektleiter) – Koordination; Kunde – Mitwirkung durch Bereitstellung der Informationen und Entscheidungsträger. Meilenstein: Projektplan verabschiedet und Kick-off abgeschlossen (Grundlage für Start der operativen Umsetzung geschaffen).

• KW 2: Bedarfserhebung und Anforderungsdefinition. Der Anbieter erhebt gemeinsam mit dem Kunden alle notwendigen Daten: Anzahl Mitarbeiter, Kleiderausstattungen pro Mitarbeiter, Kleidergrößen, Schichtmodelle, voraussichtliches Wäscheaufkommen pro Woche, etc. Der Kunde liefert die Mitarbeiterliste und weitere benötigte interne Vorgaben (z. B. Hygienerichtlinien, Unternehmens-CI für Kleidung). Parallel wird vor Ort der vorgesehene Bereich für Lagerung und Ausgabe inspiziert (Begehung). Die Anforderungen an App-Konfiguration (z. B. Benutzerrollen, Schnittstellen) und RFID (z. B. Reichweiten, Positionierung der Scanner) werden erfasst. Verantwortlich: Anbieter (führt Erhebung durch), Kunde (liefert Informationen, gewährt Zugang zum Standort). Meilenstein: Abschluss eines schriftlichen Anforderungsdokuments (Bedarfs- und Anforderungsspezifikation) bis Ende KW2, vom Kunden geprüft und freigegeben.

• KW 3: Logistik und Infrastruktur-Vorbereitung. Start der physischen Umsetzung: Der Anbieter liefert die erste Tranche der Berufskleidung an und richtet ein temporäres Lager am Standort ein. Alle Kleidungsstücke werden inventarisiert und mit RFID-Transpondern versehen (Tagging). Vorbereitung des Standortes für technische Installationen (z. B. Montagepunkte für RFID-Leser, Bereitstellung Strom- und Netzwerkanschlüsse durch den Kunden). Zugleich erfolgt die Installation der Kleiderausgabe-Systeme (z. B. Aufstellen von Ausgabeautomaten oder Schränken). Verantwortlich: Anbieter (Logistikteam, Techniker); Kunde (stellt Lagerfläche, Infrastruktur bereit). Qualitätssicherung: Überprüfung der gelieferten Kleidung auf Vollständigkeit/Qualität; stichprobenartige RFID-Funktionskontrolle nach dem Taggen. Meilenstein: Grundbestand an Kleidung ist vor Ort und erfasst; physische Installationsgrundlagen geschaffen.

• KW 4: Installation IT-Systeme (App & RFID) und Integration. Der Anbieter installiert die Software der Kleiderverwaltungs-App auf den vorgesehenen Plattformen (Server oder Cloud, sowie mobile Geräte) und richtet die benötigten Benutzerkonten ein. Die RFID-Lesegeräte werden an den definierten Orten angebracht und ins Netzwerk integriert. Verbindung zwischen App und RFID-System wird hergestellt (z. B. Datenbankanbindung für Kleidungstransponder). Außerdem beginnt die Einrichtung der Datenschnittstellen – etwa Import der Mitarbeiterstammdaten des Kunden in die App, falls vorgesehen. Verantwortlich: Anbieter (IT-Team); Kunde (IT-Abteilung zur Unterstützung bei Netzwerk, Freischaltung von Schnittstellen). Meilenstein: Technische Grundinstallation abgeschlossen bis Ende KW4 – App läuft in Testumgebung, RFID-Hardware sendet Daten.

• KW 5: Funktionstests und Behebung von Anfangsproblemen. Erste Testphase: Der Anbieter führt interne Tests des Systems durch („Komponententest“). Beispielsweise werden RFID-Scanner ausprobiert (Lesetest mit einzelnen gekennzeichneten Kleidungsstücken), die App-Funktionen werden mit Testdaten geprüft (Anmeldung eines Testnutzers, Buchung von Kleidung, Rückgabeprozess simulieren). Alle erkannten Probleme oder Konfigurationsfehler werden sofort adressiert. Verantwortlich: Anbieter (Testmanager, Techniker); Kunde (stellt ggf. Testnutzer oder beobachtet die Tests). Qualitätssicherung: Erstellung eines Testberichts am Ende der Woche. Meilenstein: Grundsätzliche Funktionsfähigkeit aller Einzelkomponenten nachgewiesen; keine kritischen Fehler offen.

• KW 6: Schulung des Kernteams und Vorbereitungen Datensicherheit. Der Anbieter schult zunächst das Kernteam des Kunden (z. B. die Mitarbeiter, die später die Wäschausgabe betreuen, und die IT-Verantwortlichen für die App-Verwaltung). Gleichzeitig werden alle erforderlichen Datenschutz-Dokumente finalisiert: z. B. die Auftragsverarbeitungsvereinbarung wird fertig ausgehandelt und unterschrieben, das Datenschutzkonzept (inkl. Berechtigungskonzept) liegt vor. Verantwortlich: Anbieter (Trainer für Schulung, Datenschutzexperte); Kunde (Teilnehmer der Schulung, Datenschutzbeauftragter für Freigabe der Konzepte). Meilenstein: Kernteam geschult (Nachweis durch Teilnehmerlisten) und Datenschutzvereinbarungen unterschrieben bis Ende KW6.

• KW 7: Pilot-Inbetriebnahme (Teilbetrieb) und interne Kommunikation. In dieser Woche startet ein Pilotbetrieb im kleinen Rahmen: Eine ausgewählte Gruppe von z. B. 20 Mitarbeitern des Kunden durchläuft bereits real den Prozess – d.h. sie holen ihre Berufskleidung über das neue System und geben sie zurück. Dies dient als umfassender Integrationstest unter Echtbedingungen. Der Anbieter und Kunde beobachten den Ablauf eng, um eventuell letzte Schwachstellen zu erkennen (z. B. Engpässe, Usability-Probleme). Parallel intensiviert der Kunde die interne Kommunikation: Information aller Mitarbeiter über den baldigen Roll-out, Verteilung von Benutzerhandbüchern oder Anleitungen für die App. Verantwortlich: Anbieter (stellt Support-Personal vor Ort während Pilot), Kunde (wählt Pilotnutzer aus, kommuniziert mit Belegschaft). Qualitätssicherung: Tägliche Auswertung des Pilotbetriebs, Sammlung von Feedback der Pilotnutzer. Meilenstein: Erfolgreicher Abschluss des Pilotbetriebs bis Ende KW7, mit Dokumentation aller Befunde und definierten Maßnahmen zur Optimierung.

• KW 8: Auswertung Pilot und Systemoptimierung. Die in KW7 gewonnenen Erkenntnisse werden ausgewertet. Der Anbieter nimmt erforderliche Optimierungen am System vor: z. B. Feinjustierung der RFID-Antennen, Updates der App (Bugfixing), Prozessanpassungen (etwa zusätzliche Ausgabezeiten, falls Engpass festgestellt wurde). Der Kunde passt ggf. interne Prozesse an (z. B. weist zusätzliche Mitarbeiter zu Stoßzeiten zu, falls nötig). Außerdem wird die zweite Schulungsrunde durchgeführt: Alle restlichen Mitarbeiter des Kunden, die die Berufskleidung nutzen werden, erhalten nun eine kurze Einführung (z. B. über E-Learning, Videos oder Vor-Ort-Demonstrationen) in das neue System, damit zum Start alle wissen, wie sie ihre Kleidung abholen/zurückgeben und die App nutzen. Verantwortlich: Anbieter (führt Systemanpassungen durch, organisiert Nutzerschulungen), Kunde (stellt Zeitfenster für Schulungen, informiert Mitarbeiter). Meilenstein: System optimiert und betriebsbereit („Go-Live ready“) am Ende von KW8; alle Mitarbeiter informiert oder geschult.

• KW 9: Abnahmevorbereitung und Abschluss-Tests. Gemeinsam bereiten Anbieter und Kunde die formelle Abnahme vor. Der Anbieter erstellt eine Checkliste aller vertraglichen Anforderungen und ihrer Umsetzung, ebenso ein Abnahmeprotokoll-Formular. In KW9 wird ein finaler Abschlusstest durchgeführt, der das gesamte System nochmals prüft: z. B. ein kompletter Durchlauf eines typischen Tages – mehrere Dutzend Mitarbeiter holen und retournieren Kleidung, Überprüfung ob die App alle Buchungen korrekt erfasst, ob die RFID-Erkennung lückenlos funktioniert, ob ausreichend Bestände in den Fächern sind, ob die SLA-Kriterien (z. B. Wartezeit an Ausgabe, Verfügbarkeit von Größen) im Test eingehalten werden. Verantwortlich: Anbieter (führt Abschlusstest mit eigenem Testteam durch und protokolliert Ergebnisse), Kunde (begleitet Tests, insbesondere zur Validierung der Nutzerakzeptanz und SLA-Kriterien). Qualitätssicherung: Alle Testergebnisse werden dokumentiert; offengebliebene Punkte werden als Mängel oder Restarbeiten gelistet. Meilenstein: Abnahmebereitschaft erklärt – Der Anbieter zeigt dem Kunden Ende KW9 schriftlich an, dass das System abnahmefähig ist und schlägt einen Abnahmetermin in KW10 vor, unter Beifügung der Checkliste und Dokumentation.

• KW 10: Förmliche Abnahme und Protokollierung. In KW10 findet die Abnahmeprüfung statt. Vertreter beider Parteien begehen gemeinsam den Standort und prüfen anhand der Checkliste die Erfüllung aller Vertragsanforderungen. Der Ablauf aus KW9 kann wiederholt oder stichprobenartig nachvollzogen werden. Festgestellte Abweichungen werden im Abnahmeprotokoll als Mängel festgehalten. Sofern keine gravierenden Mängel vorliegen, die eine Nutzung unmöglich machen, wird die Abnahme durch den Kunden erklärt („im Wesentlichen vertragsgemäß erfüllt“). Beide Seiten unterzeichnen das Abnahmeprotokoll. Verantwortlich: Kunde (führt Abnahme durch, entscheidet über Abnahme), Anbieter (präsentiert Leistungen, assistiert bei Prüfung). Meilenstein: Abnahme des Start-up-Leistungspakets erfolgt in KW10 mit Unterzeichnung des Protokolls; Übergang in den Regelbetrieb wird formal beschlossen. (Falls erhebliche Mängel auftreten sollten, siehe Ziff. 6 und 7 für Vorgehen.)

• KW 11: Nacharbeiten und Restleistungsabschluss. Etwaige in der Abnahme festgehaltene Mängel oder Restleistungen werden gezielt abgearbeitet. Der Anbieter behebt gemeldete Mängel unverzüglich. Kleinere Restposten (max. 10 % des Gesamtumfangs, z. B. Nachlieferung einiger Spezialgrößen oder Feinschliff an der App) sind bis spätestens Ende KW11 zu erledigen, sofern nicht im Abnahmeprotokoll anders terminiert. Der Kunde überprüft die Nachbesserungen jeweils zeitnah und bestätigt deren Erledigung schriftlich. Verantwortlich: Anbieter (Mangelbeseitigung), Kunde (Abnahme der Nacharbeiten). Meilenstein: Alle im Protokoll genannten Punkte als erledigt markiert; keine offenen Mängel mehr.

• KW 12: Operativer Betriebsstart (Go-Live) und Abschlussprüfung. Die reguläre vertragliche Betriebsphase beginnt. Das System läuft nun im Echtbetrieb mit der gesamten Belegschaft. In KW12 erfolgt eine gemeinsame Abschlussprüfung des Start-up-Projekts: Projektabschluss-Meeting beider Parteien mit Auswertung der Startup-Phase, finaler Erfolgskontrolle gegen das 90 %-Ziel und Übergabe aller Projektdokumentationen. Es wird geprüft, ob alle Abnahmebedingungen eingehalten wurden und der laufende Betrieb stabil ist. Eventuelle letzte Feinjustierungen im laufenden Betrieb werden vereinbart. Verantwortlich: Beide Parteien gemeinsam (Projektleitung). Meilenstein: Formeller Abschluss des Start-up-Projekts und Überleitung in den geregelten Vertragsbetrieb. Der Start-up-Plan gilt damit als erfüllt und abgeschlossen.

Die genannten Wochen und Aufgaben sind verbindlich. Anpassungen des Zeitplans bedürfen der schriftlichen Zustimmung beider Parteien, außer es greifen die in Ziff. 5 vorgesehenen Mechanismen bei Verzögerungen oder Änderungen.

Beide Vertragspartner sind zu enger Zusammenarbeit verpflichtet, um die Ziele des Start-up-Plans zu erreichen.

• Mitwirkungspflichten des Kunden: Der Kunde erbringt alle notwendigen Beistellungen und Mitwirkungsleistungen rechtzeitig und vollständig. Insbesondere stellt er benötigte Informationen, Unterlagen, Zugang zu Räumlichkeiten, Personalressourcen und Entscheidungsfreigaben zur Verfügung. Dies umfasst u.a.: Übermittlung von Mitarbeiterdaten für die Bedarfserhebung, Bereitstellung geeigneter Räumlichkeiten und Infrastruktur (Netzwerkzugänge, Strom) für Installation, Abstellung von Ansprechpartnern für Fragen, Teilnahme der relevanten Mitarbeiter an Schulungen und Tests, zügige Abnahmeentscheidungen und Freigaben. Der Kunde hat bei allen Abstimmungen und Freigaben unverzüglich zu handeln, um keine vermeidbaren Verzögerungen zu verursachen. Kommt der Kunde einer Mitwirkungspflicht nicht nach, gelten gesetzliche Folgen: Insbesondere verlängern sich Fristen in angemessenem Umfang, soweit der Anbieter durch die fehlende Mitwirkung gehindert ist (§ 642 BGB). Der Anbieter ist verpflichtet, den Kunden auf fehlende oder verspätete Mitwirkung sofort hinzuweisen. Bleiben Mitwirkungsleistungen trotz Aufforderung aus, kann der Anbieter – unbeschadet weiterer Rechte – eine schriftliche Nachfrist setzen. Nach fruchtlosem Ablauf ist der Anbieter berechtigt, die entsprechenden Leistungen abzusetzen oder zu vertagen; ggf. entstehende Mehrkosten durch die Verzögerung kann er als Entschädigung verlangen. Der Kunde trägt zudem Verantwortung dafür, dass seine Mitwirkungsleistungen fachgerecht sind; stellt sich im Nachhinein heraus, dass bereitgestellte Informationen falsch oder unvollständig waren, trägt der Kunde die daraus resultierenden Verzögerungen oder Mehraufwände.

• Pflichten des Anbieters: Der Anbieter ist verantwortlich für die fachgerechte Planung und Durchführung der Start-up-Maßnahmen. Er hat den Kunden rechtzeitig und vollständig über alle Anforderungen an dessen Mitwirkung zu informieren. Insbesondere erstellt der Anbieter einen klaren Katalog der vom Kunden benötigten Zuarbeiten (siehe Ziff. 4, z.B. Daten, Ressourcen) und vereinbart realistische Termine dafür. Der Anbieter hat den Fortschritt aller Aufgaben ständig zu überwachen und dem Kunden regelmäßig Bericht zu erstatten (mindestens wöchentliches Reporting, z.B. in Form eines kurzen Fortschrittsberichts oder Projektmeetings). Drohende Verzögerungen oder Probleme sind unverzüglich mitzuteilen. Der Anbieter muss bei absehbarer Nichterreichung von Meilensteinen Gegenmaßnahmen einleiten (z. B. zusätzliche Ressourcen einsetzen, Sonderschichten, alternative Lösungswege) und dem Kunden einen Notfallplan präsentieren, wie das Projekt wieder auf Kurs gebracht werden kann. Beide Parteien stimmen sich in so einem Fall engmaschig ab (ggf. zusätzliche Jour Fixes oder Eskalationsgespräche auf Leitungsebene). Der Anbieter dokumentiert sämtliche durchgeführten Arbeiten, Tests, Schulungen und Übergaben sorgfältig. Er erstellt Protokolle von wichtigen Meetings (Kick-off, Statusmeetings, Abnahmetermin etc.), welche von beiden Seiten zumindest auf wesentliche inhaltliche Richtigkeit überprüft werden. Auch Zwischenergebnisse (z. B. das Anforderungsdokument, Testberichte, Abnahmechecklisten) werden vom Anbieter verschriftlicht und dem Kunden zur Kenntnis oder Genehmigung vorgelegt.

• Gemeinsame Kooperationspflichten: Beide Parteien verpflichten sich, im Geiste von Treu und Glauben (§ 242 BGB) zusammenzuwirken, Schwierigkeiten gemeinsam zu lösen und sich gegenseitig erforderliche Unterstützung zu gewähren. Es besteht eine fortwährende Kommunikationspflicht: Relevante Änderungen, Risiken oder Abweichungen vom Plan sind dem jeweils anderen Vertragspartner unverzüglich mitzuteilen. Die Parteien benennen klare Ansprechpartner sowie Stellvertreter für das Projekt, die entscheidungsbefugt sind oder Entscheidungen binnen kurzer Zeit herbeiführen können. Bei Bedarf wird ein Lenkungsausschuss mit Vertretern beider Seiten einberufen, um über Projektfortschritt und eventuelle Probleme auf höherer Ebene zu beraten. Beide Seiten wirken darauf hin, ein konstruktives Projektklima zu schaffen, in dem Probleme offen angesprochen werden können.

• Rechte bei Verzögerungen oder Zielgefährdung: Sollten sich während der Start-up-Phase Verzögerungen abzeichnen, gilt: Zuerst ist intern nach Ziff. 5.2 ein Notfallplan durch den Anbieter zu erarbeiten und mit dem Kunden abzustimmen, um die Ziele doch noch fristgerecht zu erreichen. Priorität hat die Einhaltung der 3-Monats-Frist. Gelingt dies nicht und es ist abzusehen, dass wesentliche Meilensteine nicht gehalten werden können, sind die Vertragsparteien berechtigt, Eskalationsmaßnahmen zu ergreifen. Dazu zählt insbesondere ein außerplanmäßiges Treffen der Projektverantwortlichen und ggf. Geschäftsleitungen, um Lösungen oder Kompromisse zu finden (z. B. temporäre Verlängerung der Start-up-Phase, Anpassung des Leistungsumfangs via Change-Request, Vereinbarung von Kompensationsleistungen). Der Kunde kann den Verzug des Anbieters formell rügen, sobald dieser die vereinbarten Fristen schuldhaft überschreitet, und dem Anbieter eine angemessene Nachfrist zur Erfüllung setzen (§§ 280, 281 BGB). Nach fruchtlosem Ablauf dieser Nachfrist stehen dem Kunden die gesetzlichen Rechte zu, insbesondere Schadenersatz wegen Nichterfüllung oder Rücktritt vom Vertrag (§ 323 BGB), soweit anwendbar. Alternativ oder kumulativ kann vertraglich eine Vertragsstrafe greifen, sofern im Hauptvertrag oder diesem Anhang eine solche für Verzögerungen vereinbart ist (im Zweifel kann der Kunde bei erheblicher Verzögerung eine angemessene Entschädigung analog § 642 BGB geltend machen). Umgekehrt gilt: Gerät der Kunde mit einer ihm obliegenden Mitwirkung in Verzug (siehe 5.1), so verschieben sich vereinbarte Fristen entsprechend, und der Anbieter ist für daraus resultierende Verzögerungen nicht verantwortlich. In einem solchen Fall wird der Anbieter zusammen mit dem Kunden einen angepassten Zeitplan erstellen. Beide Seiten verzichten darauf, aus geringfügigen Terminabweichungen ohne Auswirkungen auf das Endziel sofort Rechtsfolgen abzuleiten; vielmehr steht die konstruktive Lösung im Vordergrund. Erst bei gefährdeter Zielerreichung – also wenn das 90 %-Umsetzungsziel innerhalb der 3 Monate ernsthaft infrage steht – greifen die genannten Eskalations- und Rechtsmechanismen.

• Dokumentationsverantwortung: Der Anbieter trägt die Hauptverantwortung für die Projektdokumentation. Alle wichtigen Dokumente (Pläne, Protokolle, Konzepte, Berichte) werden vom Anbieter erstellt und in schriftlicher Form (elektronisch genügt) dem Kunden zur Verfügung gestellt. Der Kunde prüft und zeichnet Dokumente ab, wo seine Zustimmung gefragt ist (z. B. Anforderungsspezifikation, Abnahmeprotokoll). Änderungen am Inhalt von Dokumenten, die bereits freigegeben wurden, werden versioniert und ebenfalls dokumentiert. Insbesondere ist ein Abnahmeprotokoll zu erstellen (siehe Ziff. 7), das den Abschluss der Start-up-Phase festhält. Beide Parteien archivieren die Projektdokumentation mindestens für die Laufzeit des Hauptvertrags. Darüber hinaus dokumentiert der Anbieter fortlaufend die Erfüllung der einzelnen Pflichten (z. B. Liste aller gelieferten Kleidungsstücke mit Datum, Schulungsnachweise, Testprotokolle), sodass am Ende der Start-up-Phase ein lückenloser Nachweis der erbrachten Leistungen geführt werden kann. Diese Unterlagen dienen zugleich als Grundlage für die Nachweisführung nach Ziff. 7 (Zielerreichung).

Die Abnahme der Start-up-Leistungen bildet den Schlusspunkt der Implementierungsphase und markiert den Übergang in den geregelten operativen Betrieb. Die Abnahmeregelungen erfolgen in Anlehnung an Werkvertragsgrundsätze gemäß §§ 640 ff. BGB, da der Anbieter in dieser Phase einen herbeizuführenden Erfolg schuldet.

• Abnahmeverfahren: Spätestens am Ende von KW10 (drei Monate nach Vertragsbeginn) – oder früher, falls alle Leistungen früher abgeschlossen sind – führt der Kunde gemeinsam mit dem Anbieter eine förmliche Abnahmeprüfung durch (siehe Zeitplan Ziff. 4, KW10). Der Anbieter zeigt dem Kunden die Abnahmebereitschaft zuvor schriftlich an (mit angemessener Vorlaufzeit, z. B. eine Woche vorher, siehe KW9) und übermittelt eine Prüfliste aller vereinbarten Leistungspunkte. Während der Abnahmeprüfung werden alle Hauptleistungspflichten und Qualitätskriterien anhand dieser Liste überprüft. Der Kunde hat das Recht, sämtliche Funktionen und Ergebnisse zu testen oder demonstrieren zu lassen. Beide Parteien stellen sicher, dass fachkundige Vertreter anwesend sind (inkl. ggf. der Datenschutzbeauftragten, um Datenschutz-Compliance zu prüfen, IT-Experten für die App, Logistikverantwortliche für Textilservice, etc.). Abnahmekriterien: Die Abnahme kann erklärt werden, wenn die vertraglich geschuldeten Start-up-Leistungen im Wesentlichen vertragsgemäß erbracht sind. „Im Wesentlichen vertragsgemäß“ bedeutet, dass keine schwerwiegenden Mängel vorliegen, welche die bestimmungsgemäße Nutzung des Systems erheblich beeinträchtigen. Unerhebliche, geringfügige Mängel berechtigen den Kunden nicht zur Verweigerung der Abnahme (§ 640 Abs. 1 BGB analog).

• Abnahmeprotokoll: Über die Abnahmehandlung wird ein Protokoll angefertigt. In diesem Abnahmeprotokoll werden Datum und Ort der Abnahme, anwesende Personen, die geprüften Leistungsgegenstände sowie das Ergebnis festgehalten. Der Kunde erklärt im Protokoll entweder die vorbehaltlose Abnahme oder verweigert sie unter Angabe von gravierenden Mängeln, die eine Abnahme ausschließen. Bei vorbehaltloser Abnahme bestätigt der Kunde, dass das Start-up-Leistungspaket erbracht und akzeptiert ist. Liegen nur geringfügige Mängel vor, kann der Kunde die Abnahme unter Vorbehalt erklären: Er nennt die Mängel im Protokoll und der Anbieter verpflichtet sich, diese innerhalb einer im Protokoll festzulegenden Frist zu beseitigen. Eine solche vorbehaltliche Abnahme gilt als wirksame Abnahme im Sinne dieses Vertrags, wobei der Vorbehalt sicherstellt, dass der Kunde seine Rechte hinsichtlich der genannten Mängel nicht verliert. Beide Parteien unterzeichnen das Abnahmeprotokoll. Jeder erhält eine Ausfertigung. Das Protokoll dient als Nachweis der Abnahme und etwaiger offener Punkte.

• Wirkung der Abnahme: Mit Erklärung der Abnahme – sei es vorbehaltlos oder mit geringfügigen Vorbehalten – tritt der Regelbetrieb vertraglich in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt gelten sämtliche Pflichten aus dem Hauptvertrag nun im laufenden Betrieb.

• Übergang in den Regelbetrieb: Die Leistungen des Anbieters gelten nun als in die Betriebsphase überführt. Die Implementierungsverpflichtungen sind erfüllt, und der Anbieter schuldet fortan die laufenden Leistungen des Miet- und Servicevertrags (z. B. regelmäßige Reinigung, Lieferung und Bereitstellung der Kleidung gemäß Vertrag) im vereinbarten Rhythmus. Der Kunde übernimmt das System zur Nutzung im Alltag. Eventuell vereinbarte Service Level Agreements (SLAs) entfalten ab dem Zeitpunkt der Abnahme volle Wirksamkeit. Das heißt, die Serviceleistungen des Anbieters werden nun nach den vereinbarten KPI/Kennzahlen gemessen und bewertet; etwaige Vertragsstrafen oder Bonus/Malus-Regelungen bei SLA-Verfehlung gelten ab jetzt. Während der Start-up-Phase wurden SLA-Daten zwar erhoben (zu Testzwecken), aber nicht sanktioniert; mit Beginn des Regelbetriebs ist der Anbieter an die SLA-Erfüllung gebunden.

• Gefahr- und Verantwortungsübergang: Soweit anwendbar, geht mit Abnahme die Gefahr in Bezug auf die übergebenen Systeme auf den Kunden über (für den Bereich, den der Kunden nun selbst bedient, z. B. Betrieb der Ausgabestellen durch eigenes Personal). Der Anbieter bleibt jedoch weiterhin verantwortlich für die vertraglich geschuldete Funktionalität der von ihm bereitgestellten Technik und Leistungen im Rahmen des Mietvertrags. Praktisch bedeutet dies: Der Kunde trägt nun Mitverantwortung für den bestimmungsgemäßen Betrieb (z. B. dass seine Mitarbeiter das System korrekt benutzen), während der Anbieter für die Wartung und Mängelfreiheit der bereitgestellten Ausstattung verantwortlich ist. Gewährleistungsrechte bezüglich der Start-up-Leistungen richten sich nach den vertraglichen Vereinbarungen und gesetzlichen Vorschriften; die Abnahme löst den Beginn eventueller Gewährleistungsfristen für die Werkleistungen aus (§ 634a BGB, sofern Werkvertragsrecht Anwendung findet).

• Fälligkeit der Vergütung: Sofern im Vertrag vorgesehen, wird mit Abnahme eine Vergütung oder Teilvergütung für die Implementierungsleistungen fällig. Beispielsweise, falls die ersten drei Monate als Implementierungspauschale oder kostenfreie Testphase vereinbart waren, tritt nun die reguläre Entgeltpflicht des Kunden in Kraft. Der Anbieter erhält ab Beginn des Regelbetriebs die vereinbarte Miete bzw. Servicegebühr für die Berufskleidung in voller Höhe. Jegliche im Hauptvertrag vereinbarte Preisdynamik (z. B. indexbasierte Preisanpassungen, Staffelpreise nach Nutzungsumfang) knüpft an den operativen Start an. Insbesondere gilt der Tag nach erfolgter Abnahme als Stichtag für künftige Preisänderungen, Vertragslaufzeitbeginn oder Abrechnungszeiträume, sofern der Hauptvertrag solche Regelungen vorsieht.

• Entlastung des Anbieters von Implementierungspflichten: Mit der Abnahme wird der Anbieter von seinen Pflichten aus der Start-up-Phase entbunden; die Leistungen gelten als erbracht und vom Kunden akzeptiert. Etwaige nicht erfüllte Punkte, die der Kunde vorbehaltlich im Protokoll vermerkt hat, muss der Anbieter zwar noch erfüllen (Nachleistungspflicht), doch handelt es sich dabei um Nachbesserungen unter Gewährleistung, nicht mehr um die originäre Erfüllungspflicht. Der Schwerpunkt der Vertragsbeziehung verlagert sich somit auf den laufenden Betrieb.

• Verweigerung der Abnahme: Sollte der Kunde die Abnahme berechtigterweise verweigern (nur möglich bei wesentlichen Mängeln, die eine Nutzung ausschließen oder das 90%-Ziel deutlich verfehlt wurde), so haben die Parteien umgehend zu beraten, welche Maßnahmen zur Herstellung der Abnahmefähigkeit nötig sind. Der Kunde muss dem Anbieter die Gründe der Verweigerung detailliert mitteilen und ihm Gelegenheit geben, diese Mängel in einer Nachfrist zu beheben. Der Anbieter ist verpflichtet, innerhalb kürzester Zeit (Richtwert: binnen 2 Wochen nach dem ursprünglichen Abnahmetermin) alle wesentlichen Mängel zu beseitigen und erneut die Abnahme zu verlangen. Die in Ziff. 5.4 genannten Rechte bei Verzögerung stehen dem Kunden auch in diesem Fall zu – etwa kann er bei erheblicher Nichterfüllung trotz Fristsetzung vom Vertrag zurücktreten oder Schadenersatz verlangen. Beide Seiten sollten nach Möglichkeit auf eine einvernehmliche Lösung hinarbeiten, um den Vertrag doch noch zum Erfolg zu führen. Solange die Abnahme nicht erfolgt ist, befindet sich der Vertrag im erweiterten Start-up-Zustand; die Pflichten aus dem Hauptvertrag ruhen insoweit, soweit deren Erfüllung die Abnahme voraussetzt (z. B. SLA-Verpflichtungen laufen noch nicht, außer der Betrieb läuft trotz ausstehender Abnahme einvernehmlich weiter). Gelingt die Abnahme auch innerhalb einer angemessenen verlängerten Frist nicht, können letztlich die weitergehenden vertraglichen Konsequenzen gezogen werden (etwa Kündigung einzelner Leistungsbestandteile oder des gesamten Vertrags, falls vertraglich oder gesetzlich zulässig).

• Übergang in den Regelbetrieb: Sobald die Abnahme (ggf. nach erfolgreicher Nachbesserung) erfolgt ist, erklären beide Parteien den Übergang in den Regelbetrieb. Dieser Übergang wird im Abnahmeprotokoll oder durch separaten schriftlichen Vermerk festgehalten. Ab dem definierten Zeitpunkt des Regelbetriebs gelten alle Bestimmungen des Hauptvertrags in vollem Umfang. Die Start-up-Phase endet formell. Künftig auftretende Änderungen oder Probleme werden nicht mehr im Rahmen dieses Start-up-Plans, sondern nach den Regelungen des Hauptvertrags (z. B. über den laufenden Support, Gewährleistungsansprüche, Change-Request-Verfahren für nachträgliche Änderungen) behandelt.

Zur Überprüfung, dass das in Ziff. 1 genannte Ziel – 90 % Umsetzung aller Pflichten binnen 3 Monaten – erreicht wurde und um den erfolgreichen Abschluss der Start-up-Phase zu dokumentieren

• Abschlussprüfung und Checkliste: Vor der Abnahme erstellt der Anbieter eine umfassende Checkliste aller vereinbarten Leistungen und Pflichten (siehe Aufgaben aus Ziff. 2 und 3). Diese Checkliste dient als Grundlage für die Abschlussprüfung. Jeder Eintrag (Pflicht/Anforderung) wird mit dem Erfüllungsstatus versehen („erfüllt am [Datum]“, „teilweise erfüllt“, „offen“ etc.). Im Rahmen der Abschlussprüfung (spätestens in KW12, siehe Zeitplan) gehen die Parteien diese Liste gemeinsam durch. Dadurch wird transparent, ob mindestens 90 % aller Positionen den Status „erfüllt“ haben. Falls einzelne Restpunkte offen sind, wird gemeinsam beurteilt, ob diese unter die tolerierbaren 10 % fallen (d.h. keine kritische Beeinträchtigung darstellen und kurzfristig nachholbar sind).

• Abnahmeprotokoll als Nachweis: Das Abnahmeprotokoll (siehe Ziff. 6.2) dokumentiert das Ergebnis der Abnahmeprüfung. Im Protokoll wird festgehalten, dass die wesentlichen Leistungen erbracht wurden. Sofern die Abnahme erfolgt, belegt das Protokoll implizit, dass das 90 %-Ziel erreicht oder übertroffen wurde – andernfalls hätte der Kunde die Abnahme verweigert. Sind Vorbehalte/Mängel vermerkt, gibt das Protokoll Aufschluss über den Umfang dieser Restpunkte. Im Optimalfall zeigen die im Protokoll gelisteten geringfügigen Mängel, dass sie quantitativ und qualitativ den Rahmen der 10 % nicht überschreiten. Das Abnahmeprotokoll wird von beiden Parteien anerkannt als Schlussnachweis der Implementierungsleistungen.

• Fortschrittsberichte und Dokumentation: Zusätzlich zum einmaligen Abnahmeprotokoll stützt sich der Nachweis der Zielerreichung auf die während der Start-up-Phase erstellte Dokumentation. Der Anbieter übergibt dem Kunden zum Abschluss eine Projekt-Dokumentation, die z. B. folgendes umfasst: den finalen Projektplan mit Kennzeichnung erledigter Aufgaben, Protokolle aller relevanten Meetings, Testberichte (inkl. Pilotphase-Auswertung), Schulungsnachweise (Teilnehmerlisten, Inhalte), Liste der gelieferten Ausrüstung/Anlagen, ggf. Fotodokumentation von Installationen, und eine Zusammenfassung der erfüllten Vertragsanforderungen. Insbesondere wird die Erfüllung jeder einzelnen SLA-Vereinbarung zum Start belegt (z. B. durch Messprotokolle aus den Tests). Damit liegt ein objektiver Nachweis vor, der auch einer Drittprüfung standhielte.

• Gemeinsame Abschlussfeststellung: In KW12 führen die Parteien ein abschließendes Projektreview-Meeting durch (siehe Ziff. 4, KW12). In diesem Treffen wird gemeinsam festgestellt, dass die Start-up-Phase erfolgreich abgeschlossen ist. Beide Seiten bestätigen schriftlich (z. B. in einem gemeinsam unterzeichneten Abschlussbericht oder im Abnahmeprotokoll), dass die Ziele erreicht wurden. Sollte der Kunde noch Zweifel an einzelnen Punkten haben, können hier letzte Klärungen erfolgen. Gegebenenfalls wird vereinbart, bestimmte Leistungswerte nochmals nachzumessen oder innerhalb der ersten Betriebswochen zu beobachten, um die volle Zielerreichung zu verifizieren – dies wird dann als aufschiebende Bedingung vermerkt. Im Normalfall jedoch dient dieses Meeting der beiderseitigen Zufriedenheitserklärung: Der Kunde erklärt, dass – abgesehen von eventuell protokollierten Nacharbeiten – der Anbieter seine Start-up-Verpflichtungen im Wesentlichen erfüllt hat, und der Anbieter erklärt, dass er bereit ist, in den Regelbetrieb vollständig überzugehen.

• Konsequenzen bei Nichterreichung: Sollte die Abschlussprüfung ergeben, dass das 90 %-Kriterium nicht erfüllt ist (d.h. gravierende Lücken bestehen), treten die in Ziff. 5.4 und 6.4 beschriebenen Mechanismen in Kraft (Eskalation, Nachfrist, etc.). In einem solchen Fall würde kein positives Abschlussdokument erstellt, sondern es müsste zunächst eine Plananpassung oder ggf. Vertragskonsequenz erfolgen. Dieser Fall stellt jedoch eine Vertragsabweichung dar und fällt nicht in den intendierten Verlauf des Start-up-Plans.

Durch diese mehrschichtigen Nachweis-Instrumente (Checkliste, Protokoll, Dokumentation, Abschlussbericht) wird die Zielerreichung transparent und nachvollziehbar belegt. Beide Parteien anerkennen diese Dokumente als verbindlichen Beleg dafür, dass die Implementierungsphase ordnungsgemäß abgeschlossen wurde. Mit dem gegenseitigen Unterzeichnen des Abnahmeprotokolls und des etwaigen Abschlussberichts erklären Anbieter und Kunde die Start-up-Phase offiziell für beendet. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt die Zusammenarbeit ausschließlich nach den Regelungen des Hauptvertrags und seiner Anlagen, der Regelbetrieb läuft und die vertraglichen Rechte und Pflichten richten sich fortan nach dem laufenden Mietservice für die Berufskleidung.

Dieser Anhang „Start-up-Plan“ wird als integraler Vertragsbestandteil vereinbart. Bei Widersprüchen zwischen diesem Anhang und dem Hauptvertrag gelten die Bestimmungen dieses Anhangs vorrangig für alle Belange der Implementierungsphase, im Übrigen gelten die Hauptvertragsregelungen. Änderungen oder Ergänzungen dieses Start-up-Plans bedürfen der Schriftform und Zustimmung beider Parteien.