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Mietwäsche und Textillogistik Eckpunkte Ausschreibung

Facility Management: Berufswäsche / Textillogistik » Strategie » Ausschreibung

Ausschreibung für industrielle Berufskleidung (Mietwäsche / Textillogistik) mit RFID- und Automatensystemen

Ausschreibung für industrielle Berufskleidung (Mietwäsche / Textillogistik) mit RFID- und Automatensystemen

Die Ausschreibung für industrielle Berufskleidung im Mietwäschemodell mit RFID-gestützten Ausgabe-/Rückgabeautomaten steigert die Prozesssicherheit, Wirtschaftlichkeit, Transparenz und Nachhaltigkeit, sodass der Betrieb jederzeit qualifizierte, sichere und bedarfsorientierte Berufskleidung für die industrielle Produktionslandschaft bereithält – hochverfügbar, effizient, digital gesteuert und mit höchsten Arbeits- und Umweltschutzstandards.

Effiziente Ausschreibung von Mietwäsche- und Textillogistiklösungen für die industrielle Berufskleidung

Anschreiben / Projektinfo

  • Titel „Ausschreibung: Industrielle Berufskleidung (Mietwäsche) und Testillogistik mit RFID-Automaten für Ausgabe & Rückgabe“

  • Zeitrahmen: Bieterfragen, Angebotsabgabe, Zuschlag, Implementierungsstart.

  • Ziel: Völlig digitale, automatisierte Berufskleidungslogistik.

Projektbeschreibung

  • Profil: Branche (Spezialmaschinenbau), ca. 2000 Mitarbeitende, Kontext Neubau, Start-up ab Oktober 2026, Leistungsbeginn ca. Januar 2027, schrittweise Leistungsausweitung über 12 - 18 Monate, teilweise PSA-Anforderungen

  • Standorte: Umkleideräume im 1. OG, Wegeführung entsprechend Zeichnung, Platzierung der Automaten entsprechend Zeichnung).

Kleidungssortiment

  • Typ: Standardjacken/Hosen, PSA-Kleidung (Maschinenschutzkleidung), usw. entsprechend Anhang

  • Umfang: ca. 3 Sätze pro Person, optional saisonale Variation (Winter-/Sommerjacken)

Automaten

  • Anzahl / Dimensionen, Strom-, Netzwerkanschlüsse, Software, Touchdisplay: Wird bieterseitig konzipiert und angeboten.

  • RFID-Leser / Scanner, Einwurfschacht, Stauraum für alle Artikel

Logistik

  • Frequenz: 2 x / Woche und wie (Rollcontainer?), Zutrittsregelung?, usw. wird abgestimmt

  • SLA-Anlieferung: z. B. vor Schichtbeginn. Anlieferzeitfenster werden Auftraggeberseitig vorgegeben.

Waschprozess entsprechend Qualitätssystem des AN

  • PSA-spezifische Verfahren, Trocknung, Bügeln, Sortierung, Kennzeichnung,

  • Dokumentation (Desinfektion, Bakteriologische Tests?), Falls Betriebsvorgabe ESD-Resistenz, usw.?

IT-Integration

  • ERP-Schnittstelle und Portalanbindung, Personaldaten (SAP HR), DSGVO, definierte Rollen & Berechtigungen, usw.

  • Cloud-Lösung vs. on-premise?

Dokumentation / Reporting

  • Online-Plattform: Bestände, Entnahmen, Wäschedurchlauf, Reparaturen, KPI-Reports.

  • RFID-Daten werden entsprechend abzuschließender Betriebsvereinbarung gehandhabt.

Preis / entsprechend Angebotskonzept des obsiegenden Bieters

  • Miete pro Stück/Monat oder pro Waschzyklus,

  • Pauschale pro Automat (Miete?), Wartung, SW-Lizenz,

  • Keine Sonderkosten: Express, Verluste, Reparaturen, usw.

Eignungsnachweise

  • Zertifikate (EN 14065, PSA-Zulassungen?), ISO 9001, ISO 14001, Tariftreue, Referenzen in Industrieumfeld (PSA-Kleidung?),

  • Kapazität (Wäschereigröße, Output pro Tag?).

Servicekonzept des AN

  • SLA (Liefertreue, Reaktionszeit bei Automatenausfall, Fehlmengen < x %?),

  • KPI (Beschwerdequote, CO₂-Bilanz?),

  • Abrechnung & Reporting.

Vertragsentwurf

  • Dienst-/Werkvertrag, Laufzeit (3–5 Jahre?), Verlängerungsoption, Option auf Sortiments-Erweiterung, Sonderkündigungsrecht bei Schlechtleistung

  • Gewährleistung / Haftung (Stoffqualität, PSA-Schutz intakt?), Pönale bei SLA-Verstößen?

Anlagen

  • Pläne: Werksumkleiden, Strom-/Netzanschlüsse, Anfahrtswege LKW?

  • Mitarbeiterstatistik: Größengrößen, Schichtmodelle, PSA-Bedarfe

  • Lastenheft: Definition PSA-Normen, Branding, Anlieferzeiten.

Hintergrund

  • In einem Industriebetrieb (Spezialmaschinenbau) benötigt das Personal eine vielfältige Berufskleidung, die u. U. PSA-Eigenschaften (Maschinenschutzkleidung) aufweisen muss und regelmäßig gewaschen, instandgehalten und passend bereitgestellt wird. Zwischengrößen und Damenschnitte werden benötigt.

  • Ein Mietwäsche- / Textillogistik-Service-Provider übernimmt Beschaffung, Reinigung, Reparatur und Logistik, während Automaten (Ausgabe- / Rückgabesysteme) in Kombination mit RFID eine automatisierte, jederzeit zugängliche und verfügbare Kleiderverteilung und -rücknahme ermöglichen.

Ziel

  • Suche eines externen Dienstleisters in Innovationspartnerschaft, der industriell-qualifizierte Berufskleidung (PSA-Aspekte, ESD, etc.) und vom Kunden akzeptierte Berufskleidung und Flachwäsche im Mietmodell liefert, pflegt, digital verwaltet und per Ausgabe-/Rückgabeautomaten mit RFID-Erfassung an die Belegschaft ausgibt, incl. der benötigten Hard-ware, Software, Hauptleistungen und aller notwendigen Nebenleistungen.

  • Sicherstellung Rechts-, Normen- und Standardkonformität (Arbeitsschutz, PSA, DSGVO), Nachhaltigkeit (wasser- und energiesparende Waschverfahren, faire Löhne) sowie eine effiziente, nutzerfreundliche und IT-gestützte Prozesskette.

Standard-Arbeitskleidung

  • Arbeitsjacken, -hosen, Latzhosen, Poloshirts / T-Shirts (ggf. Branding, Firmenlogo), robust, industriewaschgeeignet.

  • Ggf. pflegeleichte / bequeme Schnitte, Verfügbarkeit breiter Größenspektren (XXS–4XL).

optionale PSA- oder Funktionskleidung

  • Flammhemmend (EN ISO 11612), Warnschutz (EN ISO 20471), Antistatik / ESD (EN 1149-5?), Schweißerschutz (EN ISO 11611) – je nach Produktionsumfeld,

  • Resistenz gegen Öl, Chemikalien? Explosionsschutz- oder Staub-Ex-Bereich? Separater ESD- oder Gas-Ex-Schutz?

optionales Zubehör

  • Hauben, Schweißerschürzen, Laborkittel, ggf. Einwegteile (falls dennoch vom Dienstleister bereitgestellt?),

  • Personalisierte Namensstreifen, Abteilungsetiketten?

Ausgabeautomat im Karusselsystem

  • Fest installiertes Ausgebesystem als Karusselsystem, in welches saubere Kleidung (per RFID getaggt) hinterlegt wird.

  • Mitarbeitende authentifizieren sich Ausweis / Chip, wählen benötigte Artikel, das System verbucht die Entnahme.

Rückgabeautomat

  • Einwurffach, wo verschmutzte Kleidung abgelegt wird, RFID-Scanner erfasst Rückgabe,

  • Auto-Verbuchung im System → Logistikdienst erhält Abholinfo, Minimierung Zählfehler und Zeitaufwand.

Software & Integration

  • Live-Bestandsanzeige: Wer hat wie viel Kleidung entnommen, welcher Pool-Bestand ist noch verfügbar?

  • ERP-Schnittstelle (SAP, Kostenstellenzuordnung), Portal: Minimierung manueller Aufwand.

  • Betriebsrats- / DSGVO-konforme Datennutzung, Löschfristen, kein unzulässiges Tracking zur Leistungskontrolle.

Abholung / Lieferung

  • Dienstleister kommt je nach SLA (2 × pro Woche) und holt verschmutzte Ware (in Rollcontainern / Säcken) ab.

  • Bringt frisch aufbereitete Kleidung mit (2 x pro Woche) einsortiert in Ausgabesystem und separates System für Flachwäsche.

Waschverfahren / Reparatur

  • Industriewäscherei: Waschtemperatur, Desinfektion, Trocknung, Bügeln / Finish, je nach PSA-Eigenschaft.

  • Reparaturservice: Ausbessern von Nähten, Knöpfen, Reißverschlüssen, Reflexstreifen, usw.

Ausfallszenarien

  • Bei defektem Automaten? Dienstleister muss manuellen Ersatzprozess stellen!

  • Spitzenbedarf (z. B. Schichtwechsel Stoßzeiten): Automatischer Nachschub! Puffer!

Bestandsführung

  • Festgelegte Umlaufmengen pro MA (3–5 Sätze), Mind. Puffer.

  • Eindeutige RFID-Kennung (Größenbezogene Wäsche mit Zwischengrößen, Damenschnitten und wenigen Sonderlösungen für Spezialgrößen), Minimierung Verluste. Verluste sind durch den Dienstleister einzukalkulieren und werden nicht separat vergütet.

PSA-Regelungen

  • EU-Verordnung (EU) 2016/425, BetrSichV, DGUV. Kleidung = PSA wenn Schutzfunktion relevant (Maschinenschutzkleidung, usw.).

  • Konformitätserklärung, Kennzeichnung CE, Piktogramme

Arbeitsschutz

  • BetrSichV, Gefährdungsbeurteilungen, ob Kleidung PSA oder normaler Workwear

  • Mitbestimmung der Mitarbeitervertretung in Art / Tragekomfort / bei Warnschutz / usw.

RFID & DSGVO

  • Personalisierte Erfassung (Name, ID, usw.?), Minimierung der Datenhaltung, keine Leistungsüberwachung, definierte Zugriffskontrolle, Löschkonzept.

  • Betriebsratsbeteiligung nach BetrVG §87, da personifizierte Datennutzung.

ESG (Nachhaltigkeit bevorzugt)

  • Wassersparende Waschmaschinen, Reinigungsmittel mit EU Ecolabel, Minimierung CO₂-Fußabdruck,

  • Faire Löhne, Tariftreue, Kennzahlen Energie / Wasser pro kg Wäsche, weitere Transparenz.

Implementierungsphase

  • Übergabe alter Bestände? Einführungszeit: Personal Einkleidung, Ausweisen, RFID-Tagging,

  • Montage der Automaten (Bodenverankerung?), Testbetrieb (Pilot?), Feinjustierung Software?

Betrieb

  • Regelmäßige Abholung verschmutzter Kleidung, Waschen, Reparieren, automatischer Einlagerung in Automaten,

  • Ggf. Störfallmanagement: Automat defekt, Fallback-Lösung?

Qualitätssicherung

  • PSA-Bestätigung: Reflexstreifen intakt, Flammhemmung nicht reduziert, ESD-Widerstand gemessen?

  • Reklamationsmanagement: Ggf. digital via Portal.

SLA

  • Spätester Befüllzeitpunkt (vor Schichtbeginn?), Reaktionszeit bei Automatendefekt (max. 4 h?), Reklamationsbehebung (falsche Größen?),

  • Minimale Fehlmengen < 1 %.

KPI

  • Lieferpünktlichkeit: 99 %, ∙\Automatenverfügbarkeit 99 %, ∙Reklamationsquote < 1 %, ∙CO₂-Emission pro Wäsche kg?

  • PSA-Normkonformität: 100 %.

Reporting

  • Monatliches / Quartalsweises KPI-Dashboard: Entnahme-Frequenzen, Reklamationsstatistik, Wartungsvorfälle, usw. entsprechend Angebotskonzept des obsiegenden Bieters

  • Transparenter Einblick des Auftraggeber in das Online-Portal des Auftragnehmers.

RFID und Datenschutz

  • Personalisierte Kennung: minimaler Datensatz, keine Leistungsüberwachung, definierte Löschfristen, entsprechend Angebotskonzept des obsiegenden Bieters

  • Betriebsrat-Beteiligung: Betriebsvereinbarung notwendig, hierzu ist die Mitwirkung des Bieters notwendig, Info an Mitarbeiter (Zweck, Umfang) notwendig.

Arbeitsschutz

  • PSA-Kleidung muss Normen einhalten, Montageschutzvorschriften für Automaten (Hebehilfen?),

  • Ggf. separate Sicherheitsunterweisung für Logistikfahrer auf dem Werksgelände.

  • Gefährdungsbeurteilungen des AN mit Wirksamkeitsüberprüfung

  • Fremdfirmenunterweisung

  • Weiteres

Compliance

  • Tariftreue / Faire Löhne, ESG-Reporting (Wasser-, Energieeinsparung, CO₂-Bilanz?),

  • Minimierung Einwegplastik in Verpackung, Recycling abgetragener Kleidung.

Kostenstellenbezogene Abrechnung

  • Anbindung an ERP, Buchung der Wäschekosten pro Abteilung/Produktionsbereich,

  • Erleichtert internes Controlling, Budgetverantwortung.

Spezielle Produktionsbedingungen

  • Ex-Bereiche (ATEX), ESD (Elektronik?), Chemikalienschutz → Genaue PSA-Anforderungen (EN 13034, EN 1149?).

  • Zusätzliche Dichtheits- oder Permeationsprüfungen?

Automaten-Optimierung

  • KI-gestütztes System: Prognose Bestückungssoll, Minimierung Wartezeiten, Self-Service 24/7.

Notfallpläne

  • Krisenfall (Pandemie?), mehr hygienische Wäscheanforderungen (Desinfektionswaschung?),

  • Saisonschwankungen (Hochfahren der Menge?).

  • Stetiges Hochfahren der Menge im Neubau entsprechend Inbetriebnahme und Einzug in den Neubau.

Vergabeart

  • Öffentlich: UVgO/VOL/A ab bestimmtem Wert, privat: Freie Ausschreibung, Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb

  • Los-Bildung (z. B. PSA-Kleidung, Normal-Kleidung, Flachwäsche, Schmutzfangmatten, usw.), oder Gesamtausschreibung.

Bewertungskriterien

  • Preis (Mietkosten, Transport, Geräte),

  • Qualität (Zertifikate PSA, Langlebigkeit, Reparatur, ESG?),

  • Service (SLA: Frequenz, Reaktionszeit, Webportal?),

  • Technologie (RFID, Automatenerfahrung, Software-Integration).

Angebotsprüfung

  • Formale Eignung (Sachkunde PSA, Wäsche, Vergleichbare Kunden im Umkreis von 30 km, Tariftreue?), RFID-Kompetenz, Betrieb Ausgabe- und Rücknahmeautomaten, ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 50001)

  • Indikatives Angebot, Bieterfragen, letztverbindliches Angebot, Zuschlag, Change Request, Vertragsabschluss, Implementierung, Change Requests.