Vertragsanhang 5: Ausgabe- und Rücknahmesysteme für Berufswäsche: Anforderungen

Eine Schlüsselfunktion im automatisierten Wäscheausgabesystem ist die Benutzeridentifikation. Üblich und branchenüblich ist hier die Verwendung von elektronischen Mitarbeiterausweisen oder Badges, die oft bereits im Unternehmen für Zeiterfassung oder Zutrittskontrolle genutzt werden. Diese Ausweise (RFID-Karten im Scheckkartenformat) dienen am Textilautomaten als Authentifizierungsmittel: Der Mitarbeiter hält seine Karte an einen Leser oder steckt sie in ein Lesegerät am Ausgabeschrank, woraufhin das System ihn eindeutig identifiziert. Alternativ sind je nach System auch andere Authentifizierungsmedien möglich, etwa Chips im Schlüsselanhänger-Format, Magnetstreifenkarten oder PIN-Eingaben am Terminal; in der Praxis haben sich jedoch kontaktlose RFID-Karten wegen ihrer Schnelligkeit und Zuverlässigkeit durchgesetzt.

Die Kopplung mit dem bestehenden Personalverwaltungssystem ist ein häufig gefordertes Merkmal: Idealweise sind die Ausweisdaten (Mitarbeiter-ID) im Textil-Managementsystem hinterlegt oder per Schnittstelle mit dem HR-System (z.B. SAP HCM) verknüpft. Dadurch können Ein- und Austritte von Mitarbeitern oder Abteilungswechsel automatisch synchronisiert werden – ein Mitarbeiter, der die Firma verlässt, verliert sofort die Berechtigung, Kleidung zu entnehmen; neue Mitarbeiter werden mit ihren Berechtigungen (z.B. welche Kleidergröße, welche Art von Kleidung) im System angelegt. Wichtig ist ferner, Missbrauch vorzubeugen: Der Mitarbeiterausweis stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zur Berufskleidung haben. Sollte ein Ausweis verloren gehen, muss dieser unverzüglich im System gesperrt und ersetzt werden, um unautorisierte Entnahmen zu verhindern. Hier empfiehlt sich eine enge Abstimmung mit der Unternehmenssicherheit bzw. dem Identity-Management. Einige Systeme bieten auch zusätzliche Sicherheitsabfragen (etwa eine PIN nach Kartenerkennung) oder die Integration von Biometrie (Fingerabdruckscanner) für besonders sensible Bereiche, wobei letzteres eher die Ausnahme ist.

Aus Datenschutzsicht gilt es zu beachten, dass die personenbezogene Nutzung von Ausgabeautomaten der Mitbestimmung des Betriebsrats unterliegt, sofern Verhaltens- oder Leistungsdaten erfasst werden (§ 87 BetrVG). Die DSGVO fordert zudem, dass nur jene Daten erhoben und gespeichert werden, die für den Zweck der Wäscheverwaltung erforderlich sind, und dass es klare Löschfristen gibt. So sollte z.B. das System zwar festhalten, dass eine bestimmte Anzahl Kleidungsstücke von Person X entnommen wurde, jedoch dürfen diese Informationen nicht zur Verhaltenskontrolle zweckentfremdet werden (kein Monitoring, wer wie häufig Kleidung wechselt, zu disziplinarischen Zwecken). In einer habilitationswürdigen Abhandlung wäre hier auch auf technische Maßnahmen einzugehen, die den Datenschutz gewährleisten – etwa Pseudonymisierung der Nutzerdaten im System oder rollenbasierte Zugriffsbeschränkungen, damit z.B. Vorgesetzte nicht ohne Weiteres die individuellen Entnahmelogdaten ihrer Mitarbeiter einsehen können. Zusammenfassend sind Mitarbeiterausweise als Schlüssel zu einem solchen System unabdingbar, müssen jedoch in ein durchdachtes Berechtigungs- und Datenschutzkonzept eingebettet sein.

Ein zentrales technisches Merkmal moderner Ausgabe- und Rücknahmesysteme ist der Einsatz von RFID-Technologie (Radio Frequency Identification). Alle Berufskleidungsstücke werden hierzu mit langlebigen RFID-Transpondern ausgestattet – typischerweise in Form kleiner Chips, die entweder eingenäht, aufgenäht oder als Knopf/Etikett am Kleidungsstück angebracht sind. Diese Transponder speichern eine eindeutige Identifikationsnummer, über die das Teil im System erkannt wird. UHF-RFID (Ultra High Frequency) Chips sind heute verbreitet, da sie eine simultane Erfassung mehrerer Teile über größere Distanzen ermöglichen (z.B. ganzer Wäschesack im Rückgabeautomat), während HF-RFID (High Frequency, 13,56 MHz, z.B. ISO 15693) ebenfalls zum Einsatz kommt, insbesondere wenn die Lesegeräte auf kurze Distanzen ausgelegt sind. Wichtig ist, dass die gewählten RFID-Tags industriewäschetauglich sind: Sie müssen hohe Temperaturen, Chemikalien im Waschprozess, Schleudern und Mangeln unbeschadet überstehen. Marktübliche Wäschechips halten häufig über 200 Waschzyklen bei 60–90°C aus, ohne ihre Funktion zu verlieren. Die Zuverlässigkeit der RFID-Erfassung ist ein Muss – Fehlbuchungen (d.h. Kleidungsstücke werden nicht erkannt) würden das ganze System ad absurdum führen. Daher werden in den Ausgabeschränken und Rückgabestationen entsprechend abgestimmte Antennensysteme verbaut, welche die Kleidung in den Fächern bzw. im Einwurfschacht detektieren.

Durch die RFID-gestützte automatische Erfassung jeder Entnahme und Rückgabe erhält das Unternehmen eine vollständige Transparenz über den Verbleib der Kleidung. In Echtzeit lässt sich im System nachvollziehen, welche Kleidungsstücke aktuell im Umlauf, am Lager oder in der Wäscherei sind. Schwund und Verluste – in traditionellen Systemen ein kostspieliges Problem – können so drastisch reduziert werden, da jedes nicht retournierte Teil einem Mitarbeiterkonto zugeordnet bleibt und nachvollziehbar ist. Das System erinnert ggf. an ausstehende Rückgaben (z.B. via E-Mail an den Mitarbeiter oder Meldung an Vorgesetzte nach definierter Überziehungsfrist), was die Rücklaufquote erhöht. Außerdem ermöglicht RFID eine Inventarisierung ohne Inventur: Da alle Bestände digital erfasst sind, hat man jederzeit einen aktuellen Überblick, ohne manuell zählen zu müssen. Bei der Versorgung mit Poolwäsche (nicht personalisierte Gemeinschaftskleidung) sieht man sofort, wie viele Teile einer Größe vorhanden sind und kann Engpässe früh erkennen. Und bei personengebundener Kleidung lässt sich historisch auswerten, wie viele Waschzyklen ein bestimmtes Kleidungsstück schon durchlaufen hat – was z.B. bei Verschleiß oder Ablauf von PSA-Prüffristen relevant ist. Zusammengefasst bildet RFID das technologische Rückgrat des gesamten Ausgabe- und Rücknahmesystems. Die Anforderung „Berufswäsche ist mit RFID auszustatten“ ist somit essenziell; dies umfasst nicht nur den Chip im Kleidungsstück, sondern auch die zugehörige Softwareinfrastruktur, welche die RFID-Daten verarbeitet und in nutzbare Informationen (Kontostände, Bestandsübersichten, Nutzungsstatistiken) verwandelt.

Die Ausgabesysteme können nur so gut funktionieren, wie es die verwaltete Berufskleidung selbst zulässt. Daher sind auch an die Textilien bestimmte Anforderungen zu stellen, damit ein reibungsloser Betrieb, normgerechter Arbeitsschutz und Tragekomfort gewährleistet sind. Zunächst muss die Berufskleidung industriewaschbar sein: robuste Gewebe und Farben, die bei hohen Temperaturen und häufigem Waschen nicht einlaufen oder ausbleichen. Arbeitskleidung wird oft in Zentralwäschereien bei 60–75°C (Desinfektionswäsche ggf. 85–90°C) gewaschen und maschinell getrocknet sowie gemangelt oder heißgebügelt. Die Materialien (Baumwoll-Polyester-Mischgewebe etc.) und Zubehörteile wie Knöpfe, Reflexstreifen oder Aufnäher müssen diesen Strapazen standhalten. Außerdem ist eine breite Größenauswahl bereitzustellen – Branchenstandard sind Kollektionen meist von XS bis XXXL oder noch größer, um alle Mitarbeiter passend einkleiden zu können. Komfortable, ergonomische Schnitte, ggf. Unisex- und Damen/Herren-Schnitte, sind ebenfalls wünschenswert, damit die Akzeptanz hoch ist (die beste Technologie nützt wenig, wenn die Mitarbeiter die gestellte Kleidung ungern tragen).

Falls die Berufskleidung zugleich Schutzkleidung ist (PSA – Persönliche Schutzausrüstung), gelten zusätzliche normative Anforderungen: Je nach Gefährdung muss sie bestimmten EN-Normen genügen (z.B. Flammschutz nach EN ISO 11612, Schweißerschutz nach EN ISO 11611, Warnschutz nach EN ISO 20471, Chemikalienschutz nach EN 13034, etc.). Diese Normerfüllung ist vom Hersteller der Kleidung zu zertifizieren und vom Dienstleister zu gewährleisten. So muss z.B. bei flammhemmender Kleidung nach einer bestimmten Anzahl Wäschen überprüft werden, ob die Imprägnierung noch wirksam ist – hier könnte der Dienstleister über RFID genau dokumentieren, welche Charge wie oft gewaschen wurde, und ggf. die Nachimprägnierung oder den Austausch veranlassen. Alle PSA-Kleidungsstücke müssen zudem mit einer Konformitätserklärung und CE-Kennzeichnung geliefert werden; geht diese Kleidung ins Mietsystem, muss der Betreiber sicherstellen, dass die Schutzfunktion über die Nutzung hinweg erhalten bleibt (Stichwort: Bauartgenehmigung beibehalten bei reparierter Kleidung). Reparaturen (Flicken von Rissen, Erneuern von Reflexstreifen, Austauschen defekter Knöpfe/Reißverschlüsse) sind typischer Bestandteil des Service und müssen fachgerecht erfolgen – auch um die Normkonformität zu erhalten (ein angenähter Reflexstreifen muss z.B. wieder den Normanforderungen genügen).

Ein weiterer Aspekt ist die mögliche Personalisierung der Berufswäsche. Branchenüblich können Namensschilder oder Abteilungskennzeichnungen am Kittel/Jacke angebracht sein. Diese erleichtern Zuordnung und vermindern Verwechslungen, vor allem wenn Kleidung personengebunden ausgegeben wird. Im Rahmen eines automatisierten Systems kann Personalisierung zweierlei bedeuten: entweder trägt jeder immer exakt seinen Satz Kleidung (mit Namen etikettiert und RFID auf diese Person gemappt), oder es wird mit Poolkleidung gearbeitet, die anonym bleibt und nur über Größen/Typen verwaltet wird. Beide Modelle werden praktiziert; Poolwäsche hat den Vorteil größerer Flexibilität (jedes passende Teil kann entnommen werden, unabhängig von der Person), während personalisierte Kleidung meist nötig ist, wenn sehr individuelle Anpassungen oder Zuordnungen erforderlich sind (z.B. in medizinischen Bereichen mit unterschiedlichen Funktionsbereichen, oder wenn die Mitarbeiter Uniformen mit ihrem Namen tragen sollen). Das System muss insofern flexibel sein, beide Szenarien abzubilden – etwa durch Konfiguration im Softwaremodul "Artikelverwaltung", ob ein Artikel einer Person fest zugeordnet ist oder nicht. Für die Anforderungen heißt das: Eindeutige Kennzeichnung der Kleidungsstücke (durch RFID und ggf. Klartext-Label) und Festlegung der Umlaufmengen pro Mitarbeiter (üblich sind z.B. 3–5 Garnituren pro Person im Umlauf, um stets Wechselwäsche verfügbar zu haben). Zusätzlich sollte ein Pufferbestand an Reservekleidung vorgehalten werden, um Größenwechsel, Neuanschaffungen bei Personalaufstockung oder Aussonderung verschlissener Teile abzufedern.

Es müssen die Textilien also pflegeleicht, haltbar und normgerecht sein sowie lückenlos identifizierbar. Der Waschprozess selbst ist ebenfalls Teil der Anforderung: Vom Dienstleister wird erwartet, dass er nach RAL-GZ 992 (deutsches Qualitätszeichen für Wäschereien) oder vergleichbaren Standards arbeitet, um Hygiene und Qualität sicherzustellen. Für Krankenhauswäsche etwa existiert die Norm DIN EN 14065, die ein Risikomanagement-System zur Biokontaminations-Kontrolle in Wäschereien beschreibt – ein Dienstleister für Berufskleidung in sensiblen Bereichen sollte zertifiziert nach EN 14065 oder einem Hygienezertifikat (wie RKI-Richtlinien) sein. Auch bei Lebensmittel-verarbeitender Kleidung gelten HACCP-Prinzipien bis hin zur Wäscheversorgung, was bedeuten kann, dass Berufskleidung in Hygienezonen speziell verpackt geliefert und z.B. keimfrei eingeschweißt aus Automaten entnommen wird. Solche branchenspezifischen Erfordernisse müssen im Anforderungskatalog klar benannt werden, damit das Ausgabe-/Rücknahmesystem entsprechend ausgelegt wird (z.B. Edelstahloberflächen für Reinraumbereiche, automatische Desinfektion von Einwurfschächten, etc., falls nötig).

Damit ein Ausgabe- und Rücknahmesystem für Arbeitskleidung erfolgreich betrieben werden kann, muss es den branchenüblichen Praktiken entsprechen sowie alle einschlägigen gesetzlichen Vorgaben und Normen erfüllen. Dazu zählt zunächst die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Bereitstellung von benötigter Schutz- und Arbeitskleidung im Rahmen der Arbeitsschutzgesetze. In Deutschland verlangt § 3 der PSA-Benutzungsverordnung und § 2 Abs. 3 Arbeitsschutzgesetz, dass der Arbeitgeber persönliche Schutzausrüstung stellt – in vielen Branchen ist es daher üblich, dass Firmen die Arbeitskleidung als Mietwäsche anbieten und reinigen lassen, anstatt dies den Mitarbeitern zu überlassen. Für gewöhnliche Berufskleidung ohne Schutzfunktion ist dies gesetzlich weniger strikt geregelt, wird aber aus Hygiene- und Corporate-Identity-Gründen ebenfalls zentral vom Arbeitgeber organisiert.

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Gemäß § 5 ArbSchG ist der Arbeitgeber verpflichtet, für alle Arbeitsbereiche – dazu zählt auch die betriebliche Textillogistik – eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Daraus müssen eventuell Schutzmaßnahmen abgeleitet werden, z.B. Schulung der Mitarbeiter in der korrekten Benutzung der Automaten, ergonomische Gestaltung der Wäscheräume, Regelungen für den Fall eines Automatenausfalls usw. Eine dokumentierte Gefährdungsbeurteilung stellt sicher, dass auch Risiken durch den Betrieb der Ausgabeschränke (mechanische Quetschstellen, elektrische Sicherheit, etc.) systematisch erfasst und minimiert werden.

• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Sie regelt die Bereitstellung und Benutzung von Arbeitsmitteln. Ein Wäscheautomat gilt als Arbeitsmittel, und der Arbeitgeber muss dessen Sicherheit gewährleisten. Das betrifft z.B. die elektrische Sicherheit, CE-Konformität, regelmäßige Wartung und Prüfung des Automaten. Sollte z.B. ein automatisierter Schrank als überwachungsbedürftige Anlage gelten (was meist nicht der Fall ist, da es kein klassisches gefährliches Gerät ist), wären wiederkehrende Prüfungen durch befähigte Personen Pflicht. Praktisch heißt das: Der Anbieter solcher Systeme muss die Maschinen nach geltenden Maschinenrichtlinien bauen, und der Betreiber muss für einen sicheren Gebrauch sorgen (z.B. Mitarbeiterunterweisung, keine Manipulationen).

• DGUV-Vorschriften und -Regeln (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung): Die DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ verlangt generell die Verhütung von Arbeitsunfällen und Gesundheitsgefahren. Spezifisch können DGUV-Regeln einschlägig sein, etwa wenn im Zusammenhang mit dem Textiltransport Flurförderzeuge (Rollwagen, Stapler) benutzt werden – dann greifen z.B. DGUV V68 (Flurförderzeuge) oder DGUV V70 (Fahrzeuge) für den sicheren Transport der Wäschecontainer. Ferner geben DGUV-Regeln Hinweise zur Benutzung von Schutzkleidung: Wenn Berufskleidung als PSA einzustufen ist, muss sie den Unfallverhütungsvorschriften entsprechen; z.B. dürfen Schweißer nur Schutzkleidung mit definierten EN-Normen tragen, und der Arbeitgeber muss für Instandhaltung sorgen. Auch die DGUV Regel 112-194 (Benutzung von Schutzkleidung) könnte relevant sein, indem sie fordert, dass Schutzkleidung regelmäßig gereinigt und funktionsfähig gehalten wird – was genau das Ziel des ausgelagerten Mietwäschekonzepts ist.

• Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und zugehörige technische Regeln (ASR): Diese kommen indirekt ins Spiel, wenn es um die Einrichtung der Räumlichkeiten für die Ausgabe/Rücknahme geht. Beispielsweise fordert ASR A1.3 eine ausreichende Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung – also z.B. Beschilderung der Wäschausgabestellen, Hinweise auf Trennung sauber/schmutzig. ASR A1.8 „Verkehrswege“ und ASR A3.4 „Beleuchtung“ betreffen Zugänge und Licht: Die Automaten sollten so aufgestellt sein, dass genügend Platz auf den Wegen bleibt und keine Stolperstellen entstehen, sowie ausreichend beleuchtet sein, damit die Mitarbeiter sicher agieren können.

• Datenschutz (DSGVO): Wie bereits erwähnt, fallen die personenbezogenen Daten (wer hat wann was entnommen) unter die DSGVO. Ein konformer Betrieb erfordert ein Datenschutzkonzept: Speicherung nur zu definierten Zwecken (z.B. Abrechnung, Verlustprävention), strenge Zugriffsbeschränkung auf personenbezogene Auswertungen, und Löschung der individuellen Nutzungsdaten nach angemessener Frist. In Ausschreibungen für solche Systeme wird oft verlangt, dass kein unzulässiges Tracking erfolgt – d.h. das System soll zwar die Entnahmen registrieren, aber nicht für Leistungs- oder Verhaltenkontrolle missbraucht werden. Häufig ist die Rede davon, dass nur aggregierte oder anonymisierte Kennzahlen (Gesamtanzahl Wäsche im Umlauf etc.) langfristig gespeichert bleiben, während individuelle Zuordnungen nach z.B. 6 Monaten gelöscht oder archiviert werden. Zudem muss der Betriebsrat eingebunden werden, bevor ein RFID-gestütztes Ausgabe-System mit Personaldaten eingeführt wird (Mitbestimmung nach BetrVG §87).

Neben Gesetzen sind auch Normen und Standards relevant: Die bereits erwähnten EN-Normen für Schutzkleidung definieren die Produktanforderungen. Für die Abläufe ist die Norm DIN SPEC 91488 (falls vorhanden für Textillogistik) oder andere Best-Practice-Leitfäden für Textilmanagement interessant. Qualitätsmanagement-Normen wie ISO 9001 sind oft Voraussetzung bei Dienstleistern – so wird gewährleistet, dass der Wäscheservice dokumentierte Prozesse hat und kontinuierlich verbessert wird. Umweltmanagement nach ISO 14001 und Energiemanagement nach ISO 50001 gewinnen ebenfalls an Bedeutung, gerade weil der Textilservice ressourcenintensiv sein kann (Wasser, Energie, Chemie). Ein weiterer zu erwähnender Standard ist OEKO-TEX Standard 100 bzw. OEKO-TEX Step für Betriebe, was die Schadstofffreiheit der Textilien garantiert – einige Unternehmen verlangen, dass die gestellte Berufskleidung solche Zertifikate trägt, um Hautverträglichkeit sicherzustellen.

Branchenübliche Anforderungen an ein solches System umfassen schließlich Aspekte wie: hohe Verfügbarkeit und geringe Ausfallzeiten, schnelle Bedienbarkeit (ein Entnahmevorgang sollte nur 20–30 Sekunden dauern, um Schlangen zu vermeiden), und Benutzerfreundlichkeit (intuitive Bedienoberfläche, mehrsprachige Anweisungen für Mitarbeiter verschiedener Nationalitäten, etc.). In der Gesundheitsbranche z.B. gilt es als Standard, dass Berufsbekleidung täglich oder gar mehrfach täglich gewechselt wird – das System muss diese Frequenz bewältigen können und genügend Kapazität bieten. In Industriebetrieben mit Schichtarbeit muss das System insbesondere zu Schichtwechsel-Spitzen funktionieren; hier werden manchmal mehrere Ausgabestationen oder Pufferzonen eingerichtet, um Staus zu verhindern. Außerdem wird erwartet, dass der Dienstleister Hygiene-Vorschriften strikt einhält – z.B. kein Privatwaschen der Kleidung erlaubt, Trennung von Privat- und Arbeitskleidung in Umkleiden (oft gibt es Schwarz-Weiß-Bereiche: schmutzige Seite und saubere Seite). Das Textilmanagementsystem unterstützt diese Konzepte, indem es z.B. dokumentiert, dass kein Mitarbeiter seine verschmutzte Kleidung behält, sondern immer abgibt (was ein Mitnehmen nach Hause praktisch unterbindet, falls das unerwünscht ist). Insgesamt müssen alle diese rechtlichen und normativen Rahmenbedingungen im Lastenheft für das System berücksichtigt und vom Anbieter zugesichert werden (oft durch Vorlage von Zertifikaten, Prozessaudits oder Referenzen).

Die Einführung eines automatisierten Ausgabesystems für Berufswäsche geht meist Hand in Hand mit einem kompletten Servicekonzept, das von einem externen Textildienstleister erbracht wird. Dabei übernimmt der Dienstleister typischerweise die Gestellung der Automaten, die Lieferung der Berufskleidung, die regelmäßige Abholung der Schmutzwäsche, die Reinigung, Wartung und ggf. den Austausch verschlissener Kleidung. Wichtig ist in den Anforderungen festzuhalten, dass die Automaten für den Auftraggeber kostenfrei bereitzustellen und instand zu halten sind. Das bedeutet: Der Lieferant investiert in die Hardware (Schränke, Software) und betreibt diese auf eigene Kosten, während der Kunde dafür eine pauschale Mietservice-Gebühr zahlt (dazu im nächsten Abschnitt mehr). Für den Auftraggeber (z.B. das Werk oder die Klinik) hat dies den Vorteil, keine Anfangsinvestitionen tätigen zu müssen und stets funktionierende Geräte zur Verfügung zu haben.

Zum Betriebskonzept gehört zunächst die Installation und Inbetriebnahme: Der Anbieter stellt die Geräte am vereinbarten Ort auf, kümmert sich um Strom- und Netzwerkanschluss (sofern notwendig – viele Systeme haben eine Online-Anbindung zur Bestandsüberwachung) und richtet die Software ein. Schulungen für Administratoren und Benutzer sollten durchgeführt werden, damit alle Mitarbeiter mit dem System umgehen können. Zudem sollte ein Backup-Prozess definiert sein für den Fall, dass ein Automat kurzfristig außer Betrieb geht – etwa ein manuelles Notfall-Depot an Kleidung oder ein zweiter Automat als Reserve, um Versorgungslücken zu vermeiden.

Wartung und technischer Service am Automaten sind vollständig vom Dienstleister zu leisten. Das umfasst präventive Wartungen (Reinigung der Leser, Mechanik-Prüfung) ebenso wie Störungsbehebungen. In der Praxis wird oft ein Remote-Monitoring eingesetzt: Die Automaten senden Statusmeldungen an den Betreiber, z.B. Fehlermeldungen, Füllstand der Fächer, Verbindungsstatus. Dadurch kann der Dienstleister proaktiv reagieren, etwa wenn ein Schrank meldet „Wäschevorrat unter Mindestbestand“ – dann sorgt er rechtzeitig für Nachschub. Sollte eine Störung auftreten, muss ein Techniker innerhalb einer vereinbarten Reaktionszeit vor Ort sein (siehe SLA unten). Oft kann eine Zwischenlösung sein, dass der Automat im Offline-Modus weiter genutzt werden kann (z.B. bei Netzwerkproblemen werden Daten lokal zwischengespeichert, oder bei defektem Terminal kann mittels Generalschlüssel Kleidung manuell entnommen werden, wobei die Buchung nachgetragen wird). Solche Details gehören in ein ausgereiftes Servicekonzept, um Ausfallzeiten zu minimieren und den Klinik- oder Industriealltag nicht zu stören.

Ein weiterer Bestandteil des Konzepts ist die Logistik der Wäschekreisläufe. Üblicherweise werden im Vertrag Abhol- und Lieferfrequenzen festgelegt: z.B. tägliche Abholung der Schmutzwäsche werktags, oder bei kleinerem Betrieb 2–3 mal pro Woche. Der Dienstleister holt die gefüllten Wäschesäcke oder -container an den Automaten ab und bringt im gleichen Zuge die frisch gewaschene Kleidung mit, um den Automaten wieder zu befüllen. Die Befüllung kann entweder durch den Dienstleister erfolgen (in Randzeiten, z.B. nachts oder früh morgens, um nicht den Berufsverkehr zu stören) oder durch eigenes Personal des Betriebs nach Anlieferung. In vielen Fällen hat der Dienstleister eigenes Servicepersonal vor Ort, vor allem in sehr großen Einrichtungen, das die Automaten bestückt, kleine Wartungen vornimmt und als Ansprechpartner dient. Beispielsweise erwähnen Anbieter wie Bardusch, dass sie bei Bedarf ein eigenes Servicebüro beim Kunden einrichten. Das Ziel ist ein „All-Inclusive-Paket“, bei dem der Kunde sich um möglichst nichts kümmern muss.

Eine besondere Herausforderung ist die Skalierung und Erweiterbarkeit des Systems: Das Konzept sollte vorsehen, wie mit wachsenden Mitarbeiterzahlen oder zusätzlichen Standorten umgegangen wird. Modularität der Automatenschränke (weitere Module anfügbar) und flexible Anpassung der Wäschesortimente (z.B. Aufnahme neuer Kleidungsarten bei Prozessänderungen) sind hier wichtig. Oft wird zu Beginn ein Pilotbereich ausgestattet und das System später auf weitere Abteilungen ausgerollt. Im Servicekonzept sollte der Anbieter daher beschreiben, wie er die Umsetzung begleitet, Schulungen für neue Bereiche durchführt und eventuell die Anlage in Bauphasen (Neubauten, Umbauten) bereits berücksichtigen kann. Auch Baulichkeiten (Platzbedarf, Anforderungen an Räumlichkeiten) gehören in die Planung: Ein zentraler Wäschekreisel benötigt mehr Platz und sollte idealerweise in der Gebäudeplanung berücksichtigt werden, während dezentrale Schränke einen Stromanschluss und ggf. Netzwerk brauchen, aber sonst frei im Gebäude verteilbar sind.

Nicht zuletzt regelt das Servicekonzept die Verantwortlichkeiten: Welche Aufgaben übernimmt der Dienstleister, welche der Auftraggeber? Meist kümmert sich der Dienstleister um alles rund um die Kleidung (Lieferung, Pflege, Reparatur, Austausch bei Verschleiß, Notfallversorgung) und die Technik der Automaten. Der Auftraggeber stellt die Räumlichkeiten, den Strom/Netzwerk und meldet Störungen oder Änderungen im Personalstamm (Neueintritte, Ausscheider) an den Dienstleister bzw. pflegt diese in die Software ein – sofern nicht automatisiert. Im Konzept sollte ein Kommunikations- und Reporting-Prozess definiert sein: z.B. regelmäßige Meetings oder Berichte über die Performance des Systems, sodass beide Parteien transparent zusammenarbeiten. Insgesamt zielt das Servicekonzept darauf ab, einen reibungslosen Betrieb über die gesamte Vertragslaufzeit (oft 3–5 Jahre oder länger) sicherzustellen und klare Regeln für alle Eventualitäten zu haben.

Ein qualitativ hochwertiges Textilversorgungssystem zeichnet sich dadurch aus, dass dessen Leistung messbar und vertraglich zugesichert ist. Hier kommen Key Performance Indicators (KPIs) und Service Level Agreements (SLAs) ins Spiel, die zwischen Auftraggeber und Dienstleister vereinbart werden. Diese Kennzahlen dienen der kontinuierlichen Überwachung der Servicequalität und ermöglichen bei Abweichungen entsprechende Maßnahmen (bis hin zu Vertragsstrafen/Pönalen). Im Rahmen einer Habilitations-gerechten Betrachtung sollen die wichtigsten KPIs und SLAs für Wäscheausgabe- und Rücknahmesysteme erläutert werden.

Verfügbarkeits- und Versorgungsgrad: An erster Stelle steht die Verfügbarkeit sauberer Berufskleidung für alle Mitarbeiter. Ein typischer SLA könnte lauten, dass zu 100 % der Betriebszeit jedem Nutzer mindestens ein komplettes Kleidungsset in seiner Größe zur Verfügung steht. Der Versorgungsgrad lässt sich als KPI messen: z.B. Quote der erfolgreichen Entnahmen im ersten Versuch. Ein Wert nahe 100 % bedeutet, es gab keine Engpässe; sinkt er, stimmt etwas mit den Beständen oder dem Lieferrhythmus nicht. Eng verwandt ist die Befüllungsquote der Automaten – z.B. sollte der Dienstleister zusichern, dass die Automaten nie zu mehr als X % leer laufen. Dies wird durch geeignete Pufferbestände und rechtzeitiges Nachfüllen erreicht.

Uptime der Anlagen: Die technische Verfügbarkeit der Ausgabe- und Rücknahmeautomaten selbst ist ebenfalls KPI und SLA-relevant. Ein SLA könnte fordern, dass die Automaten eine Verfügbarkeit von z.B. 99 % aufweisen, gemessen über einen Monat. Ausfallzeit (durch Defekt) muss minimiert werden. Hierzu wird oft eine maximale Reaktionszeit für Störungsbehebung festgelegt, z.B. Techniker vor Ort innerhalb von 4 Stunden bei kritischem Ausfall (wenn kein Automat verfügbar ist). KPIs dazu wären durchschnittliche Ausfallzeit pro Monat oder Anzahl der Störungen pro 1000 Ausgaben. Über das System können Logs geführt werden, wann ein Automat offline war oder Fehler hatte; diese Daten fließen ins Reporting ein.

Durchlaufzeit und Lieferpünktlichkeit: Ein wichtiger Leistungsaspekt ist die Turnaround-Time der Wäsche – also die Zeit von der Abgabe eines schmutzigen Teils bis zur Rücklieferung als sauberes Teil in den Automaten. Hier könnten KPIs definieren, dass z.B. 90 % der Kleidung innerhalb von 48 Stunden aufbereitet zurückkommt. Insbesondere bei Schichtkleidung erwarten Mitarbeiter oft, am nächsten oder übernächsten Tag ihr Kleidungsstück gereinigt zurückzubekommen. Die Liefertreue (zum vereinbarten Liefertag/-zeitpunkt) ist daher häufig als SLA vereinbart, etwa Fehlteile < 2 % pro Lieferung und Verspätungen bei Lieferung < 1 Tag in 99 % der Fälle. Falls der Dienstleister z.B. Montag, Mittwoch, Freitag liefert, sollte an diesen Tagen immer die volle Menge frischer Wäsche da sein; jedes Fehlen wird erfasst.

Qualitätskennzahlen: Darunter fallen Indikatoren wie Reklamationsquote (z.B. Anteil der gelieferten Kleidung mit Mängeln, sei es Flecken, Beschädigung oder falsche Größe). Ein hoher Qualitätsanspruch wäre, dass <0,5 % der Teile Beanstandungen aufweisen. Auch Tragekomfort-Feedback oder Mitarbeiterzufriedenheit mit der Kleidung kann als KPI gesehen werden, oft qualitativ erfasst durch Befragungen. Zwar schwerer messbar, aber in einer ganzheitlichen Betrachtung erwähnenswert: die Hygienequalität (etwa mikrobiologische Prüfungen der aufbereiteten Wäsche nach RKI-Kriterien). In sensiblen Bereichen könnten regelmäßige Abklatschtests oder Bioburden-Messungen verlangt werden, um die Wirksamkeit der Desinfektionswäsche zu belegen – ein entsprechender KPI wäre dann Anteil der Proben ohne Befund = 100 %.

Nachhaltigkeitskennzahlen: Moderne Verträge integrieren zunehmend ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance). So könnten KPIs vereinbart sein wie Wasserverbrauch pro kg Wäsche, CO₂-Emission pro Lieferung oder Anteil ökologischer Waschmittel. Ein Beispiel: Der Dienstleister berichtet quartalsweise, wie viele Liter Wasser und kWh Energie pro Tonne Wäsche verbraucht wurden – mit dem Ziel, diese Kennzahl über die Vertragslaufzeit nicht zu verschlechtern bzw. zu optimieren. Zwar fließen solche Umwelt-KPIs selten in harte SLA-Sanktionen ein, aber ihre Aufnahme zeigt den Qualitätsanspruch auch in Richtung Nachhaltigkeit.

Alle genannten Kennzahlen müssen regelmäßig erfasst und berichtet werden. Daher gehört zum System in der Regel ein Dashboard oder Reporting-Tool, das diese KPIs aus den erfassten Daten generieren kann. Beispielsweise lassen sich aus der Software Berichte ziehen über Entnahmen pro Tag, Top 10 entnommene Größen, Anzahl der nicht zurückgebrachten Teile pro Mitarbeiter, usw. Diese Daten erlaubt es auch, interne Prozesse zu optimieren (z.B. Berufskleidungspools anzupassen, wenn Statistik zeigt, dass bestimmte Größen ständig knapp sind). Im Sinne eines SLA-Managements wird meist ein monatliches bzw. quartalsweises Reporting vereinbart, das der Dienstleister dem Kunden zur Verfügung stellt. Abweichungen von den Sollwerten werden dokumentiert und – falls im Vertrag festgelegt – mit Pönalen belegt oder mindestens in einem Gespräch aufgearbeitet. Zum Beispiel könnte eine Klausel lauten, dass bei einer Versorgungsquote unter 98 % in zwei aufeinanderfolgenden Monaten der Kunde Anspruch auf eine Gutschrift oder Sonderlieferung hat.

Es definieren KPIs und SLAs den „Performance-Rahmen“ des Textilservices. Sie machen die Erwartungen transparent und liefern objektive Maßstäbe für die Qualität. Für eine wissenschaftliche Ausarbeitung wäre noch auf die Methodik der KPI-Berechnung und statistische Vertrauensintervalle etc. einzugehen – in diesem praxisorientierten Kontext genügt es jedoch, die wichtigsten Kenngrößen benannt zu haben, die sicherstellen sollen, dass das Ausgabe- und Rücknahmesystem zuverlässig und kundenorientiert läuft.

Die Implementierung von RFID-basierten Wäscheausgabeautomaten erfolgt meist im Rahmen eines Miet- oder Full-Service-Vertrags mit einem Textildienstleister. Für den Auftraggeber ist wesentlich, dass alle Kosten in einer monatlichen Pauschale für den Mietservice der Berufswäsche enthalten sind – genau wie in der Aufgabenstellung gefordert. Das heißt konkret: Es fallen keine separaten Investitionskosten für die Automatenhardware oder Softwarelizenzen an, auch die Wartung und eventuelle Reparaturen der Geräte sind inklusive. Der Anbieter refinanziert diese Aufwendungen über die laufenden Mietgebühren für die Kleidung.

Typischerweise wird pro Mitarbeiter oder pro Kleidungsteil eine Mietrate vereinbart, die sämtliche Leistungen abdeckt: Bereitstellung X Satz Kleidung, waschen/pro Woche, Austausch bei Verschleiß, Nutzung der Ausgabesysteme, RFID-Technologie, logistischer Service etc. Beispielsweise könnte das Modell sein: Miete pro Kleidungsstück und Umlauf pro Monat = Y Euro. Alternativ gibt es Modelle pro Wechsel: z.B. eine Pauschale pro erfolgtem Wäschekreislauf. In der Praxis dominieren aber Flat-Rate-Modelle pro Träger, damit der Kunde gut kalkulieren kann. In einer Ausschreibung werden meist beide Varianten betrachtet. Wichtig festzuhalten: Die Automaten als solche werden kostenlos bereitgestellt, was allerdings nicht bedeutet, dass sie “umsonst” sind – ihre Kosten stecken im Kalkulationsschema des Anbieters. Aus Sicht des Kunden ist jedoch relevant, dass keine getrennte Leasingrate oder Abschreibung an ihn weiterbelastet wird.

In Verträgen ist oft eine Mindestlaufzeit (z.B. 36 oder 60 Monate) definiert, innerhalb derer die monatliche Pauschale fix ist. Darin eingerechnet sind sämtliche gewöhnlichen Kosten. Allerdings können bestimmte Sonderfälle separat geregelt sein: Beispielsweise Verluste oder mutwillige Beschädigungen von Kleidung könnten dem Kunden zusätzlich berechnet werden (etwa wenn ein Mitarbeiter ein Teil verliert, stellt der Dienstleister die Wiederbeschaffung in Rechnung). Auch Expresslieferungen außerhalb des Turnus oder Sonderreinigungen (z.B. Dekontamination nach Gefahrstoffkontakt) erscheinen manchmal als Zusatzkostenpunkte. Diese sollten in den Anforderungen klar spezifiziert werden, um Vergleichbarkeit zu schaffen.

Ein weiterer finanzieller Aspekt ist die Skalierbarkeit der Kosten: Das System muss flexibel mit Personaländerungen umgehen, d.h. die Mietrate steigt oder sinkt, wenn mehr oder weniger Mitarbeiter eingekleidet werden. Oft gibt es Staffelungen im Preis (z.B. günstigere Rate pro Person ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl) oder Basiskosten, die unabhängig von der Menge anfallen (z.B. eine monatliche Systembereitstellungsgebühr für die Automaten, obwohl diese als “kostenlos” deklariert wird, taucht sie manchmal versteckt auf). In einem hochwertig ausgearbeiteten Anforderungsdokument sollte man hier Transparenz fordern, z.B. indem man verlangt: “Alle Kosten, einschließlich der Bereitstellung von Ausgabeschränken, Software und RFID-Equip­ment, sind in den Stückkosten pro Wäscheteil einzukalkulieren. Separate Posten für die Automaten sind nicht zulässig.” Damit wird verhindert, dass Anbieter nachträglich Geräte- oder Installationskosten aufschlagen.

Zu bedenken ist auch der Wert der Kleidung selbst: Bei Mietwäsche bleibt der Bestand Eigentum des Dienstleisters. Dieser kalkuliert die Kleidungskosten (Anschaffung und Wiederbeschaffung) in die Rate mit ein. Das Risiko von Schwund oder ungewöhnlich hohem Verschleiß wird oft durch Versicherung oder entsprechende Klauseln abgedeckt (z.B. der Kunde haftet für Verluste über x% p.a.). Für den Kunden hat das Modell den Vorteil, Bilanz und Liquidität zu schonen (kein Kapitalbedarf für Kleidungsvorrat) und immer adäquate Kleidung zu haben; für den Anbieter amortisieren sich die Investitionen über die Vertragsdauer.

Zum Kostenmodell gehört letztlich auch ein Vergleich gegen Alternativen: Manuelle Lösungen (etwa Wäscheausgabe durch Personal oder ein simples Schließfachsystem ohne RFID) mögen in der Anschaffung günstiger erscheinen, entfalten aber nicht die gleichen Vorteile in Bestandsreduktion und Personalersparnis. Studien oder Herstellerangaben beziffern die Kosteneinsparungen durch intelligente Ausgabesysteme z.B. mit 20–30% weniger Umlaufbestand (und damit geringeren Leasingkosten für weniger Kleidung). Dadurch kann die Miete der High-Tech-Lösung oft durch die Einsparung bei der Wäschemenge kompensiert werden. Ein Blick auf Total Cost of Ownership (TCO) über mehrere Jahre ist daher sinnvoll: Während bei traditioneller Ausgabetheke Lagerverluste, höhere Bestände und Personalkosten anfallen, konzentrieren sich die Kosten beim Automatenmodell in der kalkulierbaren monatlichen Rate.

Es muss das Kostenmodell transparent, fair und vollständig sein, sodass der Auftraggeber genau weiß, welche Summe er pro Zeitraum zahlt und welche Leistung er dafür bekommt. Preisvergleiche zwischen Anbietern werden nur möglich, wenn einheitlich definiert ist, was in der Pauschale enthalten ist. Daher ist es in den Anforderungen zu betonen, dass alle Leistungen – von der Kleidung über die RFID-Tags, die Automatenhardware und -software, Installation, Schulung, laufende Wartung bis zum regelmäßigen Wäscheservice – in den angebotenen Preisen berücksichtigt werden. Dies schützt vor versteckten Kosten und stellt sicher, dass die bereitgestellten Ausgabe- und Rücknahmesysteme tatsächlich „kostenfrei“ im Sinne separater Verrechnung für den Kunden betrieben werden.

• ArbSchG §5 – Arbeitsschutzgesetz, Pflicht des Arbeitgebers zur Gefährdungsbeurteilung aller Tätigkeiten (einschließlich Textillogistik).

• BetrSichV – Betriebssicherheitsverordnung, Vorgaben für sicheren Betrieb von Arbeitsmitteln wie Wäscheautomaten (inkl. regelmäßiger Prüfungen).

• PSA-Verordnung (EU) 2016/425 – Europäische Verordnung über persönliche Schutzausrüstungen, relevant falls Berufskleidung als PSA einzustufen ist; fordert u.a. CE-Kennzeichnung und Konformitätserklärungen.

• DGUV Vorschriften – Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften, z.B. DGUV V1 (Grundsätze Prävention), DGUV Regel 112-194 (Benutzung von Schutzkleidung); verlangen systematische Gefährdungsprävention und richtige PSA-Nutzung.

• DIN EN 14065 – Textilien – Biokontaminationskontrolle im Wäschemanagement, wichtig für Krankenhäuser/Lebensmittelbetriebe (Hygienemanagement in Wäschereien).

• DSGVO – Datenschutz-Grundverordnung, Vorgaben zum Schutz personenbezogener Daten bei der Nutzung von RFID und Mitarbeiterausweisen (Zweckbindung, Datensparsamkeit, Löschfristen).

• DIN EN ISO 9001, 14001, 45001 – Managementsystem-Normen (Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz), oft als Eignungsnachweis von Dienstleistern gefordert.

• RAL-GZ 992 – Gütezeichen für sachgemäße Wäschepflege, verschiedene Teile, garantiert hygienische Aufbereitung nach definierten Standards.