Textillogistik & Berufsbekleidung: Effizienz und Hygiene sichern

Ein zentrales Element moderner Textillogistik sind die erwähnten automatisierten Ausgabesysteme. Sie repräsentieren den aktuellen Stand der Technik und ersetzen vielerorts herkömmliche manuelle Kleiderkammern.

• RFID-Technologie und lückenlose Nachverfolgung: Die meisten Ausgabe-/Rücknahmesysteme basieren auf RFID (Radio Frequency Identification). Jedes Kleidungsstück trägt einen kleinen waschbaren Transponder, der eine eindeutige ID speichert. Auslesegeräte in den Schränken oder an Einwurfklappen erfassen diese IDs kontaktlos. In industriellen Wäschereien hat sich speziell UHF-RFID (Ultra High Frequency, ~860–960 MHz) durchgesetzt, da es das gleichzeitige Auslesen vieler Tags über mehrere Meter Abstand erlaubt. So kann z. B. ein ganzer Stapel Wäsche in einem Fach in Sekundenschnelle inventarisiert werden. Das System bucht Entnahmen und Rückgaben in Echtzeit in einer zentralen Software, wodurch jederzeit bekannt ist, welcher Status jedes Teils hat (im Automaten verfügbar, vom Mitarbeiter X entnommen, in Wäsche etc.). Diese Transparenz ermöglicht eine präzise Steuerung des Umlaufs und verringert Verluste. Im Vergleich zu älteren Lösungen mit Barcodes ist RFID deutlich effizienter und weniger fehleranfällig. Wichtig ist auch die technische Zuverlässigkeit: Anbieter halten sich an Standards (ISO/IEC 18000-6 für UHF) und gewährleisten robuste, waschbeständige Tags (bis 95 °C waschbar gemäß ISO 15797). Die Hardware – Leser und Antennen – werden so platziert, dass ein sicheres Erfassen stattfindet (z. B. abgeschirmte Schränke, damit nur die innerhalb liegenden Teile erfasst werden). Aus Datenschutzgründen enthalten die Tags meist nur anonyme IDs; personenbeziehbare Daten entstehen erst bei der Buchung auf ein Mitarbeiterkonto im geschützten IT-System. Hierauf wird in Deutschland großer Wert gelegt (siehe Abschnitt Rechtliches).

• Ausgabeautomaten (Schrank- und Regalsysteme): Die Ausgabe erfolgt typischerweise über Schranksysteme mit Fächern. Ein Mitarbeiter identifiziert sich am Terminal des Schranks mittels Mitarbeiterausweis (RFID-Badge oder Magnetkarte) oder Eingabe einer PIN. Anschließend kann er über einen Touchscreen die gewünschte Kleidung auswählen – z. B. “Jacke Größe L” – worauf sich das entsprechende Fach öffnet oder freigibt. In einigen Systemen entnimmt der Nutzer auch ohne konkrete Vorwahl: Er öffnet einfach eine Tür und nimmt z. B. ein Shirt heraus; das System erkennt per RFID genau, was und wie viel entnommen wurde, und verbucht es automatisch. Kontingentverwaltung: Das System prüft dabei sofort das persönliche Guthaben des Mitarbeiters. Überschreitet er sein erlaubtes Kontingent, wird entweder die Entnahme blockiert oder eine Meldung erzeugt. So wird Horten von Kleidung unterbunden. Viele Unternehmen setzen z. B. ein Standardkontingent von 3 Garnituren pro Mitarbeiter fest (eine getragen, eine in Wäsche, eine im Schrank). Nimmt jemand eine vierte heraus, erhält er eine automatische Aufforderung zuerst Schmutzwäsche zurückzubringen. Befüllung der Schränke: Das Servicepersonal füllt die Schränke nach einem definierten Plan. Dazu verfügen die Automaten über Verwaltungssoftware, die z. B. vorgibt, welche Menge pro Fach aufgefüllt werden soll. Nach dem Bestücken schließt man die Tür und das System führt in Sekunden eine automatische Inventur durch (Pulk-Lesung aller neuen Teile). So ist der Bestand sofort aktualisiert. Dieses Verfahren macht die Nachfüllung extrem schnell – laut Hersteller ABG Systems dauert die komplette Befüllung eines Schranks nur wenige Minuten. Die Systeme sind modular: Ein Terminal-PC kann mehrere Schränke steuern und diese sind vernetzbar, sodass man an einem Standort beliebig viele Fächer bereitstellen kann.

• Wäschekreisel (Karussellsysteme): Alternativ oder ergänzend gibt es Automaten in Form eines begehbaren Kleiderlagers mit Drehkarussell. Solche Raumlösungen (z. B. das KEMAS texLog Raumdepot) bestehen aus einem abgetrennten Raum oder Schrank, in dem Kleidung auf Bügeln hängt, ähnlich einer Garderobe. Über eine Schleusen- oder Drehmechanik kann der Mitarbeiter per Identifikation ein bestimmtes Kleidungsstück anfordern, das dann zur Entnahmestelle rotiert. Diese Systeme lohnen sich insbesondere, wenn hängende Kleidung gebraucht wird (z. B. Kittel, Jacken, Hosen, die man nicht falten möchte). Sie benötigen etwas mehr Platz und werden oft bei Neubauten schon architektonisch eingeplant. Der Vorteil ist große Kapazität: Ein “Wäschekreisel” kann hunderte Kleidungsstücke geordnet vorhalten und dennoch vollautomatisch verwalten. Zentralinstallationen dieser Art sieht man häufig in Krankenhäusern und zunehmend auch in größeren Industriebetrieben.

• Rückgabeautomaten: Für die Schmutzwäsche stehen spezielle Rückgabeschränke oder Wurföffnungen mit Erfassung bereit. Ein Beispiel ist der White Basket von ABG Systems, ein kompakter Schrank mit Einwurfklappe für schmutzige Wäsche. Der Mitarbeiter wirft sein getragenes Teil ein; dabei liest ein Antennensystem den RFID-Chip im Fallen und verbucht die Rückgabe. Das Kleidungsstück landet im Inneren in einem rollbaren Container. Sobald dieser voll ist (die Systeme überwachen die Füllstände und melden rechtzeitig Bedarf zur Leerung), tauscht das Servicepersonal ihn gegen einen leeren aus und schickt den vollen Container in die Wäscherei. Rückgabeautomaten gibt es in verschiedenen Größen – von großen Containerschränken für 300+ Teile bis zu Mini-Boxen für geringe Mengen. Die Zugriffskontrolle ist wichtig: Meist sind die Einwürfe offen zugänglich, aber manche Systeme verlangen ebenfalls eine Nutzeridentifikation, um Missbrauch vorzubeugen (z. B. könnte sonst jemand Privatwäsche einwerfen, was nicht passieren soll). Die IT kann im Hintergrund plausibilisieren, ob die Menge der Rückgaben zur zuvor entnommenen Menge passt.

• Integration und Bedienkomfort: Moderne Ausgabesysteme sind benutzerfreundlich gestaltet – Touchscreens mit klaren Anweisungen und oft mehrsprachiger Oberfläche gehören zum Standard. In Zukunft könnten sogar Sprachsteuerung oder personalisierte Displays kommen, die den Mitarbeiter mit Namen begrüßen und direkt seine bevorzugten Größen anzeigen. Wichtig ist, dass die Automaten möglichst intuitiv zu bedienen sind, damit keine langen Einschulungen nötig sind. Einige Anbieter denken darüber nach, Multifunktions-Terminals einzusetzen: etwa ein einzelner Kiosk, an dem man nicht nur Kleidung, sondern auch Werkzeuge oder andere Betriebsmittel ausleihen kann. Damit würde die Employee Experience verbessert, indem verschiedene Ausgabesysteme zusammengeführt werden.

• IT-Integration und Datenmanagement: Hinter den physischen Automaten steht stets eine Softwareplattform. Diese ist idealerweise in die vorhandene CAFM- bzw. IT-Landschaft integriert. Beispielsweise können Wartungsmeldungen der Automaten an das zentrale Facility-Management-System gehen (CAFM-Anbindung). Auch eine Kopplung ans HR-System ist sinnvoll, damit Personaländerungen automatisch berücksichtigt werden (nur aktive Mitarbeiter haben Zugangsberechtigung, Berechtigungsgruppen steuern wer welche Kleidung beziehen darf). Viele Anbieter bieten Webportale oder Dashboards an, wo Administratoren den Status der Textilversorgung einsehen können. So lassen sich etwa Nutzungsdaten und Trends auswerten: z. B. welche Station verbraucht am meisten Kleidung, wann gibt es Peak-Zeiten an den Ausgaben, wie oft wird ein bestimmtes Teil gewaschen (Stichwort Lebensdaueranalyse). Einige Systeme verfügen über Analytics-Funktionen bis hin zu KI-Algorithmen, die prognostische Hinweise geben (Predictive Analytics). Beispielsweise könnte die Software voraussagen: “Basierend auf den letzten Monaten wird im kommenden Juli der Bedarf an Größe M um 15 % steigen – bitte rechtzeitig Bestand erhöhen.” Oder: “Jackentyp X erreicht voraussichtlich in 3 Waschgängen das Lebensende, Nachbeschaffung einplanen.”. Solche Funktionen machen das Textilmanagement proaktiver und helfen, Engpässe zu vermeiden sowie Kosten zu senken, indem Material rechtzeitig und bedarfsgerecht disponiert wird. Einige Anbieter arbeiten sogar an automatisierten Bestellungen – etwa dass das System beim Lieferanten automatisch neue Kleidung ordert, wenn der Bestand unter einen gewissen Schwellenwert fällt. Dies steckt zwar noch in den Anfängen, zeigt aber den Trend zur vollvernetzten Lieferkette im Textilservice.

• Mobiler Zugriff und Benutzer-Apps: Neben den stationären Automaten gibt es eine Entwicklung hin zu Mobile Apps für die Endnutzer. Damit könnten Mitarbeiter z. B. auf dem Smartphone prüfen, wie viele saubere Kleidungsstücke gerade für sie bereitliegen, oder an welchem Automat noch die passende Größe verfügbar ist. Denkbar sind auch Reservierungsfunktionen – z. B. könnte ein Mitarbeiter in der Instandhaltung via App ankündigen: “Ich brauche morgen eine neue Schweißerjacke Größe L”, und das System legt diese in der Anlage zurück. Eine solche App könnte auch dienen, um Schäden zu melden (Fotos von defekter Kleidung senden) oder Clothing-Feedback zu geben. Tatsächlich bieten manche Textildienstleister bereits erste Ansätze: So hat z. B. der deutsche Anbieter DBL eine Reparatur-App eingeführt, über die Nutzer kaputte Kleidung melden können. All dies erhöht die Transparenz und Einbindung der Mitarbeiter: Sie sind nicht nur passive Empfänger, sondern aktiv in das Textilmanagement eingebunden, was die Akzeptanz des Systems steigert.

• Vernetzung und One-Stop-Lösungen: Die Branche bewegt sich in Richtung ganzheitlicher Konzepte. Textildienstleister erweitern ihr Portfolio um digitale Services, während Technologieanbieter Partnerschaften mit Wäschereien eingehen. Ziel ist es, Ökosysteme zu schaffen, in denen ggf. mehrere Ressourcentypen gemeinsam gemanagt werden. Ein mögliches Zukunftsszenario: Über eine einheitliche Plattform verwaltet ein Unternehmen nicht nur die Arbeitskleidung per RFID, sondern auch Spinde, Schlüssel, Werkzeuge oder sogar Fahrzeuge – alles mit dem selben Mitarbeiterausweis als Schlüssel. Erste Ansätze dazu gibt es bereits, z. B. Anbieter von Schlüsselmanagementsystemen (deister, Gantner) steigen in das Kleidungsmanagement ein und umgekehrt. Für den Anwender würde das bedeuten: ein One-Stop-Self-Service für alle benötigten Betriebsmittel.

• Nachhaltigkeitsfeatures: Moderne technische Lösungen tragen auch zur Nachhaltigkeit bei. Zum einen ermöglichen sie eine höhere Auslastung der Textilien – jedes Kleidungsstück wird optimal genutzt, bis es wirklich das Ende seiner Lebensdauer erreicht. Der Anbieter CWS berichtete 2021, dass Berufskleidung im Mietservice bis zu 76 % CO₂ gegenüber einem “Kaufen-und-selber-waschen”-Modell einspart. Gründe: professionelle Waschstraßen arbeiten energieeffizienter und nutzen Wasserkreisläufe; außerdem vermeidet der Umlauf unnötige Neuanschaffungen, da Kleidung von allen genutzt wird und nicht ungenutzt im Spind liegt. RFID hilft, Überbestände zu minimieren, was direkt den ökologischen Fußabdruck reduziert (weniger Textilien müssen produziert werden). Weiterhin können die Systeme den Waschzyklus optimieren: Beispielsweise ist denkbar, Kleidung, die zurückgegeben wurde aber ungetragen war (erkennbar daran, dass der RFID-Chip keine Tragezeit registriert hat oder via Sensorik kein Schweiß nachgewiesen wird), nicht zu waschen, sondern direkt wieder als sauber freizugeben. So würden unnötige Waschvorgänge vermieden. Auch das Monitoring von Ressourcen ist integriert: Einige Plattformen zeigen etwa an, wie viel Wasser, Energie und Waschmittel pro Durchlauf verbraucht wurden, oder berechnen den CO₂-Ausstoß pro gereinigtem Teil. Kunden könnten so ihr Nachhaltigkeitsreporting verfeinern. Zudem setzen Dienstleister auf umweltfreundliche Verfahren (z. B. Wasserrecycling in Wäschereien, Wärmerückgewinnung, biologisch abbaubare Waschmittel) – oft dokumentiert in Umweltmanagementsystemen nach ISO 14001. Insgesamt unterstützen technische Innovationen im Textilmanagement die Circular Economy: langlebige Kleidung durch Tracking rechtzeitig austauschen (nicht zu früh, aber auch nicht zu spät bis zum Totalausfall), Recycling der Alttextilien ermöglichen (RFID kann helfen, Materialströme zu verfolgen), und sparsame Prozesse etablieren.

Es lässt sich festhalten, dass moderne Ausgabe- und Rücknahmesysteme den betrieblichen Textilservice effizienter, transparenter und flexibler machen. Sie sparen Personalaufwand bei der Verteilung, erhöhen die Verfügbarkeit und Kontrolle und verbessern die Nutzererfahrung. Im Zusammenspiel mit einer leistungsfähigen Software und IoT-Vernetzung sind sie ein Grundpfeiler der Digitalisierung im Facility Management.

Bei der Auslagerung der Berufskleidung an einen Dienstleister oder auch bei innerbetrieblichen Service-Vereinbarungen werden Service Level Agreements (SLAs) definiert. Diese legen die erwarteten Leistungsniveaus und Reaktionszeiten verbindlich fest, um eine hohe Versorgungsqualität sicherzustellen.

• Textilverfügbarkeit: Es wird vereinbart, welcher Anteil der benötigten Kleidung jederzeit verfügbar sein muss. Typischer Wert in kritischen Bereichen ist z. B. ≥ 98 % Verfügbarkeit täglich. Das heißt, nahezu jeder Mitarbeiter soll jeden Tag vollständige, saubere Kleidung in der richtigen Größe vorfinden können. Fällt die Verfügbarkeit darunter (z. B. durch Lieferverzug oder ungewöhnlich hohen Bedarf), muss der Dienstleister Maßnahmen ergreifen, etwa Expresslieferung von Zusatzteilen.

• Auffüllzeiten: Die maximale Zeit, innerhalb der ein Ausgabeautomat nachgefüllt werden muss, wenn der Bestand unter den Sollwert sinkt. Beispiel: Nachfüllung innerhalb 12 Stunden nach Unterschreiten der Schwelle. Diese Kennzahl stellt sicher, dass auch bei Stoßzeiten oder Lieferschwierigkeiten die Automaten nie lange leer bleiben. Oft werden Randzeiten genutzt, um aufzufüllen (z. B. nachts), damit am nächsten Morgen wieder Vollbestand herrscht.

• Reinigungs- und Lieferzyklus: SLA legt fest, wie schnell getragene Wäsche wieder als saubere zurückkommt. In der Regel haben Dienstleister Tourenpläne (z. B. zweimal pro Woche Abholung und Lieferung). Ein mögliches SLA wäre: Maximale Umschlagzeit 3 Tage – d. h. spätestens drei Werktage nach Abholung muss die Kleidung gereinigt zurückgeliefert sein. Bei internem Betrieb mit eigener Wäscherei könnte man kürzere Zeiten definieren.

• Reparaturzeiten: Falls ein Automat oder die RFID-Technik ausfällt, wird eine schnelle Störungsbehebung garantiert. Z. B. Reparatur oder Austausch defekter Ausgabeautomaten binnen 24 Stunden nach Störungsmeldung. Ebenso können Wartungsintervalle festgelegt sein (regelmäßige Inspektion der Anlagen, Software-Updates etc.).

• Kontingentverwaltung und Notfallkonzept: Das SLA kann definieren, wie mit Notfällen umzugehen ist, z. B. wenn ein Mitarbeiter seine Kleidung außergewöhnlich stark verschmutzt und zusätzliches Set braucht. Hier könnte stehen: “Auf Anforderung wird innerhalb von 2 Stunden Ersatzkleidung bereitgestellt.” Ebenso ein Notfallplan bei Systemausfall: “Bei Ausfall des RFID-Systems erfolgt manuelle Ausgabe durch Servicepersonal innerhalb 30 Minuten.” Solche Klauseln stellen sicher, dass auch bei Störungen oder besonderen Ereignissen (Großreinigung nach Havarie, etc.) die Versorgung weiterläuft.

• Sonderleistungen: In einigen Fällen werden auch Hygieneparameter als SLA vereinbart, z. B. mikrobiologische Reinheit bei Kleidung für die Gastronomie (Maximalwerte für Keimbelastung nach RABC-Konzept gem. DIN EN 14065). Denkbar: “Die Keimzahl auf gereinigter Küchenkleidung darf in 95 % der Stichproben 0 KBE aufweisen”. Solche technischen Details sind eher in Qualitätsanhängen oder Normen referenziert, aber bei sensiblen Bereichen Teil der Leistungsbeschreibung.

• Lieferbereitschaft für Sondergrößen: Sollte ein Mitarbeiter eine bisher nicht vorrätige Größe benötigen (z. B. sehr kleine oder sehr große Größe), definieren manche Verträge, bis wann diese beschafft sein muss. Etwa: “Lieferung von benötigten Sondergrößen innerhalb von 10 Arbeitstagen ab Meldung.” Dies garantiert, dass auch atypische Anforderungen zeitnah erfüllt werden.

Zu jedem SLA gehören Messintervalle und ggf. Straf- oder Bonusregelungen. Z. B. wird die Textilverfügbarkeit täglich gemessen und monatlich reportet; bei Unterschreiten der 98 %-Marke um mehr als z. B. 2 Prozentpunkte gibt es eine Gutschrift zugunsten des Kunden. Im Idealfall sind SLAs aber partnerschaftlich zu sehen: Der Anbieter wird bestrebt sein, die Werte einzuhalten, um die Kundenzufriedenheit hoch zu halten.

• Verfügbarkeitsgarantie: “Für jeden der 500 Mitarbeiter in Produktion sind mindestens zwei saubere Sets Arbeitskleidung in passender Größe verfügbar (eines tragend, eines Reserve).” – was durch das System mit ~100 %iger Sicherheit erreicht werden soll.

• Reaktionszeit bei Nachbestellung: “Bei Anforderung zusätzlicher Kleidung (z. B. wegen Personalaufstockung) Lieferung innerhalb von 5 Werktagen.”

• Automatenbetriebszeit: “Die Funktionsfähigkeit der Ausgabegeräte liegt bei ≥ 95 % im Wochenmittel.” (sprich Ausfallzeiten max. 5 %).

SLAs werden in der Regel in einem Leistungsvertrag bzw. einer technischen Anlage detailliert beschrieben. Die in Deutschland oft übliche Vertragslaufzeit von Mietwäscheverträgen ist 3–5 Jahre, daher sind klare SLAs wichtig, um über die gesamte Dauer ein definiertes Serviceniveau zu halten.

Neben den klassischen Leistungskennzahlen (SLAs) gewinnt in der modernen Dienstleistungssteuerung das Konzept der Experience Level Agreements (XLAs) an Bedeutung. Hierbei geht es um die subjektive Nutzererfahrung – also wie zufrieden die Mitarbeiter mit dem Service sind, unabhängig davon, ob die harten Kennzahlen erfüllt wurden. Im Facility Management, analog zur IT-Branche, setzt man vermehrt auf Nutzerzentrierung, da ein Service technisch einwandfrei funktionieren kann, aber dennoch bei den Nutzern Unmut hervorruft (z. B. weil die Bedienung umständlich ist).

• Zufriedenheit mit der Verfügbarkeit: Wie empfinden die Mitarbeiter die Versorgung? Fühlen sie sich jederzeit ausreichend ausgestattet? Hier könnte man regelmäßig Umfragen machen, in denen ≥ 90 % der Nutzer angeben sollen, zufrieden oder sehr zufrieden zu sein. Das deckt sich zwar mit der objektiven Verfügbarkeit, beinhaltet aber auch das Gefühl der Sicherheit – z. B. ob Mitarbeiter darauf vertrauen, immer Ersatz zu bekommen, falls mal was fehlt.

• Bedienkomfort der Ausgabesysteme: Finden die Nutzer die Automaten einfach und angenehm zu bedienen? Ein Zielwert könnte sein, dass ≥ 85 % der Mitarbeiter den Bedienkomfort positiv bewerten. Dies kann z. B. per kurzen Feedback-Fragebögen ermittelt werden. Aspekte sind hier: Verständlichkeit der Anleitungen (am Gerät oder online), Schnelligkeit des Vorgangs, Wartezeiten (sind genug Automaten da, so dass kein Stau in der Umkleide entsteht?), allgemeine Akzeptanz der Technologie.

• Transparenz und Rückverfolgbarkeit: Dieser Faktor richtet sich eher an das Management (FM-Leitung) und Betriebsrat: Wie zufrieden sind sie mit der Nachvollziehbarkeit und Informationstransparenz des Systems? Beispielsweise wollen Führungskräfte wissen, ob das System Berichte liefert, ob Kosten klar zugeordnet werden, etc. Ziel könnte sein, dass ≥ 95 % Zustimmung bei FM-Leitung/Betriebsrat herrscht bezüglich der transparenten Abläufe.

• Nutzerfeedback zu Kleidung selbst: Über XLA kann man auch weiche Faktoren der Kleidung erfassen – z. B. Tragekomfort, Optik, Identifikation. Eine bequeme, gut aussehende Arbeitskleidung fördert das Wohlbefinden. Hier werden evtl. in größeren Abständen Mitarbeiterbefragungen gemacht: “Bewerten Sie Ihre Arbeitskleidung auf einer Skala von 1–10 bezüglich Komfort, Passform, Qualität.” Die Ergebnisse fließen in Verbesserungen ein (z. B. Wechsel des Stoffes, falls viele über Kratzen klagen).

XLA misst also Nutzerzufriedenheit und -erlebnis an verschiedenen Touchpoints. In Verträgen werden XLAs selten verbindlich garantiert (weil sie subjektiv sind), aber viele Dienstleister bieten an, gemeinsam Zielwerte festzulegen und regelmäßig zu monitoren. Beispielsweise verpflichtet sich ein Anbieter, halbjährlich eine Zufriedenheitsumfrage durchzuführen und gemeinsam mit dem Kunden Maßnahmen abzuleiten, falls die Ziele nicht erreicht werden. In unserem Habilitations-Kontext ist es wichtig zu betonen: Mitarbeiterzufriedenheit ist ein entscheidender Erfolgsfaktor – denn nur wenn die Belegschaft die Kleiderlogistik mitträgt (d.h. die Regeln einhält, Kleidung ordnungsgemäß zurückgibt, Automaten pfleglich behandelt usw.), kann das System optimal funktionieren. Daher lohnen sich Investitionen in gute Kommunikation, Schulung und eben Experience Management.

Ein Beispiel: In einem Werk wurde festgestellt, dass viele Mitarbeiter unzufrieden waren, weil morgens vor Schichtbeginn Schlangen am einzigen Ausgabeschrank entstanden. Obwohl die SLA-Verfügbarkeit gegeben war, war das Erlebnis schlecht. Als Reaktion wurde ein zweiter Automat angeschafft. Dies zeigt, dass harte Kennzahlen und weiche Wahrnehmung differieren können, und beides muss gemanagt werden.

Zur objektiven Steuerung der Textillogistik werden Key Performance Indicators (KPIs) definiert und überwacht.

• Textilverfügbarkeit (%): Anteil der benötigten Kleidungsstücke, die zu jedem Stichtag vorrätig und einsatzbereit sind. Wie oben erwähnt strebt man hier sehr hohe Werte (≈ 100 %) an, kritisch ist insbesondere, dass keiner ohne Kleidung dasteht. Dieser KPI wird idealerweise täglich gemessen, da er die unmittelbare Servicequalität ausdrückt.

• Nutzungsquote / Umlaufquote: Wie viele Teile eines bestimmten Artikels sind durchschnittlich im Umlauf pro Mitarbeiter. Beispiel: Sind pro Mitarbeiter 3 Hosen vorgesehen, aber es sind oft 4 gleichzeitig unterwegs, weist das auf eine Überbeanspruchung oder Fehlbestand hin. Diese Kennzahl hilft, Bestände zu optimieren – sie sollte so niedrig wie möglich sein, ohne Verfügbarkeitsrisiko (z. B. wenn häufig alle 3 im Umlauf sind, muss evtl. ein vierter hinzu).

• Durchschnittliche Nutzungsdauer pro Kleidungsstück: Wie viele Nutzungszyklen (Tragen + Waschen) erreicht ein Kleidungsstück durchschnittlich, bevor es ersetzt wird. Hier gibt es Erfahrungswerte je nach Kleidungsart (z. B. eine robuste Baumwoll-Arbeitshose: ~150 Waschgänge). Ein Ziel könnte sein, diese Zahl nicht zu überschreiten, um die Kleidung in gutem Zustand zu halten – z. B. < 180 Zyklen im Durchschnitt. Wird deutlich mehr genutzt, riskiert man abgenutzte Kleidung im Umlauf; wird weniger genutzt, hätte man evtl. zu früh ausgesondert (Ressourcenverschwendung). Monitoring dieses KPIs hilft beim Lifecycle-Management.

• Schwundquote (%): Anteil der Kleidungsstücke, die pro Zeitraum verloren gehen oder irreparabel fehlen. Dieser sollte minimal sein (idealerweise < 1 % p.a.). Ein gewisser Verlust (durch z. B. Wegwurf, Diebstahl, nicht zurückgegebene Teile bei Kündigung) kommt vor, aber RFID und Kontingent-Systeme haben nachweislich die Schwundquote dramatisch gesenkt. Anbieter werben damit, Textilschwund nahezu eliminiert zu haben. Dennoch wird es als KPI verfolgt, da es direkte Kosten verursacht.

• Hygiene-Qualität / Rekontaminationsrate: Gerade in sensiblen Bereichen misst man, wie oft es zu Hygieneabweichungen kommt. Z. B. Anzahl der Reklamationen wegen verschmutzter Kleidung oder (in Kantine/Medizin) mikrobiologische Befunde. Ein möglicher KPI: Hygienekontroll-Fehlerrate < 2 % pro Monat (z. B. weniger als 2 von 100 getesteten Teilen fallen im Abklatschtest durch). Dieser Wert zeigt an, wie zuverlässig die Wäscherei sauber arbeitet.

• Automatenverfügbarkeit: Anteil der Zeit, in der die Ausgabe- und Rücknahmeautomaten betriebsbereit sind. Ziel z. B. ≥ 95 %, gemessen wöchentlich. Hier fließen alle Ausfälle oder Wartungsbedingte Off-Zeiten ein. Ein stabiler Betrieb ist wichtig, damit Mitarbeiter vertrauen.

• Durchschnittliche Wartezeit / Bedienzeit: Zeit, die ein Mitarbeiter durchschnittlich benötigt, um Kleidung zu holen. Dieser “weiche” KPI wird evtl. stichprobenartig gemessen und reflektiert Dimensionierung der Anlagen.

• Kosten pro Mitarbeiter oder pro Teil: Das Facility Management betrachtet natürlich auch Effizienz-KPIs. Gesamtjahreskosten der Textilversorgung geteilt durch Anzahl Mitarbeiter ergibt die Kosten pro Mitarbeiter und Jahr. Oder pro Teil/Wechsel. Dieser KPI dient Benchmarking und Budgetkontrolle, ist aber nicht direkt Servicequalitäts-indikativ.

• CO₂-Fußabdruck pro Teil: Im Zuge der Nachhaltigkeit beginnen manche, auch ökologische KPIs zu tracken, z. B. kg CO₂-Emission pro 100 Wäschezyklen, oder Wasserverbrauch pro kg Wäsche. Diese Kennzahlen sind hilfreich, um Optimierungen bei den Waschprozessen zu bewerten. So hat Bardusch bspw. berichtet, durch Monitoring 15–20 % längere Nutzungsdauer der Kleidung erreicht zu haben, was indirekt Nachhaltigkeits-KPI ist.

Wichtig ist, dass KPIs in einem Dashboard zusammenlaufen, idealerweise in Echtzeit. Viele Systeme bieten bereits automatische Reports an (Texmanagement-Software erstellt Monatsreports mit den obigen Kennzahlen). Das Facility Management nutzt diese KPIs, um den Dienstleister zu steuern und intern Rechenschaft abzulegen. Bei größeren Unternehmen könnte man z. B. zwischen verschiedenen Standorten KPIs vergleichen (Textilversorgung Werk A vs. Werk B). Letztlich dienen KPIs der Qualitätssicherung und kontinuierlichen Verbesserung (KVP). Bei Abweichungen werden Root Causes analysiert: Wenn z. B. der KPI “durchschnittliche Nutzungsdauer” plötzlich sinkt (d.h. Kleidung wird früher aussortiert), könnte das auf ein Materialproblem hindeuten – man würde mit dem Lieferanten sprechen oder die Waschprozesse prüfen. Oder wenn die Schwundquote steigt, würde man nach Lücken im Rückgabeprozess suchen oder Mitarbeiter stärker sensibilisieren.

In Summe liefern KPIs ein objektives Bild der Performance der Textillogistik und ermöglichen ein faktenbasiertes Management des Services.

Die betriebliche Textillogistik für Arbeitskleidung bewegt sich im Rahmen diverser gesetzlicher Vorgaben und Normen, die in Deutschland zu beachten sind.

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Gemäß § 5 ArbSchG muss der Arbeitgeber eine Gefährdungsbeurteilung durchführen. Daraus ergibt sich, ob spezielle Schutzkleidung nötig ist, um Arbeitnehmer vor bestimmten Gefahren zu schützen. Wenn ja, greifen die Pflichten zur Gestellung von PSA.

• PSA-Benutzungsverordnung (PSA-BV): Sie verpflichtet den Arbeitgeber, notwendige Persönliche Schutzausrüstung kostenlos bereitzustellen und für deren Instandhaltung und – wichtig – Reinigung zu sorgen. Konkret heißt es in § 2 PSA-BV (in Verbindung mit § 9 (3) GefStoffV bei Gefahrstoffen): Der Arbeitgeber muss die Reinigung nach Gebrauch der PSA übernehmen. Das bedeutet: Ist die Berufskleidung zugleich Schutzkleidung (z. B. Flammschutzanzug, Warnschutz, Chemikalienschutz), darf der Arbeitgeber diese Reinigung nicht auf Mitarbeiter abwälzen, sondern muss sie fachgerecht organisieren. Ein Mietwäschesystem erfüllt diese Pflicht elegant, da der Dienstleister das Reinigen übernimmt.

• Abgrenzung Arbeitskleidung vs. Schutzkleidung: Rechtlich wird unterschieden zwischen reiner Arbeitskleidung (ohne spezifische Schutzfunktion, dient nur dem Verschmutzungsschutz der Privatkleidung oder als Uniform) und Schutzkleidung (PSA, z. B. gegen Chemikalien, Hitze, Sichtbarkeit). Arbeitskleidung gehört nicht per se zur PSA. Wenn Arbeitskleidung aber kontaminiert wird mit gesundheitsgefährdenden Stoffen, muss sie wie PSA behandelt werden. Das heißt, sie ist zu wechseln und im Betrieb zu belassen und reinigen zu lassen. Eine Technische Regel (TRGS 500, Ziff. 5.3.3) konkretisiert: Ist eine Gefährdung durch Verschmutzung der Kleidung zu erwarten, muss der Arbeitgeber getrennte Aufbewahrung von Privat- und Arbeitskleidung sicherstellen und die kontaminierte Kleidung im Betrieb reinigen lassen. Daraus resultiert in vielen Industriebetrieben die Praxis der Doppelschrank-Spinde (eine Seite für Privat-, eine für Arbeitskleidung) und die klare Vorgabe, Arbeitskleidung darf nicht mit nach Hause genommen werden. Die innerbetriebliche Textillogistik garantiert dies, indem sie Sammelstellen etc. anbietet.

• Vertrag und Haftung: Wird ein externer Textildienstleister beauftragt, so schließt man einen Dienstleistungs- bzw. Mietvertrag. Rechtlich handelt es sich bei Mietwäsche häufig um einen Mietvertrag verbunden mit Dienstleistungselementen. Der Anbieter bleibt Eigentümer der Kleidung. Im Vertrag werden Haftungsfragen geregelt: Etwa, wer haftet, wenn ein Mitarbeiter aufgrund mangelhafter Reinigung erkrankt (hier wird der Dienstleister seine Sorgfalt nachweisen müssen). Oft verlangt der Auftraggeber Haftungsnachweise und Versicherungen vom Dienstleister. Zudem sind Datenschutzvereinbarungen nötig, da personenbezogene Daten (Name, ggf. Größen, Nutzungsprotokolle) verarbeitet werden – hierzu wird in der Regel ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß DSGVO abgeschlossen. Wichtig: Betriebsräte achten darauf, dass die erhobenen Daten nicht zur Verhaltenskontrolle missbraucht werden (z. B. könnte man theoretisch nachvollziehen, ob Mitarbeiter außergewöhnlich viel Wäsche brauchen – das darf aber nicht zu personalrechtlichen Schlüssen führen). Daher werden oft Betriebsvereinbarungen abgeschlossen, die den Einsatz von RFID und die Datenverwendung genau regeln.

• Arbeitsrechtlich gibt es den Aspekt der Tragepflicht und Mitbestimmung: Wenn ein Unternehmen vorschreibt, dass bestimmte Kleidung getragen werden muss, kann das Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats berühren (§ 87 BetrVG). Üblicherweise wird die Einführung eines neuen Kleiderausgabesystems oder neuer Kleidung in Abstimmung mit dem Betriebsrat getroffen. Aspekte sind hier: Aussehen der Kleidung (Corporate Identity vs. persönliche Vorlieben), Regelungen zu Umkleidezeiten (ggf. als Arbeitszeit zu werten) usw. In der Praxis werden aber Mietwäscheprojekte meist gemeinsam positiv gestaltet, da sie sowohl dem Arbeitgeber (Professionalität, Schutz) als auch den Arbeitnehmern (Kostenfreiheit, Bequemlichkeit) Vorteile bringen.

• Branchen- und sicherheitsspezifische Normen: Je nach Branche gelten verschiedene Schutzkleidungsnormen.

• EN ISO 11612 (Schutzkleidung gegen Hitze und Flammen), falls geschweißt wird oder Umgang mit heißem Metall erfolgt.

• EN ISO 11611 (Schweißerschutzkleidung),

• EN 1149 (antistatische Kleidung),

• EN ISO 20471 (Warnkleidung mit High-Vis, falls z. B. Gabelstaplerverkehr in der Halle).

• DGUV Regel 112-189 (Einsatz von Schutzkleidung) gibt praxisnahe Hinweise, z. B. zur Auswahl passender Größen und zur regelmäßigen Prüfung.

• Für die Kantinenkleidung gelten Hygienevorschriften nach dem Lebensmittelrecht, z. B. sind hellfarbige, bei 60 °C waschbare Materialien üblich (um Verschmutzungen sofort zu sehen und Keime abzutöten).

• DIN 10524 etwa fordert in Küchen bestimmte Eigenschaften der Berufsbekleidung (leicht zu reinigen, keine äußeren Taschen oberhalb der Taille etc.).

• In Reinräumen (falls Forschungsabteilung) gelten ISO Klassen für partikelfreie Kleidung und Normen wie VDI 2083 Bl.17 – Reine Textillogistik, die beschreiben, wie Kleidung für Reinräume gehandhabt werden muss.

• Qualitäts- und Hygienestandards: Professionelle Textildienstleister in Deutschland sind häufig nach RAL-GZ 992 (Gütezeichen für sachgemäße Wäschepflege) zertifiziert. Dieses enthält Teile für unterschiedliche Bereiche, z. B. 992/3 für Berufskleidung, 992/2 für Krankenhäuser. Es stellt sicher, dass gewisse Hygiene- und Qualitätsanforderungen erfüllt werden. Außerdem setzen viele auf DIN EN 14065 (RABC – Risk Analysis and Biocontamination Control im Wäschereiprozess), um mikrobiologische Sicherheit zu gewährleisten. ISO 9001 (Qualitätsmanagement) ist ebenfalls branchenüblich und verlangt lückenlose Dokumentation aller Prozesse – RFID hilft auch hier, diese Vorgaben zu erfüllen. In speziellen Fällen, wie bei steriler OP-Kleidung, kann sogar ISO 13485 (Medizinprodukte-Qualitätsnorm) ins Spiel kommen.

• Umwelt- und Nachhaltigkeitsnormen: Immer häufiger werden auch Umweltaspekte vertraglich festgehalten. Manche Unternehmen verlangen von Dienstleistern Nachweise über ISO 14001 (Umweltmanagement) oder fragen Kennzahlen wie CO₂-Emission pro kg Wäsche ab. Die EU-weit diskutierte Strategy for Sustainable and Circular Textiles ist ein Rahmen, der auch Arbeitskleidung nachhaltiger machen will (Stichwort langlebige, recyclingfähige Textilien). In Deutschland sind einzelne Förderprogramme angelaufen, die z. B. Recycling von Berufskleidung unterstützen, da ausgediente Kleidung oft ein Müllproblem darstellt.

Es müssen im betrieblichen Mietwäschesystem deutsche Rechtsvorschriften beachtet werden, die vor allem den Arbeitsschutz (gestellte, gereinigte Schutzkleidung bei Gefährdungen) und den Arbeitnehmerdatenschutz betreffen. Normen sorgen für Standardisierung der Qualität (z. B. Hygiene) und Sicherheit (PSA-Normen). Ein guter Dienstleister liefert nicht nur Kleidung und Technik, sondern auch Beratung zu diesen Aspekten, damit das Unternehmen allen Pflichten nachkommt. Beispielsweise schult er zur richtigen Trageweise, dokumentiert die Reinigungsnachweise und hilft bei der Erstellung eines Hygiene- und Umweltkonzepts. All dies fließt typischerweise in Handbücher ein (Qualitäts-, Hygiene- und Umwelthandbuch) und kann Gegenstand von Audits sein.

Um die obigen Ausführungen greifbarer zu machen, übertragen wir sie auf ein praxisnahes Szenario: Ein großes Spezialmaschinenbau-Unternehmen, verteilt auf Produktion, Lager, Verwaltung, Empfang und eine eigene Betriebsgastronomie.

• Bedarfsermittlung und Konzept: Zunächst wird der Bedarf je Mitarbeitergruppe erfasst. In der Produktion werden z. B. PSA-Kleidung benötigt: Monteure tragen schwer entflammbare Baumwollkleidung (wegen Funken beim Schleifen) mit Firmenlogo, Mechaniker eventuell ölbeständige Latzhosen, Schweißer spezielle Schweißerkleidung (EN 11611). Auch Sicherheitsschuhe nach DGUV-Regel gehören dazu, wobei Schuhe oft vom Arbeitgeber gestellt, aber nicht im Wäschekreislauf sind (Ausnahme: waschbare Clogs in der Küche, die könnten integriert sein). Das Lagerpersonal im Hochregallager braucht robuste, wetterfeste Jacken (im Warenausgang sind Tore offen, Zugluft) und Warnwesten (Staplerverkehr). Die Kantinenmitarbeiter benötigen weiße Kochjacken, Hosen, Vorbinder und ggf. Kochmützen/Haarnetze – diese unterliegen HACCP-Hygieneanforderungen. Empfangsmitarbeiter sollen einheitliche Blazer mit Firmenemblem tragen; die Büroangestellten haben keine verpflichtende Uniform, aber es gibt die Option Poloshirts mit Logo für Messen o. Ä. bereitzustellen. Auch die Reinigungskräfte (vielleicht vom FM gestellt) tragen farblich kodierte Kasacks. Zusätzlich bedacht werden Sonderfälle: z. B. Besucherbekleidung für Gäste, die die Produktion besichtigen (Warnwesten, Schutzkittel, Helme mit Einweg-Haube darunter).
  Man entscheidet sich, das gesamte Spektrum in das Mietsystem zu integrieren (“Beides” – sowohl normale Arbeitskleidung als auch Schutzkleidung in einem Servicepaket). Mit einem Textildienstleister wird eine Leistungsbeschreibung erstellt, die alle Artikel aufführt, Stückzahlen je Mitarbeiterkategorie, Wechselrhythmen etc.. Dabei wird festgelegt, dass Damengrößen für alle Artikel verfügbar sein müssen – für jede Herrengröße gibt es das entsprechende Damenpendant, da im Unternehmen ca. 15 % Frauen auch in technischen Rollen beschäftigt sind. Mitbestimmung: Der Betriebsrat wird früh eingebunden; es wird eine Betriebsvereinbarung Berufskleidung geschlossen, die regelt, dass das Tragen in definierten Bereichen Pflicht ist (etwa „In der Produktion ist das Tragen der gestellten Kleidung inkl. PSA verpflichtend“), wie Umkleidezeiten gehandhabt werden und dass keine personenbezogene Leistungskontrolle aus den Textildaten erfolgt.

• Implementierung der Technik: In der zentralen Umkleidehalle neben der Fertigung wird ein RFID-Karussell (Wäschekreisel) installiert, der ~300 hängende Teile aufnehmen kann – hauptsächlich Jacken und Overalls. Zusätzlich kommen vier Schrankautomaten für gefaltete Wäsche (T-Shirts, Hosen, Kochjacken etc.) an strategischen Orten: zwei in der Nähe der Kantine/Küche (für das Küchenpersonal und Reinigungskräfte, die früh morgens starten), einer beim Lager, einer im Empfangsbereich (dort hinter den Kulissen für Empfangs- und Bürokleidung). Ebenso werden zwei Rückgabestationen aufgestellt: eine große in der Umkleide (wo die meisten ihre Schmutzwäsche einwerfen nach Schichtende) und eine kleine nahe der Küche (damit Küchenwäsche separat erfasst und behandelt werden kann). Alle Geräte sind vernetzt; eine zentrale Software steuert die Abläufe. Die IT richtet eine LDAP-Anbindung ein, sodass Mitarbeiterdaten (Name, Personalnummer, Abteilung) automatisch ins Textilsystem synchronisiert werden. Das erleichtert die Berechtigungsverwaltung: So haben z. B. nur Küchenmitarbeiter Zugriff auf Kochkleidung, Schweißer nur auf Schweißeranzüge etc., was das System mittels Rollenzuweisung steuert.

• Betriebsablauf im Alltag: Ein neuer Mitarbeiter – sagen wir ein Mechaniker – wird am ersten Tag eingekleidet. Er besucht mit dem Serviceteam die Textilausgabe, erhält mittels Anprobe die passenden Größen (etwa Bundhose Größe 50 in Damen-Variante oder Herren, je nach Bedarf; Jacke Größe M etc.). Diese Größen werden in seinem Profil hinterlegt. Fortan funktioniert es so: Morgens kommt er in Zivilkleidung, geht in die Umkleide, identifiziert sich am Wäscheschrank mit seinem Firmenausweis, wählt „Arbeitsjacke“ – das Karussell rotiert und präsentiert eine Jacke in seiner Größe, die er entnimmt. Ebenso zieht er aus dem Schrankautomat 1 Hose und 1 T-Shirt. Er zieht sich um (Privatkleidung verbleibt im Spind – gemäß Hygieneregel getrennt verstaut). Nach der Schicht wirft er Jacke, Hose, Shirt in den Rückgabe-Einwurf. Das System bucht die drei Teile als zurückgegeben. Sein Kontingent war z. B. maximal 3 Garnituren; da er jetzt alles abgegeben hat, kann er am nächsten Tag wieder drei Teile entnehmen. Würde er einmal vergessen einzuwerfen und am Folgetag neue Teile nehmen wollen, bekäme er ggf. eine Meldung „Kontingent ausgeschöpft – bitte zuerst Schmutzwäsche zurückgeben“ am Automaten. Damit wird sichergestellt, dass keine schmutzigen Teile „gehamstert“ werden. Für die Kantinencrew ist der Ablauf ähnlich, nur dass für diese Gruppe separate weiße Kleidung in einem anderen Schrankfach liegt und die Rückgabe in speziellen Wäschesäcken in der Küche erfolgt (die dann ins System nachträglich eingebucht werden oder via mobilem Lesegerät gezählt werden).

• Support und Sonderfälle: Einmal im Halbjahr findet ein Feedback-Treffen mit Vertretern aller Abteilungen statt, moderiert vom Facility Manager. Hier können Mitarbeiter ihre Erfahrungen schildern: z. B. berichtet die Schweißer-Gruppe, dass die Ärmel der neuen Jacken etwas kurz sind beim Arbeiten über Kopf – man wird das dem Lieferanten melden und evtl. eine längere Ärmelversion ordern. Eine Mitarbeiterin im Lager lobt, dass es endlich Hosen in Kurzgröße gibt, die ihr passen – vorher musste sie Männerhosen krempeln, nun ist es sicherer. Der Küchenchef weist darauf hin, dass bei zwei Jacken gelbe Flecken nicht rausgingen – diese werden zur Sonderbehandlung (ggf. Fleckentfernung oder Austausch) aussortiert. Der Empfang wünscht sich leichtere Sommerwesten – Facility Management prüft, ob der Dienstleister diese ins Sortiment aufnehmen kann. Dieses Feedback-System stellt sicher, dass die Experience stimmt.
  Die KPIs werden monatlich ausgewertet: Die Verfügbarkeitsquote lag immer bei 99 % (Top-Wert), Schwundquote nahezu 0 (bisher gingen nur zwei Teile verloren, wahrscheinlich versehentlich im Müll gelandet). Einzig die Automatenverfügbarkeit hatte einen Ausreißer, als im Januar ein Leser im Schrank ausfiel und 2 Tage auf Ersatzteil wartete – die SLA von 24h Reparatur wurde knapp verfehlt. Man führte jedoch manuelle Ausgabe in der Zeit durch, sodass kein Mitarbeiter leer ausging. Der Dienstleister hat sich dafür entschuldigt und Maßnahmen ergriffen (Ersatzteillager nun vor Ort für schnellere Reaktion).

• Rechtliche Compliance: Bei einer internen Arbeitsschutzbegehung wird kontrolliert, ob Mitarbeiter ihre PSA tragen und ob sie ordnungsgemäß gereinigt wird. Dank dem Mietsystem kann der Sicherheitsingenieur problemlos nachweisen, dass z. B. Schweißerkleidung nach jedem Tragen extern gereinigt wird und nie mit nach Hause genommen wird – konform zu GefStoffV §9 und TRGS 500. Auch die Dokumentation der Waschprozesse ist vorhanden (der Dienstleister liefert Chargenprotokolle und Hygieneatteste). Der Betriebsrat überprüft die Datenschutzkonformität: Im Systemlog wird pro Mitarbeiter nur die Anzahl der entnommenen Teile gespeichert, aber nach 3 Monaten anonymisiert – es dient nur dem Betriebsablauf, nicht zur Leistungsüberwachung. Diese Vorgehensweise wurde so vereinbart und wird eingehalten (Stichwort Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzept im Projekt).
  

Dieses Beispiel zeigt im praktischen Rundumblick, wie alle vorgestellten Aspekte ineinandergreifen: die Dienste und Supportfunktionen (von Beschaffung über Ausgabe bis Feedback), die technischen Systeme (RFID-Automaten) und die Kennzahlen und Verträge (SLA, XLA, KPIs) sowie rechtliche Vorgaben.