Vertragsanhang 4: Los Mehrweg-Mikrofasertücher (Mietservice)

Der Auftragnehmer erbringt einen vollumfänglichen Mietservice für die Mikrofasertücher.

• Bedarfsorientierte Bereitstellung: Zu Vertragsbeginn wird eine ausreichende Anzahl an Tüchern gestellt, um den Bedarf von ca. 1.000 Mikrofasertüchern pro Monat abzudecken. Die Lieferung frischer Tücher erfolgt gemäß Vereinbarung in entsprechender Stückzahl, sodass jederzeit genügend einsatzbereite Tücher im Betrieb vorhanden sind. Die Menge der bereitgestellten Tücher kann bei Bedarf flexibel angepasst werden (Erhöhung oder Reduktion bei geänderten Anforderungen).

• Regelmäßige Austauschzyklen: Der Dienstleister übernimmt den planmäßigen Austausch der Tücher in festzulegenden Intervallen (z. B. wöchentlich oder vierzehntägig). Frische, gereinigte Mikrofasertücher werden im vereinbarten Rhythmus angeliefert, während die benutzten Tücher zeitgleich abgeholt werden. Der Austauschrhythmus wird an die betrieblichen Gegebenheiten angepasst und kann bei Bedarf flexibel geändert werden (z. B. bei vorübergehend höherem Bedarf).

• Wasch- und Pflege-Service: Die benutzten Tücher werden vom Auftragnehmer fachgerecht gewaschen und gepflegt. Dies erfolgt in einer industriellen Wäscherei des Dienstleisters im Rahmen eines geschlossenen Kreislaufs. Die Wiederaufbereitung der Tücher erfolgt hygienisch einwandfrei nach allen relevanten Standards (siehe Abschnitt Hygienekette). Es kommen zertifizierte Waschverfahren zum Einsatz, die eine schonende, aber gründliche Reinigung gewährleisten. Anschließend werden die Tücher getrocknet und für die Auslieferung vorbereitet.

• Qualitätskontrolle und Instandhaltung: Nach jedem Waschzyklus werden die Tücher vom Dienstleister qualitätsgeprüft. Die Tücher werden auf Sauberkeit, Materialverschleiß und mögliche Beschädigungen kontrolliert. Tücher, die Mängel aufweisen (z. B. Risse, Löcher, starke Abnutzung), werden ausgesondert. Defekte oder verschlissene Tücher werden automatisch ersetzt, so dass dem Auftraggeber stets einwandfreie Ware zur Verfügung steht. Kleinere Schäden können falls möglich ausgebessert werden; ansonsten erfolgt ein Austausch durch neue bzw. neuwertige Tücher ohne zusätzliche Kosten.

• Lagerung und Verwaltung: Der Dienstleister sorgt für eine ordentliche Lagerhaltung der sauberen Ersatztextilien sowie eine Übergabe der Tücher am Einsatzort (z. B. Bereitstellung in einem definierten Lagerbereich oder Spind beim Kunden). Ebenfalls übernimmt der Anbieter die Dokumentation der Umlaufmengen (Anzahl gelieferter und abgeholter Tücher pro Zyklus) und stellt eine transparente Bestandsverwaltung sicher. (Eine individuelle Kennzeichnung jedes Tuchs ist laut Vorgabe nicht erforderlich.)

Durch diesen Miet- und Pflege-Service erhält der Auftraggeber ein Rundum-sorglos-Paket: sämtliche organisatorischen Aufgaben – von Beschaffung über das Waschen bis zum turnusmäßigen Austausch – werden vom Textildienstleister übernommen. Das Personal des Auftraggebers kann sich so auf das Kerngeschäft konzentrieren, während stets ausreichend saubere Mikrofasertücher verfügbar sind.

Der Textildienstleister stellt spezielle Sicherheits-Container („SaCon“) für die Sammlung gebrauchter Putztücher bereit. Diese luftdicht verschließbaren Behälter ermöglichen eine sichere Lagerung und einen vorschriftsgemäßen Transport der verschmutzten – z. B. mit Öl oder Lösungsmitteln getränkten – Tücher. Damit wird Brandrisiken vorgebeugt und die Anforderungen des Gefahrgutrechts (ADR) im geschlossenen Transportkreislauf erfüllt.

• Pünktliche Lieferung und Abholung: Der Anbieter gewährleistet die termingerechte Anlieferung der sauberen Mikrofasertücher sowie die Abholung der gebrauchten Tücher am vereinbarten Ort im Betrieb. Die Logistik erfolgt im abgestimmten Rhythmus (siehe Punkt 2) und kann bei Bedarf kurzfristig angepasst werden, um auf Lastspitzen oder Änderungen im Verbrauch reagieren zu können. Der Einsatzort der Tücher ist ausschließlich der Betrieb des Auftraggebers; eine Abholung und Rücklieferung erfolgt daher immer an dieser Betriebsstätte.

• Geschlossener Transportkreislauf: Es ist sicherzustellen, dass die Tücher durchgehend in einem geschlossenen Kreislauf verbleiben. Das bedeutet, benutzte Putztücher werden nicht vom Auftraggeber entsorgt, sondern vollständig vom Dienstleister zurückgenommen, gewaschen und wieder bereitgestellt. Vom Zeitpunkt der Abholung bis zur erneuten Anlieferung bleiben die Textilien unter Kontrolle des Dienstleisters.

• Hygiene und Trennung sauber/unrein: Während Transport und Lagerung sind saubere und verschmutzte Tücher strikt zu trennen, um Kontamination zu vermeiden. Der Dienstleister muss eine lückenlose Hygienekette einhalten – von der Abholung der schmutzigen Tücher, über die Wäschereiprozesse bis zur Auslieferung der sauberen Ware. Dies beinhaltet organisatorische Maßnahmen gemäß RABC (Risk Analysis and Biocontamination Control) nach EN 14065 sowie ggf. Einhaltung der RKI-Richtlinien für Hygienewäsche (insbesondere Trennung von Rein- und Schmutzbereich). Die Aufbereitung der Tücher soll in zertifizierten Waschverfahren (z. B. RAL-GZ 992/2) nach RKI-Vorgaben erfolgen, um eine keimarme Rücklieferung zu gewährleisten. Der Dienstleister bestätigt entsprechende Hygiene-Zertifizierungen und Qualitätskontrollen seines Wäschereibetriebs (z. B. RAL-Gütezeichen, ISO 9001 Hygienemanagement etc., falls vorhanden).

• Sichere Sammlung und Transport: Für die Lagerung der gebrauchten Öl- oder chemisch verschmutzten Putztücher stellt der Dienstleister geeignete Sammelbehälter vor Ort zur Verfügung. Diese Behälter (z. B. der MEWA-Safety-Container) müssen feuerhemmend und dicht verschließbar sein, um Risiken (Selbstentzündung, Geruch) zu minimieren. Sie erfüllen die geltenden Vorschriften für den Transport von ölgetränkten Tüchern als Gefahrgut (ADR/RID). Der Auftragnehmer transportiert die schmutzigen Tücher in diesen zugelassenen Behältern und stellt beim Kunden leere/saubere Austausch-Container bereit.

• Nachhaltige Transportmittel: Saubere Tücher werden in hygienisch einwandfreien Mehrweg-Transportkisten oder -Säcken angeliefert. Die Transportbehälter sind wiederverwendbar und schützen die gereinigten Tücher bis zur Übergabe im Betrieb (Schutz vor Wiederanschmutzung oder Feuchtigkeit). Gleichzeitig achtet der Dienstleister auf umweltfreundliche Logistik, z. B. Rücknahme aller Verpackungsmaterialien und Verwendung von Mehrwegsystemen (keine Einwegverpackungen).

• Sortierung und Zählung: Der Dienstleister übernimmt die Sortierung und Zählung der Tücher im eigenen Betrieb nach der Abholung. Dabei wird die Anzahl der zurückgegebenen Tücher erfasst und mit der gelieferten Menge abgeglichen, um Verluste oder Schwund festzustellen. Eine lückenlose Bestandskontrolle ist sicherzustellen, sodass stets die vertraglich vereinbarte Tuchmenge im Umlauf ist. (Eine individuelle Kennzeichnung oder RFID-Tracking der einzelnen Tücher ist laut Ausschreibung nicht vorgeschrieben und wird vom Auftraggeber nicht verlangt.) Bei Auffälligkeiten in den Umlaufmengen informiert der Dienstleister den Auftraggeber und trifft Absprachen, um den Bestand auszugleichen.

• Flexibilität und Notfallmanagement: Die Logistik muss flexibel gestaltet sein, um auf unvorhergesehene Mehrbedarfe reagieren zu können. Bei Bedarf sollen außerplanmäßige Lieferungen/Abholungen möglich sein (z. B. Eilservice bei ungewöhnlich hohem Tuchverbrauch oder besonderen Ereignissen im Betrieb). Ebenso soll der Dienstleister auf Kundenwunsch Änderungen bei Liefertagen oder -häufigkeit vornehmen können, soweit betrieblich machbar. Notfallkontakte und klare Absprachen für solche Fälle sind im Vertrag festzuhalten.

Durch diese Anforderungen an die Textillogistik wird gewährleistet, dass die Mikrofasertücher jederzeit in ausreichender Menge und hygienisch einwandfrei am Einsatzort verfügbar sind. Gleichzeitig wird der Aufwand für den Auftraggeber minimiert, da der Dienstleister den gesamten Transport- und Wiederaufbereitungsprozess verantwortungsvoll übernimmt.

• Vertragsdauer und Laufzeit: Es wird eine Mindestvertragslaufzeit von voraussichtlich 36 Monaten (3 Jahren) vereinbart, beginnend mit dem Leistungsstart. Innerhalb dieser Zeit ist eine ordentliche Kündigung grundsätzlich ausgeschlossen. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch jeweils um ___ Monate (z. B. 12 Monate), sofern er nicht mit einer Frist von ___ Monaten zum Laufzeitende gekündigt wird. Alternativ kann auch eine feste Vertragslaufzeit (ohne automatische Verlängerung) vereinbart werden – dies ist vom Auftraggeber vorzugeben. In jedem Fall stehen Vertragslaufzeit und Mietkonditionen von Beginn an fest und werden vertraglich fixiert, um Planungssicherheit für beide Seiten zu gewährleisten.

• Preismodell und Abrechnung: Die Abrechnung erfolgt als Mietgebühr (Leasingrate) für die bereitgestellten Mikrofasertücher, welche alle vereinbarten Serviceleistungen abdeckt (Lieferung, Abholung, Waschen, Instandhaltung, Ersatz beschädigter Tücher etc.). Die Höhe der Leasingrate und eventuelle Zusatzkosten werden im Angebot transparent ausgewiesen und bleiben während der Vertragslaufzeit konstant (vorbehaltlich etwaiger vereinbarter Indexanpassungen oder gesetzlicher Preisänderungen). Abrechnungsintervalle (monatlich/quartalsweise) und Zahlungsbedingungen (Zahlungsziel, Rechnungslegung) sind vertraglich festzulegen. Eine transparente Vertragsgestaltung ist sicherzustellen, d. h. alle Kosten, Laufzeiten und Konditionen sind für den Auftraggeber klar nachvollziehbar.

• Leistungsumfang und Defekttausch: Im Mietpreis inbegriffen ist der vollständige oben beschriebene Service. Insbesondere erfolgt der Austausch defekter oder abgenutzter Tücher kostenlos im Rahmen der normalen Leistung. Sollte ein Mikrofasertuch im Gebrauch unbrauchbar werden (z. B. durch Risse, Ausfransen oder hartnäckige Verschmutzung, die sich nicht mehr entfernen lässt), so stellt der Dienstleister ohne zusätzliche Berechnung ein Ersatzstück zur Verfügung. Dieser Verschleiß und übliche Materialschwund sind im Mietmodell bereits einkalkuliert.

• Verlust oder Beschädigung außerhalb Normalgebrauch: Der Auftraggeber verpflichtet sich, mit den bereitgestellten Tüchern sachgemäß umzugehen. Ungewöhnliche Verluste (z. B. durch Verlieren der Tücher) oder Beschädigungen durch unsachgemäße Verwendung liegen nicht im üblichen Verschleiß und werden gesondert betrachtet. Etwaige hierbei entstandene Kosten (für Ersatzbeschaffung über das normale Maß hinaus) können dem Auftraggeber nach Absprache in Rechnung gestellt werden. Der Dienstleister weist im Vorfeld auf einvernehmliche Verlustquoten oder Schwundregelungen hin. Beispielsweise können pro Abrechnungszeitraum geringfügige Schwankungen in der Stückzahl toleriert sein, bevor Nachberechnungen erfolgen. Details hierzu sind im Vertrag aufzunehmen, um beide Parteien vor unvorhergesehenen Belastungen zu schützen.

• Mindestabnahme und Anpassungsrecht: Die monatliche Mindestabnahme beträgt 1.000 Tücher (bzw. die tatsächlich vereinbarte Stückzahl laut Ausschreibung). Sollte der tatsächliche Bedarf dauerhaft deutlich von dieser Menge abweichen, werden Auftraggeber und Auftragnehmer konstruktiv eine Vertragsanpassung (Erhöhung/Verringerung der Stückzahl oder der Rate) verhandeln. Ziel ist ein flexibler Vertrag, der dem realen Bedarf entspricht, jedoch innerhalb gewisser Toleranzen feste Kalkulationsgrundlagen bietet.

• Sonstige Vertragskonditionen: Weitere branchenübliche Vertragsmodalitäten sind zu berücksichtigen, z. B. Haftungsfragen (der Dienstleister haftet für von ihm verschuldete Schäden an den Tüchern, jedoch nicht für übliche Abnutzung), Versicherung der Textilien (oft vom Dienstleister übernommen), Force-Majeure-Klauseln, Datenschutz (bei ggf. Erfassung von Daten im Rahmen der Textillogistik) etc. Ebenso ist festzulegen, ob nach Vertragsende die vom Dienstleister gestellten Tücher zurückgegeben werden müssen (i. d. R. ja, da Eigentum des Dienstleisters) und in welchem Zustand. Eine optionale Testphase kann vereinbart werden (z. B. 1–2 Monate Probezeit zu Vertragsbeginn), nach deren Ablauf der Vertrag bei Zufriedenheit fortgeführt wird. Alle diese Modalitäten sollen klar im Vertrag dokumentiert und vor Auftragserteilung zwischen den Parteien abgestimmt werden.

• RFID-Tracking und Digitalisierung: Auf Wunsch des Auftraggebers kann jedes Tuch mit einem RFID-Chip oder Barcode versehen werden, um den Verbleib und Verbrauch der Putztücher digital nachzuverfolgen. Dies ermöglicht eine genaue Übersicht über Umlaufmengen und unterstützt die Optimierung der Versorgung, da Engpässe frühzeitig erkannt werden können. Die RFID-Daten könnten z. B. zur automatischen Zählung der Tücher oder zur Inventur genutzt werden. (Hinweis: Da laut Leistungsbeschreibung keine Kennzeichnung gefordert ist, wäre dies eine freiwillige Mehrleistung des Dienstleisters.)

• Erweiterung auf weitere Textilien: Falls gewünscht, kann der Mietservice auf zusätzliche Reinigungstextilien ausgedehnt werden. Der Bieter könnte z. B. Bodenreinigungs-Mopps, Wischtücher, Geschirrtücher oder andere Putztuchqualitäten mit in das Serviceangebot aufnehmen. Dies bietet dem Auftraggeber die Möglichkeit, alle benötigten Reinigungstextilien aus einer Hand zu beziehen (One-Stop-Shop-Prinzip) und ebenfalls im Rundum-Service waschen zu lassen. Solche Erweiterungen können modulartig dem Vertrag hinzugefügt werden, je nach künftigem Bedarf.

• Zusätzliche Liefer- und Serviceoptionen: Optional kann der Dienstleister Express- bzw. Notfalllieferungen außerhalb des regulären Turnus anbieten, falls kurzfristig ein höherer Tuchbedarf entsteht (z. B. bei Havarien, Sonderreinigungen). Ebenfalls möglich ist die Einrichtung eines Zwischenlagers oder Depots im Betrieb des Auftraggebers, aus dem bei Bedarf zusätzliche Tücher entnommen werden können, um Spitzen abzufangen. Diese Services würden gesondert vergütet und nur auf Abruf erfolgen.

• Sch Schulung und Beratung: Als Mehrwert kann der Anbieter eine Mitarbeiterschulung anbieten, in der das richtige Handling der Mikrofasertücher vermittelt wird (z. B. optimale Nutzung der Tuchflächen, Wechselintervalle, Arbeitssicherheit beim Umgang mit öligen Tüchern). Ebenso kann eine Beratungsleistung zur Verbesserung von Sauberkeitsprozessen im Betrieb bereitgestellt werden. Dies unterstützt den Auftraggeber dabei, die Tücher effizient und sicher einzusetzen.

• Nachhaltigkeits-Reporting: Auf Wunsch kann der Dienstleister regelmäßig Reportings zur Nachhaltigkeit des Textilkreislaufs liefern. Beispielsweise könnten Kennzahlen zur Abfallreduktion durch das Mehrwegsystem, zur CO₂-Einsparung gegenüber Einwegartikeln oder zum Wasser- und Energieverbrauch der Wäscherei bereitgestellt werden. Solche Berichte dienen der Dokumentation von Umweltvorteilen und können vom Auftraggeber für das eigene Nachhaltigkeitsmanagement genutzt werden.

• Kundenportal und digitale Services: Optional stellt der Dienstleister dem Auftraggeber den Zugang zu einem Online-Kundenportal zur Verfügung. Über dieses Portal können z. B. Liefermengen angepasst, Zusatzbestellungen ausgelöst oder Servicetermine eingesehen werden. Außerdem lassen sich dort Rechnungen, Hygienezertifikate oder Berichtsdaten abrufen. Ein solches digitales Tool erhöht die Transparenz und erleichtert die Kommunikation zwischen Auftraggeber und -nehmer. (Viele etablierte Anbieter verfügen bereits über entsprechende Portal-Lösungen.)

Die genannten Zusatzleistungen sind optional und sollten – sofern vom Auftraggeber erwünscht – einzeln angeboten und preislich ausgewiesen werden. Sie bieten dem Auftraggeber die Möglichkeit, den Service des Anbieters individuell anzupassen und zu erweitern. Priorität hat jedoch die Erfüllung der Pflichtleistungen gemäß den Abschnitten 1–4; optionale Leistungen fließen in die Wertung ein, sofern sie einen Mehrwert darstellen und im Budgetrahmen liegen.