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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Timeline

Facility Management: Berufswäsche / Textillogistik » Konzept » Timeline

Timeline (von April 2025 bis Januar 2027für die Planung, Beschaffung, Installation und Inbetriebnahme einer modernen Textillogistik in einem Neubau.

  • PHASE 1 (APRIL – JUNI 2025): STRATEGISCHE ZIELSETZUNG & KONTEXTKLÄRUNG (NEUBAU, TEXTILLOGISTIK)

    Grundsatzentscheid & Ziele

    Bestimmen, warum Textillogistik (Versorgung mit Berufs-/Reinraumkleidung, z. B. Kittel, Handtücher) im Neubau essenziell ist: Wertbeitrag, Hygiene, Schnelligkeit, Minimierung logistischer Aufwände.

    Einbezug ESG-Kriterien (umwelt- und ressourcenschonende Wäscheprozesse, Mietwäsche statt Eigentum?).

    Rahmenbedingungen & Mitbestimmung

    Betriebsrat (BetrVG) => Info zu Personaleinsätzen, Outsourcing vs. Inhouse-Lösung, DSGVO (z. B. RFID-Nutzung?).

    Risikomanagement: Budget-/Zeit-Überziehung, externer Dienstleister-Konkurs?

    Organisation & Projektteam

    Zusammenstellung Team: FM, Personal, IT, HSE, BR, Einkauf, externer Wäscherei- oder Mietwäsche-Spezialist.

    Zieltermin: Go-Live Jan. 2027.

    Erste Überlegungen zur Effizienz

    Grundkonzept: Automaten (Ausgabe-/Rückgabe), RFID, Mietwäsche => Minimierung Investitionskosten, Minimierung Wäscheverlust?

    Effizienz im Textilmanagement

  • PHASE 2 (JUNI – SEPTEMBER 2025): STAKEHOLDER-ANALYSE, BEDARFSERMITTLUNG, ABGRENZUNG GU-/NUTZERAUSSTATTUNG

    Stakeholder-Analyse

    Interne Abteilungen (Produktion, Labore, Büros?), externer Wäschedienst (bei Mietwäsche?), GU, Architekten (Raumbedarf?).

    BR: “Mitbestimmung bei Outsourcing, RFID-Überwachung?”

    Bedarfs-/Nutzungsanalyse

    Art der Textilien (Betriebsgastronomie-Schürzen, Reinraumkleidung, etc.), Turnus, Frequenz, Hygieneanforderung (DIN EN 14065?).

    Effizienzanalyse: Inhouse vs. Mietwäsche, Zeitersparnis vs. Aufwand.

    Abgrenzung GU-/Nutzerausstattung

    GU: Lager-, Schleusenräume, Anschlüsse (Strom/Wasser?), Rammschutz für Containerwege.

    NutzerNutzer: Automaten, RFID-System, Schrank- / Regal- oder Containerausstattung.

    Risiken

    Verzögerung Neubau = verschobene Installation, Mietwäsche bindet uns an externen Partner => Lock-in?

    Minimierung => Vertragsklauseln, SLA.

    Rückgabe- und Reparaturprozess im Textilservice

  • PHASE 3 (SEPTEMBER – DEZEMBER 2025): AUSFÜHRUNGSPLANUNG (WÄSCHAUSGABE-/RÜCKGABE-AUTOMATEN, RFID, MIETWÄSCHE)

    Detailliertes Konzept

    Festlegen Automatentyp: Größe, Kapazität, Ausgabe-/Rückgabe-Kombination, Container-Handling.

    RFID-/Barcode-System, Software => Tracking “Wer hat welche Kittel ausgeliehen?” Minimierung Verlust.

    Mietwäsche- vs. Inhouse-Modell

    Falls Mietwäsche: Externe Wäscherei holt Schmutzwäsche, bringt frische. Minimiert interne Waschanlagen.

    Effizienzsteigerung: Ggf. “Pay-per-use” oder Volumenabrechnung?

    Raum- und Flächenbedarf

    Definierter Lagerraum für Reinwäsche / Schmutzwäsche, Schleusen, ggf. Wäscheaufbereitung?

    Rammschutz, Containerwege => Minimierung Unfälle, Arbeitsschutz.

    ESG & Nachhaltigkeit

    Wasserspar-Optionen (falls Inhouse-Waschvorgänge?), Minimierung Energie bei Trocknen?

    Transportoptimierung => Kürzere Fahrwege => Minimierung CO₂.

    Innovative Facility Management Lösungen

  • PHASE 4 (DEZEMBER – MÄRZ 2026): AUSSCHREIBUNG, VERGABE, VERTRÄGE & SCHNITTSTELLEN (FM, IT, SERVICE DESK)

    Ausschreibung

    Ausschreibung für Automaten, RFID-Hardware, ggf. Dienstleister (Mietwäsche).

    Bewertung: Preis, Innovationsgrad (Automatisierung, Energieeffizienz?), ESG, SLA, Datensicherheit.

    Vergabe & Verträge

    Vertragspflichten (Pflichtenheft): SLA “Reaktionszeit Störung < 4h,” Mangelanspruch, Maintenance.

    CR-Verfahren => “Erweiterung bei erhöhtem Personalbedarf?”

    Schnittstellen

    FM/IT => Softwarehosting?

    Service Desk => “Automat defekt => Ticket => Wartungsteam,”

    BetrSichV => Wäschecontainer => sichere Handhabung?

    Mitbestimmung

    BR: Kennen potenzielle Personalkonflikte? DSGVO => Schutz personenbezogener RFID-Daten?

    Minimierung Widerspruch => Offene Info.

    Individualisierung und Anpassung in der Textillogistik

  • PHASE 5 (MÄRZ – AUGUST 2026): INSTALLATION & INTEGRATION (AUTOMATEN, RFID-SYSTEME), TESTBETRIEB & SCHULUNGEN

    Installation

    Aufstellen Wäschausgabe-/Rückgabeautomaten, Aufbau RFID-Leser, Containerwege.

    Brandschutz => Schleusen, Feststellanlagen, Minimierung Stolperstellen.

    Integration IT & Service Desk

    Software-Anbindung => “Jeder Wäsche-Scan => Bestandsupdate,” “Service Desk => Störungsmanagement.”

    EffizienzsteigerungEffizienzsteigerung: Minimierung manueller Arbeit, Wegfall Suchaufwand.

    Erste Testläufe

    Mitarbeitende scannen Badge => Automat stellt Kleidung bereit, Überprüfung Zeitersparnis.

    Hygienekontrolle => “Rein vs. Schmutzwäsche separat?” “RFID verlässlich?”

    Schulungen & Kommunikation

    Personal => “Automatenbedienung,” “So läuft RFID-Kennzeichnung,”

    BR => Datensparsamkeit => Minimierung unzulässige Tracking-Informationen.

    Auftragsabwicklung im Textilservice

  • PHASE 6 (JUNI – OKTOBER 2026): PILOTPHASE, MITBESTIMMUNG, HYGIENE-/ARBEITSSCHUTZ & SLA-SETUP

    Pilotbetrieb

    In einem Teilbereich => Messergebnisse: “Wie lange Warteschlange?” “Verlustrate Wäsche?”

    CR => “Benötigen wir mehr oder größere Ausgabeautomaten?”

    Mitbestimmung & Personaleinsatz

    BR => “Neue Arbeitszeitmodelle? Externe Wäschedienst? Outsourcingklauseln?”

    Minimierung Konflikte => Offene Mitbestimmungsrunden.

    Hygiene & Arbeitsschutz

    BetrSichV, DGUV => “Gesunde Containerbewegung, ergonomische Höhen am Automat?”

    Minimierung Kontamination => Schmutzkanal vs. Reinwäsche?

    SLA-Setup

    SLA: “Automatverfügbarkeit 99%, Reaktionszeit Störung <2h?”

    KPI => “Durchsatz, Wartezeit?” => KVP => Verbesserungspotenzial?

    Strategien für eine Spitzenleistung in der Wäschelogistik

  • PHASE 7 (SEPTEMBER – NOVEMBER 2026): AUDITS, KVP, RISIKOMANAGEMENT & FINALE OPTIMIERUNG (ÜBERGABE NEUBAU)

    Audits & Revision

    Interne/externe Audits => Einhaltung Hygiene (DIN EN 14065?), BetrSichV, ESG (Transportwege?),

    KPI => “Wartezeit, Verlustquote, Energie-/Wasserverbrauch (falls Inhouse?).”

    KVP & Verbesserungen

    Lessons Learned => “Automat-Kapazität ausreichend? RFID-Leser unzuverlässig?” => CR-Umsetzung?

    Minimierung Transportwege => “Logistik-Layout anpassen?”

    Risikomanagement

    Szenarien: Ausfall Mietwäsche-Lieferant => Backup-Kittel? Transportprobleme => Containerstau?

    Notfallpläne => “Redundante Wäschedienstverträge?”

    Übergabe Neubau

    GU => letzte Mängelbeseitigung, FM => finale Inbetriebnahme Wäscheräume, Containerwege.

    Kommunikation => “Bald Go-Live Jan. 2027.”

    Planung für Facility Management

  • PHASE 8 (DEZEMBER 2026 – JANUAR 2027): GO-LIVE & INTEGRATION IN DEN REGELBETRIEB (TEXTILLOGISTIK IM NEUBAUSTANDORT)

    Finaler Hochlauf

    Ab Januar 2027: Komplettes Textillogistiksystem (Automaten, RFID, ggf. Mietwäsche) im Tagesbetrieb.

    SLA-Verträge => wirksam, KPI-Reporting => Service Desk, Minimierung Ausfallzeiten.

    Übernahme in den Alltag

    FM-Teams / externer Wäschedienst => kontinuierlicher Betrieb, Wartung Automaten, Containerbewegung.

    IT => Wartung RFID-Software, Monitoring => Minimierung Systemfehler?

    Korrekturmaßnahmen & Rückmeldungen

    KPI => “Wartezeit, Verlustrate, Hygiene-Parameter?”

    CR => “Benötigen wir mehr Fächer / Container?” => Budget?

    Fortlaufender KVP & Innovationsmanagement

    Regelmäßige Audits => “Hygienestatus, DSGVO-Compliance, BetrSichV?”

    Innovationsideen => “Neue RFID-Technik, mobile Wäscheausgabe per App?” => Weiterentwicklung.

    Wichtigkeit, die angebotenen Textilprodukte zu kennen und zu verstehen

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